- Do yêu cầu của quản trị nên nguồn thông tin được truyền tải (nguồn thông tin đi) và nguồn thông tin thu thâp được (nguồn thông tin đến) phải đạt được sự chính xác, mức độ tin cậy cao, đồng thời:
- Phải cập nhật những nguồn thông tin đã qua chắt lọc.
- Từ những nguồn thông tin thu thập được phải cung cấp về các bộ phận, phòng ban khác nhau kịp thời để có thể sử dụng một cách hiệu quả nhất.
- Phát triển kênh thông tin đa phương bên ngoài và bên trong dự án. - Luôn luôn cẩn trọng đối với những nguồn thông tin nội bộ cần bảo mật. - Theo dõi, giám sát các nguồn thông tin dược truyền tải không bị bóp méo, sai với sự thật.
1.Kế hoạch quản trị:
STT Công việc Phương thức tiếp cận, truyền tin
1 Tiếp nhận chỉ thị, điều chỉnh từ ban điều hành
Thông qua các cuộc họp thường niên của ban quản trị và các cuộc họp của ban dự án. 2 Tiếp nhận yêu cầu từ phia chủ
đầu tư
Qua gặp gỡ trực tiếp hoặc thông qua văn bản
3 Ghi nhận phản hồi từ các bộ phận trong ban quản lý,các phát sinh trong quá trình thực hiện
Tiếp xúc thường xuyên với các bộ phận.
4 Cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật về ngành xây dựng
Qua sách báo hoặc qua internet
5 Thu thập bảng kê giá vật liệu, trang thiết bị, máy móc liên quan đến thiết kế và các văn bản hướng dẫn liên quan của Bộ xây dựng.
Tiến hành khảo sát định kỳ, tham khảo và cập nhật thông tin từ nhiều nguồn.
6 Tổng hợp, phân tích, truyền tin và lưu trữ
Thông qua bộ phận lưu trữ thông tin của công ty
2.Các nguồn thông tin. a.Nguồn thông tin đi:
Là nguồn thông tin xuất phát điểm từ ban điều hành dự án tới chủ đầu tư, các nhà thầu và các cơ quan, tổ chức có liên quan:
- Các nội dung, quy chế hoạt động của ban điều hành phải được truyền tải một cách chính xác nhất đến các thành viên của công ty và các bên có liên quan.
- Thông báo về tiến độ thực hiện dự án, sự cân đối giữa hoàn thành và chưa hoàn thành cho các bên liên quan.
- Giải đáp mọi thắc mắc của nhà đầu tư về chất lượng và khối lượng của công trình.
- Truyền tải các văn bản ra quyết định của ban điều hành để giải quyết một số vấn đề phát sinh không thể khắc phục được như do thời tiết hay khủng hoảng kinh tế…làm chậm tiến độ của công trình.
b. Nguồn thông tin đến:
Là nguồn thông tin xuất phát điểm từ ban điều hành dự án tới chủ đầu tư, các nhà thầu và các tổ chức có liên quan:
- Các nội dung, quy chế hoạt động phải được truyền tải một cách chính xác nhất đến các thành viên của công ty.
BAN ĐIỀU ĐIỀU HÀNH Chủ đầu tư Nhà thầu Các cơ quan, tổ chức khác Ban thông tin
Trưởng ban giám sát Trưởng ban tài chính Bộ phận văn thư
- Thông báo về tiến độ thực hiện dự án, sự cân đối giữa hoàn thành và chưa hoàn thành cho các bên liên quan.
- Giải đáp mọi thắc mắc của nhà đầu tư về chất lượng và khối lượng của công trình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Một số phát sinh không thể khắc phục đươc như do thời tiết hay khủng hoảng kinh tế…làm chậm tiến độ của công trình
c.Thông tin nội bộ
Là nguồn thông tin chỉ được truyền đi giữa các ban của dự án, từ ban điều hành đến các ban trong dự án và từ mỗi ban đến các thành viên cụ thể hoặc ngược lại. Nguồn thông tin nội bộ kịp thời, chính xác là một phần quan trọng đảm bảo cho quá trình thi công có thể diễn ra theo đúng kế hoạch, dự toán ban đầu.
- Phải phân tách công việc cho mỗi bộ phận: bộ phận quy hoạch; Bộ phận thiết kế….
- Bộ phận có nhiệm vụ báo cáo về sự hoàn thành mức độ công việc của bộ phận mình: Hoàn thành được đến đâu và bao giờ hoàn thành xong toàn bộ khối lượng công việc được giao.
BAN ĐIỀU ĐIỀU
HÀNH H Ban thông tin
Trưởng ban giám sát Trưởng ban tài chính Bộ phận văn thư Chủ đầu tư Nhà thầu Các cơ quan, tổ chức khác
- Kịp thời thông báo những sự cố bất ngờ hoặc sai sót trong quá trình thiết kế, quy hoạch để ban điều hành dự án nhanh chóng đưa ra những cách giải quyết khắc phục sai sót hoặc sự cố đó.
3. Phân cấp thông tin:
Tuỳ theo tính chất các luồng thông tin ra vào ban Quản lý dự án, có thể chia chúng thành :
Thông tin chung : Được công khai cho mọi đối tượng có liên quan.Ví dụ
như:
-Thông tin về thời gian dự án -Tiến độ thực hiện dự án
Thông tin chuyên môn : Được truyền tới các ban phụ trách trực tiếp vấn đề có liên quan.
- Bản vẽ thiết kế tổng thể và chi tiết toàn bộ công trình được chuyển tới ban “Thiết kế và quy hoạch tổng thể”
- Tổng chi phí hoàn tất dự án được chuyển tới ban “Tài chính”
Thông tin mật : Với nguồn thông tin nhạy cảm này chỉ có các cấp lãnh đạo
được phép tiếp cận.
- Thông tin về báo cáo tài chính thực tế và bảng cân đối kế toán thực tế. - Sự thay đổi trong quy trình thực hiện dự án
4.Phương thứ tiếp cận, truyền tin:
Thông tin giữa các bộ phận của ban Quản lý dự án với Ban điều hành cũng như với Chủ đầu tư, nhà thầu và các cơ quan liên quan khác chủ yếu được truyền đi nhờ văn bản, các báo cáo định kỳ. Bên cạnh đó các phương thức tiếp cận dưới đây cũng hết sức cần thiết, nó đảm bảo quá trình truyền tin nhanh chúng cập nhật hơn:
• Truyền tin qua E-Mail, điện thoại trực tiếp, Fax: Các trang thiết bị được lắp đặt tại mỗi bộ phận để đảm bảo thông tin được truyền đi một cách kịp thời và chính xác nhất.
• Truyền tin qua phương tiện thông tin đại chúng: Qua sách báo, đài hoặc tivi giới thiệu về công trình mà đơn vị mình đang thực hiện.
• Thông qua mạng máy tính nội bộ: Được nối kết một hệ thống nhất và hiện đại.
Các cuộc họp báo cáo thường xuyên hay định kỳ: Thông qua các cuộc gặp gỡ trực tiếp để tạo hiệu quả trong quản lí.