IV. TÀI LIỆU THAM KHẢO
2. Kỹ năng thuyết trình
2.2. Các bước thuyết trình
Chuẩn bị thuyết trình
Chọn đề tài
- Hãy chọn những đề tài nào mà bạn am hiểu và tâm dắc. Hai yếu tố này rất quan trọng để bạn xây dựng một bài nói chuyện hay.
- Chọn đề tài gây sự quan tâm của mỗi các nhân
Khi lựa chọn đề tài nên nhớ bài thuyết trình cần đặt ra các vấn đề sau:
- Chúng ta muốn nhận được hành động hay phản ứng gì từ những người nghe?
- Chúng ta muốn người nghe chấp nhận điểm gì? - Chúng ta muốn người nghe nắm bắt được các gì?
Bất kỳ một đề tài nào mà chúng ta chọn cũng nên nhớ tới những vấn đề này. Bởi mục tiêu cuối cùng của bài thuyết trình là mong muốn thuyết phục, góp vui, hướng dẫn, thông tin hoặc là tổng hợp tất cả các vấn đề trên.
Khi đã chọn được đề tài, công việc còn lại là xây dựng, tổ chức bài thuyết trình và trình bày nó với tất cả niềm tin và lòng nhiệt thành.
Tổ chức bài thuyết trình
Cũng như khi viết một lá thư, một bản báo cáo thì việc chuẩn bị một bài thuyết trình cũng vậy, chúng ta cần phải phác thảo, sắp xếp để xây dựng chủ đề và nội dung của bản thông điệp sao cho lôi cuốn người nghe.
Tất cả những bài thuyết trình được phân thành 2 loại dựa trên mục đích của chúng: những bài thuyết trình mang tính chất trình bày và những bài thuyết trình mang tính chất thuyết phục.
- Mang tính chất trình bày: được dùng để miêu tả một tình huống, kể lại một câu chuyện, cung cấp thông tin xác thực hoặc giải thích các lý do cho một hành động đã xảy ra.
- Mang tính chất thuyết phục: Những lời lẽ thuyết phục chiếm vị trí quan trọng, bài thuyết trình mang tính thuyết phục đưa ra các lý lẽ, khêu gợi các cảm xúc như: sự kiêu hãnh, lòng tự hào, tự trọng, tình yêu, tính hiệu quả, phẩm chất…thông qua đó thuyết phục người nghe hành động hoặc chấp nhận ý kiến của người nói. Bài
thuyết trình loại này thường được tổ chức theo kiểu dẫn nhập bởi người nghe phải được thuyết phục trước khi họ chấp nhận hành động hay ý kiến.
Sự phân biệt giữa loại bài nói chuyện mang tính chất thuyết phục sẽ bổ ích cho chúng ta trong việc phác thảo chiến lược và xây dựng nội dung bài nói chuyện. + Phác thảo chiến lược: Để phác thảo chiến lược cho mình, chúng ta phải xác định mục đích của buổi nói chuyện và phân tích đối tượng người nghe:
- Qui mô của đối tượng người nghe?
- Đối tượng người nghe là ai?Vốn kiến thức hoặc học vấn, nghề nghiệp của người nghe? Qua đó chúng ta có thể ước chừng được mức độ tinh tế của người nghe.
- Đối tượng người nghe hiểu biết về vấn đề mà bạn sẽ trình bày như thế nào? Một lối nói chuyện quá đơn giản với đối tượng người nghe tinh tế hoặc một lối nói chuyện quá tinh tế với đối tượng người nghe đơn giản đều cho thấy người nói đã không chuẩn bị tốt.
- Người nghe đến với buổi nói chuyện của bạn vì lý do họ thực sự quan tâm hay đó chỉ là bắt buộc? Cho dù đó là lý do gì đi nữa, bạn cũng cần phải suy nghĩ rằng mình luôn quan tâm tới người nghe. - Tâm trạng, thái độ tiếp thu của người nghe sẽ như thế nào? Qua
việc phân tích tâm lý của con người ở khoảng thời gian khác nhau trong ngày sẽ giúp chúng ta đáng giá được tâm trạng tiếp thu của người nghe.
Khi kết hợp được những sự phân tích này, chúng ta có thể xây dựng được một chiến lược diễn thuyết vừa vui vẻ vừa nghiêm túc một cách hợp lý nhất.
+ Xây dựng nội dung bài nói chuyện
Chuẩn bị trước khi thuyết trình
+ Kiểm tra cơ sở vật chất: Bạn có thể có mặt ở nơi tổ chức buổi thuyết trình sớm hơn mọi người để làm quen với mọi thứ ở đó. Hãy lưu ý các điểm sau:
Vấn đề chiếu sáng và điều kiện để bố trí các công cụ hỗ trợ về âm thanh, hình ảnh có đạt yêu cầu hay không?
Các công cụ hỗ trợ về âm thanh và hình ảnh họat động có tốt không? Và bạn có thể sử dụng nó một cách thành thạo không?
Việc lưu ý đến các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật như vậy sẽ tạo một sự nhuần nhuyễn và hỗ trợ cho sự thành công của buổi thuyết trình.
Trình bày bài thuyết trình
+ Lựa chọn kiểu trình bày:
Kiểu trình bày không chuẩn bị trước: Có nhiều khó khăn vì người diễn thuyết sẽ bị động
Cách trình bày ứng khẩu: Đây là kiểu trình bày mà hầu hết các diễn giả chuyên nghiệp dùng đến. Các nét chính được tóm gọn trong vài mảnh giấy cho phép diễ giả có thể thuyết trình đầy đủ trong các buổi nói chuyện dài. Kiểu trình bày này cho phép người nói có thể tùy cơ ứng biến dựa vào phản ứng của người nghe. Người nói chủ yếu dựa vào kinh nghiệm tích lũy được từ trước và uyển chuyển áp dụng cho từng đối tượng nghe.
Kiểu trình bày thuộc lòng: Đây là kiểu nói chuyện có nhiều hạn chế nhất vì diễn giả hầu như không thể xoay chuyển theo ý kiến phản hồi của người nghe, thứ hai, khi diễn giả quyên mất một điểm nào đó, thì bài nói chuyện coi như bị hỏng. Đây là kiểu nói chuyện đơn điệu, thiếu thuyết phục người nghe.
Kiểu trình bày viết rồi đọc (cầm giấy đọc): Thường thích hợp với những buổi nói chuyện ở hội nghị khoa học và với những buổi nói chuyện mà các tư liệu quá phức tạp, chúng ta thường thấy kiểu trình bày này của các quan chức chính phủ cao cấp hoặc các doanh nhân, có 2 lý do:
- Sẽ giúp người nói không trích dẫn sai các tư liệu
- Thứ 2, trong trường hợp thời gian bị hạn chế một cách chặt chẽ kiểu nói này sẽ cho phép thỏa mãn các yêu cầu chính xác về thời gian Tuy nhiên nó có một số hạn chế: Tạo ra một khoảng cách quá xa giữa người nói và người nghe, không có gì khiến cho người nghe sốt ruột bằng một bài diễn văn dày cộm và cảm giác bài nói chuyện sẽ kéo dài hàng giờ.
Tiến hành thuyết trình: Những công việc cần thiết khi tiến hành buổi thuyết trình.
Mở đầu buổi thuyết trình:
- Lời chào khán giả - Lời chúc
- Giới thiệu bản thân, đơn vị, tổ chức
- Lời cảm ơn đến những người có liên quan, đóng góp
Trình bày: Một số lưu ý khi thuyết trình
- Khi đứng trên diễn đàn hãy cố đưa mắt về phía người nghe, việc trình bày của bạn sẽ tự nhiên hơn và phản hồi từ phía người nghe tới bạn sẽ tích cực hơn.
- Hãy sử dụng hiệu quả các phương tiện phi ngôn ngữ ( cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt…)một cách tự nhiên và không nên quá lạm dụng (không nên cứ nói là tay chân múa máy, cũng không nên đứng một cách bất động – một dấu hiệu của sự sợ hãi). Khi bạn tạo cho mình một sự tự tin thì các cử chỉ điệu bộ của bạn cũng sẽ trở nên tự tin.
Hãy ăn mặc cẩn thận. Việc ăn mặc phù hợp và có chú ý tới hình thức bên ngoài là điều có lợi cho mọi diễn giả. Hình thức bên ngoài có một tác động quan trọng tới người nghe
- Hãy chú ý tới việc sắp đặt bục đứng để nói chuyện. Một bục đứng không chỉ là chỗ để bạn đặt các tư liệu, mà còn để bạn giấu đôi bàn tay những khi mất bình tĩnh - Hãy tránh các thói quen bất lịch sự trong lúc nói chuyện: hắng giọng, ho khan sẽ bất lợi cho việc thu hút sự chú ý của người nghe hoặc hỏi các câu như:được chứ? Các bạn biết không?phải không?...
- Sử dụng các mẩu chuyện vui, trào phúng một cách hợp lý.
- Hãy cố gắng thật nhiều vào việc trình bày phần mở đầu và phần kết thúc
- Hãy linh hoạt, chủ động điều chỉnh nội dung và khối lượng của bài nói chuyện tùy theo phản ứng của người nghe. Hãy kết thúc bài nói chuyện sớm còn hơn cứ tiếp tục dài dòng, bất kể phản hồi tiêu cực từ phía người nghe: sự nhốn nháo, tiếng ghế di chuyển, tiếng ồn ào do nói chuyện riêng, sự mệt mỏi…
- Các công cụ hỗ trợ bằng hình ảnh cũng là một công cụ mạnh góp phần vào thành công của buổi diễn thuyết. Tuy nhiên cũng không nên lạm dụng, vì trước công chúng bạn phải là người nổi bật nhất, còn các công cụ hỗ trợ chỉ là phụ.
Kết thúc bài thuyết trình
Cần kết thúc bài nói chuyện đúng lúc. Trước khi kết thúc nên tóm tắt lại những ý then chốt của bài nói chuyện và tùy theo tính chất của bài nói chuyện mà đưa ra lời kêu gọi, lời chúc mừng…và cảm ơn thính giả đã chú ý lắng nghe.
Trong trường hợp cần thiết, nên dành một ít thời gian để giải đáp những ý kiến, những câu hỏi của người nghe.