II. Đánh giá công tác quản lý nhân sự của trường tiểu học Nguyễn Bá Ngọc, thành phố Yên bái.
1. Đánh giá công tác phân tích công việc
1.1 Nhận thức về phân tích công việc
Trước hết về nhận thức, hầu như từ cán bộ lãnh đạo tới các cán bộ giáo viên đều chưa có sự hiểu biết về phân tích công việc, chưa tiến hành phân tích công việc cho các vị trí trong trường. Chính vì thế nên chưa có các bản mô tả công việc, yêu cầu công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng vị trí.. Trên cơ sở “ Quyết định của Bộ Giáo dục và đào tạo về việc ban hành Điều lệ trường tiểu học” , toàn bộ nội dung phân tích công việc được gói gọn trong bản “ Quy chế làm việc trường tiểu học Nguyễn Bá Ngọc, thành phố Yên Bái” ( Xem phần phụ lục )
1.2 Các quy định chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cho cá nhân và bộ phận phận
Trong bản “ Quy chế làm việc trường tiểu học Nguyễn Bá Ngọc, thành phố Yên Bái”, nội dung được chia thành ba phần.
- Phần thứ nhất là: Nguyên tắc xây dựng quy chế làm việc dựa trên cơ sở các văn bản pháp quy của Nhà nước, của ngành, của Phòng Giáo dục và đào tạo , thành phố Yên bái - Đảm bảo thực hiện được các nội dung công việc chủ yếu và là căn cứ để đánh giá xếp loại cán bộ nhân viên trong năm học của trường.
- Phần thứ hai gồm các tiêu chuẩn về phẩm chất đạo đức, công tác chuyên môn của giáo viên ( Sẽ trình bày kỹ trong phần đánh giá thực hiện công việc)
- Phần thứ ba, bản quy chế nêu các nhiệm vụ của các thành viên trong trường:
● Hiệu trưởng
- Có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch năm học - Tổ chức bộ máy của nhà trường
- Phân công quản lý, kiểm tra công tác của giáo viên - Quản lý hành chính, tài chính của trường
- Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ
- Quản lý chung các hoạt động của học sinh • Hiệu phó
- Phụ trách về chuyên môn
- Phụ trách thư viện và thiết bị dạy học
- Thực hiện và chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về những việc được phân công.
- Thay mặt hiệu trưởng điều hành hoạt động khi được uỷ quyền • Các tổ giáo viên chuyên môn
- Xây dựng kế hoạch chung của tổ, hướng dẫn xây dựng và quản lý kế hoạch cá nhân của tổ viên theo kế hoạch dạy học, phân phối chương trình và các quy định khác của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả giảng dạy và giáo dục của giáo viên theo kế hoạch của nhà trường
- Đề xuất việc khen thưởng, kỷ luật đối với giáo viên - Giúp hiệu trưởng chỉ đạo các hoạt động giáo dục khác - Tổ chuyên môn sinh hoạt mỗi tuần một lần.
• Bộ phận hành chính kế toán
- Trưởng ban lao động: Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch lao động và tổ chức thực hiện kế hoạch theo tuần, tháng, năm. Trực tiếp phân công theo dõi đôn đốc kiểm tra
- Nhân viên hành chính - kế toán: Đảm bảo tính toán đúng, đủ lương và các chế độ khác cho cán bộ giáo viên của trường
- Thu chi đúng nguyên tắc tài chính quy định
- Quản lý con dấu, cấp giấy giới thiệu theo đúng thủ tục - Theo dõi công văn đi đến và gửi đúng địa chỉ
- Quản lý hộ sơ học sinh
- Vệ sinh, sắp đặt ngăn nắp nơi hội họp và các phòng khác • Bộ phận thư viện
- Quản lý tốt sách và các thiết bị giảng dạy - Giúp các giáo viên chuẩn bị đồ dùng dạy học
- Tổ chức giới thiệu sách báo cho giáo viên và học sinh
- Chịu trách nhiệm trước nhà trường về bảo quản tài sản Sách giáo khoa và thiết bị giảng dạy
• Bộ phận y tế học đường
- Chăm lo đến công tác vệ sinh, phòng dịch bệnh cho cán bộ giáo viên công nhân viên và học sinh
- Trực tiếp theo dõi, kiểm tra tổ chức thực hiện vệ sinh học đường, vệ sinh an toàn thực phẩm
• Bộ phận hoạt động đội
- Phụ trách đội thiếu niên tiền phong
- Xây dựng các công tác bề nổi của nhà trường, tổ chức các phong trào thi đua trong giáo viên và học sinh, giúp cho hiệu trưởng trong công tác đội thiếu niên tiền phong.
Như vậy, có thể nói, nhà trường cũng đã có xác định được chức trách, nhiệm vụ , tiêu chuẩn cho các loại lao động, từ hiệu trưởng, hiệu phó, tổ trưởng chuyên môn, giáo viên và nhân viên, nhưng còn rất sơ sài, chung chung cho loại đối tượng mà không chi tiết cụ thể cho từng vị trí, từng công việc của từng người trong trường.Toàn bộ phân tích công việc cho các vị trí trong trường được gói
gọn trong một bản quy chế làm việc của trường, chỉ 5 trang giấy A4. Không tách riêng thành các bản mô tả công việc, yêu cầu công việc và tiêu chuẩn cho từng công việc. Chính vì thế nên các nhiệm vụ, yêu cầu, tiêu chuẩn cho các vị trí công việc còn chưa được chi tiết, cụ thể. Điều đó sẽ khó khăn cho người lao động nhận biết đầy đủ, chính xác, hiểu rõ được nhiệm vụ, công việc chi tiết mình cần phải làm, tiêu chuẩn cụ thể mình cần đạt được, và sẽ khó khăn cho các hoạt động quản lý nhân sự khác, nhất là trong công tác đánh giá thực hiện công việc.
1.3 Nguyên nhân hạn chế
Hạn chế về quá trình xây dựng và thực hiện phân tích công việc như đã nêu trên, là do các nguyên nhân sau:
- Trước hết, do nhận thức về phân tích công việc còn rất hạn chế, thậm chí một số cán bộ còn chưa hiểu phân tích công việc là gì. Do vậy họ chưa thể xây dựng và tiến hành phân tích công việc được
- Thứ hai, do không có cán bộ được đào tạo bồi dưỡng về kinh tế lao động hoặc quản trị nhân lực, có thể tham mưu, xây dựng và triển khai công tác phân tích công việc giúp cho lãnh đạo và cho nhà trường được.
- Thứ ba, có thể còn có ý nghĩ ngại khó trong việc triển khai phân tích công việc. Vì cho rằng, với những gì đã nêu trong quy chế làm việc của nhà trường là đã đầy đủ, là bản chất, là căn cứ đánh giá cán bộ nhân viên rồi, làm gì cho phức tạp, rắc rối thêm ..vv..
- Thứ tư, nếu có tiến hành phân tích công việc sẽ cần phải có đội ngũ các cán bộ giáo viên tham gia, rất khó khăn để có chi phí tiến hành thực hiện.
1.4 Ảnh hưởng tới các mặt của công tác quản lý nhân sự trong nhà trường trường
Phân tích công việc chưa tách bạch nhiệm vụ yêu cầu, tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí,nên người lao động không nắm được mình làm công việc này có đúng là công việc của mình hay không, làm như thế nào mới hoàn thành nhiệm vụ công việc của mình, mà thậm chí biết là nhiệm vụ đó không phải chức năng của mình, nhưng do phân công mà vẫn phải làm, ví dụ như cán bộ kế toán, thủ quỹ cũng kiêm luôn việc tiếp khách, chuẩn bị nước nôi cho hội nghị vv… Người quản lý bộ phận cũng không nắm vững được nhiệm vụ, tiêu chuẩn cụ thể của nhân viên mình quản lý, nên việc theo dõi, xem xét đánh giá công việc của nhân viên dưới quyền mình là khó khăn, khi cơ sở kết luận kết quả thực hiện công việc chưa đầy đủ và rõ ràng cho từng vị trí công việc. Vì vậy, khi kết quả thực hiện công việc của người lao động còn hạn chế thì cả người quản lý bộ phận và người lao động không rõ là do trình độ chuyên môn hay ý thức trách nhiệm, để từ đó cho đào tạo, bồi dưỡng. Bởi vì chỉ nên cho đào tạo khi trình độ chuyên môn hạn chế, còn nếu do ý thức động lực yếu kém thì cần phải có động viên, nhắc nhở, cần thiết phải có biện pháp kỷ luật ở các mức độ khác nhau.
Vì những hạn chế của phân tích công việc, nên có ảnh hưởng đến các hoạt động khác của quản lý nhân sự, nhất là việc đánh giá thực hiện công việc, trả thù lao, xét các danh hiệu, khen thưởng theo từng học kỳ , năm học gặp khó khăn và thiếu chính xác.