II. CÁC BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY HANVET.
5. Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu tại Côngty HANVET
Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, Công ty cần phải hoàn thiện các hoạt động nghiệp vụ của mình. Muốn vậy HV cần phải nâng cao hiệu quả của các nghiệp trong quá trình kinh doanh nhập khẩu cụ thể như sau:
* Tính toán giá:
Giá cả là một trong những nguyên nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến sức mạnh cạnh tranh cũng như hiệu quả kinh doanh của Công ty. Mức giá đưa ra đòi hỏi phải đủ cao để thu hồi và cso lãi song lại phải đủ thấp để thị trường chấp nhận. Để đưa ra được một mức giá cũng như một chính sách giá hợp lý, HANVET cần phải hạch toán và tính chính xác mọi chi phí bỏ ra đồng thời phải xác định được chủng loại hàng hoá Công ty đang kinh doanh ở giai đoạn nào của chu kỳ sống, mức độ mong muốn có được hàng hoá của khách hàng cao đến đâu và giá cả của các đối thủ cạnh tranh ra sao...
Để đưa ra một chính sách giá hợp lý, Công ty cũng cần nghiên cứu tình hình thực tiễn hoạt động kinh doanh của mình. Việc xây dựng chính sách giá phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ nhất định. Nếu Công ty định mức giá cao quá sẽ làm mất đi những khách hàng truyền thống, không thu hút được những khách hàng tiềm ẩn. Ngược lại nếu định giá quá thấp thì không đảm bảo được mục tiêu lợi nhuận, thậm chí không bù đắp được chi phí. Như vậy đối với từng loại mặet hàng cụ thể, đối với từng khách hàng khác nhau, HANVET cần hết sức linh hoạt để đưa ra mức giá phù hợp.
Trong kinh doanh nhập khẩu người tham gia kinh doanh phải kà người có kiến thức tổng hợp về các lĩnh vực như kiến thức vèe nghiệp vụ ngoại thương, kiến thức về khoa học kỹ thuật và cả kiến thức về xã hội. . . Trong đó nhà kinh doanh bắt buộc phải được trang bị kiến thức về nghiệp vụ ngoại thương. Không chỉ có kiến thức kinh nghiệm và nghệ thuật giao tiếp cũng không thể thiếu được trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh. Vì lý do trên đòi hỏi Công ty HANVET phải đào tạo một đội ngũ cán bộ giỏi có khả năng thực hiện một cách có hiệu quả các nghiệp vụ nhập khẩu.
Nhập khẩu nguyên liệu là việc Công ty mua nguyên liệu từ các đối tác nước ngoài. Do đó việc đàm phán để ký kết hợp đồng là hết sức quan trọgn, nó có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động nhập khẩu. Để ký kết được hợp đồng có lợi nhất, những thông tin về bạn hàng vô cùng quan trọng. Nắm vững thông tin, khôn khéo tìm ra những điểm yếu của đối phương để ra quyết định. Trên thực tế muốn dành được thắng lợi trong đàm phán Công ty cần đạt được những điểm sau:
- Tạo ra sự cạnh tranh : Cần cho đối phương biết họ không phải là người duy nhất. Công ty có thể ký hợp đồng tương tự với người cung ứng khác.
- Từng bước tiến tới: Cần chia nhỏ mục tiêu của mình, nắm được tâm lý đối phương, từng bước thoả thuận những mục tiêu nhỏ cho đến khi đạt được toàn bộ mục tiêu.
- Gây áp lực: Tuỳ vào trường hợp cụ thể có thể có những cách gây áp lực khác nhau, áp lực được tạo ra từ vị thế của mỗi bên trên bàn đàm phán.
- Nêu ra mục tiêu cao: Nêu ra yêu cầu cao hơn mục đích mình cần đạt được để hai bên thoả hiệp.
- Không bộc lộ suy nghĩ của mình và cần quan sát diễn biến tâm lý của đối phương đê nắm quyền chủ động.
- Tránh việc thảo thuận nhanh chóng: Việc thoả thuận được quá sớm sẽ không đủ thời gian để nắm bắt mọi vấn đề. Tuy nhiên trong trường hoẹp nhận thấy đối phương chưa chuẩn bị kỹ, việc ký hợp đồng sẽ có lợi cho Công ty thì việc kết thúc đàm phán lại là thành công của ta.
- Đạt được mục đich nhưng không làm mất mặt đối phương.
Sau khi thoả thuận, Công ty nên lập bảng ghi nhớ ghi lại những điểm quan trọng mà hai bên đã đạt được, để tiếp tục bàn sâu hơn cho đến khi ký hợp đồng.
Đàm phán mà thành công coi như hợp đồng đã được ký kết và có tính hiệu lực, có thể mang lại hiệu quả kinh doanh cao.
* Tiếp nhận:
Tiếp nhận hàng hoá là một trong những khâu tương đói quan trọng của hoạt động nhập khẩu. Nếu thực hiện khau này không tốt có thể gây lãng phí rất lớn về chi phí vận xhuyển bốc dỡ, chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí hư hỏng hàng hoá. Để tổ chức nghiệp vụ tiếp nhận được tốt, Công ty nên thực hiện theo tiến trình sau:
- Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc tàu sẽ gửi “giấy báo tàu đến” cho Công ty để Công ty biết và tới nhận “lệnh giao hàng” (D/O) tại đại lý tàu. khi tới nhận D/O cần mang theo: ỏiginal B/L và giấy giới thiệu của đơn vị. Đại lý vận chuyển giữ lại B/L gốc và trao lại D/O cho chủ hàng.
- Có D/O Công ty cần nhanh chóng làm thủ tục nhận lô hàng của mình. Bởi nếu chậm trễ sẽ bị phạt chi phí lưu kho bãi và chịu tổn thất về những rủi ro phát sinh.
Nếu gặp trường hợp hàng đến nhưng chứng từ chưa đến. Công ty cần phải suy nghĩ kỹ để chọn một trong hai giải pháp là liên tục chờ chứng từ đến hoặc đến ngân hàng mở L/C xin giấy bảo lãnh của ngân hàng (nơi công ty mở tài khoản) khi chưa có L/C gốc.
- Khi nhận được chứng từ nhận hàng cần đối chiếu với chứng từ mua hàng để kiểm tra chi tiết.
Trong quá trình nhận hàng, nhân viên nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường, cập nhật số liệu từng ngày, từng giờ, kịp thời phát hiện những sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp. Công ty phải đề nghị cơ quan quản lý cảng và thuê một Công ty có uy tín để giám định hàng hoá (chẳng hạn như Công ty có thể thuê Vietnamcontrol), đối chiếu kết quả giám định với hợp đồng. Nếu hàng hoá giao không đúng hợp đồng cần lập biên bản xác nhận có chữ ký của các bên. Cuối cùng khi nhận hàng cần ký “biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá”.
* Thanh toán ngoại thương:
Hiện nay, công ty thường thanh toán hàng nhập khẩu bằng các phương thức như : phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền(TTR), phương thức nhờ thu(D/A, D/P), phương thức tín dụng chứng từ(L/C). Với mỗi hình thức nhập khẩu công ty lại áp dụng một phương thức thanh toán khác nhau, lưạ chọn phương thức thanh toán nào là tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa công ty với bạn hàng nước ngoài, tuỳ thuộc vào giá trị của hàng hoá. Với những bạn hàng mới công ty có thể lựa chọn phương thức mở L/C trả ngay hoặc trả chậm.
Để đảm bảo an toàn, công ty nên áp dụng phương thức mở L/C không huỷ ngang với những đối tác mới có quan hệ làm ăn buôn bán với Công ty. Khi mở L/C cần căn cứ vào hợp đồng, luật quốc tế áp dụng cho L/C, thường là áp dụng các quy định trong UCP 500. Với uy tín của Công ty trên thị trường trong và
ngoài nước như hiện nay, bên cạnh hình thức thanh toán bằng L/C, Công ty cần phải linh hoạt hơn trong việc áp dụng các phương thức thanh toán khác nhau để tiết kiệm chi phí như phương thức sử dụng điện chuyển tiền. Đối với khách hàng đã ký hợp đồng nhiều lần Công ty thường được họ chấp nhận hình thức trả chậm, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
