3.Thảo luận 4. Báo cáo 5. Điều chỉnh 2. Giao nhiệm vụ
phụ gia chống mốc. Với năng lực tài chính nhỏ công ty chỉ có thể tổ chức lu kho nguyên liệu cho nhu cầu sản xuất tối đa là 3 ngày mặc dù năng lực kho chứa chỉ mới phát huy 20%. Các nguyên liệu lu kho chủ yếu là các sản phẩm nông nghiệp: ngô, khô đậu, sắn lát, cám gạo và thờng chiếm tới 85-90% diện tích chứa nguyên liệu, còn lại là các chất khoáng: lysin, chorin, các vitamin. Nguyên nhân là do giá thành của các nguyên liệu là sản phẩm của nông nghiệp rẻ hơn nhiều so với các chất khoáng hữu cơ. Nguồn nguyên liệu đợc cung cấp bởi các nhà buôn thuộc các tỉnh miền núi nơi có nhiều diện tích trồng ngô, sắn nh: Tuyên Quang, Lai Châu, Yên Bái Với thời gian l… u kho nguyên liệu ngắn nên các loại ngô, sắn, khô đậu, cám gạo không đòi hỏi về bảo quản cao, chỉ cần không gian kho chứa khô, thoáng là đạt yêu cầu do vậy chi phí lu kho của các loại nguyên liệu này thấp. Trái lại, đối với các chất hữu cơ, chất khoáng dù chiếm tỷ trọng ít nhng có thể quyết định đến chất lợng của thức ăn chăn nuôi do vậy đòi hỏi yêu cầu về lu kho cao. Đối với những loại này công ty đã bố trí một kho riêng biệt có diện tích 40m2, có các thiết bị điện phục vụ cho việc bảo quản. Thông thờng cứ sau 2 ngày sản xuất công ty lại phải nhập thêm lô nguyên liệu mới để đáp ứng nhu cầu của sản xuất trong ngày tiếp theo.
Nguyên liệu Đơn giá Tỷ trọng trong TĂCN Tỷ lệ % nguyên liệu tích luỹ Tỷ lệ % giá nguyên liệu tích luỹ Phân loại Methorin 80.000đ/kg 0,1% 0,1% 22,5% A Lysin 75.000đ/kg 0,1% 0,2% 43,6% Cholin 50.000đ/kg 0,1% 0,3% 57,7% Mix khoáng 40.000đ/kg 0,2% 0,5% 69% Mix Vitamin 40.000đ/kg 0,2% 0,7% 80,3% Chống mốc 30.000đ/kg 0,1% 0,8% 88,7% Bột cá 10.000đ/kg 0,2% 1,0% 91,5% B Khô cọ 9.200 đ/kg 12% 13% 94,1%
Khô đậu 8.100đ/kg 15% 28% 96,4% Ngô 5.200 đ/kg 30% 58% 97,9% Sắn 3.000 đ/kg 25% 83% 98,7% Cám gạo 2.700đ/kg 15% 98% 99,3% Chất độn khác 2.200đ/kg 2% 100% 100% Tổng 355.400 đ 100% 100% 100%
Bảng số 8: Phân tích giá trị và sản lợng của nguyên liệu theo phơng pháp phân loại ABC
Theo kỹ thuật phân tích ABC về giá trị và số lợng nguyên liệu lu kho thì nguyên liệu nhóm A chiếm 0,8% về số lợng nhng lại chiếm tới 88,7% tổng giá trị nguyên vật liệu lu kho, nhóm B chiếm 27,2% về số lợng nhng chiếm 7,7% về giá trị và nguyên liệu nhóm C chiếm 72% về số lợng nhng chỉ chiếm 3,6% về giá trị. Nhng hiện tại công ty cha thực sự để ý đến điều này trong quá trình lập kế hoạch quản trị nguyên vật liệu.
2.3.2.2.Phân bổ tốc độ sản xuất
Năm 2006 là năm dây truyền ép viên hoạt động nhiều nhất trong giai đoạn 2003- 2007. Từ tháng 4 đến tháng 10 năm 2006 công ty nhận đợc hai đơn hàng- một của hãng Proconco, một của hãng Vina với tổng mức sản lợng gia công là 1000 tấn/tháng. Sản phẩm gia công gồm cám cá cho hãng Vina và gia công thức ăn viên cho Proconco. Với mức công suất 5 tấn/ giờ công ty có khả năng đáp ứng đầy đủ các đơn hàng từ phía đối tác và hầu nh vẫn còn d khoảng 200 tấn thức ăn, nguyên liệu thô lu kho. Trong 6 tháng liên tục công ty đã phải tăng cờng thêm ca sản xuất, tăng cờng thêm lao động. E ngại trớc năng lực công nghệ của công ty nên công ty chủ trơng tăng ca xen kẽ cứ ngày đầu một ca và ngày sau đó lại là 3 ca để chủ động sửa chữa, bảo dỡng máy móc. Đặc biệt trong khoảng thời gian cuối tháng 9 đầu tháng 10 năm 2006 công suất máy móc công nghệ đợc huy động để hoàn thành đơn hàng sản xuất lên tới 80%. Tuy nhiên do những giới hạn về năng lực công nghệ nên việc huy động quá công suất cũng gây ra cho công ty nhiều thiệt hại trong dài hạn nh chi phí sửa chữa, hoàn thành không đúng tiến độ đơn hàng sau
này. Trong khoảng thời gian nửa cuối năm 2007, khi đáp ứng đầy đủ các đơn hàng gia công cho đối tác kinh doanh công ty chỉ sản xuất một ngày một ca với mức sản lợng 40 tấn/ca mặc dù năng lực sản xuất của công ty vẫn có thể đạt tới 120 tấn/ngày/3 ca do gặp vấn đề về tiêu thụ khi môi trờng kinh doanh khó khăn. Với mục đích sản xuất chủ yếu là cung cấp thức ăn cho trang trại chăn nuôi đà điểu, thức ăn cho đầm tôm của công ty nên với mức sản lợng nh trên công ty sản xuất d- ới mức năng lực công nghệ cho phép. Trong quý I năm 2008, công ty lại nhận đơn hàng gia công của hai doanh nghiệp sản xuất thức ăn cho lợn, gà ở Hải Dơng là Công ty TNHH Tân Mỹ (ở thị trấn Phú Thái), và CTCP T&Q (ở huyện Nam Sách). Do gặp những trục trặc về vấn đề kỹ thuật của máy móc nên công ty chỉ sản xuất với mức sản lợng 80 tấn/ngày/2 ca.
Sơ đồ12 : Tình hình sản xuất của công ty giai đoạn 2006-2007
2.3.2.3.Kế hoạch cung ứng nguyên liệu
Hiện nay tất cả các doanh nghiệp trong nghành sản xuất thức ăn chăn nuôi đều đang phải đối mặt với vấn đề nguyên liệu cho sản xuất. Vấn đề giá cả là nỗi lo
của hầu hết các doanh nghiệp trong nghành nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi giá cả của các nguyên liệu nông sản đang ngày một tăng. Trớc bối cảnh đó công ty đã hạn chế việc nhập khẩu nguyên liệu mà thay vào đó là tìm kiếm các đối tác thơng mại trong nớc làm nhà cung ứng cho công ty. Các nhà cung cấp của công ty chủ yếu ở các tỉnh vùng cao nh Yên Bái, Tuyên Quang, Sơn La nơi có nhiều diện tích trồng ngô, sắn, đỗ tơng nên nguồn cung ổn định. Công ty đã duy trì mối quan hệ với các nhà cung ứng này đợc hai năm rỡi. Mức sản lợng cung ứng mỗi năm ớc đạt 10.000 tấn, trong đó chủ yếu là các loại nguyên liệu nông sản rẻ tiền nh ngô, sắn lát, đỗ tơng. Còn đối với các sản phẩm nguyên liệu hữu cơ thì công ty buộc phải nhập từ nớc Trung Quốc và các nớc Đông Nam á nh Indonesia, Philippin do nguồn cung trong nớc rất ít và công ty cha thiết lập đợc mối quan hệ với các nhà cung ứng trong nớc. Gần đây do thiên tai, hạn hán làm giảm năng suất nghành nông nghiệp nên giảm nguồn cung nguyên liệu cho nhà máy nên mối quan hệ với các nhà cung ứng miền Bắc suy giảm, công ty phải mở rộng quan hệ cung ứng với các tỉnh Quảng Ngãi, Thanh Hoá và một số nhà cung cấp Trung Quốc thuộc các tỉnh giáp biên giới với Việt nam. Tuy nhiên mức sản lợng cung ứng chỉ mới đáp ứng đợc 75- 80% nguyên liệu cho nhà máy.
2.3.2.4.Kế hoạch sử dụng lao động
Trong giai đoạn vừa qua số công nhân đợc sử dụng nhiều nhất là khoảng thời gian từ tháng 4 đến tháng 10 năm 2006. Đây là khoảng thời gian mà doanh
Sơ đồ 13: Nguồn cung nguyên liệu của công ty giai đoạn2004-2005
Sơ đồ 14: Nguồn cung nguyên liệu của công ty giai đoạn 2007-2008
nghiệp đã huy động tối đa các nguồn lực cho sản xuất để gấp rút hoàn thành các đơn hàng gia công cho các đối tác kinh doanh. Số lao động mà công ty sử dụng trong giai đoạn này lên tới 105 ngời trong đó số lao động ký hợp đồng dài hạn là 45 ngời, số lao động ngắn hạn là 60 ngời. Do nhu cầu về nguồn lao động lớn để hoàn thành đơn hàng gia công nên trong thời gian đó công ty phải tổ chức sản xuất 3 ca, trung bình mỗi ca có khoảng 40 công nhân và đợc bố trí luân phiên. Việc tuyển nguồn lao động sản xuất tại địa bàn nhà máy là một lợi thế của công ty trong việc linh hoạt sử dụng nguồn lao động. Phần lớn nguồn lao động mà công ty sử dụng không đòi hỏi kỹ năng cao nên nguồn tuyển dụng là rất sẵn có, công ty cũng tốn kém ít chi phí hơn trong việc đào tạo việc cho công nhân. Vào khoảng thời gian cuối năm 2007, đầu 2008 công ty duy trì mức sản lợng 40 tấn/ ngày nên đã phải cắt giảm lao động và duy trì ở mức 15- 20 ngời với hình thức cho công nhân tạm nghỉ. Tuy nhiên có một vấn đề khó khăn phát sinh trong sản xuất đó là tình trạng nợ lơng ngời lao động của công ty trong thời gian qua ngày một tăng, đây là một điều bất lợi có thể làm giảm động lực lao động của công nhân sản xuất. Từ năm 2005- 2007, số tiền lơng mà công ty nợ ngời lao động đã tăng lên 25% ( quỹ lơng công nhân sản xuất mà doanh nghiệp còn phải trả cuối năm 2005 là 23.040.000 đồng, quỹ lơng công nhân sản xuất phải trả quý 3 năm 2007 là 28.800.000 đồng), công ty chỉ thanh toán 70% lơng cho ngời lao động.
Sơ đồ số 16: Tình hình sử dụng lao động giai đoạn 2006- 2007 2.3.2.5.Kế hoạch sửa chữa, bảo dỡng máy móc
Kế hoạch bảo dỡng máy móc thuộc nhóm hoạt động phụ trợ trong chuỗi hoạt động của quá trình sản xuất. Dù hoạt động này không trực tiếp tạo ra giá trị gia tăng cho công ty nhng nó lại rất quan trọng trong việc duy trì công suất của máy móc ở mức bình thờng khi thời gian hoạt động kéo dài. Xuất phát từ quan điểm đó công ty đã chủ trơng bảo dỡng định kỳ. Trong thời gian vừa qua đợc sự hỗ trợ kỹ thuật của các chuyên gia công nghệ Trung Quốc, sự trợ giúp kỹ thuật của các cán bộ giảng dạy tại trờng Đại học công nghiệp Hà nội, cuối tháng 12 năm 2006 công ty đã tổ chức bảo dỡng máy móc trong một tuần lễ. Đây là đợt bảo dỡng đầu tiên từ khi nhập công nghệ về sau khi hoàn thành 2 đơn hàng gia công và gặp sự cố kỹ thuật. Ngân sách dành cho việc bảo dỡng công nghệ đợc trích từ quỹ đầu t phát triển của công ty với số tiền là 30 triệu đồng bao gồm các khoản mục chi phí: Thay thế thiết bị, chi phí chạy thử, chi phí đi lại cho cán bộ, chi phí tiếp khách, tiền công. Dự kiến đến năm 2010 công ty sẽ có tổ chức một đợt bảo dỡng nữa nhằm đồng bộ với các dự án mở rộng nhà máy sản xuất.
2.3.3.Kế hoạch sản xuất ngắn hạn
2.3.3.1.Bố trí lao động
Nh đã đề cập ở trên, là một doanh nghiệp chế biến sử dụng công nghệ bán tự động nên việc bố trí lao động trong nhà máy là tơng đối đơn giản. Công nhân đợc bố trí ở hai giai đoạn là cân đong nguyên liệu và giai đoạn đóng bao ngoài ra còn lực lợng công nhân vận chuyển nguyên liệu, thành phẩm nhập kho. Để hạn chế sự chán nản trong lao động do làm đi làm lại một công việc, công nhân đợc thay đổi vị trí thờng xuyên sau mỗi ca. Tại khâu cân đong nguyên liệu trớc khi cho vào giai đoạn đầu của quy trình sẽ có 8 công nhân đảm nhiệm. Tại khâu đóng bao, cân thành phẩm sẽ do 6 công nhân tham gia đóng bao. Còn lại vận chuyển, và các hoạt động khác sẽ do 5-8 công nhân tham gia vận chuyển. Ngoài ra còn 2 công nhân theo dõi tình hình cung cấp điện cho nhà máy, kiểm tra mạng điện trớc khi máy móc bắt đầu làm việc. Thông thờng công nhân sẽ có một khoảng thời gian rảnh rỗi vào giờ đầu của ca sản xuất do khoảng thời gian từ khi mẻ nguyên liệu đầu tiên vào công đoạn chế biến đầu tiên đến khi đóng bao phải mất khoảng thời gian từ 45- 50 phút. Do vậy bộ phận công nhân cân đong nguyên liệu trớc khi sản xuất sẽ đợc bố trí trớc.
2.3.3.2.Kế hoạch xuất dùng nguyên liệu, lu kho thành phẩm
Quản đốc phân xởng dựa vào nhiệm vụ sản xuất trong ngày sẽ phân tích nhu cầu nguyên liệu cần để phục vụ cho sản xuất. Sau khi xác định đợc số lợng, chủng loại từng loại nguyên liệu cần cho sản xuất quản đốc sẽ thông báo cho thủ kho, thủ kho có nhiệm vụ sẵn sàng cho việc xuất kho và phải lên phòng kế toán thông báo cho trởng phòng kế toán biết. Quá trình xuất kho nguyên liệu cho sản xuất phải đ- ợc trởng phòng kế toán lập hoá đơn xuất kho và đến trực tiếp kho chứa để kiểm kê nguyên liệu tồn kho, xuất kho. Khi kế toán phát hiện sự thiếu hụt nguyên liệu tại kho so với sổ sách kế toán thì thủ kho là ngời đứng ra chịu trách nhiệm đối với giá trị nguyên liệu bị thiếu hụt. Phơng pháp xuất dùng nguyên vật liệu mà công ty lựa chọn là phơng pháp nhập trớc- xuất trớc nhằm tránh sự giảm chất lợng nguyên liệu do lu kho quá lâu. Nguyên liệu sau mỗi ngày xuất dùng đều đợc đối chiếu so sánh
giữa số liệu tồn kho thực tế và giá trị nguyên liệu trên sổ sách. Sau khi kết thúc ca sản xuất bộ phận lu kho sẽ đi kiểm kê giá trị, sản lợng sản phẩm sau đó sản phẩm đợc nhập kho và đánh dấu, phân loại lô hàng theo thứ tự thời gian, theo chủng loại. Đối với mỗi lần xuất kho đều có biên bản xuất kho về các nội dung: số lợng, chủng loại nguyên liệu xuất kho, những ngời có liên quan đến quá trình xuất kho. Thủ kho sẽ có một cuốn nhật ký hàng ngày để quản lý việc xuất dùng nguyên vật liệu ghi chép số lợng, chủng loại, mục đích xuất để bộ phận kiểm tra có cơ sở đối chiếu số liệu giữa các bộ phận. Về quá trình lu kho thành phẩm thì thành phẩm sau khi kết thúc ngày sản xuất, kế toán trởng sẽ có mặt để kiểm kê lợng thành phẩm nhập kho và thực hiện các bút toán của kế toán, phản ánh vào tài khoản. Sau đó thủ kho tiến hành phân loại sản phẩm và đợc công nhân vận chuyển, xếp chúng vào những khu đã đợc xác định trớc nhằm dễ dàng cho việc xuất kho thành phẩm để tiêu thụ. Đối với một số đơn hàng gia công gần đây thì sau khi kết thúc ngày sản xuất đơn vị bạn điều động phơng tiện vận tải đến và vận chuyển đi.
Sơ đồ17 : Trình tự xuất kho nguyên liệu của công ty.
Quản đốc phân x- ởng Xuất dùng Thủ kho Nguyên liệu Phòng kế toán Sản xuất
2. Thông báo 3.Thông báo