II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập dự án:
1. Hoàn thiện quy trình lập dự án:
Với bất kỳ dự án nào thì quy trình lập dự án có ảnh hưởng lớn đến chất lượng công tác lập dự án. Dự án được lập có hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào sự phối hợp, bố trí, phân công giữa các phòng ban trong công ty. Do đó, muốn công tác lập dự án ngày càng được nâng cao thì quy trình lập dự án đầu tư tại công ty phải được hoàn thiện và đổi mới.
Hiện nay, nhìn chung quy trình lập dự án tại công ty khá phù hợp và gần như theo mô hình quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000. Tuy nhiên, đối với từng dự án cụ thể thì cần có một quy trình phù hợp. Để thực hiện được quy trình chặt chẽ thì biện pháp đưa ra là: CNDA phải tổ chức và điều hành quản lý tốt. CNDA cần phải lập ra kế hoạch, lịch trình rõ ràng; kế hoạch phải thể hiện rõ thời gian, nội dung công việc, thành viên hay bộ phận sẽ thực hiện, công việc ưu tiên. Việc phân công công việc cho các thành viên phải theo chuyên môn của từng người, phải gắn trách nhiệm của họ với công việc. Đồng thời phải giám sát, kiểm tra tiến độ và chất lượng làm của các thành viên trong nhóm cũng như các phòng ban chức năng. Cần phải thường xuyên kiểm tra thái độ, trách nhiệm làm việc của các thành viên.
Quy trình lập dự án tại công ty thì mỗi bước đều gắn với trách nhiệm của các phòng ban. Do đó muốn hoàn thiện quy trình lập dự án thì công ty phải thống nhất, tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban. Tuy nhiên đây cũng là điểm yếu của công ty, điều này đã gây ra sự thất thoát, lãng phí. Vì vậy, cần phải đổi mới cơ chế quản lý của công ty, cụ thể hơn là đổi mới cơ chế làm việc, cần phải có sự hợp tác giữa các phòng ban. Phòng quản lý dự án cần phải có sự phân định trách nhiệm rõ ràng trong việc lập dự án ở từng khâu và giám đốc ban quản lý dự án thường xuyên quản lý, giám sát, kiểm tra việc thực hiện các công việc, nghiệm thu sản phẩm khi hoàn thành. Ngoài ra, trong mỗi giai đoạn cần tăng cường công tác giám sát của các chuyên gia có trình độ cao, có nhiều kinh nghiệm trong cao trong công tác lập dự án. Và cần phải
nhiệm dự án là người chịu trách nhiệm cao nhất và có quyền quyết định lớn nhất trong các vấn đề lớn nhất của dự án.
Bên cạnh đó, cần tăng cường công tác giám sát việc thực hiện quy trình lập dự án. Trên thực tế do không giám sát chặt chẽ các phần của dự án nên một số bước của dự án được nghiên cứu sơ sài làm ảnh hưởng đến chất lượng lập dự án. Để khắc phục tình trạng này, ban quản lý dự án cần mở rộng lập dự án theo cách thức trích thưởng theo sản phẩm, đó là các dự án hoàn thành sẽ phân công cho một thành viên trong phòng dự án đứng ra giám sát chặt chẽ quá trình lập dự án.
Để dự án được lập ngày càng hoàn thiện hơn, đảm bảo chất lượng hơn thì cần phải đổi mới và hoàn thiện quy trình lập dự án. Sau đây là đề xuất về quy trình mới:
Nhận nhiệm vụ
Lập đề cương kế hoạch thực hiện
Phê duyệt đề cương
Thu thập và kiểm tra tài liệu
Chuẩn bị lập dự án
Nhận tài liệu Nhận các Chuẩn bị Chuẩn bị các Do chủ đầu bản vẽ VBPL có phần mềm Tư cấp thiết kế liên quan LDA
Lập dự án Sửa đổi và
Bổ sung Kiểm tra lập dự án
Trình chủ đầu tư Ban giám đốc ký duyệt Giao nộp và lưu trữ