IV. TÀI LIỆU THAM KHẢO
5.Các kỹ năng làm việc nhóm
5.1. Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Vấn đề là gì: Vấn đề là một việc nào đó chưa rõ ràng, một khó khăn cần phải được
xác định hoặc một việc khó hoàn thành, khó giải quyết
- Các bước cơ bản để giải quyết một vấn đề:
Phân tích vấn đề: Đầu tiên là phải nhận diện vấn đề một cách tổng quát (vấn
đề đó là gì? Nó được nhìn nhận như thế nào dưới các góc độ khác nhau? ảnh hưởng của nó như thế nào?..), đây là bước đầu tiên cơ bản và quan trọng nhất quyết định các bước giải quyết về sau, được đi theo đúng hướng hay sai lệch.
Chọn lựa trong các giải pháp khác nhau: Khi phân tích vấn đề từ nhiều góc
độ khác nhau ta cũng khám phá các nguyên nhân xa gần của nó và một loạt giải pháp cũng xuất hiện để lựa chọn. Các ý kiến đóng góp sẽ được đưa ra và cả tập thể cùng mổ xẻ, phân tích, so sánh…các giải pháp, tìm ra các ưu khuyết điểm của chúng để tìm ra một giải pháp tối ưu nhất. Nó phải hội tụ được những điều kiện sau: đáp ứng cao nhất những đòi hỏi cần thiết về khía cạnh của từng vấn đề và có tính thực tiễn, tính khả thi.
Lấy quyết định: Sau khi xác định vấn đề một cách cụ thể hơn qua phân tích,
đưa ra nhiều giải pháp khác nhau. Lấy quyết định chính là chọn giải pháp tìm những bước đi phù hợp nhất và thực hiện chúng. Sau đó người trưởng nhóm phải cụ thể hóa những quyết định qua sự phân bố, sắp xếp hợp lý các thành viên có khả năng tham gia và giải quyết vấn đề theo hướng đã định. Lấy quyết định là một khâu chứa đựng không ít nguy cơ vì khó tiên đoán trước hậu quả. Do đó việc
Giám sát kết quả: Khi lên một kế hoạch hành động người ta luôn đưa ra các mục tiêu cụ thể, đo đếm được.
Điều chỉnh kế hoạch
5.2. Kỹ năng xử lý mâu thuẫn - Định nghĩa: - Định nghĩa:
Mâu thuẫn là sự bất đồng hay tranh chấp xảy ra giữa hai bên (cá nhân với nhau, cá nhân trong một nhóm, các nhóm trong một tổ chức hay cơ quan) khi:
- Có sự khác biệt về nhu cầu, giá trị, mục đích, tính cách hay phương pháp làm việc hoặc có sự tranh chấp các nguồn lực hạn hẹp (quyền lực, tiền bạc, thời gian, không gian, vị trí xã hội…)
- Hoặc hành động của một cá nhân nhằm đạt đến mục đích tối đa nhu cầu hay lợi ích của mình lại hạn chế, cản trở hoạt động của người khác cũng muốn đạt đến lợi ích của họ.
Mâu thuẫn là không tránh khỏi, mâu thuẫn có thể là do trục trặc trong tổ chức nhưng có những mâu thuẫn là nguồn gốc của sự thay đổi để tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn. Do vậy, không nên trấn áp hay tiêu diệt mâu thuẫn mà “quản lý” nó nhằm giảm đến tối thiểu các khía cạnh tiêu cực và phát huy tối đa các mặt tích cực có lợi cho tổ chức.
- Quản lý mâu thuẫn
Quản lý mâu thuẫn tốt là cách củng cố sự hợp tác giữa các thành viên, một điều hết sức cần thiết cho hiệu quả hoạt động của nhóm hay tổ chức. Nó sẽ khiến mọi thành phần cam kết hành động vì mục đích chung và nhất là làm tăng khả năng giải quyết vấn đề của đơn vị.
Các chiến lược giải quyết mâu thuẫn: Người ta thường có năm cách ứng phó với mâu thuẫn, đó là: rút lui, áp đảo, xoa dịu, thỏa hiệp, đối đầu. Tất cả chúng ta đều gặp mâu thuẫn và đã tìm cách ứng phó với nó bằng cách này hay cách khác. Trong giải quyết mâu thuẫn chúng ta cố gắng dung hòa hai yếu tố:
+ Đạt được nhu cầu hay mục đích + Củng cố các mối quan hệ tốt đẹp - Bốn bước giải quyết mâu thuẫn
+ B1: Làm rõ mâu thuẫn (thước đo, tiêu chí): cần làm rõ vấn đề để tất cả các thành viên cùng hiểu và thống nhất tiêu chí.
+ B2: Tìm thời điểm giải quyết: lựa chọn thời gian phù hợp, tránh lúc nhạy cảm không để mẫu thuẫn có thể trầm trọng hơn.
+ B3: Xác định và lựa chọn giải pháp: cần xác định các giải pháp khả thi, phân tích từng giải pháp và lựa chọn giải pháp tối ưu nhất.
+ B4: Theo dõi và kiểm tra giải pháp: cần đảm bảo giải pháp có hiệu quả trước mắt và lâu dài.
- Mâu thuẫn trong nhóm nhỏ
Trong sinh hoạt nhóm luôn có mâu thuẫn giữa cá nhân nhóm viên hay tiểu nhóm do cá tính hay quyền lợi. Mâu thuẫn có thể ngấm ngầm hay bùng nổ.
Người trưởng nhóm giỏi là người nhạy bén đủ để cảm nhận, phát hiện mâu thuẫn khi nó còn ngấm ngầm và khéo léo đưa nó ra ánh sáng để cả nhóm cùng giải quyết. Muốn được như vậy người trưởng nhóm phải có thái độ khách quan, công bằng và vì lợi ích chung. Đồng thời phải hết sức nhẹ nhàng với các đối tượng liên quan.
5.3. Kỹ năng lãnh đạo nhóm 5.3.1. Người lãnh đạo nhóm 5.3.1. Người lãnh đạo nhóm
a. Những kỹ năng và phẩm chất cần có của một nhà lãnh đạo nhóm
- Kỹ năng làm việc với mọi người: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Khả năng gây ảnh hưởng đến người khác: phải thuyết phục được người khác
nghe theo sự chỉ dẫn của mình: đòi hỏi sự khéo léo, tài ngoại giao và một số kỹ năng làm việc khác.
+ Khả năng khơi dậy niềm tin ở người khác: Bằng cách làm gương
+ Biết lắng nghe: Trong mọi cuộc thảo luận, họp nhóm cần phải lắng nghe ý kiến của các nhóm viên thay vì việc lấn lướt và áp đặt họ, như vậy hiệu quả làm việc sẽ cao đồng thời phát huy được sự tích cực, tinh sáng tạo của các thành viên.
+ Bộc lộ sự tin tưởng vào tập thể: luôn sẵn sàng trao lại quyền lực, quyền hạn và trách nhiệm cho tập thể.
+ Đánh giá công trạng đúng người: thay vì cho rằng công trạng đều là của người lãnh đạo.
+ Luôn sát cánh với tập thể trong những lúc khó khăn: không chối bỏ trách nhiệm khi gặp khó khăn.
+ Luôn cung cấp thông tin kịp thời cho nhóm - Phẩm chất cá nhân tốt
+ Tính kiên định: đóng vai trò rất quan trọng khi một tập thể có sự khác biệt về chính kiến và quan điểm.Tính kiên định giúp nhà lãnh đạo có thể vượt qua được những khó khăn và trở ngại.
+ Tính đáng tin cậy: Khiến tập thể luôn tin tưởng và không bao giờ phải thất vọng: Họ là những người mà lời nói và việc làm luôn đi liền với nhau. Một người lãnh đạo đáng tin cậy sẽ giữ đúng lời khi hứa khen thưởng cho tập thể và là người luôn ở cạnh bạn khi bạn cần.
+ Lòng chính trực: Là sự trung thực và ngay thẳng, đó còn là sự tôn trọng những quy tắc đạo đức. Một người lãnh đạo chính trực là người không gian lận và luôn đi theo lý tưởng của họ.
+ Công bằng: Để cư xử công bằng, bạn cần phải công tâm và không thiên vị trong
cách cư xử với người khác. Sự bất công luôn là nguyên nhân dẫn đến sự bất bình trong nội bộ.
+ Nhất quán: Không dao động, không thay đổi, giữ vững lập trường của bạn trước
mọi hoàn cảnh.
+ Quan tâm chân thành đến người khác: yêu quý và hòa đồng với mọi người
- Kỹ năng quản lý: Có khả năng tổ chức và điều phối, giao tiếp tốt cũng như biết hỗ trợ và khuyến khích nhóm.
- Có bề dày thành tích: Một người lãnh đạo giỏi thường luôn dễ nhận ra khi nhìn vào bề dày thành tích mà họ đã gặt hái được. Điều này tạo ra sự tôn trọng ở cấp dưới, đồng thời cũng mang lại sự tự tin cho bản thân người lãnh đạo.
b. Trách nhiệm và vai trò của một người lãnh đạo trong nhóm:
- Trách nhiệm đối với công việc: Đạt được mục tiêu công việc là trách nhiệm chính
và hàng đầu của người lãnh đạo nhóm vì công việc được phân công là các lý do chính để tổ nhóm tồn tại. Ban GĐ công ty trông chờ người lãnh đạo nhóm có thể đảm bảo công việc của nhóm được hoàn thành. Và các thành viên trong nhóm thì mong muốn người lãnh đạo sẽ dẫn dắt họ vượt qua khó khăn để hoàn thành công việc.
- Trách nhiệm đối với từng cá nhân:
+ Hỗ trợ và khuyến khích mỗi cá nhân trong nhóm: Khi bạn là thành viên trong một nhóm, một trong những điều quan trọng nhất là bạn không đơn độc. Trong một nhóm hoạt động tốt, mỗi thành viên trong nhóm có thể mong đợi sự hỗ trợ và khích lệ từ những thành viên khác, để có được điều này trước tiên người lãnh đạo phải là người tiên phong, luôn luôn sẵn sàng để có thể giúp đỡ, hướng dẫn và hỗ trợ các cá nhân trong nhóm. Điều này đòi hỏi cách tiếp cận tích cực và chia sẻ hơn bất kỳ kỹ năng quản lý nào khác.
+ Phân công công việc phù hợp: phù hợp với khả năng của từng cá nhân: Không quá dễ (thường gây nhàm chán vì họ không có điều kiện để sử dụng hết năng lực và kỹ năng của mình), không quá khó (dễ gây áp lực, trở nên mất tự tin và không vui với cv). Một cv phù hợp lý tưởng sẽ thử thách cá nhân, và mang lại cho họ cgiác hưng phấn và chiến thắng khi đạt được thành công trong công việc.
+ Giải thích rõ vai trò của từng cá nhân đối với công việc chung của nhóm: Sự mâu thuẫn và mơ hồ về vai trò là điều thường gặp, và đây là nguyên nhân gây ra những vấn đề nghiêm trọng trong nhóm (Tôi là ai? Vị trí nào phù hợp với tôi? Tôi sẽ phải làm gì? Tôi sẽ đi theo hướng nào? Đó là những câu hỏi mà các cá nhân trong nhóm sẽ đặt ra khi họ không biết rõ vai trò của họ trong nhóm. Nhiệm vụ của người trưởng nhóm là phải làm sáng tỏ những câu trả lời này).
+ Đánh giá cách thực hiện công việc của từng cá nhân
+ Bảo vệ cá nhân: Các cá nhân cần được bảo vệ trước những thành viên khác trong nhóm, trước những nhóm khác, hay trước những tác nhân bên ngoài.
- Trách nhiệm đối với cả nhóm:
+ Bày tỏ tâm huyết đối với nhóm
+ Lập ra và thỏa thuận các mục đích, mục tiêu chung và cụ thể. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Bảo đảm các tiêu chuẩn và chuẩn mực chung của nhóm luôn được duy trì + Hỗ trợ cho nhóm khi gặp khó khăn
+ Đại diện cho cả nhóm trước lãnh đạo cấp trên + Đại diện cho lãnh đạo cấp trên trước nhóm
+ Phong cách độc đoán (độc tài): Người lãnh đạo là người có quyền lực tối đa, quyết định tất cả và chi phối đến toàn bộ hoạt động của nhóm. Họ chủ yếu tập trung vào công việc, vào quyền lợi vật chất xem nhẹ yếu tố tình cảm và không quan tâm đến nhu cầu của nhóm viên. Dẫn đến một trong hai kết quả đối nghịch sau:
Các thành viên lắng nghe, đón nhận sự ra lệnh, chỉ huy tối cao của người đứng đầu nhóm và điều này có thể hình thành một thói quen luôn an phận, tin tưởng một cách tuyệt đối vào người đứng đầu. Năng suất lđ luôn được duy trì và nâng cao vì các thành viên chỉ biết làm việc một cách máy móc dưới sự điều khiển của chế độ độc tài.
Sự cam chịu của các thành viên đối với lối xử bất công, đầy áp đặt của người trên đối với kẻ dưới, luôn tạo ra không khí hoạt động đầy nghi ngờ và thù nghịch. Khi vượt quá giới hạn chịu đựng của họ, nó sẽ bộc phát công khai những phản đối, kháng cự, có thể dẫn tới đấu tranh.
+ Phong cách dân chủ: Người lãnh đạo luôn lắng nghe, tham khảo ý kiến của nhóm
viên trước khi quyết định. Nhóm có hình thức tổ chức dân chủ là nhóm hoạt động theo phương thức bình đẳng giữa người đứng đầu nhóm và các thành viên tham gia. Người đứng đầu phải luôn đảm bảo yếu tố tình cảm được xem trọng so với quyền lợi vật chất. Những ý kiến đóng góp, xây dựng, bổ sung, phê bình…về các hđ nội bộ giữa các thành viên lẫn nhau luôn được khuyến khích, tôn trọng một cách công bằng và khách quan nhất có thể.
+ Phong cách mặc kệ (vô chính phủ): Nhóm viên muốn làm gì thì làm. Nhóm có hình thức tổ chức phi chính phủ hoàn toàn đối nghịch với nhóm có tổ chức độc tài. Người đứng đầu hoàn toàn không có quyền, vì thế nhóm không hoạt động theo một chương trình, hoặc điều lệ, nội quy nào, mà all thành viên đều suy nghĩ, hành động tùy tiện theo ý của cá nhân mình. Các hđ của nhóm sẽ không mang lại kết quả tốt đẹp vì các thành viên luôn sống trong bầu không khí mất trật tự và không có một đường lối tổ chức thống nhất. Trong thực tế, thường gặp tình trạng vô chính phủ ở các nhóm, tổ chức…sau một thời gian hoạt động đã không hoạt động có hiệu quả, dẫn đến năng suất lao động ngày càng kém, nội bộ mất đoàn kết, gây chia rẽ, giải thể nhóm, tập thể đó.
5.3.2. Kỹ năng lãnh đạo nhóm
Lắng nghe, phản hồi, thuyết phục, thúc đẩy, giám sát và hỗ trợ.
5.4. Kỹ năng điều hành thảo luận nhóm
a. Nhóm họp – một công cụ làm việc của thời đại cần được sử dụng đúng cách.
Một trong những đặc điểm sinh hoạt của loài người ngày nay là nhóm họp. Họp trong học tập, trong quản lý, trong vui chơi, trong sinh hoạt chính trị, văn hóa, xã hội…Nhưng hội họp cũng trở thành một căn bệnh làm nặng guồng máy, tốn tiền của, sức người mà lắm khi hiệu quả chẳng là bao. Một trong các lý do có thể là công cụ này chưa được sử dụng đúng chỗ, đúng quy cách. Không kể những đại hội, những hội nghị lớn để biểu quyết những vấn đề chính trị, khoa học quan trọng, trong sinh hoạt học tập và quản lý thường ngày, ta có nhiều mục tiêu khác nhau khi cần quy tụ một số người: thông tin, thuyết phục, thu thập ý kiến, lấy quyết định… Cho từng mục tiêu, đối tượng quy tụ, phương pháp thực hiện, đặc điểm người chủ trì phải khác nhau:
- Để phổ biến kiến thức, thông tin về một vấn đề cần có thời gian nghiên cứu, phát tài liệu cho đối tượng là tốt nhất, không cần phải họp.
- Thông tin nội bộ cơ quan, có khi một thông báo viết, một văn thư lại “chắc chắn” hơn một thông báo miệng trong buổi họp mà người nghe, người không.
- Đối với một vấn đề khoa học nóng bỏng, sự tiếp xúc với thuyết trình viên trong buổi báo cáo lại cần thiết
- Muốn gây tác dụng chính trị, tâm lý, xã hội xung quanh một nghị quyết, cần tổ chức buổi “báo cáo chính trị” thật long trọng, mời đông đảo, biết rằng sự tiếp thu nội dung trong chi tiết không phải là mục đích chủ yếu.
- Trong học tập, cần làm sáng tỏ một vấn đề, nhất là trong quản lý, để triển khai công tác, lấy quyết định vì mục đích là sự tham gia ý kiến của tất cả các đối tượng liên hệ, hình thức thường dùng là thảo luận nhóm nhỏ.
- Đối với một khía cạnh còn mới, chưa vội khoanh lại cần xới lên càng nhiều khía cạnh càng hay thì nên tổ chức những buổi động não.
- …
b. Thảo luận nhóm – một công cụ phổ biến lại có tác dụng độc đáo
- Trong thảo luận nhóm điều quan trọng không phải là thông tin, giải đáp thắc mắc từ trên xuống mà khơi dậy sự tham gia tích cực và chủ động của nhóm viên. Sự chủ động trong học tập làm cho học viên dễ hiểu và nhớ bài học, còn chủ động trong việc làm sáng tỏ vấn đề, góp ý kiến cho quyết định, làm cho nhóm viên dấn thân nhiều hơn.
- Thảo luận nhóm mang lại thông tin phản hồi, vì nhóm viên nêu ra thắc mắc, khó