3.1.1. Thuận lợi
Những kết quả mà công ty đạt được trong những năm vừa qua là nhờ công ty có rất nhiều thuận lợi để hoạt động kinh doanh diễn ra đạt kết quả cao.
- Về thương hiệu : hiện nay công ty đã có có thương hiệu mạnh trên thị trường, cao, mạnh dạn thương thảo các dự án lớn với đối tác.Vì vậy khi công ty có một thương hiệu riêng cho mình thì đã khẳng định được vị thế của công ty trong thị trường
- Về sản phẩm: tất cả các sản phẩm của công ty đêu là sản phẩm chất lượng cao có mang thương hiệu. Đặc biệt là sẩn phẩm Pin được phân phối rộng khắp trên 64 tỉnh thành Nên việc bán các sản phẩm có rất nhiêu thuận lợi
- Về hệ thống quản lý: hiện nay công ty có cấp lãnh đạo cấp cao có trình độ quản lý chuyên môn cao, đề xuất các chiến lược mang tính thực thi và có hiệu quả
- Về nguồn nhân lực: nguồn nhân lực trong công ty là lao động trẻ có khả năng sáng tạo cũng như sự nhanh nhẹn.
3.1.2. Khó khăn
Bên cạnh những mặt thuận lợi thì hiện nay công ty đang gặp một số vấn
đề khó khăn: -
- Về vốn: thiếu vốn kinh doanh nên đã kìm hãm phần nào sự phát triển của công ty. Nhiều hợp đồng công ty không chủ động được về vốn cho kinh doanh nên ảnh hưởng đến tiến độ công việc và kết quả kinh doanh sau này. - - Về nhân lực: do đây là loại hình kinh doanh dịch vụ với chức năng phân
phối sản phẩm trên thị trường nên nguồn nhân lực luôn luôn ở trạng thái không ổn định, các nhân viên bán hàng thường xuyên thay đổi về số lượng.
3.1.3. Phương hướng phát triển công ty trong thời gian tới
♣ Mục tiêu chung:
- Ổn định cơ cấu tổ chức và nâng cao khả năng quản lý của các phòng ban - Mở rộng thị trường đối với các sản phẩm mới
- Phân phối các sản phẩm bao phủ toàn bộ thị trường nhưng vẫn ổn định về số lượng và chất lượng
- Giá trị sản lượng phân phối đạt trên 95 % sản lượng thiết kế của nhà máy - Kết hợp với các thành viên trong tập đoàn xây dựng thương hiệu TIME SUCCESS thành thương hiệu mạnh hơn nữa.
♣Mục tiêu cụ thể trong năm 2009
- Doanh thu đạt 92 tỷ đồng và lợi nhuận thuần đạt trên 5 tỷ đồng
- Tiền lương bình quân tăng 15%, với số lao động tăng lên 359 người trong đó chủ yếu là nhân viên bán hàng.
- Phát triển các ngành hàng mới là thiết bị vệ sinh đi theo cách phân phối sản phẩm Pin
- Mặc dù sản phẩm Pin đã được phân phối tới các tỉnh trong cả nước thì năm nay sẽ phân phối với số lượng tăng gấp 3 lần năm ngoái, với tốc độ tăng trưởng 30%.
- Sản phẩm Nhựa phải tiếp tục xậy dựng và thực hiện các chiến lược nhằm phân phối tới các thị trường trong cả nước với tốc độ tăng trưởng khoảng 20%.
- Đối với phòng tổ chức nhân sự :
+ Xây dựng được một hệ thống phân tích công việc cho những vị trí công việc cần thiết vì đây là công cụ cơ bản của quản trị nhân sự.
nhằm phát triển năng lực người lao động.
+ Hoàn thiện và nâng cao các hoạt động nhân sự bằng việc ứng dụng hai chương trình phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc. + Mở các lớp đào tạo ngắn hạn cho nhân viên nâng cao trình độ cũng như khả năng quản lý.
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ĐGTHCV tại CTCP phân phối thời gian phân phối thời gian
3.2.1. Mục tiêu đánh giá
Công ty cổ phần phân phối Thời Gian cần phải có một hệ thống văn bản quy định rõ mục tiêu ĐGTHCV đối với cán bộ công nhân viên trong công ty. Các mục tiêu ĐGTHCV cần phỉa công bố cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty được biết và hiểu hơn về công tác ĐGTHCV. Các mục tiêu đánh giá phải đảm bảo:
Đối với người lao động: công tác ĐGTHCV phải cung cấp cung cấp thông tin cơ bản về tình hình thực hiện công việc của người lao động, nhằm giúp họ biết được kết quả THCV của mình, những thiếu sót trong quá trình làm việc để rút kinh nghiệm và cải thiện sự thực hiện công việc.
Đối với người quản lý: Đánh giá thực hiện công việc giúp họ nắm được tình hình thực hiện công việc của nhân viên, biết được những thuận lợi cũng như khó khăn của nhân từ đó có thể đưa ra những điều chỉnh cho phù hợp hơn nhằm giúp cho quá trình đào tạo và tuyển dụng được thuận lợi hơn.
3.2.2. Hoàn thiện tiêu chí đánh giá
3.2.2.1. Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Cơ sở của ĐGTHCV là phân tích công việc. Nếu việc phân tích công việc không có một hệ thống rõ ràng cụ thể thì dẫn đến việc phân chia trách nhiệm và quền hạn cũng sẽ không rõ ràng dẫn đến việc ĐGTHCV cũng không thể chính xác được. Vì Vậy trước tiên muốn đánh giá chính xác công ty phải tiến
một hệ thống phân tích công việc rõ ràng cụ thể. Việc phân tích công việc được thể hiện qua nội dung của bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, trong đó bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là cơ sở để có các tiêu chuẩn đánh giá một cách hợp lý. Để phân tích công việc chúng ta cần phải xác định rõ nội dung của bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Bản mô tả công việc: là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể 6
- Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện :là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, cá đặt trưnng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác 7
- Bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc: là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phả ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc 8
Để tiến hành phân tích công việc tại công ty cổ phần phân phối Thời Gian thì công ty cần làm các bước sau:
- Xác định người phân tích công việc: người phân tích công viêc phải là người chuyên làm về nhân sự, có các kiến thức kỹ năng trong quản trị nhân sự người này phải am hiểu các công việc phải làm trong công ty, có thể là cán bộ nhân sự của công ty.
- Thu thập thông tin phân tích công việc: phải làm rõ những gì người lao động phải thực hiện thông qua nhiều hình thức thu thập thông tin khác nhau.
6ThS. Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (chủ biên), Giáo trình quản trị nhân lực, Nxb ĐH KTQD Hà Nội, năm 2007, trang 49
- Ví dụ bản phân tích công việc và yêu cầu thực hiện công việc đối với người thực hiện của giám đốc kinh doanh
Bảng3.1:Phân tích công việc
1/BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc: Giám đốc kinh doanh
Báo cáo cho: Tổng giám đốc
Nhiệm vụ : - Lập và tổ chức triển khai giám sát việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty
- Tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thị trường và đưa ra đề xuất, kiến nghị
- Thực hiện chính sách kinh doanh của Công ty - Ký và kiểm soát các việc thực hiện điều khoản theo đúng chiến lược kinh doanh của ban giám đốc. - Triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng
- Chịu trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh trước Ban Tổng Giám đốc và các cơ quan quản lý Nhà Nước khác
- Phê duyệt phương án kinh doanh của các khu vực - Xây dựng, phát triển và quản lý chuỗi đại lý bán lẻ - Xây dựng và phát triển dịch vụ khách hàng
- Xây dựng hình ảnh và tác phong chuyên nghiệp cho đại lý bán lẻ; Lên kế hoạch bán hàng định kỳ
năm/quý/tháng cho Công ty
- Tổ chức xử lý khiếu nại khách hàng cấp Công ty - Tổ chức tuyển dụng và đào tạo các vị trí, các cán bộ nhân viên của Công ty.
- Đánh giá nhân viên dưới quyền
- Thu thập, phê duyệt các chỉ tiêu chất lượng liên quan
- Báo cáo về hoạt động kinh doanh của Công ty cho tổng giám đốc
BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN Trình độ học vấn: Đại học
Trình độ chuyên môn:Được đào tạo tại các trường Bách khoa, kinh tế, ngoại thương, luật...về quản lý
Trình độ ngoại ngữ:Sử dụng được tiếng Anh
Kinh nghiệm thực tế: Có kinh nghiệm làm việc 2 năm tại vị trí tương đương. Hiểu biết sản phẩm. Có kỹ năng quản lý
Yêu cầu khác:Nhiệt tình, chăm chỉ, cẩn thận, nhanh nhẹn
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC:
Hoàn thành tốt tất cả các công việc mà Tổng Giám đốc giao cho, làm tốt các nhiệm vụ ở trên
Đề xuất các chiến lược kinh doanh có tính khả thi.
3.2.2.2. Hoàn thiện tiêu chí ĐGTHCV
Với tiêu chí đánh giá mà công ty đang thực hiện cần phải bổ sung để các tiêu chí được chi tiết cụ thể rõ ràng. Các tiêu chí cụ thể rõ ràng sẽ làm tăng khả năng chính xác của công tác ĐGTHCV. Tất cả cán bộ nhân viên trong công ty đều cho rằng các tiêu chí ĐGTHCV phải chi tiết cụ thể. Mà tiêu chí đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn thực hiện công việc, vì vậy cần phải xác định các tiêu chuẩn THCV
Các bước tiến hành :
- Cán bộ nhân sự cùng chuyên gia sẽ xây dựng tiêu chuẩn ĐGTHCV cho từng công việc khác nha dựa trên việc phân tích công việc.
- Sau khi đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể cho nhân viên cùng một phòng ban thì sẽ đưa cho cấp trên trực tiếp xem xét đánh giá về hệ thống tiêu chuẩn. Cấp trên có thể bổ sung thêm một số tiêu chuẩn còn thiếu và loại bớp các tiêu chuẩn thừa không phù hợp với công việc hiện nay.
- Sau khi trưởng phòng xem xét và thì các tiêu chuẩn đó sẽ được công khai tới các nhân viên thuộc phòng đó. Nếu các nhân viên chưa ủng hộ về tiêu chuẩn đó hay còn thắc mắc thì trưởng phòng lại giải thích cụ thể cho mọi người biết rõ hơn. Nếu có tiêu chuẩn nào mà sau khi giải thích mà toàn bộ nhân viên không đồng tình thì cấp trên trực tiếp phải cùng thảo luận với cán bộ nhân sự và chuyên gia để đưa ra tiêu chuẩn đánh giá cuối cùng.
Các tiêu chuẩn đánh giá đối với quản lý
• Tiêu chuẩn về kết quả THCV: + Số lượng công việc hoàn thành + Chất lượng công việc
• Ý thức tổ chức, tinh thần thái độ làm việc + Sự trung thực, ,mức độ tín nhiệm
+ Giáo dục truyền thông + Sự trao quyền, ủy quyền
+ Tạo dựng môi trường làm việc + Khuyến khích học tập nâng cao + Sáng tạo, đề xuất ý kiến
Các tiêu chí đánh giá đối với toàn bộ cán bộ công nhân viên
• Kết quả thực hiện công việc: + Số lượng công việc hoàn thành + Chất lượng công việc
• Ý thức tổ chức, tinh thần, thái độ làm việc + Sự trung thực và mức độ tin cậy
+ Tinh thần làm việc + Hợp tác quan hệ
+ Thái độ phục vụ khách hàng + Học hỏi,
+ Sáng tạo, đề xuất sáng kiến
Các tiêu chí đánh giá đối với nhân viên thị trường
♦Kết quả thực hiện công việc:
+ Số lượng mua vào: điểm tối đa * tỷ lệ khối lượng công việc hoàn thành
+ Số lượng bán ra: điểm tối đa * tỷ lệ khối lượng công việc hoàn thành + Chất lượng thực hiện công việc: được thể hiện là số lượng hàng hóa bán ra và mua vào luôn được thực hiện trong thời gian quy định, và hoàn thành trước thời gian quy định
♦Ý thức tổ chức, tinh thần, thái độ làm việc + Sự trung thực và mức độ tin cậy
+ Tinh thần làm việc + Hợp tác quan hệ
+ Thái độ phục vụ khách hàng + Học hỏi
+ Sáng tạo, đề xuất sáng kiến
3.2.3 Hoàn thiện phương pháp ĐGTHCV
Ngày nay rất nhiều các doanh nghiệp khác đã sử dụng phương pháp cho điểm với nhiều ưu điểm nhất là tiết kiệm được một khoản chi phí dành cho đánh giá nhưng bên cạnh đó còn có một số các nhược điểm cần được khắc phục vi vayaj mà nên kết hợp với một số phương pháp khác nhằm khắc phục phần nào hạn chế của phương pháp cho điểmn. Với loại hình kinh doanh của CTCP phân phối Thời Gian nên kết hợp 2 phương pháp là phương pháp cho điểm và phương pháp quản lý bằng mục tiêu. Việc sử dụng nhiều phương pháp sẽ là cho kết quả đánh giá phản ánh đúng năng lực của người lao động hơn, và cũng được đa số nhân viên trong công ty ủng hộ. Biểu đồ dưới đây thể hiện tỷ lệ nhân viên cho rằng nên kết hợp phương pháp cho điểm và
phương pháp mục tiêu.Có 62% nhân viêncho rằng nên áp dụng 2 phương pháp trên, còn lại chỉ có 38% chỉ nên áp dụng 1 phương pháp đánh giá. Tuy nhiên tùy đối tượng mà ta nên áp dụng 2 phương pháp này. Trong thời gian nào đó mà doanh nghiệp muốn đẩy mạnh kết quả kinh doanh để ra các mục tiêu phấn đấu thì dùng phương pháp mục tiêu đối với mọi nhân viên còn nếu không chỉ nên áp dụng phương pháp mục tiêu và cho điểm cho đối tượng là nhân viên kinh doanh còn phương pháp cho điểm sẽ dùng cho đối tượng là toàn bộ nhân viên trong công ty.
62% 38%
A.Có B. Không
Biểu đồ 3.1:Theo anh/chị công ty có nên kết hợp nhiều phương pháp ĐGTHCV không?( phương pháp cho điểm và mục tiêu)
Phương pháp thang đo đồ họa
- Cách thức tiến hành: Người đánh giá sẽ tiến hành cho điểm theo từng tiêu chí, mỗi tiêu chí có mức độ cụ thể
- Phiếu đánh giá thực hiện công việc: đó là phiếu gồm các tiêu chí và mức điểm ứng với từng tiêu chí đó. Người đánh giá cho điểm vào trong phiếu đánh giá đó cho từng nhân viên được đánh giá.Kết quả đánh giá được nhân viên phòng nhân sự tổng hợp lại.
Đối tượng đánh giá là nhân viên
Cách thức tiến hành đánh giá cũng giống với cách thức đánh giá của phương pháp thang đo đồ họa. Mỗi một nhân viên hàng quý sẽ được đánh giá bằng phiếu đánh giá dành cho mình, Trong phiếu đánh giá sẽ có các tiêu chí đánh giá mà người đánh giá sẽ cho điểm ở từng tiêu chí, sau đó sẽ cộng các điểm đạt được của các tiêu chí đó, và so sánh với điểm xếp loại để đánh giá. Mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên ở phụ lục 02
Tổng hợp kết quả đánh giá: Việc tổng hợp kết quả đánh giá theo bảng tổng hợp sau:
Bảng3.2. tổng hợp kết quả đánh giá quý: Họ và tên Chức danh công
việc Điểm quý THCV Ý thức Tổng điểm Xếp loại Ghi chú
Phạm Thị A Nhân viên kế toán 63 28 91 K
Phạm Thị B Nhân viên kế toán 55 15 70 TB
Phạm Thị C Nhân tiên tổng hợp 65 30 95 K
Phạm Thị D Thủ kho 72 15 87 TB
Phạm Thị E Nhân viên hành chính 80 32 112 T
Phạm Thị F Nhân viên nhân sự 63 34 97 K
Phạm Thị G Nhân viên Marketing 54 20 74 TB
Phạm Thị H Nhân viên nghiên cứu 60.3 20 80,3 TB
Phạm Thị X Nhân viên kiểm soát 64,8 16 80,8 TB
Đánh giá năm của nhân viên