Công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty hiện còn nhiều bất cập. Công ty cha thiết lập đợc một mạng lới thu mua hàng ổn định ngay tại địa phơng, do vậy nguồn hàng cung cấp cho công ty bấp bênh, chất lợng cha đảm bảo. Công tác kiểm tra chất lợng hàng khi thu mua thực hiện cha nghiêm túc, bảo quản và sơ chế hàng ngay sau khi thu mua cha tốt, quá trình vận chuyển hàng về kho cha đợc giám sát chặt chẽ. Chính vì vậy trong thời gian tới để cải thiện công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu công ty nên thực hiện một số công việc sau:
Công ty cần xây dựng mối quan hệ tốt với các địa phơng sản xuất hàng xuất khẩu của công ty. Khi đó, quá trình thu mua của công ty sẽ thuận lợi hơn,
khối lợng thu mua đợc sẽ nhiều hơn. Muốn xây dựng đợc mối quan hệ tốt này, công ty nên tiến hành các công việc nh: Gặp gỡ các đại biểu ở các địa phơng ngay từ đầu vụ sản xuất để trao đổi, bàn bạc và ký hợp đồng, hỗ trợ một phần cho sản xuất nh hỗ trợ vốn, hỗ trợ phân bón. Đồng thời công ty có thể hỗ trợ địa phơng một phần vào việc xây dựng các công trình phúc lợi công cộng nh: Bệnh viện, trờng học, hệ thống giao thông, thủy lợi. Hiện tại đối với công ty để làm đợc việc này thì chi phí không phải là nhỏ nhng đó là một sự đầu t thích đáng trong chiến lợc phát triển lâu dài của công ty, nó tạo ra mối quan hệ thân thiết giữa công ty và địa phơng đồng thời cũng tạo nên sự ràng buộc về kinh tế giữa công ty và địa phơng.
Công ty cần đa ra những biện pháp để khuyến khích hoạt động thu mua có hiệu quả nh: Quy định một tỷ lệ hoa hồng mà cán bộ thu mua đợc hởng nếu
khối lợng mua đợc lớn, chất lợng đảm bảo. Đồng thời xử lý nghiêm túc đối với những trờng hợp gian lận, tráo hàng làm giảm chất lợng và uy tín hàng xuất khẩu của công ty.
Cải tiến công tác kiểm tra chất lợng sản phẩm khi thu mua.
Hoạt động kiểm tra chất lợng sản phẩm khi thu mua sẽ quyết định cơ bản đến chất lợng hàng xuất khẩu của công ty. Hiện tại, hoạt động này đợc thực hiện ở công ty còn hạn chế. Hầu nh cha có một thiết bị hiện đại nào trợ giúp cho cán bộ thu mua trong công việc này. Chất lợng sản phẩm khi thu mua chủ yếu đợc kiểm tra bởi kinh nghiệm của cán bộ công thu mua. Với cách thức kiểm tra này, tuy cha có một vụ khiếu kiện nào về chất lợng hàng hóa cha đảm bảo từ phía đối tác nớc ngoài đối với công ty song điều đó không đồng nghĩa với việc công tác kiểm tra chất lợng sản phẩm khi thu mua của cán bộ thu mua đã đợc thực hiện tốt, các cán thu mua đã lựa chọn đợc những sản phẩm có chất lợng tốt mà điều này là do yêu cầu về chất lợng hàng hóa của các đối tác nớc ngoài đối với công ty cha cao. Chẳng hạn: trong kiểm tra chất lợng Lạc. Các cán bộ công thu mua chủ yếu dựa vào mầu sắc và độ tróc của lụa Lạc để nhận biết độ ẩm của Lạc. Với cách kiểm tra này chỉ một khối lợng nhỏ Lạc đợc kiểm tra, một số các tiêu thức khác mà những thị trờng khó tính thờng yêu cầu nh độ
mối mọt, số lợng hạt Lạc/100g ... công ty không thể kiểm soát đợc.
Do vậy trong thời gian tới, muốn đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu hàng nông sản, đa mặt hàng thâm nhập sâu vào những thị trờng khó tính thì việc cải tiến công tác kiểm tra chất lợng sản phẩm ngay từ khâu thu mua đối với công ty là thực sự cần thiết. Đối với mỗi loại sản phẩm khác nhau công ty sẽ phải đề ra những tiêu chuẩn để kiểm tra khác nhau đồng thời sử dụng các loại máy kiểm tra chất lợng tiên tiến để trợ giúp cho cán bộ thu mua.
Chẳng hạn đối với mặt hàng Lạc xuất khẩu, công tác kiểm tra chất lợng sẽ phải dựa vào một số chỉ tiêu sau:
−Kiểm tra về mối mọt: Đây là một chỉ tiệu mà khách hàng nớc ngoài thờng hay quan tâm nên công ty nhất thiết phải kiểm tra thật kỹ khi thu mua.
−Độ ẩm Lạc: Đây là một chỉ tiêu để xác định chế độ bảo quản. Khi độ ẩm của lạc từ 7% trở xuống thì có thể bảo quản ở kho bình thờng từ một đến hai tháng vẫn không bị mốc. Tuy nhiên khi độ ẩm của lạc trên 7% thì cần thiết phải tiến hành sấy khô lạc ngay bằng hơi nóng và đảo trộn ( không đợc phơi nắng vì làm nh vậy lạc sẽ bị chảy dầu).
−Kiểm tra về mức các tạp chất có trong Lạc nh vụn than, cành lá và các loại tạp chất khác. Cần đặc biệt chú ý đến các loại vi sinh vật cũng nh sâu mọt có trong lạc khi bao gói.
−Kiểm tra về tiêu chuẩn Lạc: với hàm lợng hạt/100g xem có bao nhiêu hat đủ tiêu chuẩn.
Ngoài các công việc trên, việc chuẩn bị đủ vốn cho quá trình thu mua cũng phải đợc công ty quan tâm. Hàng xuất khẩu của công ty hiện chủ yếu là nông sản, đặc điểm của loại hàng hóa này là thu mua mang tính thời vụ. Trong điều kiện ‘’tranh mua, tranh bán‘’ nh hiện nay, nếu thiếu vốn trong dịp thu mua thì công ty không thể mua đợc hàng hoặc nếu có thì quá trình thu mua cũng bị gián đọan. Khi ấy đối thủ cạnh tranh sẽ ngay lập tức thế chỗ công ty. Sau đó kể cả công ty có chuẩn bị đủ tiền thì nhà cung ứng cũng cha chắc đã muốn bán cho công ty do họ đã quen với đối tác khác. Chính vì vậy việc chuẩn bị đầy đủ vốn cho quá trình thu mua hàng của công ty là rất quan trọng. Nhng chuẩn bị bao nhiêu cho phù hợp lại cũng là một câu hỏi mà công ty cần đặt ra. Bởi nếu chuẩn bị thiếu vốn thì công ty sẽ gặp phải khó khăn còn nếu chuẩn bị quá thừa
thì công ty lại phải mất một khoản tiền vô ích để trả lãi suất (trong trờng hợp công ty phải vay vốn của ngân hàng). Chính vì vậy mà việc dự đoán lợng tiền cần chuẩn bị phải dựa trên sự dự đoán về biến động của giá cả, sự cung, cầu về hàng hóa trên thị trờng. Công việc này cần đợc đảm nhiệm bởi những ngời có năng lực và có đầu óc kinh doanh.
