2. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
2.2 Chức năng nhiệm cụ của các phòng ban Bộ máy quản lý của công ty
Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, có quyền quyết định phương hướng, nhiệm vụ phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty.
Thông qua các phương án sử dụng tài sản, đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh, tăng vốn điều lệ.
Bổ sung và sửa đổi điều lệ của công ty.
Bầu, bãi miễn và thany thế thành viên Hội đồng quản trị, bổ nhiệm Tổng giám đốc điều hành….
Hội đồng quản trị
Hoạt động kinh doanh và các công việc của công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty, trừ các thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông.
Hội đồng quản trị quyết định chiến lược phát triển của công ty và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông.
Ban kiểm soát
Ban kiểm soát công ty có 3 thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra với nhiệm kỳ là 5 năm.
Ban kiểm soát thay mặt Cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị và điều hành công ty.
Kiểm tra các báo cáo tài chính hằng năm, sáu tháng và quý trước khi đệ trình Hội đồng quản trị.
Báo cáo đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực , hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác của công ty.
Kiến nghị các biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu quản lý, điều hành hoạt động của công ty.
Ban tổng giám đốc : Tổng giám đốc
Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm.
Tổng giám đốc được giao đầy đủ các quyền hạn cần thiết để thi hành các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, là người có thẩm quyền cao nhất trong việc trong việc điều hành hoạt động hàng ngày của công ty.
Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và pháp luật trước những sai phạm gây tổn thất cho công ty.
Các Phó tổng giám đốc
Các phó tổng giám đốc là người giúp cho Tổng giám đốc, được Tổng giám đốc uỷ quyền chịu trách nhiệm một số lĩnh vực quản lý chuyên môn như chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của phòng Kế hoạch – Kinh doanh và các cửa hàng kinh doanh xăng dầu, ký kết, theo dừi và thanh lý cỏc hợp đồng kinh tế đó ký.
Các phó tổng giám đốc chịu trách nhiệm cá nhân với Tổng giám đốc về phần việc được phân công hay uỷ quyền.
Các phòng ban trực thuộc công ty Phòng tổ chức – hành chính
Quản lý sắp xếp biên chế, lập kế hoạch tuyển dụng, huấn luyện đào tạo cán bộ công nhân viên trong công ty.
Quản lý con dấu, lưu trữ tiếp nhận, cấp phát công văn, văn kiện.
Quản lý lao động, tiền lương, xây dựng định mức lao động, thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên theo quy định, quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ công nhân viên.
Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ an toàn tài sản công ty, tuần tra bảo vệ trật tự an toàn trong Khu công nhiệp, phòng cháy chữa cháy.
Quản lý hồ sơ pháp lý của công ty ( trừ hồ sơ nghiệp vụ và tài sản).
Nghiên cứu tham mưu ban Tổng giám đốc xây dựng, sửa đổi, bổ sung điều lệ, nội quy, quy chế , những quy định của công ty.
Lập kế hoạch, nội dung công tác thi đua và tập hợp hồ sơ đề nghị khen thưởng.
Lập thủ tục đăng ký giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh cho công ty, các đơn vị cơ sở.
Phòng kế hoạch – kinh doanh
Tham mưu đề xuất Ban Tổng giám đốc trong việc hoạch định các mục tiêu chiến lược hoạt động của công ty, nghiên cứu đề xuất hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với đặc điểm tình hình kinh doanh của công ty.
Chọn lựa, lập, tiển khai các dự án đầu tư có hiệu qủa.
Tìm kiếm khách hàng trong nước và ngoài nước, mở rộng kinh doanh.
Thường xuyên dự báo về cung cầu, giá cả thị trường nhằm phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty.
Lập báo cáo tổng kết, sơ kết tình hình hoạt động của công ty theo định kỳ tháng, quý , năm hoặc đột xuất.
Bảo đảm bí mật các thông tin kinh tế đối với người không có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty.
Phòng kế toán – Tài chính
Thực hiện các vấn đề có liên quan đến tài chính như : tổ chức hạch toán kế toán về các hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty theo chuẩn mực hách toán kế toán doanh nghiệp,quản lý theo dừi cỏc chi phớ, cõn đối nguồn vốn cố định, vốn lưu động, quỹ lương, kê khai và nộp các khoản thuế, các khoản nộp khác theo quy định…
Thực hiện công tác kế toán quản trị, tổ chức bộ máy kế toán, thu nhập, lưu trữ cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính cho tất cả các bộ phận trong công ty.
Sử dụng, quản lý chứng từ hoá đơn theo đúng quy định Nhà nước.
Tham mưu cho ban Tổng giám đốc trong lĩnh vực quỷn lý các hoạt động tài chính - kế toán,trong lĩnh vực đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của nhà nước.
Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho ban Tổng giám đốc về tình hình biến động của các nguồn vốn, vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn của các phòng ban, đơn vị cơ sở trực thuộc công ty.
Lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh doanh của công ty.
Kiểm tra hoạt động tài chính của các Phòng, ban, đơn vị cơ sở công ty( tự kiểm tra hoặc phối hợp tam gia với các cơ quan hữu quan kiểm tra).
Phối hợp với công ty kiểm toán thực hiện đúng theo quy định công ty.
Phòng kế hoạch - Đầu tư
Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc trong việc khảo sát nghiên cứu thị trường, tìm kiếm cơ hội đầu tư trong các lĩnh vực : bất động sản, tài chính, liên doanh, liên kết.
Phối hợp với phòng kế toán khai thác xử lý hiệu quả nguồn vốn, tài sản.
Là đầu nối quan trọng phối hợp với ban quản lý dự án, phòng kế toán tài chính và phòng kế hoạch kinh doanh công ty để thẩm định dự án đầu tư.
Lập hồ sơ xin ưu đãi đầu tư, hỗ trợ lãi suất.
Phòng quản lý môi trường khu công nghiệp Quản lý vận hành nhà máy xử lý nước thải tập trung.
Xây dựng và trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt chi phí xử lý nước thải, mức phí phải thu.
Kết hợp với phòng Kế toán – tài chính trong việc thu phí vận hành xử lý nước thải.
Phối hợp với các khu chế xuất và khu công nghiệp TP Hồ Chí Minh, sở tài nguyên môi trường Tp Hồ Chí Minh trong công tác thanh tra, kiểm tra và bảo vệ môi trường.
Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc giải quyết tranh chấp liên quan đến môi trường giữa các doanh nghiệp trong khu công nghiệp.
Các cửa hàng kinh doanh xăng dầu
Tổ chức bán buôn, bán lẻ các mặt hàng : xăng dầu, dầu nhớt, gas và các dịch vụ khác tuỳ theo điều kiện của từng cửa hàng.
Báo cáo quyết toán, thống kê hàng tháng, quý , năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của các phòng nghiệp vụ công ty.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN PHể
KẾ TOÁN KHO HÀNG
HOÁ
KẾ TOÁN THANH TOÁN, KẾ
TOÁN NGÂN HÀNG
THỦ QUỸ KẾ TOÁN
THUẾ THU NHẬP CÁ
NHÂN, QUẢN LÝ
PHÍ DUY TU KẾ TOÁN
XÂY DỰNG CƠ
BẢN,KẾ TOÁN THUẾ GTGT KẾ TOÁN
TÀI SẢN CỐ ĐỊNH,
PHỤ TRÁCH HOÁ ĐƠN KẾ TOÁN
CÁC KHOẢN PHẢI THU PHẢI TRẢ