Nh đã phân tích ở trên, trong năm 2003, VLĐ của công ty còn bị chiếm dụng lớn với tỷ trọng 61%. Điều đó cho thấy công tác bán hàng, thanh toán tiền hàng, thu hồi công nợ cần phải khắc phục hơn nữa. Công ty cha có các biện pháp khuyến khích khách hàng mua với khối lợng lớn, thanh toán ngay hoặc thanh toán nhanh. Khi bán hàng qua đại lý thì khi bán đợc hàng, các đại lý mới thanh toán nên đã làm cho kỳ thu tiền bình quân kéo dài đến tận 111 ngày. Do đó, để đảm bảo ổn định, lành mạnh và tự chủ mặt tài chính, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của VLĐ; từ đó góp phần sử dụng có hiệu quả, công ty cần có những biện pháp hữu hiệu để hạn chế tới mức tối đa tình trạng nợ nần dây da, chậm thanh toán của khách hàng. Theo em, công ty cần áp dụng một số biện pháp sau:
+ Trớc khi ký kết hợp đồng tiêu thụ, công ty cần xem xét kỹ lỡng cơ sở vật chất của khách hàng, tình hình tài chính, khả năng tiêu thụ sản phẩm của khách hàng. Công ty có thể từ chối ký hợp đồng với những khách hàng nợ nần dây da hoặc không có khả năng thanh toán, hoặc những đơn đặt hàng mà số tiền ứng trớc rất nhỏ.
+ Trong các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm phải quy định rõ thời hạn thanh toán, phơng thức thanh toán và yêu cầu các bên phải chịu trách nhiệm một…
cách nghiêm túc các điều khoản đã quy định trong hợp đồng, phù hợp với chính sách, chế độ tài chính đã quy định. Chẳng hạn, nếu thanh toán chậm so với thời
hạn quy định phải chịu vi phạm hợp đồng, phạt nợ quá hạn hoặc phải chịu lãi theo lãi suất nợ quá hạn của ngân hàng.
+ Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu trong và ngoài công ty, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo thời gian. Nh vậy công ty có thể biết đợc một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền.
+ Công ty nên lập quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi tơng ứng với quy mô và rủi ro của khoản phải thu để có thể giảm đợc thiệt hại các khoản nợ xấu gây ra; đồng thời cũng tránh gây lãng phí do ứ đọng vốn.
+ Sử dụng chiết khấu bán hàng, giảm giá cho khách hàng mua với số l- ợng lớn, thanh toán sớm tiền hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, hạn chế thanh toán không đúng hạn, nợ quá hạn, khó đòi. Để làm đợc điều đó thì tỷ lệ chiết khấu phải đợc đặt sao cho phù hợp, phát huy đợc hiệu quả của nó. Theo em, để có thể xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý cần phải đặt nó trong mối liên hệ với lãi suất vay vốn hiện hành của ngân hàng. Bởi vì, khi bán hàng trả chậm, công ty sẽ phải đi vay vốn để đáp ứng nhu cầu vốn cho các hoạt động kinh doanh đợc tiến hành liên tục. Vì vậy, việc công ty giảm cho khách hàng một tỷ lệ nhất định tính toán trên tổng số tiền hàng mà tỷ lệ đó nhỏ hơn lãi suất vay vốn để thu hồi tiền hàng ngay vẫn có lợi hơn là không chiết khấu để cho khách hàng nợ một thời gian và trong thời gian đó, công ty lại phải đi vay vốn để chịu tiền lãi.
Giả sử tất cả các khoản phải thu của khách hàng có thời hạn 1 tháng. Tại thời điểm31/12/2003, khoản phải thu của khách hàng là 2.573.250.023 đồng. Với việc vay vốn ngân hàng với lãi suất 0,6%/tháng, nếu khách hàng thanh toán ngay thì công ty sẽ không phai chịu số tiền lãi là:
Do đó để thu đợc tiền hàng ngay, công ty có thể chiết khấu cho khách hàng thanh toán ngay là 0,3% giá trị hàng bán. Khi đó số tiền chiết khấu cho khách hàng là:
2.573.250.023 x 0,3% = 7.719.750 đồng Số tiền tiết kiệm đợc do áp dụng chiết khấu là:
7.719.750 – 15.439.500 = -7.719.750 đồng
Từ những tính toán trên, công ty nên sử dụng tỷ lệ chiết khấu nh sau: - Nếu khách hàng thanh toán ngay khi mua hàng, công ty có thể sử dụng chiết khấu cho khách hàng là 0,3% giá trị hàng bán.
- Nếu khách hàng thanh toán chậm trong vòng 15 ngày công ty sẽ phải chịu mức lãi suất là :
15 ngày x 300 ngày,6% = 0,3%
Do đó công ty có thể chiết khấu cho khách hàng 0,2% giá trị hàng bán. - Nếu khách hàng thanh toán trong vòng 15 – 20 ngày, công ty sẽ phải chịu mức lãi suất là:
25 ngày x 300 ngày,6% = 0,5%
Công ty có thể chiết khấu cho khách hàng 0,1% giá trị hàng bán.
- Nếu khách hàng thanh toán trong vòng 15 – 30 ngày, thì công ty sẽ phải chịu toàn bộ lãi suất là 0,6%/tháng khi vay vốn ngân hàng, do đó công ty không cần thiết phải chiết khấu cho khách hàng.
- Nếu khách hàng thanh toán chậm sau một tháng, công ty sẽ tính lãi suất theo lãi suất ngân hàng hiện hành trên số thanh toán chậm vốn trớc đó.
Việc sử dụng chiết khấu bán hàng nh trên sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh hơn và tỷ lệ chiết khấu có thể điều chỉnh dễ dàng khi lãi suất ngân hàng thay đổi.
+ Đối với những khoản nợ quá hạn đã đến hạn trả nhng cha thu đợc tiền, công ty cũng cần phải có những biện pháp tích cực để đòi nợ nh gọi điện, viết th yêu cầu, đôn đốc hoặc cứng rắn hơn nh cử ngời trực tiếp đến đòi, cắt cử hợp đồng, phạt tiền, thu hồi lại sản phẩm của công ty hoặc có thể gửi tới toà án, yêu cầu toà án can thiệp.
Việc sử dụng chiết khấu thơng mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán công ty cần ghi rõ trong hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa hai bên và với…
cách bán hàng trên thì chắc chắn khối lợng thành phẩm tồn kho của công ty sẽ giảm xuống, kỳ thu tiền bình quân sẽ rút ngắn lại, vốn sẽ luân chuyển nhanh hơn, sử dụng vốn sẽ tiết kiệm hơn, và do đó, việc sử dụng vốn nói chung và VLĐ nói riêng sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
3.2.3. Quản lý tốt dự trữ tồn kho, giảm thiểu chi phí dự trữ tồn kho.
Hàng tồn kho dự trữ có ảnh hởng lớn đến hiệu quả sử dụng VLĐ. Việc sử dụng tiết kiệm và có kế hoạch dự trữ linh hoạt, hợp lý sẽ có ảnh hởng rất lớn đến việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ của doanh nghiệp.
Thực tế ở công ty Xe đạp - Xe máy Đống Đa Hà Nội, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng tơng đối lớn: 36%, chỉ đứng sau khoản mục phải thu của khách hàng (61%) và có xu hớng ngày càng tăng lên. Trong đó, nguyên vật liệu tồn kho và chi phí sản xuất kinh doanh dở dang chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng hàng tồn kho. Để đảm bảo cho 2 khoản mục này đợc sử dụng tiết kiệm và hợp lý, công ty cần phải áp dụng một số biện pháp cụ thể:
* Đối với nguyên vật liệu tồn kho:
- Lập kế hoạch sản xuất sản phẩm năm kế hoạch trên cơ sở tình hình năm báo cáo, chi tiết khối lợng sản xuất theo từng tháng, từng quý. Kiểm tra giám sát chặt chẽ khâu mua nguyên vật liệu, khi nhận hàng từ ngời bán, công ty cần phải kiểm tra chất lợng kỹ thuật cẩn thận từng kiện hàng. Nếu có hàng kém phẩm chất thì phải đề nghị với ngời bán đền bù, tránh thiệt hại cho công ty.
- Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại, công ty cần phải có kế hoạch thu mua, dự trữ hợp lý về số lợng, chất liệu, chủng loại cần liên hệ với nhiều…
nguồn cung cấp, tăng cờng nghiên cứu tiếp cận thị trờng đầu vào thông qua khách hàng của công ty hay qua mạng Internet để tìm kiếm nguồn cung cấp thuận lợi hơn, thờng xuyên hơn với giá cả phải chăng.
- Bảo quản tốt việc dự trữ nguyên liệu hàng hoá mua về. Hàng tháng, kế toán nguyên vật liệu cần phải đối chiếu sổ sách, phát hiện số nguyên vật liệu tồn đọng để xử lý, tìm ra biện pháp để giải phóng nhanh số vật t ứ đọng để thu hồi vốn.
- Theo em, công ty có thể dự trữ nguyên vật liệu theo mô hình: phân loại nguyên vật liệu ra các nhóm theo tầm quan trọng khác nhau. Nhóm nguyên vật liệu có giá cao, chiếm tỉ trọng nhỏ về số lợng thì nên dự trữ ít, nhóm nào có giá thấp, là nguyên vật liệu chính thì nên dự tữ nhiều.
- Để đề phòng trờng hợp quy mô sản xuất tăng đột ngột hay tránh những dao động mạnh, công ty có thể tiến hành dự trữ bảo hiểm nhằm duy trì tính liên tục của hoạt đông sản xuất kinh doanh và tân dụng đợc các cơ hội.
* Đối với chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Để có thể nâng cao hiệu quả của việc sử dụng VLĐ, công ty nên thực hiện một số biện pháp nhằm giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang nh sau:
- Bố trí hợp lý các phân xởng sản xuất trong dây chuyền sản xuất để giảm tối đa thời gian vận hành sản phẩm dở dang giữa các bộ phận. Đây là điều đặc biệt cần lu ý vì trong tơng lai gần, công ty có kế hoạch di chuyển địa điểm nên công ty có cơ hội để thực hiện biện pháp này mà không làm phát sinh thêm chi phí.
- Không ngừng tiếp thu những phát minh mới về khoa học kỹ thuật, áp dụng những sáng kiến cải tiến kỹ thuật vào sản xuất để rút ngắn thời gian sản xuất, đồng thời cũng cần tăng cờng độ làm việc của máy móc thiết bị và lựa chọn những máy móc thiết bị có công suất cao.
3.2.4. Tăng cờng công tác quản lý ngân quỹ.
Tiền mặt đợc biểu hiện là tiền tồn quỹ, tiền trên tài khoản thanh toán của doanh nghiệp ở ngân hàng. Nó đợc sử dụng để trả lơng, mua nguyên vật liệu, mua tài sản cố định, trả tiền thuế, trả nợ Tiền mặt bản thân nó là loại tài sản…
không sinh lãi, do vậy trong quản lý tiền mặt thì việc tối thiểu hoá tiền mặt là một mục tiêu quan trọng. Tuy nhiên việc giữ một lợng tiền mặt nhất định cũng là vấn đề cần thiết trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc duy trì một lợng ngân quỹ thích hợp đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo khả năng thanh toán tức thời của công ty cũng nh giảm chỉ phí phải trả cho khoản mục không sinh lời này. Hiện nay công ty tơng đối bị động trớc quy mô của ngân quỹ: khi thiếu tiền mặt thì công ty tăng cờng thu hồi các khoản tín dụng thơng mại, song khi quá thừa tiền thì công ty không biết đầu t nguồn vốn tạm thời d thừa này vào đâu. Nguyên nhân của tình trạng này là do công ty không vay ngắn hạn ngân hàng, trong khi thị trờng tài chính của Việt Nam cha đủ phát triển để có thể cung cấp những công cụ hữu hiệu để công ty có thể đầu t khoản tiền tạm thời nhàn rỗi của mình một cách có hiệu quả. Nếu công ty cần phải trả tiền gấp trong khi cha kịp thu từ các khoản phải thu thì công ty có thể lâm vào tình trạng khó khăn. Do vậy, tình trạng bị động trong việc quản lý ngân quỹ của công ty chứa đựng những nguy cơ tiềm tàng vừa lãng phí những nguồn vốn tạm thời nhàn rỗi. Theo em, công ty nên sử dụng vay ngắn hạn ngân hàng nh là một trong những nguồn tài trợ cho nhu cầu vốn ngắn hạn. Nh vậy công ty có thể chủ động trớc những luồng vào ra của ngân quỹ và có thể giảm lợng tiền dự trữ. Số tiền dôi d ra do giảm số d ngân quỹ doanh nghiệp có thể dùng để đầu t. Tuy vay ngắn hạn ngân hàng có tính linh hoạt rất cần thiết cho việc quản lý ngân quỹ, song khoản vay nào cũng có giới hạn, hơn nữa việc duy trì khoản vay ngắn hạn lớn sẽ khiến công ty phải chịu chi phí cao. Để quản lý vốn bằng tiền có hiệu quả thì việc xác định mức dự trữ tối u là rất cần thiết.
Đồng thời, công ty cần nâng cao công tác dự báo nhu cầu tài chính để có kế hoạch tìm nguồn tài trợ tối u.
Nh vậy, giải pháp này cần đợc thực hiện theo các bớc sau:
- Dự báo nhu cầu tài chính ngắn hạn của công ty. Công ty có thể áp dụng phơng pháp tỷ lệ phần trăm trên doanh thu hoặc sử dụng các nhóm chỉ tiêu tài chính đặc trng để dự kiến bảng cân đối kế toán mới.
- Trên cơ sở các chỉ tiêu dự báo, công ty định ra mức ngân quỹ tối u cũng nh biên độ dao động của nó.
- Trong trờng hợp này công ty có thể áp dụng chính sách quản lý ngân quỹ theo mô hình Miller-Orr, nghĩa là định ra giới hạn trên và giới hạn dới. Khi lợng tiền mặt vợt quá giới hạn trên, công ty trả nợ ngắn hạn để đa mức ngân quỹ về mức dự trữ tối u, còn khi lợng tiền mặt quá thấp thì công ty vay ngắn hạn ngân hàng để bổ sung cho phần thiếu hụt đó. Tuy vậy, do có sự khác biệt giữa vay ngắn hạn ngân hàng và mua bán chứng khoán ngắn hạn (một bên là trả lãi còn một bên là thu lãi), chi phí cho mỗi lần vay và trả nợ ngân hàng là khó định lợng, nên công ty không thể tính toán chính xác đợc mức dự trữ tối u. Các chỉ số này chỉ có thể ớc lợng thông qua phơng sai của thu chi ngân quỹ, lãi suất vay ngắn hạn và gửi không kỳ hạn ở ngân hàng và các chỉ tiêu kế hoạch của công ty.
Điều kiện để có thể áp dụng giải pháp này là công ty phải có đầy đủ các số liệu về thu chi ngân quỹ để tính phơng sai của ngân quỹ, biết lãi suất vay ngắn hạn của ngân hàng và lãi suất cho khoản tiền gửi không kỳ hạn.
Trong tơng lai, khi thị trờng tài chính Việt Nam đã phát triển thì doanh nghiệp có thể sử dụng chứng khoán để đảm bảo dự trữ ngân quỹ trong khi khoản tiền đó vẫn sinh lời, có thể bù đắp đợc phần nào chi phí của việc duy trì ngân quỹ.
3.2.5. Nâng cao chất lợng sản phẩm, cải tiến mẫu mã, tăng cờng khả năng cạnh tranh. cạnh tranh.
Việc mở cửa nền kinh tế đồng nghĩa với việc mở rộng giao lu, buôn bán quốc tế. Chính điều này đã tạo điều kiện cho hàng ngoại nhập tiêu thụ tràn lan trên thị trờng, cạnh tranh mạnh mẽ với hàng nội địa. Điều này gây khó khăn chung cho các doanh nghiệp trong nớc và công ty Xe đạp - Xe máy Đống Đa Hà Nội cũng không phải là ngoại lệ. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để công ty có thể khẳng định chỗ đứng của mình trong cuộc cạnh tranh này. Câu trả lời là công ty phải nâng cao đợc sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trờng cả về chất lợng, giá cả và thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiêu thụ sản phẩm. Chất lợng sản phẩm đợc nâng cao sẽ tạo điều kiện tăng giá bán, từ đó tăng doanh thu tiêu thụ, lợi nhuận cũng đợc tăng lên. Nh vậy, nâng cao chất lợng sản phẩm sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nói chung và VLĐ nói riêng.
Để giải quyêt vấn đề này, công ty cần áp dụng một số biện pháp sau: - Phải kiểm tra nghiêm ngặt chất lợng nguyên vật liệu trớc khi đa vào sản xuất. Nếu trong quá trình sản xuất, các loại nguyên vật liệu kém chất lợng vẫn đợc sử dụng sẽ ảnh hởng rất lớn đến chất lợng sản phẩm. Vì vậy, ngoài việc kiểm tra kỹ thuật, công ty cần phải kết hợp kiểm tra bằng tài chính các loại vật t từ khâu nhập đến khâu sản xuất để đảm bảo cho vật t đợc sử dụng đúng chất l- ợng quy định, đúng định mức kinh tế kỹ thuật đã đề ra, tránh hiện tợng gian lận, bớt xén vật t, thay thế vật t chất lợng tốt bằng vật t chất lợngkém làm ảnh h… -