2.2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ và dịch vụ trong kỳ.
Tại Công ty Điện Tử Sao Mai hiện nay, chi phí bán hàng bao gồm các nội dung sau: chi phí nhân viên; chi phí vật liệu, bao bì; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hoa tài sản cố định; chi phí bảo hành sản phẩm; chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.
Mặc dù kinh doanh là một trong những mặt hoạt động chính của đơn vị, nhng Công ty không có bộ phận bán hàng riêng, hoạt động này do phòng thị tr- ờng đảm nhận.
Với đặc điểm hàng hoá của đơn vị là các mặt hàng Điện tử - Điện lạnh - Điện gia dụng có thời gian sử dụng dài. Để tăng uy tín và thu hút ngày càng nhiều khách hàng, Công ty nên thực hiện bảo hành sản phẩm, dịch vụ của mình – hiện nay doanh nghiệp cha làm đợc.
Với mục tiêu tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh tế, Công ty đã chi tiết TK này ra để quản lý đến từng đối tợng tập hợp chi phí. Khi phát hiện thấy nội dung chi phí nào đột biến tăng, Ban lãnh đạo xác định nguyên nhân và kịp thời đa ra các biện pháp nhằm quản lý hiệu quả chi phí này. Cụ thể,
TK 641 bao gồm các TK chi tiết sau: TK 6411 – Chi phí nhân viên
TK 64111 – Chi phí tiền lơng
TK 64112 – Chi BHXH, BHYT, KPCĐ TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì
TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415 – Chi phí bảo hành sản phẩm TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác
Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, Kế toán lập CTGS tập hợp các khoản chi phí này (Biểu số 29).
Từ CTGS này, số liệu đợc Kế toán nhập vào máy để tự động lên Sổ chi tiết TK 641 theo từng khoản chi phí và Sổ cái TK 641 (Biểu số 30) theo chơng trình đợc cài sẵn trong máy.
Trình tự kế toán tổng hợp chi phí bán hàng nh sau:
- Căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội trong tháng 01 năm 2004, chi phí nhân viên đợc Kế toán ghi:
+ Đối với khoản tiền lơng: Nợ TK 64111: 3.265.400 Có TK 3341: 3.265.400 + Đối với khoản BHXH, BHYT, KPCĐ:
Nợ TK 64112: 620.426 Có TK 3383: 489.810 Có TK 3384: 65.308 Có TK 33821: 32.654 (KPCĐ nộp cấp trên) Có TK 33822: 32.654 (KPCĐ để lại DN) Biểu số 29: CTGS phản ánh chi phí bán hàng Chứng từ ghi sổ Số: 221 Ngày 30 tháng 01 năm 2004
Nợ Có Nợ Có Trích 19% BHXH, BHYT, KPCĐ của bộ phận bán hàng T01/04: - 15% BHXH - 2% BHYT - 1% KPCĐ - 1% KPCĐ 64112 3383 3384 33821 33822 620.426 489.810 65.308 32.654 32.654 Tổng 620.426 620.426
- Căn cứ vào Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong tháng 01 năm 2004, chi phí vật liệu và dụng cụ đợc, Kế toán ghi:
+ Đối với chi phí vật liệu, bao bì Nợ TK 6412
Có TK 152 (chi tiết) + Đối với chi phí dụng cụ và đồ dùng:
Nợ TK 6413
Có TK 153 (chi tiết)
- Căn cứ vào Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ trong tháng 01 năm 2004, chi phí khấu hao TSCĐ đợc Kế toán ghi nhận:
Nợ TK 6414 Có TK 214 Đồng thời, Kế toán ghi:
Nợ TK 009
- Căn cứ vào các Hoá đơn dịch vụ mua ngoài tập hợp đợc trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi:
Nợ TK 6417: 541.723 Nợ TK 1331: 54.172
Có TK 111, 112: 595.895
- Căn cứ vào các chứng từ đợc tập hợp cho các khoản chi bằng tiền khác cho bán hàng phát sinh trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi:
Nợ TK 6418 (Nợ TK 1331)
Có TK 111, 112 (chi tiết theo ngân hàng)
Xuất phát từ đặc điểm của Công ty là trong Quý I năm 2004 hoạt động kinh doanh chiếm chủ yếu trong hoạt động của đơn vị, do đó, chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đợc phân bổ cho hoạt động kinh doanh là chủ yếu. Để xác định chính xác chi phí bán hàng cho số hàng hoá đợc tiêu thụ trong kỳ (loại trừ hàng hoá nhập khẩu về cha tiêu thụ đợc, còn tồn ở trong kho), cuối kỳ, Kế toán phân bổ chi phí bán hàng cho từng mặt hàng tiêu thụ trong kỳ theo giá vốn của chúng: Chi phí bán hàng phân bổ cho từng mặt hàng tiêu thụ trong kỳ = Tổng chi phí bán hàng Phát sinh trong kỳ * Giá vốn của từng mặt hàng đã tiêu thụ Tổng giá vốn hàng bán trong kỳ
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng đợc phân bổ cho kinh doanh vào TK 9111 để xác định kết qủa tiêu thụ hàng hoá trong kỳ. Phần còn lại, kết chuyển vào TK 1422 – Chi phí chờ kết chuyển. Khi có hàng hoá đợc tiêu thụ, chi phí bán hàng đã đợc kết chuyển vào TK 1422 sẽ đợc kết chuyển toàn bộ vào TK 9111. Tuy nhiên, nghiệp vụ này ít xảy ra do tồn kho hàng hoá của Công ty là không đáng kể.
Biểu số 30: Sổ cái TK 641 Sổ cái
TK 641: Chi phí bán háng
NT GS
CTGS Nội dung TK Số tiền
SH NT Nợ Có 30 30 … 30 30 … 30 221 221 … 224 226 … 274 30 30 … 30 30 … 30 Trích 15% BHXH cho BP bán hàng Trích 2% BHYT cho BP bán hàng …….
Phải trả tiền ăn ca cho BP bán hàng
Phân bổ tiền lơng kỳ I T01/04 cho BP bán hàng ……. KC chi phí bán hàng phân bổ cho KD T01/04 3383 3384 … 3342 3341 … 9111 489.810 65.308 ….. 255.000 1.900.000 ….. 8.998.890 Cộng phát sinh 8.998.890 8.998.890
Thông qua hệ thống sổ trên (Sổ chi tiết và Sổ cái), đơn vị có thể theo dõi chặt chẽ chi phí bán hàng theo từng nội dung, từ đó, xác định chính xác chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, góp phần quan trọng phản ánh đúng kết quả kinh doanh trong kỳ và đa ra đợc các biện pháp kịp thời quản lý khoản chi phí này, phục vụ cho công tác quản trị nội bộ của doanh nghiệp.
2.2.3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp.
Hiện nay, tại Công ty Điện Tử Sao Mai, khoản chi phí này là khá lớn, bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế – phí – lệ phí, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.
Để quản lý chặt chẽ các nội dung chi phí này, Công ty chi tiết TK 642 theo từng đối tợng cần quản lý. Cụ thể,
TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý TK 64211 – Tiền lơng
TK 64212 – BHXH, BHYT, KPCĐ TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý TK 64221 – Xăng, vật t sữa chữa xe TK 64222 – vật liệu khác
TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng TK 64231 – Văn phòng phẩm
TK 64238 – Chi phí đồ dùng khác TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí
TK 64251 – Thu sử dụng vốn
TK 64252 – Phí và lệ phí ngân hàng
TK 64253 – Thuế đất và các loại thuế khác TK 6426 – Chi phí dự phòng
TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 64271 – Chi phí điện nớc
TK 64272 – Chi phí điện thoại
TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác TK 64281 – Chi phí tiếp khách TK 64282 – Lãi vay ngân hàng TK 64288 – Chi phí bằng tiền khác
Khi phát sinh các khoản chi phí này, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, Kế toán lập CTGS tập hợp các khoản chi phí này (Biểu số 31).
Việc tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ tiến hành tơng tự nh chi phí bán hàng trong kỳ.
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ vào TK 9111 để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ. Phần còn lại, kết chuyển vào TK 1422 – Chi phí chờ phân bổ. Khi số hàng hoá còn tồn kho này đợc tiêu thụ, toàn bộ chi phí quản lý đã đợc kết chuyển vào TK 1422 sẽ đợc kết chuyển vào TK 9111.
Hiện nay, các đơn vị thành viên của Công ty hoạt động độc lập nhng vẫn sử dụng TSCĐ của Công ty và vẫn phải thông qua Công ty để tiến hành các hoạt động giao dịch vì các đơn vị này không có t cách pháp nhân. Vì thế, các đơn vị này phải nộp một khoản phí nhất định trên tổng quỹ lơng của đơn vị và đợc coi nh một khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Khoản này, Kế toán ở Công ty hạch toán nh một khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trình tự kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH trong tháng 01 năm 2004, chi phí nhân viên quản lý đợc Kế toán ghi nh sau:
+ Đối với khoản tiền lơng:
Nợ TK 64211: 53.176.900 Có TK 3341: 53.176.900 + Đối với các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ:
Nợ TK 64212: 10.103.611 Có TK 3383: 7.976.535
Có TK 3384: 1.063.538 Có TK 33821: 531.769 Có TK 33822: 531.769
- Căn cứ vào Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong tháng 01 năm 2004, chi phí vật liệu và đồ dùng văn phòng quản lý đợc Kế toán ghi:
+ Đối với chi phí vật liệu: Nợ TK 6422 (chi tiết) Có TK 152 (chi tiết) + Đối với chi phí đồ dùng văn phòng:
Nợ TK 6423 (chi tiết) Có TK 153 (chi tiết)
-Căn cứ vào Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ trong tháng 01 năm 2004, chi phí khấu hao TSCĐ đợc Kế toán ghi:
Nợ TK 6424: 11.130.500
Có TK 2141: 11.130.500
Biểu số 31: CTGS phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ ghi sổ
Số: 216
Ngày 30 tháng 01 năm 2004
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Trích khấu hao TSCĐ trong T01/04: - BP quản lý DN - BP sản xuất vôi ……. 6424 6274 … 2141 11.130.500 3.450.000 ….. 29.498.500 Tổng 29.498.500 29.498.500
- Căn cứ vào các chứng từ có liên quan nh: Giấy báo nợ, thông báo nộp thuế,... Kế toán ghi các khoản thuế, phí và lệ phí:
Nợ TK 6425 (chi tiết)
Có TK 111, 112 (chi tiết)
Ví dụ:
Căn cứ vào Giấy báo nợ số 2240 của Ngân hàng Đầu t và Phát triển Cầu Giấy báo nợ phí chuyển tiền, Kế toán ghi:
Nợ TK 64252: 3.000 Nợ TK 1331: 300
Có TK 11212: 3.300
- Căn cứ vào các Hoá đơn, chứng từ của dịch vụ mua ngoài trong tháng 01 năm 2004, chi phí dịch vụ mua ngoài đợc Kế toán ghi:
Nợ TK 6427 (chi tiết) (Nợ TK 1331)
Có TK 111, 112 (chi tiết theo ngân hàng)
Ví dụ:
Căn cứ vào Giấy báo nợ số 2245 của Ngân hàng Đầu t và Phát triển CầuGiấy về phí dịch vụ internet, Kế toán ghi:
Nợ TK 64272: 309.000 Nợ TK 1331: 30.900
Có TK 11212: 339.900
- Căn cứ vào các Hoá đơn, chứng từ về chi phí bằng tiền khác trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi:
Nợ TK 6428 (chi tiết) (Nợ TK 1331)
Có TK 111, 112 (chi tiết theo ngân hàng)
Từ các CTGS trên, Kế toán tiến hành nhập liệu vào máy tính để theo ch- ơng trình đợc cài sẵn, tự động lên Sổ chi tiết TK 642 theo từng khoản chi phí và Sổ cái TK 642 (Biểu số 32).
Biểu số 32: Sổ cái TK 642 Sổ cái
Tháng 01 năm 2004
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
NT GS
CTGS Nội dung TK Số tiền
SH NT Nợ Có 30 30 30 30 … 30 216 223 223 223 … 276 30 30 30 30 … 30 Trích khấu hao BP Quản lý DN Trích 15% BHXH cho BP quản lý DN Trích 2% BHYT cho BP Quản lý DN Trích 1% KPCĐ cho BP Quản lý DN ……. KC chi phí quản lý DN Phân bổ cho KD T01/04 2141 3383 3384 33821 … 9111 11.130.500 7.976.535 1.063.538 531.769 ….. 104.070.695 Cộng phát sinh 104.070.695 104.070.695
Nh vậy, việc theo dõi chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng nội dung chi phí thông qua hệ thống các Sổ sách trên giúp cho đơn vị xác định đúng khoản chi phí này phát sinh trong kỳ, từ đó xác định chính xác kết quả kinh doanh, đồng thời giúp cho Ban lãnh đạo Công ty đa ra đợc các biện pháp kịp thời và hiệu quả nhằm quản lý chặt chẽ chi phí quản lý doanh nghiệp của đơn vị.
2.2.3.3 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
Kết quả hoạt động của doanh nghiệp bao gồm: kết quả hoạt động kinh doanh (kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính) và kết quả hoạt động khác. Luận văn này chỉ xin đề cập đến kết quả tiêu thụ hàng hoá của Công ty. Đó là chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp – kết quả tài chính cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong một thời gian nhất định, là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp rất quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Cuối tháng, trên cơ sở các CTGS, Sổ chi tiết và Sổ cái các TK đã đợc lập ở trên, kế toán xác định đợc doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, từ đó xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ thông qua việc sử dụng các TK sau:
- TK 911 – Xác định kết quả
Đơn vị chi tiết TK này ra TK 9111 để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ.
- TK 421 – Lợi nhuận cha phân phối
Đơn vị đã chi tiết TK này để quản lý kết quả hoạt động tiêu thụ và việc sử dụng kết quả này thông qua 2 TK: TK 42112 – Lợi nhuận cha phân phối của việc tiêu thụ hàng hoá năm trớc và TK 42122 – Lợi nhuận cha phân phối của việc tiêu thụ hàng hoá năm nay.
Trình tự kế toán tổng hợp xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá:
- Kết chuyển doanh thu thuần vào TK XĐKQ trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi:
Nợ TK 5111: 5.004.081.402
Có TK 9111: 5.004.081.402
-Kết chuyển giá vốn hàng bán của hàng hoá tiêu thụ vào TK XĐKQ trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi:
Nợ TK 9111: 4.645.477.059 Có TK 6321: 4.645.477.059
- Kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ cho kinh doanh, tính cho hàng hoá tiêu thụ trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi:
Nợ TK 9111: 8.998.890 Có TK 641: 8.998.890.
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho kinh doanh, tính cho hàng hoá tiêu thụ trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi:
Nợ TK 9111: 104.070.695 Có TK 642: 104.070.695
- Cuối tháng, tính và kết chuyển kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, Kế toán ghi:
Nợ TK 9111: 245.534.758
Có TK 42122: 245.534.758
Trên cơ sở các CTGS, Sổ chi tiết và Sổ cái các TK trên, theo chơng trình đợc cài sẵn Sổ chi tiết TK 9111 theo từng loại hàng hoá và Sổ cái TK 9111 (Biểu số 33) máy tính tự động lên, phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của đơn vị đợc chính xác, từ đó công tác quản trị nội bộ của doanh nghiệp và cung cấp thông tin cho các đối tợng bên ngoài quan tâm đến doanh nghiệp.
Biểu số 33: Sổ cái TK 9111 Sổ cái
Tháng 01 năm 2004
TK 9111: Xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá
NT GS
CTGS Nội dung TK Số tiền
SH NT Nợ Có 30 30 30 30 30 250 251 252 253 254 30 30 30 30 30 KC GV bán HH trong kỳ KC CPBH phân bổ cho KD tính cho HH tiêu thụ trong kỳ
KC CPQL phân bổ cho KD tính cho HH tiêu thụ trong kỳ
KC DTT bán HH trong kỳ