II. Hệ thống mạng dạy học nhà trường
2. Sử dụng E-Mail Account (Electronic – Mail)
2.1. Lợi ích của E- mail đối với giáo dục và dạy học.
E- mail như là một công cụ liên lạc, nó có thể được sử dụng rất dễ dàng để cung cấp các hỗ trợ và hướng dẫn cho quá trình khai thác và sử dụng thông tin. Trong nhà trường E- mail trở thành công cụ để liên lạc giữ học sinh với nhau và giữa học sinh với giáo viên. Chúng dùng để hỗ trợ học sinh trong các khoá học chính khoá và không chính khoá, cho học sinh đăng ký các tài khoản trên mạng, và là công cụ đơn giản để giáo viên gửi các bài tập và thông báo đến học sinh của mình.
Sử dụng E- mail như là công cụ dạy học truyền thống cho các khoá học. E- mail đẫ chứng tỏ nó là công cụ tuyệt với cho việc liên lạc cả trong các khoá học truyền thống cũng như chương trình đào tạo trực tuyến. Có thể dùng E- mail cho liên lạc cá nhân hay quảng bá cho một nhóm lớn học sinh thông qua danh bạ riêng:
Học sinh có thể dùng E- mail để:
+ Đăng ký các khoá học từ các trường và trung tâm đào tạo + Gửi câu hỏi, thắc mắc đến giáo viên .
+ Đăng ký các công việc thực hiện
+ Trao đổi thông tin và chia sẻ tài nguyên giữa người học với nhau Giáo viên có thể dùng E- mail để:
+ Gửi thông báo về các khoá học.
+ Gửi các bài tập và yêu cầu đến các học viên
+ Gửi phản hồi về các kết quả công việc của học sinh hay nhóm học sinh
“ Việc sử dụng E- mail ở mọi nơi để chuyển tải các thông tin trong lớp học đã nâng chúng lên trở thành một công cụ được uỷ thác cho đào tạo” Jason Huett, International Journal of Instructional Technology & Distance Learning, June 2004
Tuy việc sử dụng E- mail rất dễ dàng nhưng việc viết một E- mail hiệu quả lại khó hơn nhiều, đặc biệt trong những trường hợp để tạo nên các phương tiện liên hệ với học viên. Các nghiên cứu khoa học cho thấy 55% kiến thức mà con người thu nhận được là từ các hành vi cơ thể, 38% là từ tiến nói, chỉ có 7% học được từ giấy tờ. Thực tế cho thấy sử dụng E- mail trong dạy học đã nây sinh một số vấn đề như:
Với khả năng phân phối mạnh của E- mail thì đồng nghĩa với nguy cơ ngập lụt E- mail ngày càng cao.
Sự quá tải E- mail từ các học sinh mà giáo viên không thể trả lời ngay lập tức vì thời gian và khả năng truyền tải trực tiếp của phương tiện này như mong muốn của học sinh. Trong khi đó giáo viên muốn đảm bảo rằng các học sinh của mình có thể hồi đáp các thông báo của bài học trong khoảng thời gian nhất định (24 – 48 h) sau khi nhận được E- mail. Nếu thời gian để trả lời E- mail kéo dài hơn, học sinh cần được nhắc nhở. Phương án tối ưu là thiết lập một chương trình trả lời tự động với khả năng phúc đáp ngay lập tức cho người gửi rằng “ Tôi đã nhận được E- mail của
bạn và bạn có thể chờ trong khoảng thời gian nhất định nào đó đẻ có được câu trả lời”
Vì vậy, muốn E- mail trở thành công cụ dạy học, giáo viên và học sinh cần được hướng dẫn cách sử dụng e –mail như là công cụ dạy học hữu hiệu.
2.2. Các thao tác làm việc với E - Mail
Mở tài khoản E – Mail
- Bước 1: Khởi động Outlook - Express.
+ Nhấp vào outlook - express trên màn hình
+ Nếu đang duyệt wed bằmg Internet Explorer, chọn Go - mail - Bước 2: Chọn Tools / Accounts mở hộp thoại Internet accounts.
- Bước 3: Nhấp nút Add, chọn mail,Internet Connection Wizard bắt đầu hoạt động.
- Bước 4: Gõ tên hiển thị vào Display name. Đây là tên sẽ hiển thị ở cột From ở màn hình Inbox của người nhận thư lúc bạn gửi đi: không nhất thiết phải dùng User name, mà có thể dùng bí danh, tên đầy đủ , tên tắt. Nhấp next.
- Bước 5: Gõ địa chỉ Email address
Email address có dạng tổng quát : Local – part @domain name.
Trong đó: Local - part là user name hay users name còn domain ( tên miền, mỗi miền cách nhau một dấu chấm) là tên mạng của nhà cung cấp trung tâm thông tin mạng dịch vụ ISP ( Internet service provider). Domain cao cấp nhất là quốc gia, mỗi quốc gia được gán bởi tên miền riêng gồm hai chữ cái. Ví dụ : Mỹ (us), Canada (Ca), Pháp (Fr), Việt nam (Vn), Anh (uk), Nhật (jp).... trong mỗi quốc gia có 6 domain cao nhất
* Lưu ý: gõ đúng chính tả, không từ tiện viết hoa hoặc gõ cách quăn nhấp next
- Bước 6: Màn hình email server names đòi hỏi những thông tin mà bạn phải lấy từ ISP (Internet server provider) của mình. Gõ thông tin thích hợp vào 3 ô, rồi nhấp next.
- Bước 7: Trong màn hình internet Main logon. Gõ tên đăng ký tài khoản vào account name, gõ mật mã vào password, nhấp next.
- Bước 8: Nhấp finish đóng màn hình congratulations.
- Bước 9: Kết nối mạng, nhấp vào biểu tượng out look epress ở thanh tác vụ để khởi động lại chương trình.
Chọn Message - New message hoặc nhấn CTRL + N ; nhấp nút new mail; nhấp nút compose (phiên bản 4x) out look express mở cửa sổ soạn thảo thông điệp.
- Bước 1: Gõ địa chỉ email của người nhận chính vào dòng to; hoặc nhấp biểu tượng address book để chọn địa chỉ người nhận (nếu gởi nhiều người, phân các địa chỉ bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy).
- Bước 2: Gõ email của người sẽ nhận bản sao thư (nếu có) vào dòng Cc. Hoặc chọn từ address book.
- Bước 3: Gõ hoặc chọn địa chỉ người nhận bản blink copy vào dòng Cc ( người nhận ở địa chỉ này sẽ không biết gì về những người nhận khác( to và Cc) tuy nhiên nhận được bản sao thông điệp giống hệt).
- Bước 4: Gõ chủ đề thư vào supject.
- Bước 5: Gõ nội dung thư vào vùng soạn thảo ở cuối cửa sổ.
Trang trí thư
- Bước1: Định dạng thư.
+ Chọn tools - options - tapsend
+ Rich text (HTML) cho thông điệp chứa hình ảnh liên kết nét kiểu chữ đặc biệt
+ Plain text cho thư không chứa thành phần trên trong vùng mail sending format
+ Vào insert - File attachment - chọn tập tin - attach- out look express mở hộp attach để chèn tên, biểu tượng tập tin trên đoạn đầu thông điệp.
- Bước3. Thêm chữ ký vào thư (signature)
+ Chọn Tools - Options - Tap signatures - Next .
+ Gõ nội dung chữ ký vào hộp text. Hoặc chọn tập tin nhấp browse duyệt tìm tập văn bản hay tập tin HTML- nhập Apply - nhấp addsignature to all outgoing messages,chữ ký tự động chèn vào mọi thông điệp bạn gửi đi. Nếu xoá tuỳ chọn này lúc nào muốn ký, chọn insert -signature trước khi nhấp nút send- chọn thông điệp từ menucon signature.
- Bước 4:. Tạo và sử dụng danh thiếp.
+ Vào Tools - Options chọn Tabcompose + ở vùng Bussiness cards, chọn mail
+ Nhấp Edit điền thông tin cần thiết.
* Lưu ý: Từ windows 98 outlook express, muốn tạo chữ ký hoặc danh thiếp, bạn mở hộp thoại startionery, nhấp signature các bước tiếp thực hiện như windows 2000 outlook express.
- Bước 5: Dùng màu nền: Vào format - Background - color - màu nền cho thư.
- Bước 6: Dùng ảnh nền: Vào format - background - Picture - chọn ảnh có sẵn từ danh sách tập tin gõ tên tập tin vào hộp file (kể cả đường dẫn và phần mở rộng) - browse hình ảnh đã chọn sẽ được bịt đầy trang chứa thông điệp ví dụ: (C: \anh\anh or gif).
- Bước 7: Dùng âm thanh nền: Vào format - background- sound định rõ tên tập tin âm thanh (.wav,.snd,.au,.aif,.aifc,.aiff) hoặc nhấp browse để duyệt tìm.
- Bước 8. Định dạng thư: Phông chữ mặc định là Arial, không bỏ dấu tiếng việt. Muốn gõ tiếng việt bạn phải chọn phông VNI bách khoa tpHCM, Viet ware từ from trên thanh công cụ.
+ Khi áp dụng plain text, thư hiển thị phông chữ do chương trình email của người nhận quy định. Chọn HTML cho phép định phông chữ tuỳ ý. Khi soạn thảo thông điệp, nếu người nhận không cài phông chữ như người gửi thì có thể thay đổi phông chữ bằng cách sau: Vào Tools - font lựa chọn phông chữ OK
+ Dựa vào thanh công cụ để bạn quy định cỡ chữ, dạng chữ, màu chữ, vị trí trong thông điệp và nhiều xác lập quen thuộc khác.
- Bước 9. Chọn kiểu dáng thư: Vào Tools - options - comproes. ở vùng startioneri, chọn select - chọn kiểu dáng thư thích hợp từ danh sách( dựa vào ảnh xem trước ở khung bên phải) - nhấp Apply .
Gửi thư:
Khi soạn thảo, định dạng, kiểm tra thư xong, bạn nhấp send trên thanh công cụ hoặc vào file- send message cửa sổ đăng nhập connect to vnn hiển thị.
+ Mật mã trung tâm tin học bưu điện đã trao riêng cho bạn khi nối mạng, Ok.
Làm việc ngoại tuyến ( work offline).
Bạn có thể dùng out look Express soạn thư khi chưa kết nối với internet điều này giúp giảm chi phí mạng.
+ ở trong cửa sổ new message (compose), chọn file - work offline .Toàn bộ thư sẽ được đưa vào out box lúc này bạn nhấp nút send - recv, khi bạn connect và nhập send- recv sẽ tự động gửi đi.
+ Khi chưa kết nối với internet đang ở cửa sổ new message chọn file - send later.
Nhận thư
Trước khi đọc thư phải tải thư về từ e-mail server. Có thể out look express kiểm tra thư mới theo định kỳ, hoặc tự bạn thực hiện công việc vào thời điểm bất kỳ.
Lập biểu tự động tải thư về:
+ Chọn tools - options - Tab general.
+ Chọn check for new message everyminute(s)
+ Định thời gian các lần truy cập email server thông qua minutes. + Chọn play sound để out look express phát âm thanh mỗi khi có thư đến.
ải email thủ công:
+ Cách1: Nhấp send and Receive all trên thanh công cụ(sen / recv) + Cách2: Tools - send and receive - send and receive all.
+ Cách3: Nhấn CTRL + M.
Đọc thư
+ out look express đặt thư mới nhận vào inbox, nhấp inbook, cửa sổ danh sách hiện thư ( thư chưa đọc có dạng chữ đậm kèm theo phong bì khép kín) thư đọc rồi biểu tượng phong bì mở.