4.2.1.1. Nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên
Để công ty có thể hoạt động tốt thì ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ làm việc đóng vai trò hết sức to lớn. Ban lãnh đạo cần bám sát và theo dõi các hoạt động của công ty để có các kế hoạch thích hợp. Lãnh đạo công ty là bộ phận quản lý đề ra phương hướng hoạt động cho công ty nên cần nắm rõ được năng lực của từng phòng ban để đề ra phương hướng chiến lược và kế hoạch hoạt động hiệu quả. Về đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty: đây là một bộ phận vô cùng quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường luôn vận động này thì nhân tố con người cũng phải vận động cho phù hợp, nhất là khi nước ta đã gia nhập Tổ chức kinh tế thế giới WTO. Để có được một đội ngũ cán bộ công nhân viên có tâm huyết nhiệt tình và có năng lực, công ty có thể áp dụng một số biện pháp sau:
Không ngừng đào tạo, đào tạo lại nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên của công ty, tạo sự thích ứng con người với công việc. Công ty cần quán triệt một số yêu cầu: đào tạo phải phù hợp với yêu cầu mới phát sinh trong công tác, đào tạo phải có hiệu quả, cụ thể là sau đào tạo nhân viên phải có khả năng làm việc tốt hơn. Đặc biệt công ty phải chú trọng đào tạo ngoại ngữ cho các cán bộ nghiệp vụ để đáp ứng tốt nhu cầu khi làm việc với đối tác nước ngoài.
Đổi mới công tác tuyển dụng nhân sự: đổi mới chương trình thi tuyển dụng vào công ty, đối mới hình thức thi và đề thi phù hợp với vị trí tuyển dụng, áp dụng các chương trình và hình thức thi mới, như các chương trình thi Tiếng Anh mới, các hình thức thi IQ, phỏng vấn.
Trong công ty hiện nay còn tồn tại một số phòng, trạm kinh doanh hoạt động kém hiệu quả. Vì vậy việc tinh giảm bớt các đầu mối kinh doanh cũng như cá nhân kinh doanh kém là nhiệm vụ hết sức quan trọng. Trên cơ sở nhận thức đó, cần bố trí mô hình tổ chức kinh doanh hợp lý là lấy mục tiêu hiệu quả, lợi nhuận doanh nghiệp làm nền tảng. Cần có thái độ đúng trong việc bố trí sắp xếp nhân lực đảm bảo thực hiện đúng chế độ thực hiện của người lao động. Đồng thời lấy hiệu quả công tác làm tiêu chuẩn, tiêu thức.
Đòi hỏi đặt ra với công ty hiện nay là cần sắp xếp bố trí những cán bộ lãnh đạo dưới quyền giám đốc, bao gồm những người có trình độ quản lý, có năng lực hoạt động kinh doanh, có chuyên môn cao, tạo điều kiện tốt nhất để họ phấn đấu trở thành những người tiêu biểu làm kinh doanh.
4.2.1.2. Huy động tối đa nguồn vốn kinh doanh
Vốn kinh doanh là một điều kiện hết sức quan trọng, nó quyết định vận mệnh của công ty. Nếu nguồn vốn thấp thì công ty mất quyền chủ động trong kinh doanh, bỏ lỡ các cơ hội trong làm ăn, khả năng cạnh tranh kém. Vì vậy việc huy động vốn trong kinh doanh là rất quan trọng.
Huy động vốn thông qua huy động vốn cổ phần của các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế và của cán bộ công nhân viên của công ty.
Vay vốn từ các ngân hàng: trong quan hệ với các ngân hàng công ty cần phải tạo niềm tin và chữ tín với họ thì mới có thể tăng mức tín dụng hàng năm, nhằm đảm bảo vốn cho hoạt động kinh doanh.
Tạo những mối quan hệ tốt với các đối tác để lấy uy tín, từ đó bằng uy tín của mình có thể thoả thuận được trong việc thanh toán chậm. Như vậy công ty sẽ tận dụng vốn kinh doanh, nếu tiêu thụ sớm đạt kết quả thu hồi sẽ đỡ phải đi vay ngân hàng, giảm bớt chi phí ngân hàng.
Hiệu quả sử dụng đồng vốn vay của công ty còn quá yếu. Vì thế, các biện pháp kiện toàn công tác tài chính đối với công ty là hết sức cần thiết.
Trước hết, công ty cần có sự quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn của các đơn vị kinh doanh. Trách nhiệm này thuộc về ban lãnh đạo công ty, không nên tuỳ tiện giao vốn cho cán bộ kinh doanh mà không biết họ sử dụng đồng vốn như thế nào, có đảm bảo đem lại lợi nhuận cho công ty hay không. Cần ban hành quy định về quản lý tiền vốn, quy chế về hoạt động tài chính và hoạt động kinh doanh, triệt để thực hành tiết kiệm chi dùng, tiết kiệm chi phí.
Theo dõi chặt chẽ công nợ của công ty, có kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán một cách rõ ràng hợp lý. Kiểm tra hướng dẫn sát sao các đơn vị, các phòng ban trong việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch sử dụng các loại vốn, vốn vay, vốn cố định..
Tổ chức nghiêm túc việc quyết toán theo quý, sáu tháng, một năm đúng tiến độ, hạch toán lỗ lãi cho từng đơn vị, phòng ban giúp giám đốc nắm chắc nguồn vốn và lời lãi.
Trang bị đào tạo thêm cho đội ngũ nhân viên kế toán sử dụng thành thạo máy vi tính, phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý tài chính.
Là một doanh nghiệp xuất nhập khẩu trực tiếp khi có nguồn vốn mạnh thì sẽ đẩy mạnh được hoạt động nhập khẩu, công ty cần có chiến lược hoàn thiện hơn nữa công tác tài chính, tranh thủ huy động và có các biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả nhất đồng vốn vay để đưa công ty phát triển hơn nữa chứ không phải chỉ để phục vụ cho việc duy trì hoạt động như tình hình hiện nay của công ty.
4.2.1.3. Đổi mới cơ cấu mặt hàng nhập khẩu
Trong điều kiện ngày nay, chế độ chính sách của nhà nước ta đối với mặt hàng nhập khẩu đang có nhiều biến động. Mặt hàng sắt thép là mặt hàng nhập khẩu chủ lực của công ty. Mặc dù nước ta đang từng bước thực hiện tự do hóa thương mại, nhưng việc bảo hộ ngành thép trong nước vẫn ở một mức độ nhất định. Đã có những biện pháp để hạn chế việc nhập khẩu thép như hạn chế cung cấp tín dụng cho hoạt động nhập khẩu thép, tránh nhập siêu quá mức. Do đó, công ty cần luôn chú trọng vào việc thay đổi cơ cấu mặt hàng nhập khẩu nếu không hàng nhập về sẽ khó tiêu thụ hoặc không tiêu thụ được Tuy nhiên, việc thay đổi cơ cấu mặt hàng nhập khẩu còn phụ thuộc vào phần nào nguồn hàng nhập khẩu từ các thị trường khác nhau. Mặt khác định hướng thay đổi cơ cấu hàng nhập khẩu của công ty còn phụ thuộc vào xu hướng biến động của thị trường trong nước. Công việc này đòi hỏi tính thời cơ và sự đồng ý của các cơ quan hữu trách, nhưng cũng cần phải chú trọng đến một số vấn đề sau khi thay đổi cơ cấu hoặc bổ sung mặt hàng mới:
+Các đặc tính của chủng loại hàng hoá đó.
+Chính sách của nhà nước hiện tại và tương lai đối với mặt hàng đó.
+Những doanh nghiệp nào đã và đang kinh doanh mặt hàng này với số lượng bao nhiêu.
Có thể nói, việc bổ sung và hoàn thiện cơ cấu mặt hàng nhập khẩu cũng là một giải pháp quan trọng nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Công ty cổ phần Tổng Bách Hóa
4.2.1.4. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường
Ngoài việc duy trì củng cố mối quan hệ làm ăn lâu dài với các bạn hàng cũ, cần có biện pháp mở rộng thị trường mới, tích cực tạo mối quan hệ và uy tín với khách hàng mới. Ngoài một số đối tác nhập khẩu truyền thống từ Trung Quốc, Đức,… cần tạo mối quan hệ làm ăn với các đối tác đến từ khu vực Asean, tận dụng lợi thế khi gia nhập AFTA.
Do mỗi nước có đặc điểm riêng nên phải thu thập những thông tin cần thiết về thị trường. Công tác điều tra nghiên cứu thị trường nhập khẩu cần bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
+Điều tra nghiên cứu hàng hoá nhập khẩu của thị trường đó.
Trên cùng một thị trường hàng hoá ở nước ngoài có tiêu thụ hàng hoá cùng loại của các nước. Trong số hàng hoá cùng lọai này, thường là hàng hoá của một số nước chiếm phần nhiều thị trường, một số hàng hoá chiếm phần ít thị trường. Điều này có quan hệ mật thiết đến chất lượng, quy cách, chủng loại của hàng hoá có thích ứng với thị trường hay không. Công ty cần làm rõ tình hình tiêu thụ của thị trường các hàng hoá có chủng loại khác nhau này, đặc biệt cần nghiên cứu đặc điểm của các loại hàng bán chạy trên thị trường nhằm chủ động tích cực thích ứng với nhu cầu của thị trường.
+Điều tra quan hệ cung cầu của thị trường.
Quan hệ cung cầu trên thị trường của hàng hoá quốc tế thường thay đổi. Có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến quan hệ này như : Chu kỳ sản xuất, chu kỳ tiêu thụ, tập quán tiêu dùng. Cần phải căn cứ vào quy luật biến động cung cầu của thị trường.
Đồng thời, tìm hiểu nhu cầu thực tế nhập khẩu của nước mình để có kế hoạch nhập khẩu hợp lý.
+Điều tra nghiên cứu giá cả thị trường hàng hoá quốc tế
Xu hướng biến động giá cả của các loại hàng hóa trên thị trường thế giới rất phức tạp. Có lúc tăng, lúc giảm, cá biệt có trường hợp ổn định nhưng nói chung xu hướng đó có tính chất tạm thời.
Để có thể dự đoán được biến động của giá cả theo từng loại hàng hoá trên thị trường thế giới phải dựa vào kết qủa nghiên cứu và dự đoán tình hình thị trường từng loại hàng hoá, đồng thời đánh giá chính xác các nhân tố tác động đến xu hướng biến động giá cả.
Nói chung, trong công tác nghiên cứu thị trường công ty cần có những cán bộ chuyên sâu, có khả năng phân tích và đưa ra những nhận định chính xác trên cơ sở lập kế hoạch về nhu cầu nhập. Phải dự đoán được xu thế biến động của tỷ giá hối đoái, tỷ lệ lạm phát và tác động của nó đến giá cả hàng hoá nhập khẩu.
Thông tin có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Có thể nói nhờ có thông tin mới có thể tiến hành hoạt động kinh doanh được. Do vậy trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu thông tin càng vô cùng quan trọng. Nắm bắt thông tin kịp thời, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trong kinh doanh.
4.2.1.5. Thông tin quảng cáo về công ty
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt giữa các công ty như hiện nay thì công ty nào thể hiện được cho khách hàng rằng công ty mình làm ăn có hiệu quả và uy tín nhất thì sẽ có nhiều lợi thế hơn. Công ty cổ phần Tổng Bách Hóa hiện nay mới chỉ quảng cáo thông qua trang web của công ty và qua chính các nhân viên trong công ty là chủ yếu. Do nguồn vốn chưa cho phép nên chưa thể quảng cáo rộng rãi trên truyền
hình hay trên đài báo vì những hình thức quảng cáo này là khá tốn kém. Công ty cần chú trọng cập nhật thông tin liên tục trên trang web của mình để khách hàng nắm rõ hơn thông tin về công ty. Ngoài ra cần khuyến khích nhân viên tìm khách hàng về cho công ty bằng cách trích phần trăm tiền thưởng cho nhân viên nào tìm được nhiều khách hàng. Điều này vừa khuyến khích tinh thần thái độ làm việc của nhân viên, vừa giảm chi phí mà thông tin đến với khách hàng vẫn có hiệu quả cao.
4.2.1.6. Xây dựng mạng lưới phân phối ổn định và đa dạng
Công ty cần chú trọng hơn nữa để phát hiện được các nhu cầu của các doanh nghiệp. Ngoài ra cần nắm được thông tin về tình hình cạnh tranh trên thị trường. Cũng cần hiểu rõ chính sách của Nhà nước có liên quan đến nhập khẩu các mặt hàng kinh doanh của công ty. Từ đó nghiên cứu xây dựng mạng lưới phân phối sao cho phù hợp, thuận tiện trong giao hàng, dỡ hàng, bán hàng, vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao khả năng tiêu thụ hàng. Tổ chức điều động nhân viên đi tìm hiểu nghiên cứu thị trường, phát hiện ra thị trường tiềm năng, xác định rõ khu vực nào có khả năng tiêu thụ tốt mặt hàng nào, từ đó phân phối hàng hóa hợp lý. Ngoài ra còn phải tạo mối quan hệ làm ăn uy tín với các đầu mối tiêu thụ, tận dụng tối đa các mối quan hệ làm ăn đã thiết lập và tạo dựng thêm các mối quan hệ mới, mở rộng và làm phong phú thêm mạng lưới phân phối hàng hóa của công ty.