II. Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
2.1.1Cơ sở thực tiễn
2. Tổ chức và cơ cấu lại nhân sự tại một số phòng ban của Sở
2.1.1Cơ sở thực tiễn
Thực tế tại Sở việc phân công nhiệm vụ trong ban giám đốc còn có những điểm cha hợp lý. Giám đốc Sở phụ trách quá nhiều mảng công việc, các phó giám đốc cũng vậy ngoài việc làm trợ lý cho giám đốc, còn phải trực tiếp làm những nhiệm vụ giám đốc giao và phụ trách các phòng đợc giao. Nh vậy việc phụ trách quá nhiều mảng công việc đòi hỏi giám đốc phải tập chung sức lực một cách cao độ thì mới quản lý và điều hành hết khối lợng công việc đó, điều này rất có thể dẫn tới quan liêu, giảm hiệu quả quản trị. Mặt khác việc trực tiếp phụ trách quá nhiều mảng công việc sẽ khiến cho giám đốc Sở phải tập chung sức lực tâm trí vào công tác và điều này có thể dẫn đến tình trạng bỏ sót, không quản lý triệt để các hoạt
2.1.2. Nội dung của giải pháp:
Để tránh tình trạng nh hiện nay theo em nhất định phải có một Phó giám đốc thứ 3 phụ trách một số phòng hiện nay mà Giám đốc đang phụ trách và nh vậy ban giám đốc có thể đợc phân công lại nh sau:
Ban Giám đốc sẽ gồm 4 ngời: Gồm Giám đốc và 3 Phó giám đốc * Các Phó Giám đốc Sở :
Phó giám đốc thờng trực: là ngời đợc uỷ quyền khi Giám đốc đi vắng và theo
dõi lĩnh vực Văn hoá- xã hội, Kinh tế đối ngoại và 1 số công việc do giám đốc phân công. Là ngời đợc uỷ nhiệm chủ tài khoản.
Phó Giám đốc thứ 2: giúp Giám đốc sở theo dõi 1 số lĩnh vực: Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp, Hành chính, sắp xếp và đổi mới DNNN, giải thể DNNN và một số công việc khác do giám đốc phân công.
Phó giám đốc thứ 3 : Giúp giám đốc theo dõi 1 số lĩnh vực Kinh tế, du lịch và
các công việc khác do giám đốc phân công.
2.1.3 Tác dụng của giải pháp:
- Giúp cho Giám đốc giảm bớt đợc một khối lợng công việc đáng kể đồng thời tạo cơ hội cho các Phó giám đốc thể hiện năng lực của mình cũng nh tận dụng đ- ợc tài năng và kinh nghiệm của các Phó giám đốc.
- Tránh sự chồng chéo làm giảm hiệu lực quản trị giúp cho bộ máy của Sở hoạt động có hiệu quả hơn
- Tránh đợc khả năng có thể dẫn tới sự quan liêu, chuyên quyền trong công tác quản trị của Sở .
- Sự trực tiếp chỉ đạo một số hoạt động và trao quyền quyết định cho các Phó giám đốc sẽ tạo đợc niềm tin cho cán bộ công chức cấp dới qua đó nâng cao ý thức và tinh thần làm việc của các cán bộ công chức trong Sở.
Mô hình đề xuất bộ máy tổ chức mới của Sở nh sau:
2.2. Một số phòng chức năng khác:
Biên chế của Sở Kế hoạch và Đầu t thuộc biên chế hành chính sự nghiệp đ- ợc bổ sung hàng năm; Căn cứ chức năng nhiệm vụ đợc giao Sở cần 44 biên chế 2 hợp đồng theo Nghị định 68/CP, Năm 2005 biên chế đã đợc giao 36 biên chế, 2 hợp đồng theo NĐ68/CP, 2 công chức dự bị. Hiện tại Sở Kế hoạch sắp xếp tổ chức bộ máy theo chỉ tiêu biên chế đã đợc giao trong quá trình thực hiện nhiệm vụ từng bớc Sở sẽ báo cáo UBND tỉnh và sở Nội Vụ để đợc bổ sung thêm biên chế.
Hiện tại số cán bộ công chức Sở tại các phòng nh sau:
1- Phòng Tổng hợp 6
2- Phòng Đăng ký kinh doanh - Doanh nghiệp 4
3- Phòng Lao động - Văn hoá - Xã hội 4
4- Phòng Kinh tế ngành 4
5- Phòng Thẩm định 3
6- Phòng Xây dựng - Hạ tầng. 2
7- Phòng Kinh tế đối ngoại 4
Giám Đốc Sở Phó Giám Đốc 1 Phó Giám Đốc 3 Văn hoá Xã hội Kinh tế Đối ngoại Thanh tra Thẩm định HC-TC Đăng ký KD Tổng hợp Doanh nghiệp Kinh tế ngành Xây dựng Hạ tầng Phó giám đốc 2
9- Thanh Tra Sở 2
Trong điều kiện phát triển của Tỉnh hiện nay thì số công chức viên chức tại các phòng Thẩm Định, Xây dựng hạ tầng, Kinh tế đối ngoại, Thanh tra Sở là cha phù hợp .
2.2.1 Phòng Thẩm định:
- Cơ sở thực tiễn:
Trong điều kiện hiện nay, kinh tế của Tỉnh có nhiều khởi sắc hàng năm có hàng trăm dự án cần thẩm định cấp phép hoạt động với số nhân viên làm công tác thẩm định hiện nay rõ ràng là không thể thực hiện nhanh nhất và hiệu quả nhất số các dự án cần thẩm định. Mặt khác theo chủ chơng chính sách của Tỉnh đang tiến hành đơn giản hoá thủ tục hành chính và giảm thời gian thẩm định cấp giấy phép đầu t thì việc bổ xung nhân sự cho phòng thẩm định là một việc làm cần thiết. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ph ơng pháp tiến hành :
Để khắc phụ tình trạng trên theo em có thể sử dụng cách sau:
+ Có thể thực hiện thuyên chuyển cán bộ đó là thuyên chuyển các cán bộ có năng lực và trình độ đồng thời có kinh nghiệm làm việc từ các phòng kế hoạch của các Huyện, Thị.
+ Đề xuất với UBND tỉnh về việc tuyển thêm công chức viên chức cho Sở * Tác dụng của giải pháp:
- Giúp công việc tiến hành nhanh chóng hơn hiệu quả hơn theo đúng yêu cầu và giảm bớt thời gian chờ đợi cho các doanh nghiệp. Mặt khác việc tuyển dụng thêm nhân sự có thể sẽ đem lại một không khí làm việc tích cực và hiệu quả hơn đối với phòng.
- Làm giảm bớt áp lực công việc cho các thành viên hiện tại của phòng
2.2.2 Phòng Xây dựng hạ tầng:
- Cơ sở thực tiễn:
Điều kiện phát triển kinh tế -xã hội là phát triển cơ sở hạ tầng phải đi trớc một bớc. Trong điều kiện hiện nay việc xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho sự phát triển kinh tế của Tỉnh là yêu cầu cấp bách, hơn thế nữa cần phải xây dựng quy hoạch hoàn chỉnh trong thời gian tới đáp ứng đợc yêu cầu phát
triển mới. Do đó công tác quy hoạch hạ tầng kỹ thuật rất cần những cán bộ có trình độ, kinh nghiệm, tầm nhìn và t duy mới. Với số cán bộ công chức hiện nay của phòng thì thực sự đáp ứng hoàn thành nhiệm vụ đợc giao là rất khó khăn.
- Ph ơng pháp tiến hành:
Để giải quyết vấn đề trên có thể thực hiện giải pháp sau. + Thuyên chuyển một số cán bộ có năng lực từ cấp cơ sở
+ Đề xuất và tuyển thêm công chức có trình độ và kinh nghiệm
+ Sở đề xuất thuê chuyên gia nớc ngoài hoặc các chuyên gia trong nớc *Tác dụng của giải pháp:
- Tăng cờng nhân sự cho phòng làm giảm áp lực công việc, mặt khác việc thuê chuyên gia sẽ giúp cho công việc của phòng nói riêng và của Sở nói chung sẽ đạt hiệu quả cao hơn ...
- Đem lại không khí làm việc mới tích cực hơn
2.2.3 Phòng Kinh tế đối ngoại:
- Cơ sở thực tiễn:
Theo thống kê mới nhất của Bộ KH&ĐT cho đến thời điểm hiện nay Vĩnh Phúc đứng thứ 10 trong số các tỉnh thành về thu hút vốn đầu t trực tiếp nớc ngoài. Đây thực sự là một nỗ lực lớn của tỉnh trong điều kiện hiện nay, tuy vậy so với tiềm năng thì con số này vẫn cha tơng xứng. Với vai trò của mình trong công tác quản lý các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài và mọi công tác đối ngoại của Sở đều do phòng phụ trách. Với số cán bộ công chức hiện có của phòng chắc chắn sẽ không thể đảm đơng một cách tốt nhất các công việc đợc giao không chỉ tại thời điểm nay mà cả thời gian tới khi những chính sách khuyến khích đầu t của tỉnh phát huy hiệu quả.
- Ph ơng pháp tiến hành:
Do nhiệm vụ của phòng đòi hỏi các cán bộ công chức viên chức phải thông thạo ngoại ngữ và các vấn đề chuyên môn. Giải pháp tốt nhất là Sở tuyển thêm nhân sự với những yêu cầu nhất định về chuyên môn.
Tạo điều kiện nâng cao trình độ và kinh nghiệm thực tiễn cho cán bộ công chức của phòng.
- Tác dụng của giải pháp:
- Việc bổ xung nhân sự sẽ làm giảm áp lực công việc cho các thành viên của phòng. Mặt khác điều này cũng đem lại không khí làm việc mới tích cực hơn
- Thờng xuyên đào tạo nâng cao trình độ và kinh nghiệm thực tế sẽ mang lại sự tự tin trong công việc cho các cán bộ công chức của phòng.
2.2.4 Phòng Thanh tra:
- Cơ sở thực tiễn:
- Là một phòng mới của Sở, hiện nay cơ cấu nhân sự của phòng nh vậy là cha hợp lý( chỉ có 2 cán bộ công chức). Hơn nữa việc thành lập thêm phòng thanh tra cũng là do yêu cầu bức xúc hiện nay trong việc kiểm tra giám sát việc chấp hành pháp luật của các đơn vị kinh tế và các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn tỉnh. Hiện nay với 2 cán bộ công chức phụ trách thực hiện nhiệm vụ của phòng rõ ràng là không thể thực hiện tốt nhất nhiệm vụ đợc giao.
- Ph ơng pháp tiến hành:
- Phòng cần bổ xung một biên chế nữa có thể thực hiện bằng các cách sau: - Có thể thuyên chuyển cán bộ từ các đơn vị cơ sở (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đề xuất với lãnh đạo yêu cầu sự giúp đỡ của Ban Thanh tra tỉnh - Đề xuất yêu cầu cần tuyển thêm nhân sự đúng chuyên môn - Tác dụng của giải pháp:
- Giảm áp lực công việc cho các thành viên hiện nay của phòng và giúp phòng thực hiện tốt hơn nhiệm vụ đợc giao.
- Giúp Sở kiểm soát chặt chẽ hơn việc kinh doanh đúng pháp luật của doanh nghiệp đang hoạt động trên địa bàn tỉnh.
- Giúp lãnh đạo Sở tham mu tốt hơn cho UBND tỉnh về kế hoạch thanh tra kiểm tra chống tham nhũng.
2.3 Tăng cờng công tác đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ cán bộ quản trị và công chức viên chức trong Sở.
2.3.1 Cơ sở đề ra giải pháp.
Cán bộ quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành mọi hoạt động diễn ra tại Sở. Để các quyết định đa ra và thực hiện đạt hiệu quả cao đòi hỏi cán bộ quản trị phải có năng lực trình độ chuyên môn và các kỹ năng khác phục vụ cho công tác quản trị.
Hiện nay đội ngũ cán bộ công chức viên chức của Sở phần lớn có trình độ đại học và trên đại học, các cán bộ cao cấp của Sở hầu hết đã có thời gian công tác trên 20 năm và với yêu cầu phát triển kinh tế xã hội của Tỉnh hiện nay công tác quy hoạch và kế hoạch hoá phải luôn đi trớc một bớc với độ xác thực cao. Do vậy việc học tập nâng cao trình độ, đổi mới t duy là rất quan trọng, điều này sẽ giúp cho các cán bộ cao cấp cập nhật đợc những kiến thức mới, có cái nhìn mới mẻ hơn phù hợp hơn trong công tác của mình. Mặt khác việc đào tạo và học hỏi thờng xuyên sẽ giúp cho Sở có một đội ngũ các nhà quản trị kế cận có trình độ và kỹ năng.
2.3.2 Nội dung của giải pháp :
Ngoài các chơng trình đào tạo hàng năm Sở tổ chức thì theo em Sở cần chú trọng hơn nữa và có kế hoạch tổ chức đào tạo nh sau:
* Về hình thức đào tạo có thể sử dụng hai hình thức sau:
- Đào tạo tại chỗ
- Đào tạo theo các chơng trình bên ngoài ( hiện nay Sở đã áp dụng hình thức này)
* Nội dung đào tạo:
- Tổ chức đào tạo và nâng cao trình độ sử dụng công nghệ thông tin, các kỹ năng khai thác thông tin đối với các cán bộ quản trị cũng nh với tất cả các công chức viên chức tại Sở.
tiếp hớng dẫn thực hành các kỹ năng sử dụng và khai thác công nghệ thông tin. Đặc biệt đối với các cán bộ quản lý việc sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý và hỗ trợ quản lý là rất có ích và cần thiết.
- Nâng cao trình độ ngoại ngữ, đây là phơng tiện cần thiết để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu nhất là trong bối cảnh hiện nay khi Tỉnh đang thực hiện chính sách: “Trải thảm đỏ đón các nhà đầu t trong và ngoài nớc vào đầu t tại tỉnh” và vai trò của Sở là rất quan trọng khi là đầu mối giới thiệu các chính sách đầu t của Tỉnh với các nhà đầu t quốc tế.
Hiện nay tỉnh cha có một trung tâm đào tạo ngoại ngữ nào, do đó việc học tập nâng cao trình độ ngoại ngữ đối với công chức viên chức tại Sở là rất khó khăn. Theo em nên liên hệ với các trờng đại học hay các trung tâm ngoại ngữ có uy tín mời giảng viên và tổ chức một lớp học tại Sở dành cho các cán bộ quản trị (phơng thức này là rất khả thi và các cán bộ lãnh đạo không thể nghỉ việc để đi học đợc). Mặt khác để duy trì thờng xuyên việc sử dụng ngoại ngữ trong giao tiếp và học tập cũng có thể thành lập một Câu lạc bộ lấy thời gian hoạt động là vào khoảng 15 phút trớc khi vào làm việc và nội dung trao đổi có thể là các vấn đề về các lĩnh vực kinh tế – xã hội ...
*Tác dụng của giải pháp:
- Nâng cao trình độ nhận thức cũng nh kỹ năng làm việc của các cán bộ công chức thuộc Sở, qua đó nâng cao hiệu quả của bộ máy quản trị
- Nâng cao chất lợng của đội ngũ quản trị của Sở, đáp ứng yêu cầu phát triển hiện nay của Tỉnh. Mặt khác với trình độ và kỹ năng quản lý, kỹ năng nghiệp vụ cao sẽ giúp cho việc tham mu cho Tỉnh uỷ, HĐND, UBND đợc tốt hơn kịp thời hơn, ra quyết định chính xác hơn, hiệu quả hơn.
- Tạo không khí làm việc thoải mái và hiệu quả hơn đồng thời đem lại sự tự tin khi tiếp xúc với các đối tác nớc ngoài.
2.4 Xây dựng một văn bản cụ thể quy định tiêu chuẩn của cán bộ quản trị các cấp.
2.4.1.Cơ sở thực tiễn:
Đối với mỗi một tổ chức, một cơ quan hay bất kỳ một doanh nghiệp nào. Bộ máy quản trị luôn giữ vai trò quyết định tới sự tồn tại và phát triển của tổ chức, cơ quan hay doanh nghiệp đó và Sở KH&ĐT Vĩnh Phúc cũng không phải là một ngoại lệ. Để có đợc một bộ máy hoạt động tốt thì cần rất nhiều những điều kiện, nhng điều kiện quan trọng nhất và chủ yếu nhất là con ngời, xây dựng một quy định tiêu chuẩn về cán bộ quản lý nói riêng và quy định tiêu chuẩn tuyển chọn nhân sự nói chung của mỗi một cơ quan tổ chức hay một doanh nghiệp là rất cần thiết . Do là một cơ quan nhà nớc ban lãnh đạo cấp cao do HĐND, UBND tỉnh bộ nhiệm. Với việc tuyển chọn cán bộ quản trị cấp trung gian hiện nay tại Sở vẫn cha có một văn bản cụ thể nào quy định về tiêu chuẩn tuyển chọn cán bộ quản trị cấp này. Hầu hết các cán bộ quản trị của Sở hiện nay là những ngời có thâm niên trong công tác và có nhiều kinh nghiệm thực tế. Phơng thức đề bạt này cũng có nhiều u điểm tuy nhiên cũng có một nhợc điểm không thể khắc phục đó là sẽ không tận dụng hết năng lực của các nhân viên trẻ tuổi mặt khác việc tuyển chọn dựa vào kinh nghiệm và tuổi tác sẽ không khuyến khích sự phấn đấu của nhân viên trẻ ... Do vậy việc xây dựng một văn bản quy định tiêu chuẩn của cán bộ quản trị các cấp là rất cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Qua thời gian thực tập và tham khảo ý