5. Xuất thẻ kho 4 Lập hoá đơn, chứng
3.1. Nâng cao chất lợng công tác nghiên cứu nhu cầu thị trờng và môi trờng kinh doanh
kinh doanh
3.1.1.Cơ sở lý luận của giải pháp
Thông tin trong việc lập kế hoạch sản xuất là rất quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến việc lập các kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh. Thông tin môi trờng kinh doanh gồm thông tin về nhu cầu sản phẩm (số lợng, chủng loại, mẫu mã, chất lợng ) mà ng… ời tiêu dùng đang cần; thông tin về thị trờng nguyên vật liệu (sự biến động giá cả, chất lợng, số lợng nhà cung ứng); thông tin về hệ thống kênh phân phối; thông tin về các rủi ro (dịch bệnh, tác động của khí hậu, yếu tố tăng giá nguyên liệu, sự khan hiếm nguyên liệu ), thông tin về các đối thủ… cạnh tranh (số lợng đối thủ, thị phần của đối thủ cạnh tranh, năng lực tài chính); thông tin từ nội bộ công ty (năng lực công nghệ, năng lực về vốn, năng lực kho bãi, nguyên liệu, thành phẩm tồn kho ), thông tin từ phía pháp luật (luật lao động, luật… môi trờng ); thông tin về các dịch vụ thuê ngoài (vận tải, điện, n… ớc ) Việc… … nắm bắt đơc những thông tin về môi trờng kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp huy động, dự trù đợc các nguồn lực để huy động cho quá trình sản xuất, giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Hơn nữa việc lờng trớc đợc các vấn đề phát sinh dựa vào việc phân tích thông tin thu thập đợc sẽ giúp công ty chuẩn bị đợc các phơng án thay thế khi những tình huống có tác động xấu đến quy trình sản xuất mà doanh nghiệp có thể tính đợc xác suất xảy ra. Bản kế hoạch sản xuất là cách thức diễn đạt những công việc phải làm trong tơng lai và có ảnh hởng rất mạnh đến quá trình sản xuất trong thực tế. Khi lập kế hoạch sản xuất thì tính cập nhật của thông tin là rất
quan trọng và quyết định đến chất lợng của bản kế hoạch sản xuất. Một bản kế hoạch sản xuất có chất lợng thì thông tin liên quan đến quá trình sản xuất phải đầy đủ, chính xác và phải đảm bảo tính khả thi khi thực hiện. Hiện nay với nguồn thông tin đa dạng do thành tựu của công nghệ thông tin mang lại thì việc cập nhật thông tin tơng đối dễ dàng song cũng cần phải lựa chọn một cách thận trọng. Thông tin trong quá khứ càng xa thời điểm lập kế hoạch thì càng ít có tác động đến tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại và thờng mang tính chất tham khảo hơn là phục vụ cho việc lập kế hoạch kinh doanh. Trái lại thông tin càng gần thời điểm lập kế hoạch thì càng tác động mạnh đến quá trình sản xuất kinh doanh hiện tại do vậy đây mới thực sự là nguồn thông tin phục vụ cho quá trình lập kế hoạch. Một điều đáng lu ý nữa là thông tin trên từng thị trờng, từng khu vực địa lý cũng có phần khác nhau do điều kiện, tính chất của từng thị trờng là khác nhau. Chẳng hạn thông tin về nhu cầu thức ăn chăn nuôi tại Hoa Kỳ khác với nhu cầu thức ăn chăn nuôi tại thị trờng Việt nam hay thị trờng Trung Quốc; nhu cầu về thức ăn chăn nuôi ở thị trờng miền Bắc khác với nhu cầu thị trờng miền Nam do trình độ chăn… nuôi, quy mô chăn nuôi tại mỗi khu vực là khác nhau. Trái lại các thông tin bên trong doanh nghiệp, cán bộ lập kế hoạch có thể nắm vững và phân loại dễ dàng hơn để huy động thông tin lập kế hoạch sản xuất nh thông tin đợc cung cấp bởi các kế hoạch sản xuất, thông tin về thông số kỹ thuật của máy móc, thông tin từ bảng báo cáo tài chính của doanh nghiệp...
3.1.2.Cơ sở thực tiễn của giải pháp
Nền kinh tế thế giới hiện nay mang tính chất là một nền kinh tế tri thức- kinh doanh hiệu quả nhờ vào việc nắm bắt và xử lý tốt thông tin. Với ý nghĩa ấy, doanh nghiệp nào nắm bắt thông tin tốt, trớc đối thủ khác sẽ có lợi thế tuyệt đối trong cạnh tranh. Nền kinh tế mở cửa hội nhập của chúng ta đang dần dần tiếp thu những t tởng kinh doanh tiến bộ của các nớc phơng Tây. Đối với các nớc phát
triển, đặc biệt là Hoa Kỳ, các doanh nghiệp nớc này đã phát triển hệ thống thu thập và xử lý thông tin ở trình độ cao ở mức “tình báo thông tin”. Các doanh nghiệp Việt nam trong môi trờng kinh doanh hiện đại ngày nay cũng đã nhận thức đợc tầm quan trọng của thông tin trong kinh doanh nhng vẫn còn nhiều yếu kém và thiếu chuyên nghiệp trong thu thập và xử lý thông tin. Nói về tầm quan trọng của sự nắm bắt thông tin trong việc lập kế hoạch sản xuất thì vấn đề này đã xảy ra th- ờng xuyên đối với các doanh nghiệp Việt nam trong thực tiễn. Chẳng hạn, nắm đợc tình hình tiêu thụ sản phẩm thức ăn chăn nuôi sẽ giúp doanh nghiệp xác định đợc số lợng bao tồn kho và điều chỉnh số lợng bao trong quá trình sản xuất ở giai đoạn sau, từ đó có kế hoạch huy động lao động, nguyên vật liệu, nguồn vốn Việc thiếu… điện trong mùa hè tới chắc chắn sẽ làm gián đoạn quá trình sản xuất và ảnh hởng đến tiến độ sản xuất đơn hàng của công ty. Giải pháp dự phòng là thuê, mua sắm máy phát điện phục vụ sản xuất hay tăng ca, thuê thêm lao động, mua sắm thêm nguyên vật liệu, huy động máy móc, vốn để sản xuất gấp rút trong những tháng… này. Hay nắm bắt đợc những thông tin trong Bộ luật lao động sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lao động trong sản xuất mà không bị vi phạm luật lao động mà nhà nớc ban hành. Việc cập nhật tình hình dịch bệnh ở gia súc, gia cầm sẽ giúp công ty theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm và có kế hoạch sản xuất tăng hay giảm mức sản lợng, tránh lu kho làm ứ đọng vốn, giảm chất lợng do dự trữ quá hạn Đã có… rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt nam, đặc biệt là doanh nghiệp khối t nhân luôn ở thế bị động, kinh doanh kém hiệu quả thậm chí có thể bị thiệt hại lớn do thiếu thông tin và cha có kế hoạch sản xuất cụ thể. Hiện nay có nhiều phơng pháp nghiên cứu kinh doanh hiệu quả nh việc điều tra thị trờng trực tiếp (thông tin sơ cấp thu thập đợc thông qua các đại lý hay qua nhân viên của công ty trực tiếp đến cơ sở chăn nuôi), thông tin thứ cấp tham khảo từ các sở, bộ, nghành; thông tin từ báo, đài Tuy nhiên việc thu thập và xử lý thông tin cũng rất là tốn kém doanh…
nghiệp cần phải có kế hoạch chi tiêu cho hoạt động này tuỳ theo điều kiện tài chính của minh để thu thập và sử dụng thông tin một cách hiệu quả. Đối với công ty Quang Việt, sản phẩm của công ty không liên quan đến nhiều đến các đối tợng khách hàng nh trẻ em, phụ nữ, hộ gia đình (những khách hàng trực tiếp tiêu dùng sản phẩm của công ty) mà đối tợng sử dụng ở đây là các loại vật nuôi nên việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng sẽ ít tốn kém hơn. Phơng pháp nghiên cứu thông tin thị trờng mà nhiều doanh nghiệp đã từng sử dụng là dùng các công cụ thống kê nghiên cứu một nhóm nhỏ (mẫu nghiên cứu) từ đó suy ra đặc tính của nhu cầu tổng thể với mức tin cậy nhất định. Kết quả của nghiên cứu cần phải đợc so sánh với các số liệu trong quá khứ và tình hình hiện tại của ngành chăn nuôi để ớc lợng độ tin cậy của nghiên cứu. Nguồn thông tin sơ cấp có thể đợc nghiên cứu qua việc thu thập ý kiến khách hàng thông qua một nhóm nhân viên đến tận các hộ chăn nuôi để điều tra. Hiện tại công ty chỉ nên nghiên cứu trên một số thị trờng điển hình của khu vực, cụ thể là nên nghiên cứu trên 4 thị trờng chính là Hải Dơng, Hải Phòng, Bắc Giang, Hà Nội nơi có điều kiện chăn nuôi gia súc gia cầm ổn định và mỗi khu vực do một nhân viên đảm nhiệm. Quá trình nghiên cứu phải đợc diễn ra thờng xuyên, toàn bộ chi phí đi lại, ăn ở, phí giao dịch, tiền lơng cho nhân viên nghiên cứu công ty có nhiệm vụ phải thanh toán cho nhân viên và tất nhiên là phải lựa chọn nhân viên có t cách tốt, nhiệt tình, hăng hái với công việc. Nội dung của các thông tin nghiên cứu gồm: số lợng gia súc tại mỗi hộ gia đình, thời gian nuôi gia súc từ lúc mua giống đến khi xuất chuồng, mối quan tâm của các hộ gia đình đối với sản phẩm thức ăn chăn nuôi (giá cả, khuyến mại, chất lợng ), thu nhập… hàng tháng của hộ gia đình, lợi nhuận thu đợc sau một đợt gia súc xuất chuồng… Đối với các nguồn dữ liệu thứ cấp thờng mang tính dự báo vĩ mô nh tình hình chăn nuôi, tình hình dịch bệnh, quy hoạch phát triển ngành công ty có thể thu thập từ… các bài báo tạp chí, các ấn phẩm định kỳ từ cục chăn nuôi, cục thống kê bằng việc
duy trì đặt hàng thờng xuyên các ấn phẩm này. Ngoài ra còn một nguồn thông tin lớn nữa là nguồn thông tin từ Internet, đây là nguồn thông tin lớn, đầy đủ nhất trên mọi lĩnh vực sản xuất, thị trờng, sản phẩm, tri thức quản lý Tuy nhiên sử dụng… nguồn thông tin này công ty cần phải lu ý tính thời sự của thông tin, tính tin cậy của thông tin ( do ai, cơ quan nào phát hành ), nội dung của thông tin Tất cả… … các nguồn thông tin thứ cấp đều phải qua quá trình xử lý mới sử dụng đợc. Việc thu thập thông tin nói chung là khá tốn kém, công ty cần phải thu thập thông tin một cách hiệu quả, phải quán triệt t tởng làm đúng ngay từ đầu để tránh lãng phí do việc thu thập lại nguồn thông tin là khá phức tạp và tốn kém. Hàng năm công ty nên trích 0,5% lợi nhuận cho việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng và môi trờng kinh doanh của công ty.
3.1.3.Kết quả đạt đợc từ giải pháp
Nắm bắt đợc nguồn thông tin đầy đủ sẽ giúp công ty có một cái nhìn đầy đủ về diễn biến thị trờng thức ăn chăn nuôi qua đó tạo tiền đề quan trọng cho việc lập kế hoạch sản xuất. Trong những năm vừa qua công ty Quang Việt cha thực sự nắm bắt tốt thông tin, đội ngũ cán bộ chuyên môn hoá trong việc thu thập thông tin cha cao. Đây là một trong những yếu tố gây ra việc lập kế hoạch sản xuất thức ăn chăn nuôi của công ty cha bám sát tình hình thực tiễn điều kiện kinh doanh hiện tại dẫn đến việc huy động, sử dụng các nguồn lực cho sản xuất cha hiệu quả. Nâng cao vai trò của thông tin, cập nhật thông tin liên tục, tổ chức thu thập thông tin theo kiểu chuyên môn hoá sẽ góp phần nâng cao chất lợng công tác lập kế hoạch tại công ty TNHH Thơng mại Quang Việt. Cập nhật đợc nhu cầu của thị trờng, những biến động của môi trờng kinh doanh sẽ giúp công ty có kế hoạch huy động tất cả những nguồn lực của mình trong điều kiện cho phép để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Quan trọng hơn là công ty có thể dự đoán những khả năng có thể xảy ra trong điều kiện kinh doanh đã đợc dự báo, công ty có thể chủ động điều tiết sản
xuất, chuẩn bị các phơng án thay thế để tránh rơi vào thế bị động làm gián đoạn quá trình sản xuất trong khi đó đơn hàng cần thực hiện gấp rút. Đây là một điều thực sự có ý nghĩa đối với bản kế hoạch kinh doanh.
3.2.Gắn chặt kế hoạch sản xuất với năng lực sản xuất hiện tại