Phân tích công việc là cơ sở để đánh giá sự thực hiện công việc của người lao động. Nhưng công tác PTCV việc tại CTCP phân phối Thơi Gian chưa cómột hệ thống phân tích cụ thể rõ ràng.
20% 58% 23% A. Thực hiện một cách có hệ thống B. Thực hiện một cách sơ sài C. Chưa hề thực hiện PTCV
Biểu đồ2. 1: Theo anh /chị thì công tác phân tích công việc tại công ty thực hiện ở mức nào?
Như vậy qua điều tra bằng bảng hỏi có đến 58% tổng số cho biết là hệ thống đánh giá còn sơ sài,23% chưa hề thực hiện PTCV. Điều này đúng với thực trạng hiện nay của công ty. Vì công việc PTCV chỉ có ở phòng hành chính nhân sự, còn các phòng ban khác có tiến hành PTCV nhưng không cụ thể rõ ràng. Điều này còn được thể hiện qua kết quả của phân tích công việc. Bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc thì mới có phòng hành chính nhân sự có một cách chi tiết cụ thể rõ ràng, còn phòng kinh doanh, marketing thì chưa có bản mô tả công việc rất sơ sài và chỉ có một số bộ phận nhỏ của phòng,. Một số phòng như phòng kế toán thì không có bản mô tả công việc cho từng chức danh mà chỉ là các nhiệm vụ hàng tháng.Công việc chỉ được phân công trong tháng sẽ phổ biến ở cuộc họp đầu tháng, nhiệm vụ của từng người sẽ được trưởng phòng phân công bằng miệng, nên không quy định rõ trách nhiệm quyền hạn cụ thể cho từng nhân viên. Vì vậy bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện , bản tiêu
chuẩn thực hiện công việc thì chưa có cụ thể rõ ràng cho từng chức danh trong toàn bộ công ty.
2.2.2.Mục tiêu của công tác ĐGTHCV
Hiện nay, CTCP phân phối Thời Gian chưa có một hệ thống ĐGTHCV chính thức nào. Cuối năm để thực hiện ĐGTHCV thì tổng giám đốc công ty sẽ giao cho các lãnh đạo bộ phận kết hợp với cán bộ nhân sự để thực hiện ĐGTHCV với các mục đích chung là: cải tiến sự thực hiện công việc của người lao động, là cơ sở xét lương thưởng, giúp cho người quản lý đưa ra quyết định nhân sự.
Trong đó mục tiêu cụ thể như sau.
- Đánh giá kết quả thực hiện công việc của mỗi nhân viên: về số lượng hàng hóa mua vào và bán ra trong1 tháng, 3 tháng,6 tháng hay 1 năm của các nhân viên là bao nhiêu để từ đó hoạch định chiến lược theo kinh doanh trong thời gian tới. Về chủng loại xem lạo hàng hóa nào bán được nhiều nhất, ít nhất để từ đó định hướng trong thời gian tiếp theo sẽ tập trung phát triển vào mặt hàng nào
- Thông qua ĐGTHCV để đánh giá xem nhân viên có khả năng cũng như năng lực để làm công việc đó không. Với mỗi nhân viên có những nhiệm vụ và chức năng riêng nhưng có mỗi quan hệ mật thiết với nhau. Nếu người này không hoàn thành nhiệm vụ chức năng của mình thì ảnh hưởng tới kết quả của người khác và của toàn công ty. Vì vậy mỗi một vị trí yêu cầu nhân viên phải có đủ năng lực và phẩm chất để hoàn thành tốt công việc của mình.
- Thông qua ĐGTHCV để có chế độ lương thưởng cho các đối tượng có thành tích tốt, nhắc nhở, động viên các đối tượng có thành tích chưa tốt. Đỗi với mỗi nhân viên thì tiền lương là khoản thu nhập chính của họ, vì vậy ĐGTHCV có tác động rất lớn đến việc hoàn thành công việc của nhân viên.Ví dụ doanh số bán ra trong 1của nhân viên bán hàng tháng đạt 70% chỉ tiêu thì
lương cơ bản là 1.500.000 việt nam đồng, còn doanh số bán ra trong 1 tháng chỉ trong khoảng từ 50%- 60% thì lương cớ bản là 1.300.000 việt nam đồng - Thông qua ĐGTHCV để xác định nhu cầu tuyển dụng. Vì hình thức kinh doanh của công ty là phân phối các mặt hàng, nên vấn đề nhân lực thường không được ổn định, thường xuyên tuyển các vị trí như: nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng. Vì vậy mà thông qua ĐGTHCV mà biết được các vị trí cần tuyển là ai.
Những mục tiêu của công tác ĐGTHCV của ban lãnh đạo công ty đề ra rất cụ thể rõ ràng chi tiếtnhưng không mấy người cán bộ công nhân viên nào hiểu hết được mục tiêu của ĐGTHCV. Thông qua biểu đồ sau sẽ thấy rõ hơn:
53% 23%
3%
23%
A. Cải tiến sự thực hiện công việc của người lao động. B. Là cơ sở xét lương, thưởng C. Xác định cầu về đào tạo D. Tất cả các đáp án trên
Biểu đồ 2.2:Theo anh/chị mục tiêu của công tác ĐGTHCV là gì?
Biểu đồ trên cho thấy một số nhân viên trong công ty không lắm rõ hết mục tiêu của công tác ĐGTHCV. Theo kết quả trên cho thấy 53% nhân viên cho rằng mục tiêu của công tác ĐGTHCV là cải tiến sự thực hiện công việc, 23% cho rằng mục tiêu của công tác ĐGTHCV là cơ sở xét lương thưởng, 23% cho rằng xác định nhu cầu về đào tạo. Và chỉ có 3% biết là mục tiêu của công tác ĐGTHCV đầy đủ như những gì ban lãnh đạo công ty từng đề ra. Và
chính nhân sự biết rất rõ mục tiêu của công ty, còn các nhân viên thuộc phòng ban khác thì chưa hiểu rõ hết được mục tiêu của ĐGTHCV. Sau đây là biểu đồ cho thấy sự khác biệt đó.
83.30% 2.90% 0.0% 0.0% 16.70% 11.8% 26.50% 61.80% A.cải tiến sựTHCV B.Là cơ sở xét lương thưởng C. Xác định nhu cầu về đào tạo D.Tất cả các đáp án trên Phòng hành chính nhân sự phòng ban khác
Biểu đồ2. 3: so sánh tỷ lệ chọn đáp án của phòng hành chính nhân sự và các phòng ban khác
Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy các phòng ban khác chọn đáp án mục tiêu của công tác ĐGTHC là A. cải tiến sự THCV chiếm 61,80%, trong khi phòng hành chính nhân sự cho rằng mục tiêu của công tác ĐGTHCVlà D. Tất cả các đáp án có nghĩa: mục tiêu của ĐGTHCV là cải tiến sự thực hiện công việc, là cơ sở xét lương thưởng, xác định nhu càu về đào tạo chiếm đến 83.3%. Số liệu này cho thấy mục tiêu ĐGTHCV không phải cán bộ nhân viên nào trong công ty đều hiểu hết được. Các nhân viên thuộc phòng ban khác chưa hiểu rõ hết mục tiêu của công tác ĐGTHCV. Có lẽ do chưa có văn bản cụ thể nói về mục tiêu của ĐGTHCV và do thông tin đến các nhân viên trong quá trình đánh giá chưa đầy đủ. Vì vậy trong quá trình ĐGTHCV thì công ty cần chú ý hơn ở điểm này.
2.2.3.Xác định và xây dựng các tiêu chí đánh giá
Thiết lập các tiêu chí chung cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty gồm các tiêu chí sau:
- Mức độ hoàn thành công việc - Nội quy
- Tinh thần hợp tác
- Tính sáng tạo trong công việc
Trong đó mức độ hoàn thành công việc: là khối lượng và chất lượng các công việc làm được trong 1 tháng, 3 tháng, 1 năm. Khối lượng được tính tùy thuộc vào từng bộ phận riêng. Ví dụ như phòng kinh doanh thì khối lượng công việc sẽ là số lượng doanh số bán ra và mua vào các mặt hàng Pin và Nhựa.
♦ Nội quy: đó là các quy định của công ty về giờ bắt đầu làm việc và nghỉ viêc, thông qua các phiếu chấm công của công ty.nếu nhân viên nào đến công ty làm việc thì phải đi dập thẻ để xác định giờ đến làm việc và tương tự như vậy lúc ra về cũng phải đi dập thẻ để các định giờ về. Nội quy không chỉ là giờ làm việc mà còn một số các nội quy khác như; nộp nhật ký công việc, quy định việc dùng thiết bị đúng cách và sắp xếp nơi làm việc…
♦ Tinh thần hợp tác: đó là sự hỗ trợ giúp đỡ lấn nhau giữa các nhân viên trong cùng phòng làm việc và giữa các phòng khác với nhau.
♦ Tính sáng tạo trong công việc: khi mà một cá nhân hay nhóm các nhân viên nào nghĩ ra cách tốt hơn hiện tại để cải tiến việc thực hiện công việc và đưa ra các ý tưởng kinh doanh có khả thi thì cũng sẽ được tính và tính sáng tạo trong công việc của cá nhân hay nhóm các nhân viên đó.
Với cách nhìn và hiểu ban đầu thì các tiêu chí trên đưa ra là đầy đủ hợp lý, mọi người trong công ty cũng cho rằng các tiêu chí đánh giá của công ty là
đủ không phải bổ xung thêm tiêu chí đánh giá nào. Biểu đồ sau cho thấy rõ hơn về kết quả nhìn nhận của nhân viên về tiêu chí đánh giá.
3% 58% 38% 3% A. Rất hợp lý B. Hợp lý C. Hợp lý nhưng cần bổ sung thêm D. Chưa hợp lý
Biểu đồ2.4: Theo anh/chị tiêu chí ĐGTHCV của công ty ở mức nào?
Với 58% cán bộ nhân viên cho rằng các tiêu chí đã hợp lý, 38% cho rằng tiêu chí đánh giá là hợp lý nhưng cần phải bổ xung, 3% cho là rất hợp lý,3% cho rằng chưa hợp lý. Ở đây có sự phân hóa khác nhau về cách nhìn nhận cũng như hiểu biết về tiêu chí đánh giá của nhân viên trong công ty. Mọi người chưa hiểu biết hết từng chi tiết cụ thể thì cho rằng các tiêu chí đã hợp lý và rất hợp lý. Nhưng cũng có đến 38% cho rằng các tiêu chí cần được bổ xung, bởi vì nhìn bề ngoài thì các tiêu chí đã đầy đủ, nhưng các tiêu chí này chưa cụ thể
Ví dụ:tiêu chí Tinh thần hợp tác, nếu chỉ có tiêu chí này không thì mọi người sẽ rất khó khăn không biết là đánh giá như thế nào để có thể có điểm tối đa hay là xếp loại cao nhất ở tiêu chí này và nếu chỉ chung chung không đưa ra từng mức cụ thể thì cá nhân các nhân viên sẽ rất khó cho điểm. Vì vậy,
Và giải thích tại sao có đến 58% cán bộ nhân viên cho rằng tiêu chí đánh giá là hợp lý, ngoài cái nhìn bề ngoài và nhận xét đầy đủ tiêu chí ra thì có một bộ phận thuộc phòng kinh doanh cho rằng tiêu chí là hợp lý, bộ phận đó là nhân viên thị trường. Điều khác biệt là nhân viên kinh doanh ngoài thị trường có cả một biểu mẫu đánh giá thực hiện với các tiêu chí đánh giá. Trong từng mỗi tiêu chí lớn thì lại có tiêu chí nhỏ. Dưới đây là nội dung các tiêu chí dành cho nhân viên thị trường của phòng kinh doanh với các tiêu chí rõ ràng hơn so với tiêu chí đánh giá của nhân viên van phòngsong các tiêu chí trên vẫn chưa thực sự đầy đủ và chính xác,một số tiêu chí không cần thiết phải.Vì số lượng nhân viên thị trướng chiếm tới 30% tổng số cán bộ nhân viên của công ty nên tỷ lệ cho rằng tiêu chí là phù hợp.
Bảng 2.5. Tiêu chí đánh giá nhân viên thị trường
Stt NỘI DUNG
I Kết quả thực hiện công việc
1 Doanh số theo báo cáo
2 Tỷ lệ:.……… Đỏ...………Xanh …….Xám
3 Cải thiện doanh số mua vào bán ra 4 Bài học thành công II Công việc hàng ngày
1 Sinh hoạt đầu giờ: …………... ngày / 26 ngày 2 Hỗ trợ trên tuyến:………..ngày / 26 ngày 3 Sinh hoạt cuối giờ:……….ngày / 26 ngày 4 Hệ thống báo cáo ngày: (MCP/SS04/DSP02/NKCV) III Công việc tháng
1 Tuyển, huấn luyện nhân sự theo quy trình 2 Ổn định nhân sự
3 Thực hiện chương trình khuyến mại
4 Thực hiện nội quy, quy định, hệ thống báo cáo IV Giao tiếp
1 Giao tiếp với Thị trường 2 Giao tiếp với Nhà phân phối 3 Giao tiếp với Nhân viên cấp dưới 4 Giao tiếp với Công ty
Nhưng cũng là nhân viên kinh doanh nhưng là ở văn phòng thì lại có các tiêu chí đánh giá chung cho cán bộ nhân công nhân viên. Vì vậy mà trong thời gian tới công ty cần có những tiêu chí cụ thể cho từng đối tượng cán bộ nhân viên trong công ty chứ không để chỉ có nhân viên thị trường có các tiêu chí cụ thể rõ ràng còn các nhân viên khối văn phòng thì không có, bên cạnh đó công ty phải có những biểu mẫu đánh giá chung và riêng cho từng đối tượng trong công ty.
2.2.4.Phương pháp ĐGTHCV
Phương pháp ĐTHCV mà công ty đanh áp dụng đó là phương pháp cho điểm và cho điểm dựa trên mục tiêu, tùy từng đối tượng mà áp dụng phương pháp nào, có khi két hợp cả 2 phương pháp đánh giá.
Nhân viên thị trường thuộc phòng kinh doanh:phương pháp ĐGTHCV là phương pháp cho điểm kết hợp với mục tiêu bán hàng, phương pháp rất cụ thể , có các thang điểm ở mỗi tiêu chí cụ thể, được thể hiện trong biểu mẫu đánh giá. Nhưng việc đánh giá theo cách của công ty hiện nay thì tốn rất nhiều thời gian và công sức. Một số các tiêu chí khi đưa ra còn chưa rõ ràng, và thật sự cần thiết. Nếu công ty có quy trình cụ thể rõ ràng, giao nhiệm vụ cụ thể thì sẽ khắc phục được nhược điểm đó( PHỤ LỤC 01)
( Nguồn: phòng hành chính nhân sự)
Đối với nhân viên khác : thì phương pháp đánh giá cũng là phương pháp cho điểm. Được thể hiện ở bảng sau
Bảng2.6: Tiêu chuẩn đánh giá
Tiêu thức Điểm số
Mức độ hoàn thành công việc 40
Nội quy 20
Tinh thần hợp tác 30
♥Trong đó số điểm mức độ hoàn thành của từng cá nhân= Số điểm tối đa 40*% hoàn thành công việc của từng cá nhân.
♥Nội quy: điểm tối đa là 20 điểm tùy vào lần vi phạm trong tháng và trừ dần vào điểm. Việc cho điểm dựa trên số lần vi phạm nội quy giờ làm việc trên phiếu chấm công. Và một số nội duy khác của công ty quy định đối với tài sản của công ty.
♥Tinh thần hợp tác; điểm tối đa 30 điểm do lãnh đạo trực tiếp cho điểm
♥Sáng tạo trong công việc: ngoài điểm tối đa 10 điểm, nếu cá nhân nào có sáng tạo trong công việc mang lại lợi ích lớn cho công ty sẽ được ban lãnh đạo công ty xem xét và thưởng riêng.
Phương pháp này ưu điểm dễ hiểu, đơn giản nhưng thường dễ mắc các lỗi như: lỗi thiên vị, lỗi thành kiến, lỗi xu hướng bình quân….
Như vậy phương pháp khác nhau đối với từng ngành thì khác nhau. Ở đây công ty đã áp dụng các phương pháp khác nhau. Vì vậy phương pháp ĐGTHCV mà công ty áp dụng ở đây là rất phù hợp. Sau đây là biểu đồ thể hiện sự nhận xét, hiểu biết về phương pháp ĐGTHCV của cán bộ nhân viên trong công ty.
8% 48% 33% 13% A.Rất tốt B. Tốt C. Cần khắc phục thêm một số nhược điểm D. Chưa tốt
Biểu đồ 2.5: Theo anh/chị công ty đã có phương pháp ĐGTHCV như thế nào
Biểu đồ trên cho thấy 48% số nhân viên cho rằng công ty đã có phương pháp ĐGTHCV là tốt , còn 13 % là chưa tốt. Như vậy về mặt lý thuyết, công ty đã chọn cho mình phương pháp đánh giá rất phù hợp với loại hình kinh doanh của công ty. Nhưng về mặt áp dụng thực hiện các phương pháp thì chưa tốt, chưa có quy trình đánh giá của các phương pháp Ví dụ phương pháp cho điểm đối với nhân viên thị trường thì có phương pháp phù hợp, nhưng quy trình đánh giá thì chưa có một hệ thống văn bản mà mọi người làm công tác đánh giá chỉ hiểu với nhau.Bên cạnh đó nhân viên van phòng có áp dụng phương pháp đánh giá phù hợp hiện nay nhưng cần bổ xung thêm nhiều loại mức điểm cụ thể
2.2.5.Chu kỳ ĐGTHCV
Chu kỳ ĐGTHCV của công ty cũng tùy thuộc vào 2 loại đối tượng
♣ Nhân viên thị trường: chu kỳ đánh giá là 1 tháng và được đánh giá vào ngày cuối cùng của tháng. Với mục đích là để tổng kết lại số lượng bán và mua vào của các loại hàng hóa, để tìm ra được cá nhân nào có kết quả kinh doanh nhiều nhất. Giao nhiệm vụ cụ thể của tháng tiếp theo cho từng cá nhân.
♣ Nhân viên van phòng: chu kỳ đánh giá đỗi với nhân viên van phòng là