Sản phẩm chủ yếu của Cụng ty là cỏc loại vải, để sản xuất ra sản phẩm cần sử dụng khối lượng nguyờn vật liệu rất lớn. Nguyờn vật liệu của Cụng ty chủ yếu là mua ngoài từ cỏc nhà cung cấp nội địa, việc thu mua nguyờn vật liệu do Phũng kế hoạch-vật tư đảm nhiệm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiờu hao nguyờn vật liệu và giỏ cả thị trường, cỏn bộ
phũng kế hoạch-vật tư sẽ tiến hành thu mua từ cỏc nhà cung cấp cú nguyờn vật liệu đảm bảo chất lượng và giỏ thành, chi phớ thấp nhất.
Khi vật liệu về đến Cụng ty, nhõn viờn phũng kế hoạch-vật tư bỏo cỏo cho Hội đồng kiểm nghiệm biết để tiến hành kiểm nghiệm. Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm đại diện phũng kỹ thuật-KCS, phũng kế hoạch-vật tư và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra quy cỏch, chất lượng, chủng loại vật liệu mua về. Nếu vật liệu đảm bảo chất lượng, quy cỏch, chủng loại với yờu cầu trong hợp đồng thỡ sẽ được nhập kho và đưa vào sử dụng. Trường hợp vật liệu khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất hoặc thiếu hụt thỡ phải thụng bỏo ngay cho nhà cung cấp để xử lý. Trong quỏ trỡnh kiểm nghiệm, Hội đồng kiểm nghiệm sử dụng Biờn bản kiểm nghiệm.
Vớ dụ:
Ngày 03/12/2008, Cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn Trớ Hường nhập mua cỏc loại sợi của Cụng ty dệt Hà Nam. Trước khi nhập kho, Hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyờn vật liệu. Biờn bản nghiệm thu vật tư, thiết bị được lập theo mẫu ở trang bờn:
Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ
Ngày 03 thỏng 12 năm 2008
Số: 02 Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế số 12 ngày 15 thỏng 11 năm 2008 của Cụng ty Trỏch nhiệm hữu hạn Trớ Hường
Biờn bản kiểm nghiệm gồm:
ễng: Trần Việt Kỳ Chức vụ: Trưởng phũng Kỹ thuật-KCS ễng: Đỗ Đức Long Chức vụ: Trưởng phũng kế hoạch-vật tư Bà: Nguyễn Thị Hương Chức vụ: Thủ kho
ễng: Phạm Thế Anh (người giao hàng) Đó kiểm nghiệm cỏc loại:
TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư, cụng cụ, Phương thức Đơn vị Số lượng
Kết quả kiểm nghiệm Ghi chỳ Số lượng đỳng quy cỏch, phẩm chất Số lượng khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất A B C D 1 2 3 E
Ne 10/1OE Slub Đo Kg 4.735,8 4.735,8
Ne 20/1 CD lụ 16 Đo Kg 3.913,6 3.913,6
Ne 30/1 CD lụ 4 Đo Kg 2.659,4 2.659,4
í kiến của Ban kiểm nghiệm: Cỏc loại vật liệu trờn phự hợp với yờu cầu của hợp đồng, đạt tiờu chuẩn để phục vụ sản xuất
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Giỏm đốc cụng ty
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Tuỳ theo từng nguồn cung cấp nguyờn vật liệu và hỡnh thức thanh toỏn (trả chậm hoặc trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền tạm ứng hoặc bằng chuyển khoản...) kế toỏn tổng hợp sẽ thực hiện theo cỏc phương thức khỏc nhau, cụ thể: