2. Các yếu tố thuộc môi trường bên trong công ty
2.4 Nguồn lực thực hiện hoạt động Marketing
Phòng Kinh Doanh (phòng Thị Trường) là nơi đảm nhiệm tổ chức, thực hiện các hoạt động Marketing của công ty, có nghĩa là tại Hải Hà – Kotobuki chưa có bộ phận Marketing riêng biệt.
Phòng Kinh Doanh của công ty bao gồm 27 người, trong đó có 01 Trưởng Phòng phụ trách hoạt động chung, chịu trách nhiệm trước TGĐ, 02 Phó phòng phụ trách tiêu thụ và kế hoạch sản xuất, 01 kế toán phụ trách hoá đơn và số liệu, 01 nhân viên phục trách công nghệ thông tin, 03 Nhân viên Thị trường phụ trách phân phối hàng tại các siêu thị, 19 người khác phụ trách phân phối hàng hoá hoặc lái xe chở hàng tại các vùng, tỉnh, và chỉ có 1 người phụ trách việc thiết kế catalogue, bảng biểu, design các cửa hàng và hội chợ triển lãm.
Các mảng Marketing được phân công vào các phòng ban như sau:
- Việc nghiên cứu sản phẩm mới, thiết kế bao bì, đặt tên thuộc trọng trách của Phòng Kỹ thuật sau khi có sự trao đổi giữa phòng này với Phòng Kinh doanh về nhu cầu hiện tại của khách hàng ngoài thị trường mà các nhân viên Thị Trường nắm bắt được, hoặc phòng có thể tự nghiên cứu thử nghiệm sản phẩm mới.
Bao bì sản phẩm (bao gồm cách trưng bày các yếu tố hình ảnh trên vỏ hộp, tên, logo công ty, các thông tin về thành phần, tiêu chuẩn dinh dưỡng, điạ chỉ liên hệ…) sau khi được Phòng Kỹ Thuật thiết kế và thông qua bởi TGĐ và Trưởng phòng KD sẽ được nhân viên của phòng Kinh Doanh mang tới công ty in bao bì sản xuất (ví dụ: Bao bì Mứt Tết được in tại Khu Công Nghiệp Quang Minh, đối diện Mê Linh Plaza).
- Việc định giá cho sản phẩm thuộc trách nhiệm của Phòng Kế Hoạch Vật tư, cách tính giá thành đơn vị sản phẩm được dựa trên chi phí sản xuất và một phần dựa vào giá của các đối thủ cạnh tranh. (Cách thức tính giá này sẽ được trình bày cụ thể hơn ở mục “Giá cả” trong phần III của Báo cáo)
- Hoạt động phân phối và tiêu thụ sản phẩm được thực hiện bởi các nhân viên thị trường của phòng KD, trong đó 03 nhân viên nữ phụ trách tiêu thụ hàng hoá tại
các siêu thị ở Hà Nội và các tỉnh lân cận, 17 nhân viên nam gồm cả nhân viên thị trường và lái xe phụ trách đưa hàng xuống các đại lý, cửa hàng ở các tỉnh. Ngoài ra, công ty còn có 2 chi nhánh đặt tại thành phố Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh phụ trách, hỗ trợ phân phối và tiêu thụ hàng tại các tỉnh phía Nam và miền Trung.
- Mẫu quảng cáo trên truyền hình, báo chí, catalogue, các tấm bạt, bảng biển treo tại cửa hàng, đại lý đều do thuê các hãng bên ngoài công ty thực hiện theo yêu cầu về nội dung và mức chi phí của TGĐ và Trưởng phòng KD.
Nội dung và thiết kế của website được hình thành do sự đóng góp ý kiến của các thành viên trong công ty, tuy nhiên người quyết định chính là Trưởng phòng KD. Trưởng phòng KD giao nhiệm vụ cho 1 nhân viên trong phòng phụ trách chung các hoạt động liên quan đến truyền thông, và những hoạt động khác liên quan đến marketing.
Về mặt ngân sách cho hoạt động marketing, ngân sách này được trích ra từ lợi nhuận của công ty và được TGĐ xét duyệt dựa trên tính khả thi và hợp lý của mỗi hoạt động được đề xuất. Chi phí cho các hoạt động phân phối sản phẩm: chiết khấu cho đối tác, chi phí vận tải, chi phí cho cửa hàng… chiếm phần lớn trong chi phí marketing, còn lại, các chi phí cho nghiên cứu sản phẩm mới, nghiên cứu thị trường, đặc biệt là chi phí cho hoạt động truyền thông chiếm tỉ lệ nhỏ. Tuy nhiên, chi phí marketing hầu như không được xác định cụ thể ngay từ đầu (như các công ty khác xác định theo % doanh thu, theo đối thủ cạnh tranh hay theo mức chi phí cùng kỳ năm trước…), mà những khoản chi phí này hoàn toàn tuỳ thuộc vào quy cách thực hiện và những khoản buộc phải chi trả phát sinh trong quá trình tiến hành.
Cách thức tổ chức, thực hiện các hoạt động marketing như trên đã trình bày, được phân chia cho các phòng ban, nhân viên thực hiện. Trong quá trình thực hiện, các phòng ban, nhân viên có nhiệm vụ báo cáo kết quả, trình bày đề xuất đến lãnh đạo của công ty (TGĐ, Trưởng hoặc phó phòng KD) để kịp thời đưa ra các biện pháp khuyến khích, động viên, khen thưởng hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.
Nhìn chung lại, do là một công cụ quan trọng, không thể thiếu để hoạt động marketing thực sự có hiệu quả nên truyền thông cần được đặt trong mối quan hệ với các chữ P khác của marketing-mix, đồng thời chịu sự chi phối của các yếu tố cả bên trong và bên ngoài công ty. Hoạt động truyền thông marketing tại liên doanh Hải Hà – Kotobuki dù còn đơn điệu, chưa bài bản và chuyên nghiệp song dù sao khi được hoạch định đã dựa trên các yếu tố chi phối chứ không chỉ xuất phát từ thực tiễn chủ quan, do đó phần nào có sự phù hợp với môi trường hoạt động, mục tiêu và nguồn lực của bản thân công ty. Tuy nhiên, hiệu quả mà các chương trình truyền thông hiện tại mang lại chưa cao, dẫn đến thực trạng nhận thức của khách hàng về Hải Hà – Kotobuki là còn nhầm lẫn, chưa hiểu rõ và lưu giữ tên thương hiệu, sản phẩm của thương hiệu trong tâm trí. Do đó, để chiến lược truyền thông đạt được thành công hơn nữa trong tương lai, Hải Hà – Kotobuki còn cần nghiên cứu sâu hơn các yếu tố chi phối: các yếu tố bên ngoài như hiệu quả khác nhau của các phương tiện truyền thông, đặc tính tâm lý của khách hàng mục tiêu, cách thức truyền thông của đối thủ cạnh tranh… và các yếu tố bên trong như vai trò quan trọng của truyền thông với nhận thức của khách hàng, việc thay đổi cơ cấu chi phí, nguồn lực cho hoạt động truyền thông… Sau đó, xuất phát từ những nghiên cứu này, sẽ có cơ sở để đưa ra các giải pháp truyền thông marketing phù hợp hơn, hữu hiệu hơn nữa để đưa tên tuổi của thương hiệu, sản phẩm của Hải Hà – Kotobuki gần hơn, ấn tượng hơn với khách hàng.