Xây dựng quy trình kinh doanh các sản phẩm đặc biệt là sách
Danh mục khách hàng yêu cầu Xin báo giá nhà xuất bản, hoặc tra giá mạng
Nhận báo giá của nhà xuất bản Làm báo giá gửi khách hàng
Khách hàng đồng ý
Soạn thảo, ký hợp đồng hoặc xác nhận mua hàng của khách hàng Tiến hàng đặt hàng với nhà xuất bản, Amazon
Hàng về, làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa và nhập kho công ty Bàn giao cho khách hàng
Thay đổi thay thế (nếu có) Thanh lý, thanh toán
Hình 2.9 Chi tiết các bước trong quy trình kinh doanh
Nguồn: Phòng kinh doanh của công ty
Khách hàng có sẵn danh mục yêu cầu
Nam Hoàng gửi danh mục cho khách lựa chọn
Bước 1: Liên hệ với khách hàng và gửi danh mục
Cán bộ kinh doanh liên hệ với khách hàng, giới thiệu công ty, hẹn gặp thông qua điện thoại, email…
Chuẩn bị tờ rơi giới thiệu về công ty, Name card, Catalog, danh mục sách (hoặc ebook, CSDL) về lĩnh vực của khách hàng đó.
Lưu ý về phong cách ăn mặc đối với những khách hàng quan trọng
Ban đầu tiếp xúc với khách hàng nên giới thiệu sơ lược các thông tin về công ty về tất cả các mảng sản phẩm và dịch vụ của công ty. Nên có sự chuẩn bị sẵn từ trước, nhấn mạnh vào các tiêu chí mà được cho là quan trọng đối với khách hàng.
Điều đặc biệt khi gặp khách hàng là:
- Nguồn vốn của dự án là từ đâu (ngân sách, dự án tài trợ…) - Ngân sách khoảng bao nhiêu
- Thời gian khi nào triển khai, triển khai như thế nào? - Hình thức mua là gì?
- Người quyết định mua là ai? Người làm việc với mình có vai trò như thế nào? Bộ máy của họ có thống nhất không?
- Nhà cung cấp trước đây, hiện tại là ai? Khách hàng có hài lòng với sản phẩm và dịch vụ của họ không?
- Các thông tin liên quan khác.
Khi giới thiệu, có thể sử dụng danh mục không có giá hoặc giá tham khảo và sẽ gửi báo giá trực tiếp sau.
Trường hợp khách hàng chưa có nhu cầu hoặc cảm thấy khách hàng chưa tiềm năng lắm thì xin địa chỉ email liên hệ cùng với các địa chỉ email khác của những người quan tâm cùng lĩnh vực cụ thể để say này gửi thông tin sách mới.
“Trong mọi trường hợp và mọi tình huống nên cố gắng đóng vai trò của một đi cung cấp thông tin mới cho khách hàng chứ không phải là người
đi bán hàng.”
Về danh mục
- Trường hợp khách hàng chưa có yêu cầu danh mục cụ thể: Cán bộ hỗ trỡ cập nhật thông tin sách mới cho cán bộ kinh doanh hàng tuần, sau đó cán bộ kinh doanh sử dụng các thông tin sách mới này để gửi cho khách hàng.
- Trường hợp khách hàng có yêu cầu danh mục cụ thể: cán bộ kinh doanh xuất danh mục từ CSDL Booklist theo đúng lĩnh vực mà khách hàng yêu cầu, sau đó gửi danh mục này cho khách hàng. Trường hợp chưa đủ danh mục thì kết hợp với bộ phận hỗ trợ bán hàng lấy thêm dạnh mục từ các nguồn khác.
Bước 2: Nhận danh mục khách hàng yêu cầu
Cán bộ kinh doanh nhận danh mục yêu cầu từ khách hàng.
Phân tích xem danh mục đó có nguồn gốc từ đâu (do mình gửi, hay do khách hàng tự tìm kiếm hay từ một công ty cạnh tranh khách cung cấp…) để có chính sách giá phù hợp.
Chuyển danh mục cho bộ phận hỗ trợ bán hàng (HTBH) để kiểm tra,xử lý sơ bộ danh mục và gửi đi hỏi giá.
Bộ phận HTBH kiểm tra và xử lý danh mục: kiểm tra lại danh mục đã có đầy đủ thông tin chưa, trường hợp cần làm rõ thông tin thì liên hệ với khách hàng. Một số trường hợp khách hàng gửi thông tin không đầy đủ hoặc chỉ có đường link có thể vào mạng để tìm kiếm cho đầy đủ thông tin ( có thể là website amazone.com hoặc các website của các nhà xuất bản), lưu ý xử lý danh mục sao cho chính xác, rõ ràng và đồng nhất về định dạng.
Bước 3: Xin báo giá của nhà xuất bản, hoặc tra giá mạng
Cán bộ HTKH sau khi kiểm tra và xử lý xong danh mục sẽ tiến hành chia danh mục theo nhà xuất bản và gửi đi xin báo giá. Cán bộ HTKH làm các Book Collection (BC) theo mẫu đã có sẵn, lưu ý điền chính xác và đầy đủ số BC, ngày tháng tên khách hàng, số lượng hỏi giá … (Với 1 số nhà xuất bản không cần thiết điền tên khách hàng) . Một số dự án yêu cầu thời hạn báo giá nhanh phải ghi chú lên BC.
Cán bộ HTBH gửi email để xin báo giá. Sau khi gửi cho nhà xuất bản nếu cần thiết cán bộ HTKH gọi điện lại để xác nhận.
Một số nhà xuất bản sử dụng báo giá trên website của họ, cán bộ HTKH tự động tra giá trên website điền thẳng vào BC và lưu vào thư mục quy định.
Trong tất cả các dự án cán bộ kinh doanh có thể cùng tham gia làm danh mục, làm BC, tra giá nhà xuất bản cùng cán bộ HTBH để kịp tiến độ. Lưu ý tất cả các trường hợp trên cán bộ kinh doanh phải thông báo cho cán bộ HTBH để ghi sổ theo dõi.
Thông thường thời gian nhận báo giá của các nhà xuất bản là dưới 1 tuần đối với các báo giá nhỏ (dưới 20 quyển); và khoảng 15 đến 20 ngày đối với những báo giá lớn ( trên 100 quyển). Quá thời hạn này thì cán bộ HTBH sẽ nhắc nhở các nhà xuất bản trừ trường hợp có lý do đặc biệt.
Cán bộ HTBH nhận được báo giá từ nhà xuất bản thì sẽ trả lời xác nhận bằng email hoặc điện thoại đã nhận được báo giá.
Bước 5: Làm báo giá cho khách hàng
Dựa vào báo giá của nhà xuất bản, giá từ trên internet , cán bộ kinh doanh tiến hành làm báo giá gửi cho khách hàng.
Cán bộ kinh doanh làm giá đảm bảo lợi nhuận của công ty tối thiểu là 20% lợi nhuận trước thuế. Một số dự án đặc biệt có thể điều chỉnh mức lợi nhuận nhưng phải thông qua ban giám đốc.
Thời hạn hiệu lực của báo giá cũng phải phù hợp với khả năng của Công ty và phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Thông thường hiệu lực của một báo giá là 30-45 ngày. Những dự án đấu thầu có thể yêu cầu thời hạn dài hơn.
Phí vận chuyển thông thường là 10% trừ trường hợp đặc biệt.
Thuế giá trị gia tăng (VAT) là 5% đối với sách y học, kinh tế đối với sách còn lại không có thuế VAT. Hầu hết các dự án có vốn ODA cũng được miễn thuế VAT.
Bước 6: Soạn thảo, ký kết hợp đồng
Các thông tin được lưu ý kỹ trên hợp đồng bao gồm: tên hàng hóa, giá trị hợp đồng, thuế, thời gian và địa điểm gia hàng, phương thức nghiệm thu, phương
thức thanh toán, tỷ giá quy đổi, các điều khoản phạt. Bước 7: Đặt hàng với nhà cung cấp
Căn cứ vào hợp đồng với khách hàng, cán bộ HTBH tiến hành đặt hàng với các nhà cung cấp (Booknet, các nhà xuất bản, từ mạng amazon …)
Một số trường hợp có thể thay đổi về giá và tình trạng cung cấp của một số sách thì cán bộ kinh doanh sẽ thương thuyết lại với khách hàng.
Thời gian giao hàng thường là 1-2 tháng đối các nhà xuất bản và website amazone.
Bước 8: Nhập khẩu hàng hóa và nhập kho công ty:
Thông thường thời gian nhận được hàng khoảng 2 tuần kể từ khi gửi gồm 1 tuần đi đường và 1 tuần làm thủ tục.
Bước 9: Bàn giao cho khách hàng
Khi thấy lượng sách đã nhận tương đối so với hợp đồng (khoảng 50% tổng số lượng trở lên trừ trường hợp khách hàng yêu cầu sớm hơn, nhân viên phòng kinh doanh liên hệ với khách hàng để tiến hành giao sách lần 1. Số lần bàn giao càng ít càng tốt nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian.
Bước 10: Thanh lý, thanh toán
Khách hàng đã nhận đủ 100% sách yêu cầu (nếu công ty không thể cung cấp đủ số sách đã đặt thì nhân viên kinh doanh sẽ giới thiệu sách thay thế)
Bộ phận kế toán xuất hóa đơn tài chính căn cứ vào hợp đồng đã soạn.
Phòng kế toán và phòng kinh doanh cùng có trách nhiệm theo dõi và đốc thúc các khoản thanh toán của khách hàng sau khi đã xuất hóa đơn.
Tìm kiếm các thị trường mới đồng thời phát triển kênh phân phối mới
Khách hàng của công ty chủ yếu là trong khối trung tâm nghiên cứu, khối bệnh viện tập trung chủ yếu ở các thành phố và các tỉnh lớn. Công ty đã cho nhân viên điều tra về thị trường tiềm năng của cả ba miền thông qua các cuộc hội thảo, nghiên cứu và hội chợ. Qua đó, công ty có thể tạo được mối quan hệ tốt với đối tác, tiến đến ký kết các hợp đồng lâu dài. Công ty cũng đang có chiến lược mở rộng thị trường tại những đơn vị quân đội và công an.
Về mặt kênh phân phối, công ty đang cho tiến hành xây dựng kênh phân phối sản phẩm qua Internet được biệt là sản phẩm ebook và cơ sở dữ liệu. Đồng thời đầu tư vào hai chi nhánh tại hai miền trung và miền nam để khai thác thêm thị phần cho công ty.
Về mặt đối tác, công ty đã đặt ra chiến lược mở rộng quan hệ với các đối tác nước để tăng nguồn cung ứng sản phẩm, cũng như tăng lĩnh vực hoạt động. Công ty chủ yếu nhập sản phẩm chủ yếu là qua Booknet ( Thái Lan). Điều này sẽ gây cho công ty sự bất lợi về giá cả, về chất lượng sản phẩm khi phải phụ thuộc vào một đối tác.
Phát triển đội ngũ nhân lực
Bảng 2.6: Trình độ và kinh nghiệm đội ngũ nhân viên Công ty
STT Họ tên Chức vụ Trình độ Số năm kinh nghiệm
1 Nguyễn Lê Hằng Giám đốc Cử nhân Kinh tế, cử nhân Ngoại ngữ
18 2 Dương Đình Hòa Trưởng Phòng
dự án
Cử nhân Kinh tế, Thương mại quốc tế
10 3 Nguyễn Việt Thương Nhân viên dự
án
Cử nhân đại học Luật 6 4 Đỗ Văn Thắng Nhân viên dự
án
5 Dương Phương Thanh
Nhân viên dự án
Cử nhân Kinh tế đối ngoại
8 6 Chu Minh Ngọc Nhân viên dự
án
Cử nhân kinh tế đầu tư 3 7 Lê Hoàng Hải Nhân viên dự
án
Cử nhân đại học Luật 7 8 Trần Tiến Minh Trưởng Phòng
kinh doanh
Cử nhân quản trị kinh doanh
3 9 Hoàng Thu Hương Nhân viên kinh
doanh
Cử nhân Marketing 7 10 Vũ Minh Hồng Nhân viên
kinh doanh
Cử nhân Ngoại ngữ 4 11 Lại Thế Trung Nhân viên kinh
doanh
Cử nhân kinh tế 4 12 Lã Thu Hà Nhân viên kinh
doanh
Cử nhân Luật 9 13 Nguyễn Diệu Huyền Nhân viên kinh
doanh
Cử nhân Kinh tế quốc tế
5 14 Lê Minh Đức Phụ trách
CNTT
Cử nhân quản trị mạng 5 15 Trần Minh Thành Nhân viên
CNTT
Cử nhân tin học lập trình
6 16 Nguyễn Hải Vân Phụ trách kế
toán
Cử nhân Học viện tài chính
10 17 Nguyễn Phương Mai Phụ trách kế
toán
Cử nhân Học viện ngân hàng
7 18 Phạm Đức Tiến Phụ trách kế
toán
Cử nhân Học viện tài chính
6
Nguồn: Danh sách nhân viên của Công ty
Đội ngũ nhân viên đều có trình độ đại học, được đào tạo phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty. Đa phần nhân viên công ty đều còn trẻ do vậy khả năng bám sát thị trường là rất cao. Đặc biệt đây là một lợi thế cho công ty về phương diện marketing. Đội ngũ nhân viên trẻ, nhanh nhẹn và sáng tạo sẽ tìm kiếm được những kênh phân phối mới cho công ty, tìm ra
được những phương cách mới thâm nhập thị trường sâu, rộng hơn và khả năng học hỏi kinh nghiệm cao.
Công ty đã đặt ra mục tiêu phát triển lâu dài, vì thế công ty luôn mời chuyên gia về marketing đến công ty để đào tạo cho các nhân viên về các kỹ năng bán hàng . Công ty đang trong quá trình tạo cho mình văn hóa kinh doanh riêng. Không những thế, công ty luôn phát huy tinh thần làm việc theo nhóm để tối đa ưu thế của từng người.