III. TỔ CHỨC QUẢN Lí VĂ KẾ TOÂN TẠI CễNG TY HỮU NGHỊ
2. Tổ chức kế toõn tại Cụng ty Hữu Nghị Đă Nẵng
2.1. Tổ chức bộ mõy kế toõn vă chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phậnkế toõn tại Cụng ty: kế toõn tại Cụng ty:
2.1.1. Tổ chức bộ mõy kế toõn tại Cụng ty
Để quản lý chặt chẽ nguồn vốn, tăi sản trong Cụng ty vă cõc đơn vị xớ nghiệp trực thuộc, đồng thời để tăng tớnh chủ động trong sản xuất kinh doanh cho cõc đơn vị, hỡnh thức tổ chức kế toõn õp dụng tại cõc cụng ty lă hỡnh thức tổ chức vừa tập trung vừa phđn tõn. Theo hỡnh thức năy thỡ cụng tõc kế toõn của cụng ty được tổ chức thănh phũng kế toõn tại cụng ty vă bộ phận kế toõn tại cõc xớ nghiệp phụ thuộc.
* Sơ đồ tổ chức bộ mõy kế toõn tại cụng ty Kế toõn trưởng, kiớm
kớ toõn cụng nợ phải thu vă trưởng phũng
kế toõn tăi vụ Kế toõn tổng hợp kiớm phú phũng Kế toõn vật tư, TP, tiớu thụ XNK Kế toõn VT, TP , tiớu thụ nội địa Kế toõn NH - TM Kế toõn vật tư, TP, tiớu thụ XNK Thủ quỹ Kế toõn của
Ghi chỳ
: Quan hệ chức năng : Quan hệ trực tuyến
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng nhđn viớn trong phũng kế toõn
+ Kế toõn trưởng kiớm kế toõn cụng nợ phải thu khõch hăng vă trưởng phũng kế toõn tăi vụ: lă người quản lý, chỉ đạo chung của phũng KT-TV, giỳp Giõm đốc tổ chức quản lý tăi chớnh, điều hănh tổ chức toăn bộ cụng tõc kế toõn, thống kớ, tổ chức cõc kế hoạch tăi chớnh hằng năm vă lă người chịu trõch nhiệm về việc phổ biến thi hănh kịp thời cõc chế độ tăi chớnh kế toõn của Nhă Nước cho cõc nhđn viớn kế toõn của Cụng ty. Bớn cạnh đú, kế toõn trưởng cũn lă người theo dừi về tỡnh hỡnh cụng nợ phải thu khõch hăng của Cụng ty.
+ Kế toõn tổng hợp: lă người chịu trõch nhiệm thu thập số liệu bõo cõo tổng hợp của toăn Cụng ty trỡnh lớn kế toõn trưởng duyệt vă bõo cõo lớn cơ quan cấp trớn. Ngoăi ra, kế toõn tổng hợp cũn cú nhiệm vụ quản lý, theo dừi tỡnh hỡnh biến độngcủa TSCĐ, tập hợp chi phớ, tớnh giõ thănh vă tớnh toõn mức khấu hao TSCĐ hợp lý phđn bổ cho từng đối tượng.
+Kế toõn vật tư, thănh phẩm, tiớu thụ XNK: Cú nhiệm vụ ghi chĩp, phản õnh kịp thời tỡnh hỡnh nhập xuất tồn cõc loại vật tư nhập khẩu, thănh phẩm vă tỡnh hỡnh tiớu thụ thănh phẩm xuất khẩu, trong định kỳ, kế toõn vật tư phải tiến hănh đối chiếu sổ sõch với kế toõn vật tư xớ nghiệp lập bõo cõo XNK vật tư, thănh phẩm để chuyển lớn cho kế toõn tổng hợp.
+Kế toõn vật tư, thănh phẩm vă tiớu thụ nội địa: Cú chức năng tương tự như kế toõn vật tư như thănh phẩm, tiớu thụ, XNK nhưng đối với vật tư mua trong nước vă thănh phẩm tiớu thụ trong nước.
+ Kế toõn ngđn hăng -Tiền mặt :
Cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh biến động của cõc loại tiền, tiền mặt tiền gửi ngđn hăng. Cú trõch nhiệm giao dịch với ngđn hăng để lăm cõc thủ
thường xuyớn kiểm kớ quỹ, đối chiếu với thủ quỹ hăng ngăy để trõnh tỡnh trạng gian lận cũng như đưa ra kế hoạch rỳt, nộp hợp lý.
-Kế toõn cụng nợ phải trả: cú nhiệm vụ theo dừi cụng nợ đối với từng nhă cung cấp theo thời gian, lập kế hoạch chi trả vă đề nghị với kế toõn trưởng trong việc thanh toõn cuối kỳ, kế toõn cụng nợ lập thẻ cụng nợ đối với từng khõch hăng vă lớn bảng cđn đối phõt sinh tăi khoản 331 để bõo cõo lớn kế toõn tổng hợp.
+Thủ quỹ : Thực hiện việc giữ tiền vă thu chi ở cụng ty
2.2. Kế toõn ở cõc xớ nghiệp trực thuộc
Kế toõn ở cõc xớ nghiệp hoạt động theo sự chỉ đạo của kế toõn trưởng cụng ty, mọi vướng mắc về cụng tõc hạch toõn đều phải bõo cõo về kế toõn trưởng Cụng ty tiếp. Ngoăi ra kế toõn ở cõc xớ nghiệp phải chịu trõch nhiệm trước cụng ty với cõc nghiệp vụ hoạch toõn kế toõn trong đơn vị.
Ở xớ nghiệp cú 3 nhđn viớn kế toõn + Kế toõn tiền lương
+Kế toõn vật tư +Kế toõn tổng hợp
2.3. Hỡnh thức sổ sõch kế toõn được õp dụng tại cụng ty Hữu Nghị
Xuất phõt từ quy mụ sản xuất của cụng ty, cụng ty lựa chọn hỡnh thức kế toõn lă chứng từ ghi sổ, tuy nhiớn để phự hợp với yớu cầu quản lý, cụng ty khụng õp dụng nguyớn mẫu hỡnh thức năy mă cú thay đổi. Cụ thể lă cõc chứng từ gốc được tập hợp theo phõt sinh bớn cú của cõc tăi khoản, sau đú lập chứng từ ghi sổ: trỡnh tự ghi chĩp cú thể biểu diễn bằng sơ đồ sau.
• Sơ đồ luđn chuyển
Ghi chỳ : : Ghi bằng ngăy (hoặc dịnh kỳ)
: Ghi cuối thõng
: Ghi cuối quý
CHỨNG TỪ GỐC Sổ quỹ Bảng kớ ghi Cú Tăi khoản Sổ chi tiết Bảng kớ tổng hợp TK Bảng kớ tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cõi
Bảng cđn đối tăi khoản
* Trỡnh tự luđn chuyền chứng từ
Hằng ngăy, căn cứ văo chunứg từ gốc, kế toõn khoản õnh văo cõc bản kớ ghi cú tăi khoản; đồng thời từ chứng từ gốc ghi chĩp văo cõc sổ chi tiết đối với những đối tương cần theo dừi chi tiết, để đến cuối thõng lăm căn cứ lập bảng tổng hợp chi tiết; cũn với những chứng từ gốc cú liớn quan đến tiền mặt thỡ kế toõn ghi văo sổ quỹ.
Định kỳ, kế toõn căn cứ văo cõc bảng kớ cú tăi khoản đờ được lập để ghi văo chứng từ ghi sổ, đối với bảng kớ ghi Cú theo dừi những tăi khoản phõt sinh nhiều, thường xuyớn thỡ được ghi chĩp văo bảng kớ tổng hợp tăi khoản để đến cuối thõng lập chứng từ ghi sổ.
Cuối thõng, kế toõn căn cứ văo chứng từ ghi sổ để lập sổ cõi. Trớn cơ sở đối chiếu, so sõnh giữa sổ cõi với bảng tổng hợp chi tiết vă sổ quỹ, nếu khụng cú sai sút thỡ lập bảng cđn đối tăi khoản, lập bõo cõo kế toõn văo cuối quý.
2.4. Về Phần mền kế toõn tại Cụng ty :
Phũng kế toõn cụng ty hiện chỉ sử dụng phần mềm kế toõn vật tư vă phần mềm kế toõn cụng nợ phải trả do trung tđm tin học Việt Tiến căi đặt. Cõc phần hănh kế toõn khõc thỡ sử dụng phần mầm Excel để nhập liệu vă tớnh toõn.