Trong 4 năm qua, các khoản phải thu của Công ty tăng nhanh đặc biệt là năm 2001 và năm 2002. Đây là vấn đề mà Công ty nhất thiết phải có biện pháp khắc phục, các khoản phải thu lớn là biểu hiện của tình trạng bị chiếm dụng vốn, nguy cơ nợ quá hạn gia tăng, ứ đọng vốn. Các chi phí liên quan đến các khoản phải thu làm cho hiệu quả sử dụng vốn lu động của công ty giảm. Việc thu hồi công nợ sớm sẽ nhanh chóng đa vốn quay vòng vào sản xuất kinh
doanh, tăng tốc độ luân chuyển vốn, tạo chủ động cho công ty trong việc thanh toán nợ, nhất là các khoản nợ vay có tính chất ngắn hạn.
Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trờng thì việc áp dụng chính sách tín dụng thơng mại đối với khách nh hiện nay là cần thiết, tuy nhiên một trong những yêu cầu đặt ra đối với công ty là phải xác định đợc các đối tợng cấp tín dụng thơng mại.
Các yếu tố cần chú trọng về đối tợng cấp tín dụng thơng mại:
- Phẩm chất t cách tín dụng của khách hàng hay tinh thần trách nhiệm của khách hàng trong việc trả nợ tốt hay xấu.
- Triển vọng phát triển kinh tế của khách hàng trong thời gian tới và xu thế phát triển ngành nghề của họ.
- Khách hàng là bạn hàng lâu dài hay chỉ mua sản phẩm một lần.
Trớc khi chấp nhận các khoản tín dụng thơng mại công ty cần chú trọng những bớc sau:
-Tăng cờng công tác thẩm định tài chính của khách hàng trớc khi tiến hành bán chịu: nh năng lực tài chính (thông qua một số kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian qua, thu nhập kỳ vọng trong thời gian tới, chiến lợc kinh doanh và tính khả thi của nó). Bên cạnh đó, công ty cũng cần nắm đợc tình hình ngân quỹ của khách hàng, để xác định thời hạn hợp lý nhất đảm bảo cho khách hàng luôn trong tình trạng sẵn sàng thanh toán nợ. Các chứng từ của các khoản phải thu phải đảm bảo phản ánh đầy đủ quyền và trách nhiệm của các bên, ng ời đứng ra chịu trách nhiệm phải đúng trong phạm vi thẩm quyền đợc phép phòng khi có rủi ro xảy ra công ty phải nhờ đến bên thứ ba nh: trờng hợp công ty cần gấp tiền thì có thể nhợng lại quyền đòi nợ cho ngân hàng dới dạng thơng phiếu.
- Xác định giá bán trả chậm hợp lý, giá bán phải đảm bảo bù đắp những rủi ro tiềm ẩn của khoản phải thu nh: rủi ro vỡ nợ, rủi ro giảm giá trị do ảnh hởng của lạm phát và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thu nợ.
+ Công ty nên thành lập bộ phận chuyên trong lĩnh vực thẩm định tài chính và theo dõi khách hàng.
+ Nhân viên tham gia quá trình thẩm định phải đợc tăng cờng đào tạo về chuyên môn và ý thức trách nhiệm, có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Nếu nhân viên nào xử lý không công minh, nh kết cấu với khách hàng thì công ty phải có biện pháp xử lý thích hợp.
Dù việc thẩm định của khách hàng có tốt đến đâu thì khoản phải thu khó đòi của khách hàng vẫn khó tránh khỏi. Do đó Công ty cần xem xét lại mức nợ phải thu và nợ khó đòi trên cơ sở hàng tháng để có những giải pháp thích hợp, xử lý đối với khoản nợ khó đòi: nh xử lý bằng quỹ dự phòng rủi ro, cũng nh làm cho tỷ lệ nợ khó đòi nằm trong tầm kiểm soát và duy trì ở mức độ thích hợp.
Bảng 33: Dự kiến các khoản phải thu năm 2003
Đơn vị : triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2002 năm 2003Dự kiến Chênh lệch Tỉ lệ tăng giảm %
Các khoản phải thu 13.838 9.607 -4.231 69,43
1.Phải thu khách hàng 12.667 8.236 -4.431 64,97
2.Trả trớc ngời bán 1.358 1.297 -61 9,55
3.Phải thu khác 377 484 107 131,88
4.Dự phòng phải thu khó đòi -564 -410 154 72,69
Nh vậy trong năm 2003 các khoản phải thu dự kiến giảm xuống còn 9.607 triệu đồng bằng 69,43% so với năm 2002, tơng đơng giảm 4.231 triệu đồng, trong đó đặc biệt khoản phải thu của khách hàng sẽ phải giảm xuống chỉ còn 8.236 triệu đồng, bằng 64,97% năm 2002 tơng đơng giảm 4.441 triệu đồng. Nh vậy với việc giảm đợc 4.431 triệu đồng, Công ty đã tiết kiệm đợc 4.431 x 0,1 ( lãi suất gửi ngân hàng) = 44,31 triệu đồng , nó sẽ góp phần làm tăng hiệu quả sử dụng vốn lu động của Công ty trong năm 2003.
Trong bộ phận này bao gồm: dữ trữ nguyên vật liệu, chi phí sản xuất sản phẩm dở dang, hàng hoá và thành phẩm tồn kho. Do tính chất mùa vụ, cũng nh chịu ảnh hởng của thời tiết, của đầu vào, lẫn đầu ra nên dự trữ là một điều cần thiết. Tuy nhiên dự trữ nh thế nào có hiệu quả mới đợc coi là câu hỏi cần đợc giải đáp.
Tuy rằng tổng lợng hàng tồn kho của công ty là không lớn nhng cơ cấu của hàng tồn kho biến động khá phức tạp cho nên cũng phải có những giải pháp thích hợp,để có lợng dự trữ từng mặt hàng hợp lý.
- Để xác định đợc mức dữ trữ hợp lý, tránh tình trạng dự trữ quá mức thì trớc khi tiến hành nhập Công ty cần lu ý một số vấn đề sau:
- Nghiên cứu thị trờng xuất nhập khẩu để quyết định mặt hàng nào nên đợc sản xuất và có khả năng sản xuất, quy mô sản xuất. Từ đó đi đến quyết định t- ơng tự về nguyên vật liệu và tìm các giải pháp cho nguồn cung ứng.
- Mức dự trữ nguyên vật liệu còn phụ thuộc vào các đặc tính của từng loại nguyên vật liệu: nếu là nguyên vật liệu mang tính chất mùa vụ cao, Công ty phải thu mua đủ lợng dự trữ cần thiết còn nếu nó thuộc loại thông thờng thì Công ty nên áp dụng mô hình EOQ dựa trên mức tiêu hao ớc tính. Nếu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hàng xuất khẩu theo đơn đặt hàng thì Công ty nên áp dụng ph- ơng pháp cung cấp kịp thời là phù hợp nhất.
Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ)
Khi sử dụng mô hình này ngời ta dựa vào các giả thiết quan trọng sau: + Nhu cầu phải biết trớc và nhu cầu không đổi
+ Phải biết trớc thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận đợc hàng và thời gian đó không đổi.
+ Lợng hàng của mỗi đơn hàng đợc thực hiện trong một chuyến hàng và đ- ợc thực hiện ở một thời điểm đã định trớc.
+ Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu nh đơn đặt hàng đợc thực hiện đúng hạn.
Nếu ta gọi:
D - nhu cầu hàng năm về loại hàng dự trữ Q - lợng hàng cho một đơn hàng
S - chi phí đặt hàng tính trên một đơn hàng
H - chi phí lu kho trung bình trên một đơn vị dự trữ trong năm d- nhu cầu sử dụng hàng ngày
d = D/số ngày sản xuất trong năm
L - thời gian vận chuyển một đơn đặt hàng
Khi đó: Clk (chi phí lu kho trung bình) = Q2 x H Cdh (chi phí đặt hàng) = QDx S
Mục tiêu của doanh nghiệp là tối thiểu hoá tổng các chi phí này Có TC = Clk +Cdh = Q2 x H + QD x S
Để TCmin ⇔ Q* = 2HDS
Ví dụ: Hàng năm Công ty cần D= 1.000m3 gỗ Pơmu H= 50 nghìn đồng/ 1m3; S= 400 nghìn đồng/ 1 đơn hàng.
Vậy lợng đặt hàng tối u của công ty là : Q*= 126,5 3 50 400 1000 2 m x x = Số lợng đơn hàng 8 5 , 126 1000 * = = = Q D N (lần) Và tổng chi phí dự trữ là:
5 , 324 . 6 50 2 5 , 126 400 5 , 126 1000 = + = x x TC (nghìn đồng)
Để đề phòng trờng hợp quy mô sản xuất tăng đột ngột hay tránh những giao động mạnh, Công ty có thể tiến hành dự trữ bảo hiểm nhằm duy trì tính liên tục của sản xuất kinh doanh và tận dụng đợc các cơ hội.
Hao hụt tự nhiên là đặc tính của nguyên vật liệu, do vậy Công ty cũng cần thờng xuyên tổ chức công tác kiểm kê, đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu.
+ Đối với dự trữ hàng hoá và thành phẩm tồn kho
Mở rộng thị trờng xuất khẩu sang các nớc thuộc khu vực Tây Âu và thị tr- ờng Mỹ, đặc biệt là các hàng đã qua chế biến. Đa dạng hoá thị trờng sẽ giúp Công ty giảm đợc rủi ro, bên cạnh đó Công ty cũng cần duy trì tốt mối quan hệ thơng mại với các thị trờng truyền thống.
Đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá nhằm giảm lợng hàng hoá tồn kho, Công ty cần tăng cờng tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế để giới thiệu sản phẩm và thông qua đó có thêm thông tin thị trờng để kịp thời có biện pháp điều chỉnh.
Hạn chế việc nhập hàng tràn lan, ồ ạt, nhập hàng phải dựa trên phân tích nhu cầu của khách hàng. Công ty cũng cần phải lựa chọn mặt hàng có tính chiến lợc để tập trung chuyên môn hoá nhằm tạo thế mạnh và tăng phát triển chiều sâu.
Rút ngắn thời gian làm thủ tục xuất nhập khẩu, vận chuyển: thủ tục rờm rà, vận chuyển mất nhiều thời gian, làm ứ đọng hàng hoá, giảm hiệu quả sử dụng vốn lu động. Vì vậy việc thực hiện tốt các thủ tục hành chính và lựa chọn phơng tiện vận tải hợp lý cũng là một vấn đề quan trọng trong kinh doanh thơng mại quốc tế.
Thiết lập các mối quan hệ theo hợp đồng với các nhà cung cấp để thuận tiện và chủ động trong hoạt động kinh doanh thơng mại theo hợp đồng.
Phải có đội ngũ nhân viên có năng lực thị trờng để tiếp cận với các nhà cung ứng và tổ chức khâu thu mua kể cả phơng tiện vận tải và quy mô một cách hợp lý nhất.
+ Đối với chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Thời gian sản xuất là thời gian mà vốn lu động tồn tại dới hình thức chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, cứ thêm 1 phút nó tồn tại thì cũng chính là thêm 1 phút cần để phần vốn lu động dùng trong sản xuất trở về trạng thái ban đầu. Để giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang thì Công ty cần phải:
- Bố trí hợp lý các phân xởng sản xuất trong dây chuyền sản xuất để giảm tối đa thời gian vận hành sản phẩm dở dang giữa các bộ phận.
- Không ngừng tiếp thu những phát minh mới về khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất, để rút ngắn thời gian sản xuất, đồng thời cũng cần tăng cờng độ làm việc của máy móc thiết bị và lựa chọn loại máy móc thiết bị có công suất cao.
- Trớc khi tiến hành sản xuất, Công ty cũng cần đặt kế hoạch cho từng đơn vị, từng bộ phận trong từng thời kỳ. Trong quá trình sản xuất, Công ty phải th- ờng xuyên đánh giá tình hình hoàn thành định mức của từng khâu, từng công đoạn trong dây chuyền. Có nh vậy thì mới kịp thời khắc phục những sai phạm và kịp thời cung ứng các yếu tố đầu vào.