III. Tình hình nhập khẩu và hiệu quả hoạt động nhập khẩu tại hANVET.
1.1.Quy trình nhập khẩu và cơ cấu tổ chức bộ máy nhập khẩu
1. Tình hình tổ chức hoạt động nhập khẩu.
1.1.Quy trình nhập khẩu và cơ cấu tổ chức bộ máy nhập khẩu
1.1.1. Quy trình nhập khẩu của công ty
Quy trình nhập khẩu của công ty diễn ra theo sơ đồ sau:
Bước 1: Hỏi giá.
Công ty đề nghị bên bán báo cho giá cả và các điều kiện giao hàng.Nội dung của bước hỏi giá: tên hàng, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng mong muốn, quy cách thanh toán. Sản phẩm mà công ty mua là sản phẩm thuộc ngành dược nên chất lượng là yếu tố vô cùng quan trọng. Chất lượng hàng trong điều kiện mua hàng được dựa trên 2 cơ sở chính như theo dược điển Anh có ký hiệu BP93, 98 hoặc dược điển Mĩ có ký hiệu VSP22,23.
Bước 2: Đặt hàng.
Sau khi đã có được các thông tin cần thiết, công ty sẽ đưa ra dề nghị ký kết hợp động dưới hình thức đặt hàng.
Bước 3: Ký kết hợp đồng.
Sau khi các bên đã thống nhất với nhau (đàm phán) về các điều kiện, điều khoản ghi trong hợp đồng, tiến hành ký kết hợp đồng.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy nhập khẩu của công ty
HỎI GIÁ Đặt h ngà Ký kết hợp
Do mới được tách ra và cũng mới tiến hành cổ phần hóa vào năm 1999 nên công ty Cổ phần dược và vật tư thú y vẫn đang trong quá trình hoàn thiện dần cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính, trong hoàn cảnh đó phòng xuất nhập khẩu của công ty vẫn đang trong quá trình hình thành. Hiện tại, hoạt động nhập khẩu của công ty do ban giám đốc và phòng kế toán kết hợp đảm. Cụ thể:
- Ban giám đốc chịu trách nhiệm tiếp nhận và tìm hiểu những thông tin về các hàng hóa cần nhập do các hãng nước ngoài cung cấp. Sau khi sử lý xong thông tin và đã chon được những bản chào hàng vừa ý ban giám đốc tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng.Trong quá trình này phòng kế toán chỉ tham gia đóng góp ý kiến về phương thức thanh toán, giao nhận, thời gian giao nhận.
- Sau khi đã đàm phán và ký kết xong hợp đồng, các giấy tờ cần thiết liên quan đến quá trình nhận hàng và thanh toán được chuyển sang phòng kế toán. Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiên hợp đồng này tức là phòng kế toán phải cử đại diện đi nhận hàng và thanh toán với phía đối tác khi họ yêu cầu.