Hiện nay, công ty chỉ sử dụng phần mềm kế toán SAS 5.0 để quản lý công nợ và hàng tồn kho. Để có thể sử dụng phần mềm kế toán trong tập hợp chi phí và tính giá thành thì trước hết tất cả các phần hành kế toán đều phải dùng kế toán máy- đây cũng là việc cần thiết để tiết kiệm và tận dụng hết lợi ích của phần mềm kế toán mà công ty đang có đồng thời cũng góp phần làm cho công tác kế toán đơn giản, gọn nhẹ, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
Với phần mềm kế toán chỉ cần nhập số liệu các đầu vào phát sinh, máy tính sẽ tự động tính toán và đưa ra các sổ sách, báo cáo kế toán. Tất cả các chứng từ gốc được kế toán nhập dữ liệu hàng ngày (không như kế toán thủ công lập theo định kỳ). Sau khi chứng từ được nhập liệu một cách chi tiết thì chương trình cho phép lưu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu kế toán sau đó dữ liệu được ghi vào các sổ, thẻ chi tiết và sổ tổng hợp. Cuối tháng, để có chứng từ ghi sổ chương trình sẽ tổng hợp theo phần mềm tạo ra chứng từ ghi sổ. Như vậy, mỗi chứng từ ghi sổ chỉ cần lập một lần trong tháng và chỉ phản ánh một quan hệ đối ứng tài khoản đại diện cho toàn bộ chứng từ gốc cùng quan hệ
Khái quát trình tự ghi sổ kế toán máy theo hình thức chứng từ ghi sổ như sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1
SV thực hiện: Nguyễn Thị Yến Chi - Kế toán 48A 70
Chứng từ gốc Mã hoá chứng từ và nhập dữ liệu Bảng kê chứng từ cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái Tk Bảng cân đối thử Kết chuyển điều chỉnh khoá sổ Bảng cân đối SPS Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ
Sổ kế toán chi tiết
Việc kết xuất báo cáo kế toán thông thường được thực hiện cuối kỳ kế toán, sau khi đã nhập toàn bộ dữ liệu phát sinh trong kỳ và xử lý các công việc kế toán cuối kỳ như: kết chuyển phân bổ chi phí, tính giá thành, kết chuyển doanh thu chi phí để xác định kết quả kinh doanh.
3.2.2. Về quá trình lập và luân chuyển chứng từ
- Việc đặt ra thời hạn tối đa cho các phòng, ban chức năng về việc nộp chứng từ để kịp thời lên sổ, lập các loại báo cáo là việc làm rất cần thiết. Phân công trách nhiệm cho các kế toán viên phụ trách phần hành nhắc nhở các bộ phận có liên quan nộp chứng từ đúng thời hạn.
- Cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế toán và các phòng ban chức năng có liên quan để thực hiện việc hỗ trợ trong quá trình luân chuyển
chứng từ, tài liệu về phòng kế toán. Có thể sắp xếp và phân loại chứng từ theo ngày, tháng phát sinh hoặc theo tên hoặc theo số của hoá đơn để thuận tiện cho việc kiểm tra chứng từ, hạn chế tình trạng mất, thất lạc chứng từ, nhất là vào thời điểm có nhiều nghiệp vụ phát sinh.
3.2.3. Về tài khoản và phương pháp kế toán
Công ty nên mã hóa một số tài khoản chi tiết thành số để tránh dài dòng. Ví dụ như tài khoản 621, 154, 155 chi tiết cho từng sản phẩm thì công ty ghi tên sản phẩm sau cùng như vậy một số TK tên sẽ rất dài, có thể quy định mỗi sản phẩm mang 1 mã số để tiện lợi cho việc ghi chép. Ví dụ:
TK6211-VTMC có thể được thay thế bằng TK6211-001 Trong đó 001 là mã của sản phẩm VitaminC