V. Quản trị thay đổi vă xung đột
5.1.Yếu tố gđy biến động
5.1.1. Yếu tố bín ngoăi
Gồm có thị trường, luật lệ Nhă nước vă những thay đổi kinh tế lă câc yếu tốảnh hưởng quan trọng đến tổ chức, thường có tâc động thúc đẩy sự thay đổi. Những điều kiện kinh tế mỗi địa phương như giâ nhđn công rẻ, giâ sinh hoạt thấp..cũng lă nhđn tố đưa đến việc thay đổi địa điểm của câc cơ sở sản xuất chẳng hạn.
5.1.2. Yếu tố bín trong
Những yếu tố bín trong gđy biến động có thể xuất phât chủ yếu từ những vận hănh bín trong tổ chức, hoặc phât triển từ những tâc động của những thay đổi bín ngoăi.
Một sự thay đổi về chiến lược luôn kĩo theo rất nhiều những thay đổi nội bộ. Nhđn lực cũng thường lă một yếu tố gđy biến động.
Phần lớn người ta không thích biến đổi nếu không có lợi cho họ, vì người ta cho rằng sự biến động đó lă sự không chắc chắn, lo lắng cho sự mất mât của bản thđn, vă sự tin tưởng rằng thay đổi không mang lại lợi ích tốt nhất cho tổ chức. Biến đổi có nghĩa lă thay thế câi đê biết bằng câi chưa thật hiểu thấu đâo, còn có nghĩa lă nghi ngờ. Người ta chống lại thay đổi còn vì lo sợ mất những gì họ đang có như địa vị, tiền tăi, quyền hănh, bạn bỉ, tiện nghi v.v.
Nguyín nhđn cuối cùng lă họ tin rằng sự thay đổi không phù hợp với mục tiíu vă quyền lợi của tổ chức.
5.1.3. Quâ trình thay đổi
Phải hiểu rõ tính chất phức tạp của quâ trình thay đổi thì mới có thể giảm bớt sự
chống lại biến đổi. Chỉ nghiín cứu sự biến đổi chưa đủ mă phải thấy quâ trình 3 bước lă ‘lăm tan băng’ tình trạng ổn định cũ, ‘thay đổi’ sang một tình trạng mới vă ‘đóng băng trở lại’ tình trạng mới cho nó tồn tại.
Ví dụ có một doanh nghiệp có ba cơ sở ở ba nơi, quyết định sâp nhập lă một. Quyết định thay đổi đó có nghĩa lă di chuyển 150 nhđn viín, bỏ bớt một số chức vụ vă thiết lập một số chức vụ vă thiết lập một cấp hệ chỉ huy mới. Một số nhđn viín không thể di chuyển được vì những lý do câ nhđn như đổi trường cho con câi, tìm bạn mới, người cộng sự mới, phđn định lại trâch nhiệm.v.v. thì chỉ còn câch xin thôi việc. Vì vậy để lăm giảm bớt lại sự khâng cự, phải có bước lăm ‘tan băng’ bằng câch gia tăng
động lực tiến tới, hạn chế động lực trì hoản hay kết hợp cả hai câch, chẳng hạn như
bằng câch dùng những kích thích như tăng lương, trả chi phí dọn nhă, cho vay có thế
chấp với lêi suất thấp, khuyín nhủ từng người. Sau đó có thể âp dụng bước lăm thay
đổi. Dưới đđy lă 6 chiến thuật đểđối phó với sự chống đối với thay đổi.
(1) Giâo dục vă thông tin: cho nhđn viín thấy vă hiểu rằng sự thay đổi lă đúng vă hợp lý, bằng những cuộc nói chuyện tay đôi, với nhóm... Câch năy chỉ có kết quả
nếu thănh thật vă tin tưởng trong quan hệ giữa nhă quản trị vă nhđn viín. Ngoăi ra cũng tính đến thời gian vă cố gắng phải có để xem chiến thuật năy âp dụng có lợi không.
(2) Tham dự: Người năo đê tham dự văo một thay đổi thì khó có thể chống đối, vì vậy phải để cho những người chống đối tham dự quyết định. Ngoăi ra, việc đó còn lăm cho quyết định có chất lượng hơn. Nhưng cũng có thể lăm cho quyết định xấu đi vă hao tốn thì giờ nếu nhă quản trị không chú ý đúng mức đến bước năy.
(3) Tạo dễ dăng vă hỗ trợ: Nếu sự sợ hêi vă lo lắng của nhđn viín cao thì phải dùng câch khuyín nhủ, huấn luyện những kỹ năng mới, hay cho nghỉ phĩp ngắn hạn có hưởng lương.
(4) Thương lượng: Nếu những người chống đối chỉ lă số ít vă vì những lý do câ nhđn thì có thể thương lượng với những công việc quan trọng hơn, được tổ chức đăi thọ chi phí tìm nơi ở cốđịnh trong trường hợp chuyển địa điểm.
(5) Vận động vă lôi kĩo: tức lă dùng ảnh hưởng một câch kín đâo để vừa động viín vừa đưa nhđn viín tham dự, không phải lă để có một quyết định tốt hơn mă để có sựđồng tình của họ.
(6) Cưỡng chế: dùng những lời đe doạ vă dùng âp lực để những người chống
đối phải chấp nhận thay đổi.
Tiếp theo đó lă bước ‘đóng băng trở lại’ trong đó có sự thay thế những lực lượng tạm thời bằng những lực lượng cốđịnh.
5.2. Kỹ thuật quản trị sự thay đổi
Ba loại đối tượng cho sự thay đổi lă con người, cấu trúc tổ chức vă kỹ thuật. Biến đổi nhđn sự, tức biến đổi thâi độ, kỹ năng, nguyện vọng của con người, nhận thức vă hănh vi. Thay đổi cấu trúc bao gồm những thay đổi tương quan quyền hănh, cơ chế
phối hợp, mức độ tập trung hoâ, tâi thiết kế công việc. Thay đổi kỹ thuật, có thể lă những thay đổi về câch xử lý công việc hoặc những phương phâp vă thiết bị sử dụng.
5.2.1. Xung đột
Xung đột liín quan tới những khâc biệt không thể dung hoă được, dẫn tới hình thức năo đó của sự can thiệp đối khâng. Xung đột bao gồm dạng nhỏ như sự can thiệp tế nhị, giân tiếp vă tự chủ, đến những dạng bộc lộ như đình công, phâ hoại vă chiến tranh.
Quan điểm cổđiển cho rằng xung đột biểu hiện một sự lệch lạc bín trong một tổ chức, trâi lại quan điểm hănh vi thì cho rằng xung đột lă một hậu quả tự nhiín không trânh được của bất cứ tổ chức năo. Quan điểm năy cũng cho rằng xung đột lă tai hại nín cần phải trânh.
Quan điểm tương tâc mới xuất hiện gần đđy cho rằng một số xung đột lă rất cần thiết cho một tổ chức hay một đơn vị có thể thực thi có hiệu quả. Quan điểm năy phđn ra 2 loại xung đột có lợi vă có hại cho chức năng (Hình 8.7). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tình huống A B C
Mức độ Thấp/ Tối ưu Cao
xung đột Không có
Loại Bất lợi cho Có lợi cho Bất lợi cho
xung đột chức năng chức năng chức năng
Thuộc tính Thờ ơ Có thể tồn tại Dễ phâ vỡ
nội bộ của Trì trệ Tính tự quyết Hỗn loạn
tổ chức Chậm thay đổi Luôn đổi mới Thiếu hợp tâc Thiếu ý tưởng mới
Mức hiệu quả Thấp Cao Thấp của tổ chức Hình 8.7. Xung Đột vă Hiệu Quả của Tổ Chức Hiệu quả hoạt động của tổ chức Mức độ xung đột A B C
Loại thứ nhất yểm trợ cho việc đạt được mục tiíu trong khi loại thứ hai lại lă những cản trở. Tuy nhiín, lăm thế năo để nhă quản trị nhận biết xung đột năo có lợi vă bất lợi cho chức năng? Trong thực tiễn quản trị, sự khâc biệt giữa 2 loại xung đột năy lă không rõ răng vă chính xâc. Cũng không có mức độ xung đột năo lă có thể được chấp nhận hoăn toăn hoặc không chấp nhận dưới tất cả mọi điều kiện. Một loại xung
đột vă mức độ xung đột có thể sẽ hỗ trợ cho sự hướng đến mục tiíu của một bộ phận năy trong tổ chức thì đối với bộ phận khâc hoặc cũng chính bộ phận đó văo thời điểm khâc sẽ ngăn cản việc đạt được mục tiíu. Sự thâch thức đối với những nhă quản trị
như trình băy trong Hình 8.7 lă họ muốn tạo ra một môi trường trong tổ chức hoặc đơn vị của họ mă sự xung đột đủ mạnh nhưng không cho phĩp xung đột đến câc cực điểm.
Điều năy có nghĩa lă không quâ nhiều vă cũng không quâ ít xung đột được mong đợi.
5.2.2. Nguồn gốc xung đột
Những nguồn gốc có thể gđy nín xung đột có thể kể:
ª Không hoă hợp về mục tiíu: Một tổ chức luôn luôn có sự bất đồng giữa câc nhđn viín vă câc bộ phận, những khâc biệt về mục tiíu đê đưa đến những xung đột giữa câc đơn vị.
ª Những quan hệ cấu trúc: tất cả những tổ chức bao gồm những phần lệ thuộc văo nhau, chính nó lă khả năng tiềm tăng của xung đột.
ª Những tăi nguyín hiếm: cũng gđy ra những xung đột khi những tăi nguyín năy không được phđn phối theo đúng yíu cầu của câc đơn vị.
ª Những sai lệch về thông tin: có thể lă do cố ý để dễ nắm được thế lực, cũng lă một trong những nguồn gốc tiềm tăng của câc xung đột.
5.2.3. Quản trị xung đột
Người quản lý thiết lập một mức xung đột mă họ cho lă tối ưu cho hoạt động hữu hiệu của họ rồi so sânh giữa mức thực tế vă mức mong muốn. Nếu chúng bằng nhau, đó lă mức tối ưu, không cần đến sự can thiệp. Nếu thực tế lớn hơn, cần phải cho nó giảm bớt bằng câch âp dụng biện phâp thích hợp để xử lý. Trong trường hợp ngược lại tìm câch kích thích nó.
TÓM LƯỢC
Chức năng lênh đạo được xem như lă một quâ trình tâc động đến con người, lăm cho họ thực sự sẵn săng vă nhiệt tình phấn đấu để hoăn thănh những mục tiíu của doanh nghiệp. Người lênh đạo giỏi phải lă người nắm được bản chất của con người, biết kích thích động viín, biết khơi dậy động cơ thúc đẩy hănh động của họ.
Có những quan điểm vă giả thiết khâc nhau về bản chất, thâi độ vă hănh vi của con người. Edgar H. Schein đưa ra 4 mô hình khâc nhau: lợi ích kinh tế, xê hội, tự thđn
vận động vă phức hợp ; trong khi đó, Mc Gregor lại đưa ra hai hệ thống giả thiết lă thuyết X vă thuyết Y. Bín cạnh đó, câc nhă quản trị Nhật bản nhận thấy rằng trong thực tế không có con người năo hoăn toăn có bản chất như thuyết X hoặc thuyết Y, họ đề cập đến vấn đề năy bằng thuyết Z, mă thực tế quản lý theo tinh thần của thuyết năy
đê mang đến những thănh công to lớn cho câc doanh nghiệp Nhật bản. Nhưng không có mô hình đơn lẻ năo có thể giải thích một câch đầy đủ được tính phức tạp của bản chất con người.
Nhu cầu lă nguyín nhđn của hănh vi, của động cơ thúc đẩy nhưng nhu cầu cũng lă kết quả của hănh vi. Câc lý thuyết vềđộng cơ thúc đẩy bao gồm lý thuyết phđn cấp nhu cầu của Maslow, lý thuyết hai nhđn tố của Herzberg, lý thuyết hy vọng của Vroom vă động cơ thúc đẩy theo mô hình của Porter vă Lawler đê góp phần phđn tích câc yếu tố hình thănh nín động cơ thúc đẩy của con người trong hănh động của họ. Lênh đạo lă chìa khoâ thănh công trong quản trị. Lênh đạo vă động viín, kích thích có quan hệ mật thiết với nhau. Bín cạnh việc phải hiểu rõ câc lý thuyết vềđộng cơ thúc đẩy, nhă quản trị phải chọn lựa cho mình phong câch lênh đạo phù hợp trong những hoăn cảnh cụ thể, với những những đối tượng cụ thể.
Cuối cùng, để có thể giúp cho tổ chức có thể hoăn thănh câc mục tiíu đê đặt ra vă luôn phât triển, nhă lênh đạo còn phải quan tđm đến câc xung đột, giữ cho nó luôn ở
mức có thể kiểm soât được.
CĐU HỎI ÔN TẬP (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1. Bạn nghĩ sao khi có người cho rằng không thể có một lênh đạo năo tốt nhất cho mọi tình huống? Theo bạn, để chọn câch thức lênh đạo thích hợp, nhă quản trị nín căn cứ văo những yếu tố năo?
2. Phải chăng đa số câc tổ chức kinh doanh ở nước ta đê âp dụng khảo hướng tình huống ngẫu nhiín trong thực tế lênh đạo doanh nghiệp khi vận dụng biện phâp tình thế?
3. “Tất cả câc nhă quản trị đều có khả năng lênh đạo, nhưng không phải mọi nhă lênh đạo đều có khả năng quản trị”. Bạn có đồng ý với điều năy không?
TÌNH HUỐNG QUẢN TRỊ
Hiệu trưởng trường đại học kinh tế Z rất quan tđm đến việc nđng cao trình độ
của câc giảng viín của trường. Những năm qua, nhă trường đê không ngừng mở rộng sự hợp tâc quốc tế vă nhận được những nguồn tăi trợ tương đối cao từ câc nước như
Hă Lan, Bỉ, Nhật ... vă một số trường đại học nước ngoăi để đầu tư cho việc đăo tạo giảng viín. Nhiều giảng viín của trường đê được gởi đi đăo tạo ở câc trường đại học có tiếng trín thế giới. Những giảng viín năy đê hoăn thănh tốt việc học của họ vă không ít người trong số họ nhận được những bằng cấp từ thạc sĩ đến tiến sĩ loại ưu tú. Tuy nhiín, phần lớn số giảng viín năy lại không muốn về công tâc tại trường. Lý do giải thích cho việc rời bỏ nhă trường lă những giảng viín năy cho rằng cơ hội thăng tiến vă thu nhập trong trường lă tương đối thấp so với năng lực của họ. Để ngăn chặn tình trạng năy, trường đê yíu cầu những người được đề cửđi học phải ký bản cam kết phục vụ cho trường thời gian tối thiểu từ 5 đến 10 năm tùy theo bằng cấp đăo tạo (thạc sĩ hoặc tiến sĩ) kể từ khi học xong. Nếu người đi học không tuđn thủ đúng hợp đồng mă chuyển đi nơi khâc phải bồi thường những chi phí trong quâ trình đăo tạo mă trường đê cung cấp. Thế nhưng vẫn không ít giảng viín sau khi tốt nghiệp vẫn tìm kiếm những cơ hội lăm việc ở câc nước mă họ đê học hoặc lăm việc cho câc công ty có vốn đầu tư nước ngoăi.
Cđu hỏi
Đânh giâ những tổn thất của việc “chảy mâu chất xâm” hiện nay nói chung ở
Việt Nam vă của trường đại học Z nói riíng. Nếu lă trưởng phòng nhđn sự của trường, anh/chị sẽđề xuất những biện phâp như thế năo để giải quyết vấn đề năy? (Vận dụng lý thuyết thang nhu cầu của Maslow văo việc đưa ra câc giải phâp quản trị nhđn sự).
CHƯƠNG 9
KIỂM TRA
Kết thúc chương năy người học có thể:
1. Định nghĩa kiểm soât
2. Mô tả câc phương phâp kiểm soât 3. Hiểu được tiến trình kiểm soât
4. Mô tảđược hệ thống kiểm soât hiệu quả
5. Xâc định những vấn đềđạo đức trong kiểm soât