3. Biểu đồ
2.5.1.3. Các giải pháp thay thế
Trước khi tiến hành tuyển mộ thì Công ty tìm các giải pháp tạm thời như làm làm thêm giờ, thuê lao động thời vụ nhưng do nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh nên Công ty chủ yếu phải tuyển lao động mới.
Bảng 2.6: Tỷ lệ làm thêm giờ qua 5 tháng cuối năm 2007
Tháng Chỉ tiêu 08 09 10 11 12 Tổng số giờ làm việc (8h/ngày) 329.440 323.544 345.984 365.116 360.180 Tổng số giờ tăng ca (giờ) 45.648 37.782 94.243 70.711 64.542 % tăng ca 13% 11% 21% 15% 14% (Nguồn phòng nhân sự)
Tỷ lệ số giờ tăng ca trong Công ty khá lớn luôn chiếm trên 10% trong tổng số giờ làm việc thực tế, nguyên nhân là do Công ty vẫn còn thiếu lao động, mấy năm vừa qua số lao động tuyển thêm được vẫn chưa đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực. Đối với những lao động làm thêm ca Công ty trả thù lao đúng theo quy định của luật lao động, bên cạnh đó Công ty còn phụ cấp thêm tiền ăn giữa ca, do đó mà người lao động cũng rất tích cực làm việc. Giải pháp này có thể tiếp kiệm được chi phí tuyển thêm người nhưng chỉ áp dụng trong thời gian ngắn hay trong thời kỳ mà khối lượng công việc lớn.
2.5.2. Quá trình tuyển chọn
Nguyên tắc tuyển chọn của Công ty là đảm bảo sự công bằng cho tất cả ứng cử viên đến xin việc, không thu bất cứ một chi phí tuyển dụng nào từ phía người xin việc và tuyển chọn trực tiếp không qua bất cứ một trung gian nào.
Sơ đồ 2.3: Quy trình tuyển chọn tại Công ty VPIC1
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp
- Bước 1: Thành lập hội đồng tuyển chọn
Chủ yếu gồm hai thành viên là giám đốc quản lý (Ông Neo) và cán bộ phụ trách tuyển dụng chị Nguyễn Thị Hoa. Chị Hoa sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch tuyển dụng, sắp xếp thời gian, địa điểm báo cho giám đốc đến phỏng vấn và đưa người xuống các bộ phận nhận tuyển
- Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ
Ứng cử viên đến tham gia dự tuyển phải đứng ở ngoài Công ty và đợi Thành lập HĐ tuyển chọn Phỏng vấn sơ bộ Nhận hồ sơ và phỏng vấn sâu Thi tuyển Hợp đồng thử việc Đạt Không đạt Ký hợp đồng Chấm dứt hợp đồng
nhân viên tuyển dụng cho mời vào. Tất cả mọi ứng viên hôm đó đến tham dự sẽ được đưa vào hội trường và được nghe hướng dẫn về quy trình tuyển chọn của Công ty. Mỗi ứng cử viên sẽ được phát một tờ thông báo tuyển dụng (phụ lục 1) và phiếu thẩm định phỏng vấn (phụ lục 2)mang về nhà và điền đầy đủ các thông tin cá nhân vào đó để nộp vào đợt phỏng vấn lần sau.
Tại vòng sơ tuyển lần thứ nhất, ứng cử viên nếu có đầy đủ các yêu cầu theo thông báo tuyển dụng và có nguyện vọng làm việc tại Công ty chưa cần phải nộp hồ sơ xin việc. Khi đến sơ tuyển ứng cử viên chỉ cần mang theo giấy Chứng minh thư nhân dân pho to của mình để nộp lại cho bộ phận nhân sự kiểm tra đối chiếu. Trong lần sơ tuyển này ứng cử viên sẽ được nghe giới thiệu qua về Công ty và các thông tin có liên quan đến vấn đến vấn đề tuyển dụng.
Trong lần phỏng vấn này, Công ty có thể loại ngay được những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu như: Về giới tính, có những công việc nặng nhọc và độc hại Công ty không tuyển nữ, nếu ứng viên nữ nào đăng ký vào công việc này thì sẽ không được chấp nhận. Về độ tuổi, Công ty chỉ nhận hồ sơ của những ứng cử viên sinh năm 1983 trở lại đây (tức là dưới 25 tuổi), việc hạn chế độ tuổi này cho thấy Công ty có đội ngũ lao động trẻ tuy nhiên có thể Công ty sẽ bỏ qua mất cơ hội để lựa chọn được những người có kinh nghiệm, có tay nghề cao nhưng độ tuổi không thích hợp. Sau đợt phỏng vấn lần một những ứng viên vào đáp ứng yêu cầu tối thiểu đó và có nguyện vọng vào làm việc tại Công ty sẽ được vào phỏng vấn lần 2
- Bước 3: Nộp hồ sơ và phỏng vấn sâu
Tại vòng phỏng vấn lần hai có hội đồng tuyển chọn gồm hai người, một nhân viên tuyển dụng làm công việc nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ của ứng viên, xem xét hồ sơ của ứng viên có đầy đủ hay không để ghi vào phiếu thẩm định phỏng vấn để đánh giá điểm cho ứng cử viên
Ở vòng sơ tuyển lần 2 ứng cử viên sẽ phải nộp hồ sơ xin việc với đầy đủ các giấy tờ theo quy định. Hồ sơ xin việc bao gồm:
Bản gốc: Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, giấy khám sức khoẻ, giấy xác nhận nhân sự, bản sao giấy khai sinh.
Bản sao có công chứng: bằng tốt nghiệp, bằng nghề, CMTND, hộ khẩu và 8 ảnh 4x6.
Tại vòng này giám đốc tài vụ sẽ trực tiếp tham gia phỏng vấn, các câu hỏi phỏng vấn dựa vào hồ sơ xin việc, kiểm tra các yêu cầu liên quan đến điều kiện tuyển dụng. Các câu hỏi giám đốc đưa ra chỉ xoay quanh câu hỏi về chuyên môn, trình độ đào tạo, học vấn của ứng cử viên mà chưa có câu hỏi ngoài về sở thích cũng như mong muốn của ứng viên. Tạo cho họ cảm giác buổi phỏng vấn có vẻ căng thẳng ứng cử viên chỉ là người trả lời mà không được bộc lộ quan điểm của mình. Bên cạnh đó việc tiếp tục chấp nhận những ứng viên có giấy giới thiệu của người trong Công ty vào vòng tiếp theo sẽ tạo ra sự mất cân bằng trong thi tuyển, giấy giới thiệu phải có tên người giới thiệu và có chữ ký cùng con dấu của chủ quản người đài loan (phụ lục 3). Việc làm
này cũng có thể xảy ra hiện tượng tiêu cực, có những nhân viên trong Công ty hay những nhân viên từ phía khách hàng đã nhận tiền của người xin việc để họ được giới thiệu vào Công ty.
Theo kết quả điều tra về đánh giá của nhân viên trong buổi phỏng vấn ta thu được kết quả sau:
Biểu đồ 2.3: Đánh giá của người lao động về buổi phỏng vấn.
Nguồn: sinh viên tự tổng hợp
Bất cứ một ứng viên nào khi bước vào phòng thi cũng cảm thấy hồi hộp và có chút lo lắng. Do vậy, phải tạo ra một cuộc phỏng vấn thoải mái là hết sức cần thiết để tạo nên sự thành công của buổi phỏng vấn. Theo số liệu điều tra thì có 12.4% nhân viên cho rằng buổi phỏng vấn rất thoải mái, 25,1% cho rằng không khí phỏng vấn thoải mái, 30.25 cho rằng là bình thường. Vẫn còn 32.3% ứng viên cho rằng họ thấy không thoải mái khi phỏng vấn, thấy rất căng thẳng đây có thể là cuộc phỏng vấn lựa chọn ứng viên vào những vị trí quan trọng hoặc do cán bộ phỏng vấn đặt ra nhiều câu hỏi mang tính tư duy buộc ứng viên phải suy nghĩ trước khi trả lời.
- Bước 4: Thi tuyển
Ứng cử viên sau khi đã qua 2 vòng phỏng vấn sẽ được cán bộ nhân sự đưa xuống các bộ phận để kiểm tra tay nghề, trình độ chuyên môn hoặc khả năng làm việc tuỳ vào từng vị trí công vịêc cần tuyển.
Đối với lao động gián tiếp thì công ty tiến hành kiểm tra trình độ vi tính. Đối với lao động trực tiếp kiểm tra các bài thể dục để tìm kiếm những người lao động có sức khoẻ tốt, sức dẻo dai và bền bỉ như: chống đẩy, đứng lên ngồi xuống nhiều lần, quay phải quay trái...
Nhìn chung hình thức thi tuyển của Công ty chưa thực sự phù hợp với các vị trí công việc cần tuyển. Ví dụ khi tuyển nhân viên kế toán thì bài thi chỉ là cho một bảng số liệu và bắt ứng viên vẽ biểu đồ thích hợp, như vậy bài thi không mang tính kiểm tra kiến thức chuyên môn, do vậy mà những người không học kế toán mà bất cứ ứng viên nào sử dụng được vi tính văn phòng cũng có thể làm tốt được. Nguyên nhân do cán bộ quản lý trực tiếp ra đề thi không chú trọng đến công tác tuyển chọn, họ ra đề thi không dựa vào bảng mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện chính vì vậy mà đề thi ra không hợp lý.
Theo kết quả điều tra về độ khó của đề thi ta có:
Biểu đồ 2.4: đánh giá về mức độ của đề thi
Nguồn: sinh viên tự tổng hợp
Qua số liệu thu thập được ta thấy có 58.7% ứng viên cho rằng đề thi là dễ, 30,5% cho là bình thường, chỉ có rất ít 2.5% ứng viên cho rằng đề thi là rất khó, đề thi có chủ yếu là để tuyển người vào những vị trí cao, chủ chốt trong Công ty như tuyển người lãnh đạo, các nhà quản trị do đó bài thi phải mang tính chuyên môn cao và sự hiểu biết rộng mới đảm bảo tuyển được những nhà lãnh đạo giỏi.
Sau khi đã qua hai vòng phỏng vấn và một vòng làm bài thi, cán bộ tuyển dụng sẽ tổng hợp số điểm của các ứng viên lại.
THẨM ĐỊNH PHỎNG VẤN
Hạng mục kiểm tra PP kiểm tra Điểm Người Ktra Xác nhận Kiểm tra hồ sơ thẩm
vấn lý lịch (20 điểm) Kiểm tra nhận thức (20 điểm)
Kiểm tra chuyên môn, tay nghề (60 điểm)
Tổng điểm
Lưu ý: ứng viên trúng tuyển căn cứ vào số điểm đạt được, số điểm của ứng viên sẽ được chọn dần từ cao xuống thấp cho đến khi lấy đủ số lượng theo yêu cầu. Tuy nhiên, điểm tổng cộng thấp nhất mà ứng viên cần phải đạt là 50 điểm. Nếu tổng điểm dưới 50 điểm ứng cử viên đó không đạt yêu cầu và bị loại
Những ứng cử viên trúng tuyển sẽ được thông báo trực tiếp qua điện thoại hẹn ngày đến nhận việc và kết quả tuyển chọn sẽ được dán ở cổng Công ty .
Ngày đầu tiên đến nhận việc tất cả nhân viên phải đến hội trường để học nội quy người lao động do chị Nguyễn Minh Tâm nhân viên phòng nhân sự giảng. Buổi học nhằm mục đích giúp cho nhân viên mới biết được giờ làm việc, các quy định, nội quy của Công ty để cho nhân viên tránh mắc phải sau này và được học về an toàn lao động và bảo hộ lao động để tránh xảy ra rủi ro, tai nạn lao động đáng buồn. Buổi học diễn ra khoảng 60 phút, trong buổi học mỗi nhân viên sẽ được phát cuốn “sổ tay người lao động” của Công ty. Kết thúc buổi học nhân viên mới sẽ phải làm một bài kiểm tra nhỏ về nội
dung đã học để xem mức độ tiếp thu bài của nhân viên đến đâu. Nếu nhân viên không đạt yêu cầu sẽ phải học lại và nếu học lại vẫn không đạt có thể xem xét lại về quyết định tuyển dụng nhân viên đó.
Sau buổi học nhân viên mới sẽ được đưa đến bộ phận tiếp nhận mình và được cán bộ quản lý trực tiếp ở đó hướng dẫn cho họ.
Khi đã có quyết định tuyển dụng thì nhân viên phụ trách tuyển dụng tiến hành vào hồ sơ nhân sự cho nhân viên mới và làm hợp đồng lao động thử việc
(phụ lục 4). Đối với công nhân sản xuất trực tiếp là 30 ngày, đối với lao động
gián tiếp là 60 ngày. Trong thời gian này ứng cử viên sẽ được giám định lại sức khỏe, chi phí khám sức khỏe do nhân viên tự chi trả theo quy định.
Sau thời gian thử việc sẽ có một bảng đánh giá ra hạn hợp đồng (phụ lục 5) nếu kết quả thực hiện công việc tốt ứng cử viên sẽ được ký hợp đồng 6 tháng. Công ty đã xây dựng được bảng phiếu học việc để đánh giá nhân viên mới một cách khá chi tiết tạo điều kiện cho cán bộ quản lý trực tiếp đánh giá nhân viên một cách dễ dàng và chính xác hơn.
Đánh giá kết quả tuyển chọn
- Về việc thực hiện kế hoạch
Bảng 2.7: Xác định tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tuyển chọn
Đơn vị: người
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Tổng số lao động 1000 1320 1735
Số người tuyển được 130 378 770
Số người cần tuyển 169 459 823
Tỷ lệ đạt được 77% 82.4% 93.6%
(Nguồn: phòng nhân sự)
Qua bảng số liệu ta thấy nhu cầu tuyển lao động của Công ty liên tục tăng qua các năm, năm 2005 số người cần tuyển là 169 người, năm 2006 tăng lên 459 người và năm 2007 lên tới 823 người. Tuy nhiên kết quả thực tế lại không hoàn thành được kế hoạch tuyển mộ, năm 2005 mới chỉ đạt 77% tỷ lệ
này quá thấp, đến năm2006 tăng lên 82.4% và năm 2007 tăng lên 93.6%. Điều này chứng tỏ công tác tuyển mộ, tuyển chọn của Công ty còn nhiều hạn chế. Nguyên nhân có thể do tiêu chuẩn tuyển chọn của Công ty khắt khe về độ tuổi hoặc do chất lượng của ứng viên thấp không đạt yêu cầu đối với công việc.
- Qua các số liệu tổng hợp được ta xác định được tỷ lệ tuyển chọn như sau Bảng 2.8: Tỷ lệ tuyển chọn thời kỳ (2005 – 2007) Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Tổng số đơn được chấp nhận 315 496 1012 Số người trúng tuyển 130 378 770 Tỷ lệ trúng tuyển 40% 76% 76%
Nguồn: sinh viên tự tổng hợp
Tỷ lệ trúng tuyển = (số người trúng tuyển/ tổng số đơn được chấp nhận)*100%
Tỷ lệ trúng tuyển của Công ty năm 2005 là 40% tức là trong 100 đơn xin việc được chấp nhận có 40 người được nhận vào làm việc và tỷ lệ này tăng lên đáng kể vào năm 2006 và 2007 với tỷ lệ là 76%. Chứng tỏ chất lượng người lao động đến xin việc đã tăng lên có thể đáp ứng được yêu cầu công việc.
- Về cơ cấu lao động tuyển thêm
Bảng 2.9: Cơ cấu theo động tuyển thêm theo một số chỉ tiêu
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Người % Người % Người %
Tổng số lĐ 130 100 378 100 770 100
1.Giới tính
- Nam 102 78 298 79 578 75
2.Nguồn - Bên ngoài 114 87 312 82.5 645 83.7 - Bên trong 18 13 66 17.5 125 16.3 3.Khu vực - Trong tỉnh 118 90.8 334 88.4 652 84.7 - Ngoại tỉnh 12 9.2 44 11.6 118 15.3 4.Trình độ - CĐ trở lên 6 4.6 19 5.1 54 7.0 - Trung cấp 11 8.5 35 9.2 93 12.1 - Bằng nghề 28 21.5 97 25.7 261 33.8 - LĐPT 85 65.4 227 60 362 47.1 (Nguồn: phòng nhân sự)
Qua bảng số liệu ta thấy số lao động được tuyển thêm tăng liên tục qua các năm, năm 2006 tăng so với năm 2005 là 248 người tương đương với tốc độ tăng 190.7%, năm 2007 tăng so với năm 2006 là 392 người tương ứng với tốc độ tăng là 103.7%. Do quy mô sản xuất của Công ty được mở rộng và để bù đắp cho sự giảm lao động do hết hợp đồng lao động, lao động tự xin nghỉ để đi học, chuyển công tác, lao động bị sa thải.
Do lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà lao động nam chíêm tỷ trọng lớn trong tổng số lao động chiếm trên 75% trong đó tỷ lệ nữ chỉ chiếm trên 20% điều này là hợp lý. Tuy nhiên tỷ lệ lao động nữ có xu hướng tăng lên năm 2006 là 21% đến năm 2007 là 25%.
Nguồn tuyển được chủ yếu là nguồn bên ngoài luôn chiếm trên 80%, cụ thể năm 2005 là 87%, năm 2006 là 82.5% và năm 2007 là 83.7% đây là một điều đương nhiên do nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh của Công ty mà Công ty cần phải tuyển thêm lao động mới, sự trúng tuyển của nguồn bên trong chủ yếu là do thuyên chuyển hoặc thăng tiến cho người lao động nhằm khuyến khích động viên người lao động tích cực làm việc và trung thành với Công ty.
Số ứng viên trúng tuyển chủ yếu là trong tỉnh do phạm vi tuyển mộ hẹp và chính sách ưu tiên lao động trong tỉnh. Cụ thể năm 2005 lao động trong tỉnh chiếm 90.8% tổng số lao động trúng tuyển nhưng tỷ trọng này giảm dần
qua các năm, năm 2006 là 88.4%, năm 2007 còn 84.7% chứng tỏ phạm vi tuyển mộ cũng đã được mở rộng và thu hút được nhiều lao động ngoại tỉnh