II/ Một số đặc điểm kinh tế, kỹthuật chủ yếu ảnh hởng đến
1- Đặc điểm về cơ cấu tổ chức quản lý ở Nhàmáy Thuốc lá
Nhà máy có cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến - tham mu (xem biểu 8 ). Theo kiểu này, Giám đốc đợc sự tham mu giúp sức của các phòng ban trong việc suy nghĩ, nghiên cứu, bàn bạc tìm giải pháp tối u cho vấn đề phức tạp. Tuy nhiên, quyền quyết định những vấn đề ấy thuộc về Giám đốc. Khi phòng ban có những nghiên cứu, đề xuất, nếu đợc Giám đốc thông qua, nó sẽ biến thành mệnh lệnh truyền đạt từ trên xuống dới theo tuyến đã định. Các phòng ban có trách nhiệm tham mu, kiểm tra giám sát cho toàn bộ hệ thống trực tuyến.
Cơ cấu tổ chức của nhà máy bao gồm có: Ban Giám đốc, 9 phòng ban với chức năng tham mu và 5 phân xởng trong đó có 3 phân xởng sản xuất chính.
a) Ban Giám đốc: Gồm 4 ngời, là 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 2 nhân viên giúp việc.
- Giám đốc: là ngời đứng đầu nhà máy và trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh chung của nhà máy. Có quyền hành cao nhất và chịu trách nhiệm trớc pháp luật và Tổng Công ty thuốc lá Việt nam về hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà maý. Quyết định trực tiếp các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh của nhà máy, đại diện cho nhà máy ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Phó Giám đốc: là ngời giúp việc cho Giám đốc, thay mặt Giám đốc trong doanh nghiệp khi Giám đốc đi vắng, thừa lệnh Giám đốc đi khảo sát và ký kết các hợp đồng kinh tế. Ngoài nghiệp vụ chuyên môn, Phó Giám đốc còn là trởng phòng về công việc kiểm tra chất lợng hơng liệu để từ đó giúp nâng cao chất lợng sản phẩm.
- 2 nhân viên giúp việc: Đây là những ngời giúp việc cho Giám đốc nhằm giảm bớt các công việc phụ cho Giám đốc trong khi ký kết các hợp đồng kinh tế, giao dịch hay ra quyết định tổ chức sản xuất, cố vấn về pháp luật cho Giám đốc.
b) Các phòng ban:
* Phòng tổ chức: Nhiệm vụ chính:
- Sắp xếp, tổ chức lao động cho các phòng ban, phân xởng sản xuất, các tổ sản xuất.
- Đào tạo cán bộ, công nhân viên.
- Trang bị lao động (nh bảo hộ lao động, quần áo, giày dép lao động. . .) - Thực hiện chế độ tiền lơng, chế độ lao động và quản lý lao động về số l- ợng, chất lợng lao động đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của nhà máy.
- Thực hiện công tác tuyển lao động, khen thởng, kỷ luật các cán bộ công nhân viên.
- Thực hiện các công tác nhân sự khác.
* Phòng hành chính: Nhiệm vụ là trung tâm giao dịch, do vậy mọi văn th giấy tờ bên ngoài về nhà máy đều qua phòng để xét duyệt trớc khi chuyển đến các phòng ban, phân xởng, các đơn vị. Thực hiện công tác đón tiếp khách của lãnh đạo, của nhà máy.
* Phòng kế hoạch: Đây đợc coi là phòng đầu não trong hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy. Phòng này nắm toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy chi tiết đến từng khâu của sản xuất. Với nhiệm vụ là lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho nhà máy, quan tâm và chỉ đạo mọi vấn đề liên quan đến sản xuất, từ đầu vào đến đầu ra của quy trình sản xuất. Từ đó lập nên các kế hoạch cho việc cung cấp nguyên vật liệu, nhiên liệu, hoá chất đảm bảo sản xuất liên tục mà không có sự ứ đọng, thiếu hụt, đồng thời đa ra kế hoạch sản xuất cho từng mác thuốc. Trởng phòng kế hoạch thừa lệnh Giám đốc ký các phiếu nhập kho nguyên vật liệu và xuất kho thành phẩm và bán thành phẩm. Do vậy mà chịu trách nhiệm quản lý của phòng kế hoạch là các "kho" (nhằm dự trữ nguyên liệu, nhiên liệu, phụ liệu, hoá chất, dụng cụ làm việc. ..), các "kho cung ứng" (cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất, sản phẩm cho tiêu thụ) và bộ phận phân cấp (có nhiệm vụ giúp phòng kế hoạch giải quyết bớt các công việc phụ và phân cấp chất lợng lá thuốc).
* Phòng kỹ thuật cơ điện: Với chức năng và nhiệm vụ là đảm bảo điện lực liên tục cho sản xuất kinh doanh và cho khu dân dụng (nơi ở của cán bộ công nhân viên) ngoài ra còn cùng các chuyên viên kỹ thuật kiểm tra sửa chữa điện, máy móc thiết bị trong các dây chuyển sản xuất. Đồng thời quản lý toàn bộ thiết bị máy móc trong nhà máy về mặt kỹ thuật.
* Phòng kỹ thuật công nghệ: Nhiệm vụ chính là nghiên cứu sản phẩm mới, sản phẩm thay thế, nghiên cứu về chất lợng hơng hiệu, lá thuốc, mác thuốc, nhãn hiệu đồng thời vạch ra quy trình sản xuất sản phẩm, phơng pháp sử dụng vật t cho dây chuyền, máy móc thiết bị.
Tìm hiểu và tham mu cho Giám đốc mua sắm các trang thiết bị - dây chuyển sản xuất. Cải tiến và nâng cao các thiết bị công nghệ phù hợp với sản xuất kinh doanh.
* Phòng tài vụ: Chức năng và nhiệm vụ chính là hoạch toán ghi chép lại toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, đặc biệt là về tài sản, nguồn vốn chi tiết đến từng bộ phận. Tham mu cho Giám đốc, giúp Giám đốc hiểu đợc cơ cấu của tài sản, vốn và sự biến động, để từ đó Giám đốc ra các quyết định điều chỉnh và đảm bảo đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời trình lên Tổng Công ty và các cơ quan Nhà nớc, cơ quan thuế, tài chính, . .. về tình hình sản xuất kinh doanh và tài sản, nguồn vốn của Nhà máy khi có yêu cầu của các cơ quan đó.
* Phòng KCS (kiểm tra chất lợng sản phẩm): Với chức năng kiểm tra chất l- ợng sản phẩm từ đầu vào cho đến đầu ra của quá trình sản xuất. Đồng thời giám sát việc thực hiện đúng quy trình công nghệ do phòng kỹ thuật công nghệ vạch ra. Mục đích đảm bảo cho chất lợng sản xuất ra đạt đúng về yêu cầu đòi hỏi của kỹ thuật, chất lợng sản phẩm. Công tác của phòng này trong các phân xởng chủ yếu là kiểm tra mẫu để theo dõi tình hình chất lợng của NVL, bán sản phẩm và sản phẩm, phát hiện kịp thời tình trạng dây chuyền công nghệ đang sản xuất với chất lợng không đảm bảo, kiểm tra chất lợng đầu vào và đầu ra của bất kỳ khâu và công đoạn nào của sản xuất.
* Phòng thị trờng: Với nhiệm vụ chính là khai phá thị trờng và tìm khách hàng mới, ổn định thị trờng và khách hàng đã có sẵn, nghiên cứu và theo dõi tình trạng biến động của nhu cầu và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng.
* Phòng tiêu thụ: Chức năng chính là tiêu thụ sản phẩm, phòng này sẽ giúp cho doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm nhanh chóng, dễ dàng, đa ra các sách bán hợp lý với khách hàng và giúp cho Giám đốc nắm đợc các bạn hàng, đối thủ cạnh tranh và thị trờng bên ngoài để từ đó đa ra chính sách hợp lý.
Là đơn vị sản xuất cơ bản trong doanh nghiệp, trực tiếp tham gia vào sản xuất và để góp phần tạo ra sản phẩm.
Phân xởng có vai trò nh một phòng ban và quản đốc phân xởng có vai trò nh một trởng phòng.
Phân xởng chịu sự quản lý, ra quyết định trực tiếp của Ban Giám đốc, ngoài ra còn chịu sự giám sát kiểm tra của các phòng ban.
* Phân xởng I (phân xởng lá sợi): Với nhiệm vụ chính là biến lá thuốc lá sợi thuốc. Phân xởng lá sợi phải thực hiện một loạt các công việc nh gỡ lá, xé lá, chọn lá, tẩm hơng liệu, sấy lá, thái sợi và sấy sợi. Sau đó biến sợi thuốc thành điếu thuốc.
Máy móc thiết bị sản xuất chính trong phân xởng này là các lò sấy, lò lên men, các máy thái sợi, máy cuốn điếu và dây chuyền chế biến sợi.
* Phân xởng II (phân xởng bao mềm): là phân xởng đóng bao mềm (vỏ bao bằng giấy mềm).
Phân xởng này có nhiệm vụ vận hành các máy bao mềm để biến thuốc điếu thành bao thuốc hoàn chỉnh.
* Phân xởng III (phân xởng bao cứng): Là phân xởng đóng bao cứng (vỏ bao bằng hộp cứng). Nhiệm vụ của phân xởng này là vận hành các máy bao cứng để biến thuốc điếu thành bao thuốc hoàn chỉnh.
* Phân xởng cơ khí: Chuyên bảo dỡng, sửa chữa máy móc thiết bị, sản xuất phụ tùng thay thế, xây dựng, sửa chữa, bảo quản các thiết bị truyền dẫn, lo các vấn đề về cơ khí cho nhà cửa, đờng ống nớc trong nhà máy và khu dân dụng.
* Phân xởng phụ: Nhiệm vụ chính là sản xuất các phụ liệu nh: Đầu lọc, nhãn, giấy tút, hộp giấy. . .dùng cho sản xuất sản phẩm và bao gói sản phẩm.
- Ngoài ra để đảm bảo đời sống tinh thần và quyền lợi cho ngời lao động, quan tâm đến đời sống của từng cán bộ công nhân viên, từng gia đình trong nhà máy thì trong nhà máy còn có các tổ chức quần chúng khác nh Đảng uỷ, công đoàn, thanh niên, hội cựu chiến binh, hội phụ nữ.
Nhiệm vụ của các tổ chức này là giúp cho ngời lao động có sinh hoạt tập thể phù hợp, tạo nên tinh thần đoàn kết, lối sống lành mạnh, đúng chủ trơng chính sách của Đảng và Nhà nớc.
Khi tìm hiểu cơ cấu quản trị của Nhà máy Thuốc lá Thanh Hoá, thấy nổi bật lên nhiều điểm, trong đó có cả yếu tố tích cực lẫn tiêu cực, thể hiện nh sau:
Thứ nhất, bộ máy quản trị của nhà máy đã thực hiện tốt chế độ một thủ tr- ởng. Có sự chỉ huy sản xuất và quản lý kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối, kỷ luật hết sức nghiêm, hoạt động theo nguyên tắc thống nhất từ trên xuống dới.
Thứ hai, trong cơ cấu tổ chức trực tuyến tham mu của nhà máy, các phòng ban đã làm tốt công tác tham mu cho Giám đốc. Phát huy tốt năng lực chuyên sâu về chuyên môn của các phòng ban, phân xởng. Ngoài ra, công tác kiểm tra kiểm soát cả các phòng ban tới phân xởng cũng đợc thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả.
Tuy nhiên, nó cũng lộ rõ mặt hạn chế:
Thứ nhất, cha tạo đợc sự phối hợp giữa các phòng ban. Hàng rào ngăn cách thông tin, phối hợp công việc quản lý còn lớn. Đặc biệt sự phối hợp giữa 2 phòng công nghệ và thị trờng còn quá yếu kém. Đó cũng một phần là do công tác nghiên cứu nhu cầu (Marketing) và công tác thiết kế sản phẩm của nhà máy cha tốt, cha có đội ngũ cán bộ giỏi thật sự trong 2 phòng ban này.
Thứ hai, nhìn chung tính hiệu quả công việc của các phòng ban cha có, cán bộ phòng ban cha thật nhiệt tình với công việc, cha chịu khó nâng cao trình độ, kiến thức, học hỏi phơng pháp làm việc mới, còn tỏ ra quan liêu, trông chờ, thiếu trách nhiệm với công việc. Đây là do sự đòi hỏi, yêu cầu về tính hiệu quả trong công việc của Ban Giám đốc đối với các phòng ban cha cao, cha giám sát chặt chẽ đợc công việc và hiệu quả làm việc của họ. Ngoài ra còn là ảnh hởng do lực lợng lao động trong các phòng ban còn quá đông, cồng kềnh không tơng xứng với công việc và nhiệm vụ đề ra.
Ghi chú: Quan hệ tham mu Quan hệ trực tuyến
Ban Giám đốc
Phòng
tổ chức Phòng kế hoạch Phòng thị trường tiêu thụPhòng
Phòng kỹ thuật cơ điện Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng KCS Phòng tài vụ Phòng hành chính
Kho Cung ứng Phân cấp
Phân xưởng I (Lá sợi)
Phân xưởng