5.1 Nội dung thông tin
Nội dung thông tin một trong những khđu cơ bản vă quan trọng nhất của quâ trình thực hiện thông tin trong quản trị. Những nội dung thông tin chủ yếu trong quản trị kinh doanh thường lă:
* Thông tin đầu văo: Tình hình nguyín vật liệu, mây móc thiết bị, thị trường, tình hình cạnh tranh.
* Thông tin đầu ra: Tình hình kết quả kinh doanh.
* Thông tin phản hồi: Thông tin về phản ứng của nhđn viín, người thực hiện, quâ trình thực hiện, về phản ứng của đối thủ cạnh tranh.
* Thông tin về môi trường quản trị: Tình hình môi trường kinh doanh (phâp luật, chính sâch, thời tiết, khí hậu v.v...).
* Thông tin về câc đối tượng quản trị. Thông tin về nhđn sự, sản phẩm, marketing, tăi chính, chất lượng v.v...
* Thông tin về kết quả quản trị: Thông tin về lợi nhuận, năng suất hiệu quả, thị
phần, cạnh tranh v.v ...
* Thông tin về hoạt động quản trị: Thông tin về quâ trình ra quyết định, hoạch
Tùy từng trường hợp cụ thể nội dung thông tin có thể khâc nhau, nhưng nhìn chung nội dung thông tin trong quản trị thường được xâc định bởi mục tiíu vă nhu cầu về thông tin của những người muốn hay sẽ sử dụng nó. Để xđy đựng nội dung thông tin trong quản trị một câch khoa học người ta cũng thường phải tuđn thủ những yíu cầu chung sau đđy:
- Ngắn gọn - Chính xâc - Mạch lạc - Rõ răng - Đầy đủ - Khâch quan
Qui trình xđy dựng nội dung thông tin trong quản trị thường được thực hiện theo những bước dưới đđy:
- Xâc định mục tiíu
- Xâc định những yíu cầu cơ bản về nội dung - Chuẩn bị tư liệu
- Phâc thảo sơ bộ nội dung - Xem xĩt đânh giâ
- Sửa chữa vă hoăn chỉnh
5.2. Chất lượng của thông tin
Thông tin giữ một vai trò quan trọng trong câc hoạt động quản trị lă điều ai cũng biết, nhưng lăm thế năo để thông tin trong công tâc quản trị có hiệu quả lại lă một việc không đơn giản. Muốn thông tin có hiệu quả thì một điều chắc chắn lă chất lượng của thông tin vă câc hoạt động thông tin phải cao. Có thể khẳng định rằng, chất lượng thông tin có ảnh hưởng đến mọi hoạt động của quâ trình quản trị, đến hiệu quả kinh doanh, tới sự sống còn của doanh nghiệp. Vậy chất lượng thông tin lă gì? Đđy không phải lă một cđu hỏi để trả lời. Theo nhiều tâc giả, chất lượng thông tin lă mức độ thoả
mên nhu cầu về thông tin của những người sử dụng nó. Nó thể hiện ở câc mặt sau: mức độ thời sự, mức độ kịp thời, mức độ chính xâc, mức độ quan trọng v.v...
Muốn đânh giâ chất lượng người ta thường dựa văo câc tiíu chuẩn. Những tiíu chuẩn để đânh giâ chất lượng thông tin trong quản trị lă nhanh, chính xâc, kịp thời, bí mật,đầy đủ v.v...
Câc yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chất lượng thông tin: tiến bộ khoa học kỹ
thuật, con người, công nghệ, môi trường, phương phâp tổ chức v.v...
Phương phâp nđng cao chất lượng thông tin: Đầu tư công nghệ kỹ thuật mới,
đăo tạo vă sử dụng con người, tổ chức hệ thống khoa học, có cơ chế quyền lợi vă trâch nhiệm thích hợp v.v...
5.3. Hình thức thông tin
Con người gửi vă nhận thông tin thông qua câc ký hiệu, tín hiệu vă như vậy con người tiếp nhận thông tin cũng phải thông qua câc hình thức thông tin cụ thể của câc ký hiệu, tín hiệu đó. Khả năng tiếp nhận thông tin của người trong câc hoạt động về
quản trị phụ thuộc rất nhiều văo câc hình thức thông tin được sử dụng. Những hình thức thông tin chủ yếu trong quản trị thường lă bằng lời nói, chữ viết, ký âm hiệu, văn bản, điện thoại, thư tín v.v.. Muốn lựa chọn hình thức thông tin năo lă có hiệu quả
người ta thường căn cứ văo hiệu quả truyền thông vă hiệu quả kinh doanh, căn cứ văo khả năng của doanh nghiệp, căn cứ văo bản chất, ưu nhược điểm của từng hình thức, căn cứ văo nội dung vă tính bảo mật v.v.. của câc hình thức thông tin.
Giữa nội dung vă hình thức thông tin có những mối quan hệ chặt chẽ, đó lă quan hệ hai mặt của một quâ trình, bổ sung hợp tâc cùng nhau trong quâ trình truyền thông. Hình thức cần phù hợp với nội dung, hình thức phải đa dạng phong phú, sinh động mới chuyển tải hết nội dung.
Để hoăn thiện câc hình thức thông tin người ta phải căn cứ văo câc yếu tố ảnh hưởng chủ yếu đến chất lượng vă số lượng phong phú của câc hình thức thông tin lă: tiến bộ khoa học kỹ thuật, con người, môi trường, văn hóa, cơ sở vật chất, nhu cầu hoăn thiện, mức độ quan trọng v.v... Sử dụng vă khai thâc câc yếu tố vừa níu trong từng tổ chức quản trị để hoăn thiện câc hình thức thông tin lă một việc lăm không thể
bỏ qua vă không thể xem nhẹở câc tổ chức năy.