Kết luận chơn g
47 Nhà buôn nhỏ
công ty. Mối quan hệ giữa công ty và ngời sản xuất rất lỏng lẻo, công ty không hề có một mối liên hệ mật thiết hay một sự hớng dẫn nào về chất lợng, tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa đối với ngời sản xuất. Hàng hóa của công ty thờng phụ thuộc vào các nhà buôn nhỏ ở địa phơng song mối quan hệ giữa công ty và các nhà buôn này cũng cha mật thiết do vậy chất lợng hàng nông sản công ty thu gom đợc thờng cha cao, công ty gặp khó khăn khi muốn đồng bộ về chủng loại, chất lợng,... Thêm vào đó do hoạt động của công ty mang tính thơng vụ nên công ty rất dễ bị các nhà buôn nhỏ ở địa phơng ép giá.
Để giảm bớt sự phụ thuộc vào các nhà buôn nhỏ ở địa phơng đến công tác thu mua hàng, thời gian qua công ty đã thành lập thêm các trạm thu mua của mình để trực tiếp thu mua từ ngời sản xuất. VD: Trạm thu mua ở Nghệ An đối với mặt hàng lạc; ở Đắc Lắc đối với mặt hàng cà phê và ở Cần Thơ đối với gạo. Với hình thức này công ty có thể tiết kiệm đợc chi phí, chọn đợc hàng có chất l- ợng đảm bảo. Tuy nhien khối lợng hàng thu mua đợc bằng hình thức này của công ty vẫn cha cao, nguồn cung cấp vẫn cha ổn định bởi đây là hình thức mới đối với công ty nên cũng mới đối với ngời sản xuất. Ngời sản xuất có mối quan hệ rất ít đối với công ty nên uy tín của công ty đối với họ cha cao. Thêm vào đó do lực lợng thu mua quá mỏng, các trạm thu mua quá ít nên công ty cha tiếp xúc đợc nhiều đối với ngời sản xuất.
Các nghiệp vụ mà công ty thực hiện khi thu mua hàng đợc thể hiện ở hình sau:
Hình 5 : Quá trình thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty.
47Nhà buôn nhỏ Nhà buôn nhỏ địa phương Các chi nhánh công ty Công ty Hộ gia đình sản xuất Lựa chọn khu vực thị trờng Tiếp cận đàm phán ký kết Tổ chức thực hiện hợp Thanh lý hợp đồng
Bớc 1: Xác định nhu cầu.
Đây là bớc đầu tiên và có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của công ty. Nó có quan hệ mật thiết với các bớc sau và quyết định trực tiếp đến kết quả của các bớc sau. Yêu cầu của bớc này là công ty phải nắm chắc đợc các yếu tố mặt hàng, chất lợng, giá cả. Chỉ có nắm chắc bớc này thì công ty mới thực hiện tốt đợc công tác thu mua, đáp ứng đợc đúng mong muốn của ng- ời tiêu dùng và mới thu đợc kết quả tốt khi kết thúc thơng vụ. Một trong những căn cứ giúp cho công ty xác định đợc nhu cầu là dựa trên các hợp đồng xuất khẩu, các đơn đặt hàng của nớc ngoài từ đó công ty sẽ xem xét lại loại hàng mà khách hàng cần và khả năng đáp ứng của công ty. Trớc mỗi thơng vụ công ty thờng cử các cán bộ có kinh nghiệm xuống cơ sở để nắm bắt tình hình sản xuất, chế biến, xem xét khả năng cung ứng của từng khu vực trong nớc và đa ra giải pháp tối u cho công tác thu mua.
Bớc 2: Xây dựng đơn hàng.
Sau khi có đợc các thông tin về nhu cầu của bạn hàng thì công ty sẽ tiến hành xây dựng cho mình một đơn hàng. Đơn hàng này sẽ có các điều khoản về số lợng, chất lợng của hàng hóa giống nh khách hàng yêu cầu còn các điều khỏan khác thì không giống. Giá cả trong hợp đồng xuất khẩu thờng lớn hơn 3-5% so với giá trong đơn hàng mà công ty sẽ sử dụng để thu mua.
Bớc 3: Lựa chọn khu vực thị trờng ngời cung ứng.
Sau khi đã xây dựng đợc các đơn hàng thu mua, công ty sẽ tiến hành xem xét xem khu vực thị trờng nào có khả năng đảm bảo một cách tốt nhất đơn hàng của công ty. Đối với những mặt hàng khác nhau công ty sẽ lựa chọn khu vực thị trờng ngời cung ứng khác nhau. Chẳng hạn:
Xác định nhu cầu Xây dựng đơn giá Tìm kiếm nhà cung ứng Lựa chọn nhà cung ứng Kiểm tra hàng hoá Tiếp nhận hàng hóa Vận chuyển hàng hóa Bảo quản hàng hóa
−Đối với khu vực miền Bắc, đặc biệt là tại các tỉnh Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Thanh Hóa, Hải Phòng sẽ là nơi cung cấp các mặt hàng lạc nhân, đậu, vừng, ngô cho công ty.
−Khu vực miền Trung với các tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Qủng Nam sẽ cung cấp lạc nhân, hạt tiêu.
−Khu vc Tây Nguyên với các tỉnh Gia Lai, Đắc Lắc, Buôn Mê Thuột sẽ cung cấp cà phê, hạt tiêu.
−Khu vực Nam Bộ sẽ cung cấp gạo và lạc nhân.
Các chi nhánh của công ty sẽ phụ trách khu vực thị trờng ngời cung ứng trực thuộc tầm quản lý của mình. Chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh sẽ phụ trách khu vực miền Nam còn đại diện tại Đông Hà và văn phòng tại Hà Nội sẽ phụ trách khu vực miền Trung và miền Bắc. Căn cứ vào khu vực thị trờng đã chọn công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng trên cơ sở các điều kiện của đơn hàng, và một số chỉ tiêu sau của nhà cung ứng:
−Quy mô sản xuất, kinh doanh của nhà cung ứng có đáp ứng đợc với yêu cầu của công ty hay không.
−Đối tác có uy tín trên thị trờng không.
−Chất lợng và mẫu mã hàng hóa của nhà cung ứng có đáp ứng đợc yêu cầu của công ty không.
−Gía cả có thấp hơn giá thu mua hay không.
−Điều kiện giao hàng nh thế nào.
Bớc 4: Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Sau khi đã lựa chọn đợc ngời cung ứng, công ty sẽ tiếp cận đàm phán và ký kết hợp đồng. Hợp đồng là một căn cứ xác định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên nên nó cũng là một công cụ để đảm bảo rằng công ty sẽ nhận đợc hàng. Bớc 5: Thực hiện hợp đồng.
Sau khi đã ký hợp đồng với nhà cung ứng, hai bên sẽ đi vào thực hiện hợp đồng. Mỗi bên đều phải tự giác thực hiện trách nhiệm của mình. Tuy nhiên để quá trình mua hàng đợc diễn ra suôn sẻ, không ảnh hởng đến các bớc sau thì công ty đã cử cán bộ công nhân viên của mình xuống tận cơ sở để kiểm tra chất lợng hàng. Tuy nhiên công cụ để kiểm tra chất lợng vừa yếu lại vừa thiếu. Hàng đợc kiểm tra chủ yếu dự vào kinh nghiệm của cán bộ thu mua. Chẳng hạn đối với mặt hàng lạc xuất khẩu. Việc kiểm tra chất lợng chủ yếu dựa trên kinh
nghiệm của cán bộ thu mua thông qua quan sát màu sắc, độ tróc của lụa lạc. hoặc có chăng thì côngcụ kiểm tra là một chiếc máy nhỏ xách tay để đo độ ẩm của Lạc. Với cách kiểm tra này, lợng Lạc đợc kiểm tra cha nhiều.
Sau khi đã nhận đợc hàng, công ty sẽ tiếp nhận hàng tại các địa điểm giao hàng cụ thể. Hàng sẽ đợc tập trung về kho của công ty, đợc kiểm tra lần cuối, đóng gói những hàng đủ tiêu chuẩn xuất khẩu và chờ làm thủ tục hải quan cho lô hàng đó.
Đối với mặt hàng nông sản yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật đối với khâu chế biến, bảo quản là rất cao. Kho chứa hàng phải vệ sinh, có nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với đặc tính của từng mặt hàng nhằm hạn chế sự biến dạng, biến chất, nấm mốc hàng hóa. Tuy nhiên đối với công ty VILEXIM, kho chứa hàng cha thực sự đảm bảo đợc các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, các trang thiết bị phục vụ cho công tác chế biến, bảo quản đã lạc hậu nên có năng suất chế biến thấp, chất lợng hàng đã qua chế biến cha cao..
Bớc 6: Thanh lý hợp đồng.
Đây là bớc cuối cùng trong công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty. Trong quá trình thanh lý hợp đồng, nếu có vớng mắc gì thì hai bên phải tiến hành xem xét để đi đến thỏa thuận thống nhất về trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên. Nếu không thống nhất đợc cách giải quyết thì hai bên sẽ phải nhờ đến trọng tài kinh tế cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết.
6.Công tác thu thập và xử lý thông tin của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong xu thế tự do hóa và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, số lợng các doanh nghiệp trong và ngoài nớc tham gia xuất nhập khẩu hàng hóa không ngừng tăng làm cho sự cạnh tranh trong và ngoài nớc ngày càng khốc liệt. Trong bối cảnh chung ấy thông tin chính là yếu tố quyết định sự thành công của bất kỳ một đơn vị kinh doanh nào. Đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng nông sản thì thông tin lại càng đóng vai trò quan trọng bởi mặt hàng nông sản là một mặt hàng nhạy cảm, bất kỳ một yếu tố khách quan hay chủ quan nào đều có thể gây sự biến động mạnh đến tình hình cung, cầu mặt hàng này trên thị trờng. Điều này sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của thông tin, trong thời gian qua công ty VILEXIM cũng đã quan tâm đến việc làm thế nào để có đợc thông tin về tình
hình cung, cầu, giá cả, sự thay đổi trong tiêu dùng mặt hàng nông sản, thông tin về đối thủ cạnh tranh một cách đầy đủ nhất và nhanh nhất.
Tuy nhiên do nguồn vốn của công ty có hạn nên kinh phí của công ty đầu t cho công tác này còn khá khiêm tốn. Thêm vào đó là sự thiếu kinh nghiệm, ít am hiểu tình hình thị trờng của cán bộ công nhân viên trong công ty nên có thể thấy công tác thu thập thông tin trong công ty còn nhiều hạn chế.
Các nguồn thông tin về thông tin rất quan trọng, đáng tin cậy và cập nhật nh thông tin của Trung tâm thơng mại Quốc tế (ITC), thông tin từ tổ chức thơng mại và phát triển của Liên Hợp Quốc (UNCTAD), thông tin của ngân hàng thế giới(WB) đều cha đợc công ty khai thác. Nguyên nhân là do các nguồn thông tin này có chi phí khá cao. Các nguồn thông tin chính mà công ty thu thập hiện nay là:
− Các bản tin của các cơ quan thống kê phát hành thờng xuyên.
− Các tạp chí kinh tế .
− Thông tin về thị trờng giá cả của ủy ban vật giá nhà nớc.
−Thông tin từ các cán bộ công mà công ty cử đi khảo sát thị trờng nớc ngoài. Tuy nhiên do thiếu kinh phí nên công ty không thể cử các cán bộ đi nghiên cứu ở thị trờng nớc ngoài một cách thờng xuyên nên thông tin thu đợc từ nguồn này là không đáng kể.
−Mối quan hệ với các thị trờng và bạn hàng cũ, hiện nay công ty tiếp tục duy trì quan hệ kinh doanh với họ.
−Công ty có quan hệ với các viện thơng mại thuộc khu vực Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Phi,...Hàng năm công ty tham gia các buổi họp tham tán thơng mại và nhờ họ cung cấp, giới thiệu công ty với các thị trờng, bạn hàng mới.
−Công ty là hội viên lâu năm của phòng Thơng Mại và Công Nghiệp Việt Nam. Thông qua các buổi sinh hoạt câu lạc bộ ban giám đốc, phòng thơng mại sẽ giới thiệu các đối tác nớc ngoài với công ty.
−Tham gia các hội chợ triển lãm trong và ngoài nớc.
Ngoài ra công ty còn dựa vào sự quen biết của các cán bộ nhân viên trong công ty với khách hàng nớc ngoài để thu thập thêm thông tin. Những thông tin thu đợc từ các nguồn này là tơng đối rẻ song thờng không cập nhật nên nhiều khi công ty đã bỏ lỡ thời cơ kinh doanh.
Song song với việc thu thập thông tin, việc xử lý thông tin cũng vô cùng quan trọng. Những con số và sự kiện sẽ chẳng có có ý nghĩa gì nếu nó không đ-
ợc xử ký một cách kịp thời và chính xác. Nhiệm vụ của xử lý thông tin và đa ra quyết định là phải biết đợc thông tin nào là đúng, thông tin nào là sai, thông tin nào mang lại những cơ hội và thách thức cho công ty để từ đó ra những quyết định biến những cơ hội thành những kết quả kinh doanh tốt, ứng phó với thách thức để hạn chế rủi ro. Trong thời gian qua, việc xử lý thông tin của công ty còn nhiều bất cập. Thông tin thu thập đợc của công ty sẽ giao cho một số cán bộ ở phòng xuất nhập khẩu xử lý và đánh giá cơ hội kinh doanh sau đó sẽ trình lên ban giám đốc để ra quyết định. Chính vì vậy những đánh giá đợc đa ra chủ yếu chỉ dựa vào kinh nghiệm ít ỏi về thị trờng của các cán bộ này.
Nh vậy qua nghiên cứu công tác thu thập và xử lý thông tin của công ty ta có thể thấy công tác này hiện còn nhiều hạn chế. Công ty vẫn cha có một bộ phận riêng đảm nhiệm công tác thu thập và xử lý thông tin, công tác này cha đ- ợc đầu t một cách thích đáng, hoạt động thực sự cha có hiệu quả, lẻ tẻ, yếu ớt, thụ động và không có kế hoạch. Chính vì vậy trong thời gian qua công ty chỉ xuất khẩu đợc những gì mà mình có và bạn hàng yêu cầu chứ cha tự nghiên cứu và tìm hiểu nhu cầu của bạn hàng và tìm cách thỏa mãn đợc nhu cầu đó. Do vậy lợi nhuận mà công ty thu đợc từ hoạt động xuất khẩu là cha cao. Trong tơng lai để hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn công ty cần phải nhìn nhận và tổ chức lại công tác thu thập và xử lý thông tin.
7.Thị trờng tiêu thụ hàng nông sản của công ty.
Trong kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và trong kinh doanh nông sản nói riêng, việc tìm kiếm thị trờng là vấn đề quan trọng đảm bảo cho hoạt động kinh doanh đợc diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao. Hiện nay, công ty đã có mối quan hệ với khoảng 40 nớc trong hầu hết các khu vực Châu á, Châu Phi, Châu Mỹ, Châu âu và có quan hệ kinh doanh với khoảng 23 nớc. Trong đó, thị trờng nhập khẩu chính hàng nông sản của công ty là các nớc thuộc khu vực châu á.
Bảng 10 : Thị trờng nhập khẩu hàng nông sản của công ty gđ 1995-2002.
ĐV: %
Stt Thị trờng 1995 1998 1999 2000 2002
2 Châu Phi 8,45 10,32 9,07 8,00 6,4
3 Trung Đông 6,25 5,38 5,95 5,00 5,5
4 Châu âu 2,47 1,97 1,99 0,7 1,1
5 Châu Mỹ 1,14 2,62 0,47 0,8 1,0
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 1995-2002.
Thị trờng Châu á.
Đây là thị trờng nhập khẩu lớn nhất của công ty trong những năm qua. Thị trờng này gồm các nớc nh Lào, Trung Quốc, Singapo, Indonêxia, Malaixia, Phlipin...
Các nớc này tiến hành nhập khẩu hàng nông sản của công ty ngoài mục đích cung cấp cho nhu cầu tiêu dùng trong nớc họ còn chế biến lại để thực hiện tái xuất khẩu. Thuận lợi của công ty khi xâm nhập vào thị trờng này là : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
−Đây là khu vực có vị trí địa lý gần Việt Nam nên chi phí vận chuyển hàng hóa thấp. Đây là một cơ hội để nâng cao sức cạnh tranh về giá sản phẩm của công ty.
−Khu vực này có yêu cầu về chất lợng và mẫu mã sản phẩm không cao.
Tuy nhiên công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn tại khu vực thị trờng này bởi đây là khu vực thờng có nhiều biến động về kinh tế, chính trị, tài chính. Đồng thời khả năng chi trả của thị trờng này cũng cha cao.
Trong 3 năm 1998, 1999, 2000 do chịu ảnh hởng của cuộc khủng hoảng tài chính trong khu vực nên lợng hàng xuất khẩu của công ty sang thị trờng này bị giảm sút, cơ cấu mặt hàng thay đổi liên tục. Năm 2002, khi nền kinh tế các nớc trong khu vực đã hồi phục, tình hình xuất khẩu hàng của công ty sang khu