II. quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính do chi nhánh công ty afc sài gòn
2- Thực trạng thực hiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty AFC Sài Gòn
2.2. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
Tìm hiểu về môi trờng kiểm soát
Sau khi đã có đợc sự hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng, Kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu môi trờng kiểm soát thông qua việc tập trung xem xét triết lý và phong cách điều hành của Ban lãnh đạo cũng nh các quy trình kiểm soát thông qua việc tập hợp có ảnh hởng đếm hoạt động kinh doanh của khách hàng. Mục đích của việc tìm hiểu này là đánh giá tổng thể về thái độ, nhận thức và hoạt động của Ban lãnh đạo khách hàng nhằm khẳng định tính hợp lý và độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đối với Công ty A là khách hàng mới thông tin về môi trờng kiểm soát đ- ợc thu thập qua buổi gặp gỡ trao đổi giữa Kiểm toán viên chính thức với Ban lãnh đạo khách hàng Công ty A để đa ra nhận xét về thái độ của Ban lãnh đạo có ảnh hởng đến thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nh thế nào?
Theo đánh giá của kiểm toán viên, Ban lãnh đạo có thái độ tích cực trong việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Đây là những ngời có kinh nghiệm kinh doanh trên thơng trờng, hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực kinh doanh, quyết đoán a thẳng thắn, nhìn chung đây là những ngời có tác phong quản lý tốt. Ban lãnh đạo khách hàng đã biết tổ chức cơ cấu hợp lý phù hợp với ngành nghề kinh doanh của khách hàng rất đa dạng và phức tạp.
hớng dẫn thực hiện việc hạch toán và các quy định kiểm tra kiểm soát của Công ty, trực tiếp quan sát tại phòng kế toán. Một số thông tin thu đợc qua quan sát và kiểm tra tài liệu cho thấy việc quản lý tài chính của Công ty thiếu chặt chẽ đó là tiền mặt đợc sử dụng cho các khoản chi tiêu nhỏ phục vụ cho chi phí hoạt động hàng ngày, cho tạm ứng cá nhân và chi lơng đều không đợc Giám đốc phê duyệt, không ghi rõ ngày chi, mục đích chi Theo nhận định… của Kiểm toán viên thì môi trờng kiểm soát của Công ty là không đáng tin cậy.
Tìm hiểu chu trình kế toán Công ty A áp dụng
Mục đích của bớc này là nhằm xác định mức độ rủi ro cụ thể giúp cho việc xây dựng một kế hoạch kiểm toán phù hợp với mức độ tin cậy vào hệ thông kế toán và kiểm soát cũng nh đối với các nhóm nghiệp vụ quan trọng và số d tài khoản chủ yếu.
Khi xem xét hệ thống kế toán của khách hàng, Kiểm toán viên sẽ yêu cầu phòng kế toán trình bày về các chính sách kế toán chủ yếu đ ợc đơn vị áp dụng trong việc hạch toán kế toán. Tiếp theo kiểm toán viên kiểm tra các tài liệu nh hệ thống sổ sách kế toán của khách hàng có đủ không, cách ghi chép và trình tự luân chuyển sổ, tổng hợp sổ diễn ra có đúng quy định không, từ đó nhận diện những thiếu sót trong hệ thống kế toán.
Sau đó, Kiểm toán viên yêu cầu khách hàng cung cấp các văn bản ghi các chính sách kế toán chủ yếu đợc áp dụng tại Công ty A, các tài liệu này đợc Kiểm toán viên lu trong Hồ sơ kiểm toán của khách hàng. Các thông tin về các chính sách kế toán áp dụng tại công ty A đợc trích từ hồ sơ kiểm toán nh sau:
Bảng 1: Thông tin về các chính sách kế toán chủ yếu của Công ty A
Khách hàng: Công ty A Ngời lập: TTH-3/2/2004 Kỳ kiểm toán: 31/12/2002 Ngời soát xét: NVX
(a) Cơ sở kế toán
(i) Cơ sở kế toán chung
Các báo cáo tài chính đợc trình bày bằng đồng Việt Nam đợc lập theo luật pháp và các quy định về kế toán của Việt Nam. Các quy định này có thể khác biệt trên các khía cạnh trọng yếu so với các chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế cũng nh các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán phổ biến đợc thừa nhận ở các quốc gia khác. Do đó, các báo cáo tài chính đính kèm không nhằm mục đích phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các luồng lu chuyển tiền tệ theo nguyên tắc và thông lệ kế toán phổ biến đợc thừa nhận ở các nớc và các quyền tài phán khác ngoài phạm vi Việt Nam. Hơn nữa, việc sử dụng các báo cáo này không nhằm dành cho những đối tợng sử dụng không đ- ợc biết về các nguyên tắc, thủ tục và thông lệ kế toán Việt Nam.
(ii) Giả định hoạt động liên tục.
Các báo cáo tài chính của Công ty đợc lập trên cơ sở hoạt động liên tục. Trong năm, Công ty đã phát sinh một khoản lỗ sau thuế là 4.321.000.000 VND và tại ngày 31 tháng 12 năm 2002, nợ ngắn hạn lớn hơn TSLĐ 20.342.100.000 VNĐ. Giá trị của hoạt động liên tục cung cấp hỗ trợ tài chính cần thiết để Công ty sở hữu trên cùng tiếp tục cung cấp hỗ trợ tài chính cần thiết để Công ty có thể thực hiện các nghĩa vụ của mình khi đến hạn và để duy trì hoạt động liên tục trong thời gian trớc mắt.
Tại thời điểm lập báo cáo này, không có lý do nào khiến Ban Giám đốc Công ty tin rằng Công ty sở hữu trên cùng không tiếp tục hỗ trợ Công ty. Do đó, các BCTC đã không bao gồm các điều chỉnh về khả năng thu hồi và phân loại tài sản, cũng nh điều chỉnh về phân loại nợ. Các điều chỉnh này có thể là cần thiết trong trờng hợp Công ty không thể tiếp tục hoạt động. Giả định tiếp tục hoạt động dựa trên các sự kiện trong tơng lai mà kết vụ về cơ bản là cha chắc chắn.
Năm tài chính của Công ty là từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 theo công văn số 128 BQL-TC ngày 2/11/99 của Ban quản lý khu công nghiệp và khu chế xuất Hà Nội.
(c) Các giao dịch bằng ngoại tệ
Các khoản mục tài sản và công nợ có gốc bằng đơn vị tiền khác với VND, đợc quy định đổi sang VND théo tỷ giá hối đoái xấp xỉ tỷ giá hối đoái quy định của ngày giao dịch.
Trớc ngày 1/1/2002, chênh lệch tỷ giá lại cuối năm đợc phản ánh trên tài khoản chênh lệch tỷ giá thuộc nguồn vốn chủ sở hữu và khoản chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh đợc phản ánh trong BCKQHĐKD.
Từ ngày 1/1/2002 theo quy định của thông t 22/2002/TT-BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 21/6/2002, các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái thực tế phát sinh và chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm đợc phản ánh trong BCKQHĐKD, ngoại trừ các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái liên quan đến hoạt động xây dựng các TSCĐHH thì đợc phản ánh trên tài khoản CLTG theo nguồn vốn chủ sở hữu cho đến khi các TSCĐHH này đợc đa vào sử dụng. Khi các TSCĐHH này đợc đa vào sử dụng, chênh lệch tỷ giá phát sinh đợc kết chuyển toàn bộ vào báo cáo KQHĐKD, lãi chênh lệch TGHĐ đánh giá lại đợc kết chuyển vào tài khoản chi phí trả trớc dài hạn. Lãi lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái lại đợc phân bổ theo phơng pháp đờng thẳng trong cùng năm.
Đồng Việt Nam không phải là đồng tiền có thể tự do chuyển đổi.
(d) Tiền
Tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn.
(e) Các khoản phải thu
Các khoản phải thu của khách hàng và các khoản phải thu khác đợc phản ánh theo nguyên giá trừ đi dự phòng phải thu khó đòi. Dự phòng phải thu khó đòi đợc lập dựa vào đánh giá của ban lãnh đạo về các khoản nợ quá hạn trên 1
năm và các khoản nợ quá hạn dới 1 năm nhng có dấu hiệu không có khả năng thu hồi.
(f) Hàng tồn kho
Hàng tồn kho đợc phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời. Dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời đợc lập dựa vào đánh giá của ban lãnh đạo về giá bán ớc tính của hàng tồn kho trừ đi các khoản chi phí liên quan ớc tính để hoàn thành sản phẩm và cả chi phí bán hàng ớc tính. Giá gốc đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền và bao gồm tất cả các chi phí liên quan phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung đã đợc phân bổ.
Công ty đang áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho.
(g) TSCĐHH
(i) Nguyên giá
TSCĐHH đợc phản ánh theo nguyên giá trừ đi khấu hao luỹ kế. Nguyên giá của TSCĐHH bao gồm giá mua, thuế nhập khẩu và các thuế mua khác không đợc hoàn lại và các chi phí trực tiếp khác phát sinh để đa tài sản đó về địa điểm và trạng thái sử dụng dự kiến. Các chi phí phát sinh sau khi các tài sản cố định hữu hình đợc đa vào sử dụng nh chi phí sửa chữa, bảo dỡng và đại tu thông thờng đợc hạch toán vào BCKQHĐKD của kỳ mà chi phí đó phát sinh. Trong trờng hợp có thể chứng minh đợc rằng các chi phí phát sinh làm tăng lợi ích kinh tế tơng lai dự kiến đợc tạo ra từ việc sử dụng khoản mục tài sản vợt trên mức đánh giá ban đầu thì các chi phí này vốn hoá làm tăng nguyên giá của tài sản.
(ii) Giá trị hao mòn.
đợc trên thời gian hữu dụng ớc tính các TSCĐHH. Thời gian hữu dụng ớc tính nh sau:
Nhà xởng 25 năm Máy móc thiết bị 10 năm Thiết bị văn phòng 4 năm Phơng tiện vận tải 6 năm Xe nâng 7 năm
Trong năm, Công ty đã điều chỉnh tỷ giá hữu dụng dự tính của thiết bị máy móc và xe nâng từ 7 năm đến 10 năm để phản ánh chính xác hơn thời gian hữu dụng của các tài sản này. Việc điều chỉnh này làm chi phí khấu hao trong năm giảm 726.893.000 VND
(h) Xây dựng cơ bản dở dang
Chi phí xây dựng cơ bản dở dang thể hiện chi phí xây dựng cha hoàn thành và thiết bị máy móc cha đợc lắp đặt toàn bộ và đợc ghi nhận theo nguyên giá. Trong thời gian xây dựng và lắp đặt, không tính chi phí khấu hao cho xây dựng dở dang.
(i) Chi phí trả trớc dài hạn
(i) Chi phí trớc hoạt động
Chi phí trớc hoạt động bao gồm các chi phí phát sinh sau khi thành lập Công ty và trớc khi Công ty bắt đầu hoạt động. Ban đầu, chi phí trớc hoạt động đợc ghi nhận theo nguyên giá và đợc khấu hao theo đờng thẳng trong 3 năm hoạt động đầu tiên.
Trớc ngày 1/1/2002, chi phí trớc hoạt động đợc khấu hao theo đờng thẳng trong 5 năm hoạt động đầu tiên và đợc phân bổ vào TSCĐHH. Từ ngày 1/1/2002 theo chỉ định trong thông t 52/2002/TT-BTS do Bộ tài chính ban hành ngày 26/6/2002, chi phí trớc hoạt động tại ngày 1/1/2002 đợc xoá sổ toàn bộ.
(ii) Tiền thuê đất trả trớc
Tiền thuê đất trả trớc bao gồm tiền thuê đất và các chi phí khác liên quan đến việc đảm bảo việc sử dụng đất. Các khoản này đợc ghi nhận trên BCKQKD theo nguyên tắc đờng thẳng trong suốt thời gian thuê đất.
(iii) Chi phí trả trớc
Chi phí trả trớc đợc ghi nhận trên BCKQKD trong các giai đoạn mà các chi phí này phát sinh. Trớc ngày 1/1/2002, các chi phí trả trớc đợc phân bổ hết trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán đợc ghi nhận tại tài khoản ”chi phí trả trớc“ thuộc tài sản lu động. Trong năm tài chính 2002, theo quy định trong nớc, tài khoản này không còn đợc sử dụng và mọi tài khoản chi phí trả trớc đợc ghi nhận trong tài khoản “chi phí trảtrớc dài hạn”.
(j) Các khoản phải trả cho ngời bán và phải trả khác.
Các khoản phải trả cho ngời bán và phải trả khác đợc phản ánh theo nguyên giá.
(k) Thuế
Thuế thu nhập doanh nghiệp trên số lãi hoặc lỗ trong năm bao gồm thuế hiện hành. Thuế thu nhập doanh nghiệp đợc ghi nhận trong BCKQHĐKD, thuế hiện hành là khoản thuế dự kiến phải nộp tính dựa trên thu nhập chịu thuế trong năm, sử dụng thuế suất đã đợc duyệt tại ngày kết thúc niên độ kế toán và các khoản điều chỉnh thuế phải nộp kiên quan đến những năm trớc. Tài sản và công nợ thuế hoãn lại không đợc phản ánh trong BCĐKT.
Thuế chuyển lợi nhuận phát sinh từ việc phân phối cổ tức ra nớc ngoài đ- ợc ghi nhận đồng thời với công nợ phải trả cho cổ tức đó.
(k) Doanh thu
Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận trên BCKQHĐKD khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá đã đợc chuyển
giao cho ngời mua. Doanh thu không đợc ghi nhận nếu nh có những yếu tố không chắc chắn trọng yếu liên quan tới khả năng thu hồi khoản phải thu hoặc liên quan dến hàng bán bị trả lại.
(m) Chi phí vay
Chi phí vay đợc ghi nhận là một khoản chi phí trong năm khi các chi phí này phát sinh.
(n) Các bên liên quan
Các bên liên quan là các Công ty, không phải là công ty mẹ mà Công ty sở hữu trên cùng một nguồn lợi tài chính đáng kể.
(o) Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán.
Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán nh đợc định nghĩa trong hệ thống kế toán Việt Nam, đợc trình bày ở các thuyết minh thích hợp của BCTC.
(p) Số d bằng không
Các khoản mục hay số d quy định trong các mẫu báo cáo của hệ thống kế toán Việt Nam nếu không đợc thể hiện trên các BCTC thì đợc hiểu là có số d bằng không.
Các chính sách kế toán chủ yếu của khách hàng phù hợp với quy định hiện hành của chế độ kế toán Vịêt Nam. Tuy nhiên Công ty không có chính sách cụ thể cho việc lập dự phòng hàng tồn kho và các khoản phải thu khó đòi.
Để đánh giá hệ thống kế toán có hữu hiệu không, Kiểm toán viên tiến hành quan sát và kiểm tra hệ thống kế toán có thoả mãn các mục tiêu kiểm soát đặt ra hay không.
Đối với Công ty A, hệ thống chứng từ sổ sách kế toán đợc Kiểm toán viên đánh giá sơ bộ là cha đầy đủ, hợp lệ và tuân thủ các thủ tục kiểm soát của Công ty. Kiểm toán viên kiểm tra sổ sách thì không thấy có dấu hiệu của việc kiểm tra định kỳ của Kiểm toán viên, của Kế toán trởng. Phỏng vấn kế toán
tiền mặt, kế toán nguyên vật liệu thì đợc biết hàng tháng đều có sự đối chiếu giữa các sổ chi tiết và sổ quỹ, sổ kho đợc thực hiện bởi kế toán hoặc kiểm soát viên, đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ cái đợc kế toán trởng xét duyệt và ký tắt. Nhng thực tế thì tại Công ty không có sự kiểm tra đối chiếu thờng xuyên chẳng hạn về vấn đề quyết toán tạm ứng. Ngời tạm ứng không lập Bảng thanh toán tạm ứng mà kế toán căn cứ vào số tiền đã tạm ứng sau đó căn cứ vào chứng từ gốc đã phê duyệt viết phiếu chi mặc dù đơn vị không chi tiền từ quỹ, do đó số thu chi quỹ tiền mặt phát sinh trong kỳ không đợc phản ánh thực tế và có sự chênh lệch giữa sổ sách và số tiền trong quỹ.
Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát
Để mô tả những hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng, các kiểm toán viên của AFC sử dụng Bảng tờng thuật về kiểm soát nội bộ
Bảng 2: Bảng tờng thuật đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ