II. Thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Him Lam
4. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu dùng trong thi công bao gồm nhiều chủng loại tùy thuộc vào thiết kế của từng công trình. Công ty thu mua và dự trữ nguyên vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn hoặc quá ít gây ngừng trệ trong thi công. Hầu hết các loại nguyên vật liệu đều do phòng vật t mua.Sau đó cấp cho từng công trình theo nhu cầu. Những hợp đồng mua bán nguyên vật liệu do phòng vật t trực tiếp kí kết với nhà cung cấp thì phải có xác nhận của giám đốc thì mới có hiệu lực.
Nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu do phòng vật t thực hiện khi vật liệu đến chân công trình trên cơ sở “ Hoá đơn GTGT “ ( Biểu14), “ Biên bản nhận hàng “ (Biểu16) có xác nhận của cả hai bên.Định kì theo thoả thuận của hai bên cung cấp và phòng vật t cùng nhau lập “ Biên bản đối chiếu khối lợng “( Biểu15) có xác nhận của cả hai bên.
4.1. Chứng từ sử dụng:
Hoá đơn GTGT.
Biên bản đối chiếu khối lợng. Biên bản nhận hàng.
Phiếu nhập kho.
Hoá đơn kiêm phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Giấy đề nghị thanh toán. Phiếu chi
Phiếu giao nhận chứng từ
4.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
Để hạch toán tổng hợp quá trình nhập nguyên vật liệu, hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ phản ánh qua các TK 152, TK 331, TK 111, TK 133, TK 112....
Ví dụ: Trong tháng 02 năm 2004. Công ty đang tiến hành xây dựng một công trình tại Điện Biên. Theo kế hoạch nhân viên vật t sẽ đi mua vật liệu nhập kho. Bên bán sẽ viết một hoá đơn GTGT cho nhân viên vật t. Hoá đơn GTGT có mẫu nh sau :
Biểu 14: Hoá đơn GTGT
Hóa đơn ( GTGT) Liên 2 ( Giao khách hàng ) Ngày 05 tháng 02 năm 2004 N0: 025856
Địa chỉ : 136 Trần Hng Đạo – Thành phố Điện Biên.
Họ tên ngời mua: Nguyễn Viết Thuỷ – Công ty TNHH Him Lam. Hình thức thanh toán : Tiền mặt.
STT Tên vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Thépφ16 Kg 1.750 5.500 9.625.000 02 Thép φ18 Kg 1.960 5.500 10.780.000 03 Thép φ10 Kg 600 6.154 3.692.400 04 Thép φ8 Kg 500 5.518 2.759.000 05 Thépφ6 Kg 1.000 5.113 5.113.000 06 Thép buộc Kg 400 6.000 2.400.000 07 Thép tấm Kg 286 5.480 1.567.280 Cộng tiền hàng 35.936.680 Thuế suất GTGT 5% 1.796.834
Tổng tiền thanh toán 37.733.514
Viết bằng chữ: Ba mơi bảy triệu bảy trăm ba mơi ba ngàn năm trăm mời bốn đồng chẵn /
Ngời mua hàng Kế toán trởng Giám đốc ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên )
Khi có nguyên vật liệu đợc đa về, thủ kho tiến hành kiểm tra khối lợng nguyên vật liệu ghi số lợng thực nhập và lập“ Biên bản đối chiếu khối lợng “cùng với “ Biên bản nhận hàng “.
Các biên bản trên chỉ viết 02 liên
Thủ kho sẽ giữ liên 01 để lu làm phiếu nhập kho. Liên 02 : Bên giao hàng giữ .
Các biên bản đó có mẫu nh sau.
Biểu 15: Biên bản đối chiếu khối lợng Biên bản đối chiếu khối lợng
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số111 ngày 05 tháng 02 năm 2004 giữa Công ty TNHH Him Lam và Công ty vật t thiết bị xây dựng Thành Tâm về việc mua bán khối lợng: Thép các loại .
Hôm nay ngày 05 tháng 02 năm 2004 Thành phần hai bên gồm:
Đơn vị nhận: Nguyễn Viết Thuỷ – Công ty TNHH Him Lam.
Đơn vị giao: Ngô Thế Tâm - Công ty vật t thiết bị và xây dựng Thành Tâm. Nội dung: Hai bên thống nhất nghiệm thu khối lợng sau:
Giao nhận khối lợng gồm có:
STT Tên vật t ĐVT Số lợng Đơn giá
01 Thépφ16 Kg 1.750 5.500đồng / Kg 02 Thép φ18 Kg 1.960 5.500đồng / Kg 03 Thép φ10 Kg 600 6.154đồng / Kg 04 Thép φ8 Kg 500 5.518đồng / Kg 05 Thépφ6 Kg 1.000 5.113đồng / Kg 06 Thép buộc Kg 400 6.000đồng / Kg 07 Thép tấm Kg 286 5.480đồng / Kg
Đơn vị nhận Đơn vị giao ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên )
Căn cứ vào biên bản đối chiếu khối lợng để phản ánh tình hình nhập nguyên vật liệu thực tế đến chân công trình.Đã đảm bảo công tác thu nhận vật liệu đợc chính xác và cung cấp đúng chất lợng. Hai bên giao nhận sẽ cùng nhau lập biên bản nhận hàng để chứng minh số vật liệu đã về nhập kho.
Biểu 16: Biên bản nhận hàng. Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam
Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh
Biên bản nhận hàng
Đơn vị bán: Công ty vật t thiết bị và xây dựng Thành Tâm. Địa chỉ : 136 Trần Hng Đạo – Thành phố Điện Biên. Ngày 05 tháng 02 năm 2004 STT Chứng từ Ngày nhận Khối lợng Thép φ 16 (Kg) Thép φ18 (Kg) Thép φ10 (Kg) Thép φ8 (Kg) Thép φ6 (Kg) Thép buộc (Kg) Thép tấm (Kg) 01 025856 5/2/2004 1.750 1.960 600 500 1.000 400 286 Ngời giao Ngời nhận
Khối lợng nguyên vật liệu do công ty thiết bị vật t và xây dựng Thành Tâm cung cấp đảm bảo chất lợng,tiêu chuẩn ghi trên hợp đồng. Nhận đợc hoá đơn kèm theo thông báo của phòng vật t thủ kho tiến hành lập “ Phiếu nhập kho
“Phiếu nhập kho “ nhằm xác lập số lợng vật t nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với ngời có liên quan và ghi sổ kế toán
“ Phiếu nhập kho “ do thủ kho lập thành 03 liên và phụ trách kí ( ghi rõ họ tên ) để nhập vật t. Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày tháng năm nhập kho và cùng ngời giao kí phiếu . Liên 01 : Lu ở nơi lập phiếu .
Liên 02 : Giao cho ngời bán hàng . Liên 03 : Giao cho kế toán vật t .
Biểu 17: Phiếu nhập kho.
Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam
Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Phiếu nhập kho Kho: Điện Biên
N0: 0100010Nhập của ông ( bà ): Ngô thế Tâm.