Bước 1: Tổng quát
Trước hết, kiểm toán viên thu thập các thông tin chung về khách hàng và đặc biệt là thông tin về chính sách hàng tồn kho. Công việc này được thực hiện bởi trưởng nhóm kiểm toán thông qua hình thức phỏng vấn trực tiếp kế toán trưởng đồng thời thu thập tài liệu về hệ thống. Quá trình phỏng vấn sẽ giúp cho kiểm toán viên có những nhận xét ban đầu về kế toán hàng tồn kho
và quá trình bảo quản, lưu trữ hàng tồn kho của đơn vị. Kết quả công việc này được thể hiện trên tờ kiểm soát nội bộ hàng tồn kho (F30)
Mẫu giấy tờ làm việc số 1 (trích từ tờ kiểm soát nội bộ)
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam (F30)
Client/Khách hàng: Date:
Period/Kỳ: Prepare/Người lập:
Subject/Nội dung: Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho Reviewed by/Người soát xét:
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, hàng tồn kho tính theo giá bình quân gia quyền năm, phương pháp xác định sản phẩm dở dang theo định mức.
Vật tư sản phẩm trong kho được thủ kho kiểm soát theo từng mặt hàng, trách nhiệm quản lý kho được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế.
Có thể mô tả quy trình nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và thành phẩm như sau:
Quá trình nhập kho: khi hàng về, thủ kho và phòng kỹ thuật tiến hành
kiểm tra chất lượng hàng nhập và lập phiếu kiểm tra. Hàng sau khi được kiểm tra đúng mẫu mã, quy cách, chất lượng, chủng loại theo phiếu yêu cầu mua hàng của các phân xưởng sẽ được chấp nhận nhập kho. Thủ kho lập phiếu nhập kho và chuyển cho kế toán ghi sổ.
Quá trình xuất kho: Việc xuất kho cần dựa vào kế hoạch và nhu cầu
sản xuất, các phân xưởng lập mẫu xin lĩnh vật tư. Phiếu này được gửi cho quản đốc phân xưởng, sau khi có chữ ký của quản đốc được chuyển lên phòng kinh tế và Ban giám đốc ký duyệt. Sau đó, lệnh xuất kho được chuyển tới cho thủ kho, thủ kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và hạch toán.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Căn cứ vào bảng định mức vật tư sản
phẩm được tập hợp, thống kê từ bộ phận kỹ thuật.
Chi phí nhân công: Căn cứ vào số giờ công thực tế để hoàn thành 1 sản
phẩm. Số liệu đựoc tập hợp trên bảng tính giá thành theo sự quản lý và thống kê của bộ phận theo dõi nhân sự, chi phí này sẽ được tập hợp và phân bổ cho từng sản phẩm.
Chi phí sản xuất chung: được tập hợp từng tháng căn cứ vào mức độ hoạt
động và chi phí này được tập hợp, phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp.
Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho
Do đây là khách hàng năm đầu tiên của VAE nên tại thời điểm 31/12/2006, kiểm toán viên không trực tiếp tham gia kiểm kê được. Do đó, tại thời điểm kiểm toán ngày 3/2/20007, và từ kết quả kiểm kê cũng như dựa vào sổ sách để trừ ngược ra kết quả kiểm kê ngày 31/12/2006, kiểm toán viên tham gia chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho với bộ phận kiểm kê Công ty ABC.
Mục đích: Xác định hàng tồn kho có thật, số lượng ghi sổ phản ánh
đúng số lượng thực tế tồn kho tại ngày chứng kiến kiểm kê, hàng tồn kho sử dụng được và bán được, thuộc quyền sở hữu của đơn vị.
Bảng 7: Kiểm kê hàng tồn kho của công ty ABC
Loại hàng tồn kho: Nguyên vật liệu Công cụ, dụng cụ Thành phẩm
Loại hàng tồn kho Địa điểm lưu kho Phương pháp kiểm kê và xác định số lượng
Nguyên vật liệu Kho 1 Được cân và đếm sổ lượng
Công cụ, dụng cụ Kho 2 Đếm về mặt số lượng
Thành phẩm Kho 3 Đếm về mặt số lượng
1. Khách hàng có những hướng dẫn đầy đủ bằng văn bản cho từng giai đoạn kiểm kê thực tế Hàng tồn kho không? (Mô tả lại những thiếu sót cần chú ý, nếu có)
A, Tên của người lập và phê duyệt hướng
dẫn kiểm kê
Không có hướng dẫn
kiểm kê B, Ngày, giờ thực hiện kiểm kê
C, Tên của những người chịu trách nhiệm
giám sát cuộc kiểm kê
Có người đại diện của Công ty 2. Hướng dẫn việc ghi chép, mô tả các
khoản mục Hàng tồn kho và cách xác định số lượng của chúng (đếm, đo)
3. Các loại Hàng tồn kho có được sắp xếp trước một cách ngăn nắp để thuận tiện cho việc kiểm đếm hay không?
Thủ tục kiểm đếm
4. Các nhóm kiểm kê có được phân công kiểm đếm Hàng tồn kho mà họ thường xuyên chịu trách nhiệm quản lý hay không?
5. Trong nhóm kiểm kê có người chịu trách nhiệm về xác định phẩm chất của Hàng tồn kho không?
6. Người kiểm đếm có thực hiện công việc một cách có hệ thống và khoa học hay không?
7. Nhóm kiểm kê có tiến hành một cách độc lập, không tham khảo ghi chép trên sổ kế toán trong suốt quá trình kiểm đếm không?
8. Tất cả Hàng tồn kho có được kiểm kê
bằng cách đếm thực thể thực tế không?
… … … ...
Bảng 9: Kết quả kiểm kê
Tên vật tư ĐVT Số lượng kiểm kê Số lượng theo sổ sách CL 1 NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH 9442893171 9442893171 0 1A PHÔI ĐÚC CÁC LOÁI 3690827041 3690827041 0
1A01 Đầu nghiền HP15 11937098 11937098 0
15BD Phôi puly, bánh đà PE15 cái 294240 294240 0
15GD Gối đỡ PE15 cái 96000 96000 0
15HD Hàm động PE15 cái 3640508 3640508 0
15HT Hàm tĩnh PE15 cái 3756240 3756240 0
15LD Lỡi động PE15 cái 3645580 3645580 0
15NH Nêm hàm động PE15 cái 8462 8462 0
15NL Nắp lỡi động PE15 cái 16800 16800 0
15NO Nắp ổ đỡ PE15 cái 8400 8400 0
15NT Nêm treo (nêm tăng hàm) PE15 cái 470868 470868 0
1A02 Đầu nghiền HP175 36036778 36036778 0
175BD Phôi bánh đà, puly PE175 cái 2060000 2060000 0
175HD Hàm động 175 cái 15727794 15727794 0
175HT Hàm tĩnh 175 cái 15733088 15733088 0
175LD Lỡi động 175 cái 2279792 2279792 0
175NT Nêm treo 175 cái 236104 236104 0
1A03 Đầu nghiền HP215 29766885 29766885 0
215BD Phôi bánh đà, puly 215 cái 8105400 8105400 0
215HD Hàm động 215 cái 10855545 10855545 0
215HT Hàm tĩnh 215 cái 10595940 10595940 0
215NL Phôi nắp lỡi động 215 cái 210000 210000 0
1A04 Đầu nghiền 250 x 900 28200125 28200125 0
259DT Đối trọng 108 cái 5040000 5040000 0
259HD Hàm động 108 cái 5266125 5266125 0
259HT Hàm tĩnh 108 cái 14828000 14828000 0
259NH Nêm hàm động 2.5x9 cái 474000 474000 0
259TC Tấm chèn 108 bộ 2592000 2592000 0
1A05 Đầu nghiền 400 x 900 432367314 432367314 0
49HD Hàm động 4x9 cái 9635998 9635998 0
Qua bảng câu hỏi về kiểm kê hàng tồn kho cũng như quan sát thực tế kiểm kê hàng tồn kho, kiểm toán viên nhận thấy, Công ty đã thực hiện đúng quy trình kiểm kê cũng như các thủ tục khi tiến hành kiểm kê.
Kiểm toán viên thu thập sổ theo dõi chi tiết hàng tồn kho, Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn hàng tồn kho và thẻ kho để đối chiếu với kết quả kiểm kê ngày 3/2/2007 và nhận thấy số liệu khớp đúng với số kiểm kê thu được. Kiểm toán viên đã căn cứ vào số liệu hàng tồn kho ngày 3/2/2007 trừ ngược các nghiệp vụ phát sinh hàng tồn kho từ ngày 31/12/2006 đến 3/2/2007 để có
Kiểm toán đối chiếu số dư hàng tồn kho
Kiểm toán viên kiểm tra đối chiếu, cộng dồn và sự khớp đúng giữa sổ chi tiết Tài khoản hàng tồn kho, Sổ cái, Bảng cân đối kế toán và Bảng cân đối số phát sinh, đồng thời phản ánh mối quan hệ giữa các tài khoản hàng tồn kho với tài khoản khác. Các giấy tờ như tờ tổng hợp (F20), tờ phát sinh (F100) sẽ phản ánh quy trình trên.
Ngoài tờ tổng hợp hàng tồn kho, kiểm toán viên còn lập tờ phát sinh tài khoản hàng tồn kho để thấy sự biến động của hàng tồn kho, sự biến động này được thể hiện trên tờ (F100).
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam (F20)
Client/Khách hàng: Date:
Period/Kỳ: Prepare/Người lập:
Subject/Nội dung: Tổng hợp hàng tồn kho Reviewed by/Người soát xét:
31/12/2006 Số điều chỉnh Số kiểm toán viên 01/01/2006 Nguyên liệu, vật liệu 32.620.163.719(F100) 21.828.339.357(F100) Công cụ, dụng cụ 0(F100) 14.448.571(F100) Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 857.442.143(F100) 261.835.214(F100) Thành phẩm 445.575.128(F100) 141.998.276(F100) Tổng cộng 33.923.180.990 22.246.621.418
Note: Số liệu lấy trên Bảng cân đối kế toán chiếu khớp với bảng cân đối số phát sinh đối và sổ chi tiết tài khoản Hàng tồn kho và Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. Đã cộng dọc và đối chiếu khớp đúng với bảng cân đối kế toán.
Thực hiện thủ tục phân tích
Kiểm toán viên so sánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ với năm 2005 để xem xét xu hướng biến động và tìm hiểu những nhân tố bất thường.
Kiểm toán viên tiến hành thủ tục phân tích theo hai hướng đó là phân tích xu hướng bằng cách so sánh số liệu qua các năm và phân tích tính hợp lý giữa doanh thu và giá vốn.
Mẫu giấy tờ làm việc số 3
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam (F100)
Client/Khách hàng: Date:
Period/Kỳ: Prepare/Người lập:
Subject/Nội dung: Phát sinh hàng tồn kho Reviewed by/Người soát xét: TK Số dư đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư cuối kỳ 152 (F20) 21.828.339.357 59.817.686.477 49.025.862.115 (F20) 32.620.163.719 153 (F20) 14.449.571 386.870.227 401.019.798 (F20) 0
154 (F20) 261.835.214 54.059.848.306 53.464.241.377 (F20) 857.442.143 155 (F20) 141.998.276 53.464.241.377 53.560.664.525 (F20) 45.575.128
Note: Số liệu lấy trên bảng cân đối số phát sinh đối chiếu khớp với Bảng cân đối kế toán và sổ chi tiết tài khoản 152, 153, 154, 155
Qua số liệu phân tích trên ta nhận thấy, ngoài công cụ dụng cụ giảm và có số dư cuối kỳ bằng 0 thì nguyên vật liệu, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và thành phẩm đều tăng. Điều này chứng tỏ quy mô hàng tồn kho tăng làm quy mô về tài sản tăng, tuy nhiên thành phẩm tồn kho nhiều tăng lên nhiều 213,8% chứng tỏ khả năng bán của doanh nghiệp đã giảm đi, điều này được giải thích là do những nguyên nhân tác động bên ngoài và là chiến lược của Công ty. Nguyên vật liệu tăng 10.791.824.362 đồng là do tháng 11, tháng 12 năm 2006 Công ty đã nhập một số lượng nguyên vật liệu lớn để thực hiện 2 Hợp đồng ký kết 2007. Qua trên ta thấy những biến động trong năm 2006 của hàng tồn kho là hợp lý và có căn cứ, tuy nhiên, đơn vị cũng cần có các
Mẫu giấy tờ làm việc số 4
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam
Client/Khách hàng: Date:
Period/Kỳ: Prepare/Người lập:
Subject/Nội dung: Thủ tục phân tích Reviewed by/Người soát xét:
TK 31/12/2006 01/01/2006 Biến động Tuyệt đối % 152 32,620,163,719 21,828,339,35 7 10,791,824,362 149.4 153 - 14,448,571 (14,448,571) - 154 857,442,143 261,835,214 595,606,929 327.5 155 445,575,128 141,998,276 303,576,852 313.8
Mẫu giấy tờ làm việc số 5
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam
Client/Khách hàng: Date:
Period/Kỳ: Prepare/Người lập:
Subject/Nội dung: Thủ tục phân tích Reviewed by/Người soát xét:
Tháng Doanh thu TLBĐ
doanh thu Giá vốn
TLBĐ giá vốn Lợi nhuận TLBĐ lợi nhuận 1 1885506691 1373681309 511825382 2 1309546153 (0.31) 1047578526 (0.24) 261967627 (0.49) 3 7826131388 4.98 6347913047 5.06 1478218341 4.64 4 1989493301 (0.75) 1488602222 (0.77) 500891079 (0.66) 5 9864549116 3.96 8231267982 4.53 1633281134 2.26 6 2466576735 (0.75) 1923992558 (0.77) 542584177 (0.67) 7 10711763639 3.34 9086523485 3.72 1625240154 2.00 8 2461779671 (0.77) 2115835694 (0.77) 345943977 (0.79) 9 5403329388 1.19 4559289907 1.15 844039481 1.44 10 7100584820 0.31 6132576517 0.35 968008303 0.15 11 10342116490 0.46 8603122052 0.40 1738994438 0.80 12 10043871074 (0.03) 8314403516 (0.03) 1729467558 (0.01)
chính sách phù hợp để bảo quản và quản lý hàng tồn kho đảm bảo hàng không bị mất mát và hao hụt về mặt giá tri khi số lượng hàng tồn của Công ty nhiều.
Bên cạnh việc phân tích xu hướng, kiểm toán hàng tồn kho của Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam còn sử dụng phân tích tính hợp lý giữa Giá vốn hàng bán và Doanh thu thực hiện được trong năm tài chính
Qua bảng phân tích biến động ta thấy việc ghi nhận doanh thu và giá vốn của Công ty trong các tháng là hợp lý. Giá vốn của các tháng tăng hay giảm thì doanh thu cũng biến động tương ứng. Cụ thể, trong tháng 11 năm 2006, Giá vốn hàng bán tăng 0,4 lần so với tháng 10 thì Doanh thu cũng tăng lên 0,46 so với tháng 10 làm cho lợi nhuận tăng lên tương ứng là 0,8 lần.
Bước 3: Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ
Kiểm tra tính có thật của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Do đặc thù trong sản xuất thép và các vật liệu xây dựng, vì vậy, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng tồn kho là nhiều và lớn, đồng thời, do rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức trung bình và rủi ro tiềm tàng được đánh giá ở mức cao nên kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu với quy mô lớn, các mẫu được chọn là lựa chọn ngẫu nhiên và dựa vào kinh nghiệm của kiểm toán viên do Công ty chưa xây dựng được phần mềm chọn mẫu.
Việc kiểm tra chi tiết cho kiểm toán viên thấy được sự chính xác số học cũng như những sai sót trong quá trình hạch toán của Công ty ABC.
Quá trình kiểm tra chi tiết của Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam được thể hiện qua các tờ kiểm tra chi tiết F110, F210, F310, F410. Tuy nhiên, do lượng thời gian cũng như quy mô bài viết có hạn em chỉ xin trích tóm tắt các giấy tờ của kiểm toán viên hàng tồn kho.
Mẫu giấy tờ làm việc số 6
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam
Client/Khách hàng: Date:
Period/Kỳ: Prepare/Người lập:
Subject/Nội dung: Kiểm tra chi tiết TK 152 Reviewed by/Người soát xét: Chứng từ Nội dung Định khoản Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có
PN002 2/1 Nhập vật tư công ty Hoà Phát
152 331 135.916.477 PX003 13/1 Xuất vật tư ra sản xuất 621 152 772.604.582 PN011 3/2 Nhập Bu lông công ty
Nga Dung
152 331 70.120.667 PC 128 25/6 Thanh toán tiền mua vật
tư
152 111 190.852.727 (1) PX 238 13/8 Xuất vật tư ra sản xuất 627 152 60.543.398 HD0096566 7/10 Xuất bán nghiền hàm,
nghiền côn, trạm nghiền sang
632 152 523.809.524
PC 1621 9/12 Nhập phôi sắt công ty Quang Minh
152 111 8.363.636 (2) PX 512 8/12 Xuất vật tư ra sản xuất 621 152 198.334.569
… … … … …
Có đầy đủ hoá đơn chứng từ kèm theo như Biên bản nhận vật tư, phiếu nhập, phiếu xuất đúng quy cách, Hoá đơn VAT, hợp đồng, yêu cầu sử dụng vật tư
Kết luận: Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết chọn mẫu TK152
và có những đánh giá sau đây:
Kế toán đã phản ánh đúng về mặt số lượng và giá trị nguyên vật liệu, đơn vị đã có đầy đủ các chứng từ về hàng tồn kho, tuy nhiên, một số chứng từ gốc chưa có sự phê duyệt của cấp lãnh đạo.
(1): Trong Phiếu chi 128: mua nguyên vật liệu. Kiểm toán viên đã kiểm tra và phát hiện ra 1 khoản chi 25.000.000 đồng - mua máy rửa sàn nhà, có đầy đủ hoá đơn đính kèm. Theo chuẩn mực Kế toán quy định thì khoản mục này đủ tiêu chuẩn ghi nhận là Tài sản cố định. Đề nghị kế toán điều chỉnh tăng tài sản cố định và ghi giảm TK152 đồng thời tiến hành trích khấu hao bổ sung cho tài sản này.
(2): Trên PC 1612 - nhập phôi sắt, nghiệp vụ này phát sinh không có biên bản kiểm nhận, trên phiếu nhập kho thiếu chữ ký của kế toán trưởng.
Ngoài tờ kiểm tra chi tiết F110 về nguyên vật liệu, kiểm toán viên còn kiểm tra thẻ kho và bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn của công ty.
Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết TK153 như trên và khẳng định, trong năm tài chính 2006 các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến Công cụ, dụng cụ đã được phản ánh trung thực và hợp lý.
Đối với TK 154, để khẳng định tính có thật và chính xác của nghiệp vụ, kiểm toán viên đã thực hiện kiểm tra số phát sinh trên TK621, TK622 và TK627.
Đối với phát sinh trên TK622 – Chi phí nhân công trực tiếp và TK6271 – Chi phí nhân công phân xưởng, kiểm toán kết hợp cùng với kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên để khẳng định tính trung thực của số liệu. Đối với TK6274 – chi phí khấu hao tài sản cố định, kiểm toán viên thu thập kết