2.4.2.1 Nguyên nhân từ phía ban lãnh đạo Công ty.
Công tác ĐGTHCV có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản trị nhân lực, nhng ban lãnh đạo Công ty cha quyết tâm thực hiện, cha chỉ ra sự nhất thiết phải tiến hành công tác ĐGTHCV do đó công tác này còn trì trệ.
2.4.2.2 Nguyên nhân từ phía Phòng tổ chức - hành chính
- Phòng cha phổ biến cho mọi nhân viên biết mục tiêu chính của hoạt động này, cha xúc tiến việc thực hiện các biện pháp để khắc phục những hạn chế đang tồn tại, cha tích cực thực hiện công tác ĐGTHCV.
- Nguồn lực thực hiện việc chuẩn bị cho công tác ĐGTHCV cha đủ, hiện nay chỉ có một phó phòng tổ chức là đã đợc đào tạo qua chuyên ngành quản trị
nhân lực.
2.4.2.3 Nguyên nhân từ công tác phân tích công việc.
Phân tích công việc là một quá trình thu thập và xử lý thông tin một cách có hệ thống, kết quả từ PTCV sẽ làm cơ sở giúp cho công tác ĐGTHCV hiệu quả hơn nhng Công ty không chú trọng tới việc phân tích công việc. Đi vào hoạt động chính thức từ năm 2006 nhng cho tới nay Công ty không có một bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn , bản yêu cầu công việc đối với bất kỳ một chức danh nào. Chính vì vậy mà công tác ĐGTHCV không có đợc cơ sở khoa học cho việc lựa chọn các tiêu chí đánh giá.
2.4.2.4 Nguyên nhân từ phía phỏng vấn đánh giá
- Do thực hiện chỉ một chiều tức chỉ nhà quản lý cung cấp thông tin về công việc cho nhân viên, đối tợng nhân viên đợc gặp trực tiếp cuối kỳ đánh giá chỉ là một tỷ lệ nhỏ.
- Cả nhà quản lý và nhân viên đều cha nhận thức đợc tầm quan trọng của phỏng vấn đánh giá, nên không muốn tiến hành công việc này, nhà quản lý thì nghĩ rằng sẽ tốn thời gian, và ngại phải đa ra những nhận xét chính thức; còn nhân viên thì chỉ muốn đánh giá cho xong vì sợ tiến hành kỹ lỡng sẽ bị phát hiện nhiều lỗi, làm giảm lơng.
2.4.2.5 Nguyên nhân từ phía ngời thực hiện đánh giá
Ngời đợc lựa chọn đánh giá là các Trởng phòng và GĐ tuy là đã có kiến thức QTNL nhng cụ thể ở công tác ĐGTHCV thì họ lại không có đầy đủ. Vì muốn Phòng mình có thành tích cuối năm, sợ tạo không khí làm việc căng thẳng nên việc đánh giá nhân viên thờng dễ dãi. Do đó kết quả của công tác ĐGTHCV phần lớn là T, thống kê kết quả ĐGTHCV tháng 4- 12 năm 2008 thì có tới 489 T trong tổng số 531 kết quả đánh giá của khối VP. (Phụ lục10 Bảng tổng hợp kết
Chơng III:
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc tại khối văn phòng
Công ty HUDS
3.1 Định hớng phát triển của Công ty HUDS
Dựa vào những kết quả phân tích tình hình SXKD năm 2008, đánh giá tinh hình kinh tế năm 2009 Công ty HUDS đã vạch ra kế hoạch nhiệm vụ trong năm 2009 đạt :
- Tổng doanh thu: 165,314 tỷ đồng
- Tổng lợi nhuận trớc thuế: 2,610 tỷ đồng
- Thu nhập bình quân ngời LĐ: 2.300.000 đồng/ng/tháng - Tổng sản lợng: 191,798 tỷ đồng, trong đó: + Hoạt động quản lý đô thị: 49,23 tỷ đồng
+ Hoạt động kinh doanh dịch vụ: 49,068 tỷ đồng + Giá trị xây lắp và trồng cây xanh: 63,5 tỷ đồng + Hoạt động kinh doanh nhà và hạ tầng: 30 tỷ đồng Cụ thể ở một số lĩnh vực nh sau:
Công tác quản lý đô thị
- Cần giữ vững thành quả đã đạt đợc, tích cực tạo thơng hiệu cho Công ty bằng việc nâng cao hơn nữa chất lợng các dự án, tăng tính hấp dẫn của các dự án do HUDS đầu t trong bối cảnh kinh tế năm 2009 gặp nhiều khó khăn và thị tr-
ờng bất động sản nói riêng.
- Thực hiện công tác tiếp nhận quản lý chung c tại các dự án Việt Hng, Linh Đàm; Sẵn sàng chuẩn bị phơng án khi Ban quản trị các nhà chung c để đảm bảo giá trị SXKD cho Công ty, đảm bảo việc làm và ổn định cho ngời dẫn sống tại các chung c.
- Triển khai công tác bảo vệ các dự án Vân Canh, dự án Lý thái Tổ - Bắc Ninh.
- Đảm bảo an toàn trong công tác phòng chống cháy nổ và giữ gìn ANTT tại các khu đô thị, kịp thời duy tu, bảo dỡng và sửa chữa các h hỏng thuộc công trình công cộng trong các khu đô thị
- Thực hiện tốt việc bàn giao cơ sở hạ tầng các khu đô thị cho TP.
Lĩnh vực kinh doanh dịch vụ
- Chủ động nghiên cứu đa dạng hóa các loại hinh kinh doanh, đổi mới cách thức tổ chức kinh doanh cho phù hợp với nhu cầu khách hàng, tạo sự hấp dẫn đối với khách hàng bằng việc nâng cao chất lợng dịch vụ
- Mở rộng địa bàn khai thác dịch vụ ra ngoài các khu đô thị bằng việc liên doanh, liên kết với các đối tác, tiến hành kinh doanh dịch vụ vui chơi giải trí theo hớng chuyên nghiệp hơn. Đồng thời tiến hành khai thác hiệu quả các điểm có thể kinh doanh tại các dự án Công ty đang quản lý.
- Tạo sự chủ động cho các đơn vị trực tiếp kinh doanh, để có thể khai thác hiệu quả nhất các nguồn lực và lợi thế tại các điểm kinh doanh trong các Khu đô thị.
Lĩnh vực thi công xây lắp
đội ngũ CBCNV trong lĩnh vực này, tiến hành bổ sung thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến phù hợp với điều kiện hiện nay.
- Đảm bảo chất lợng và tiến độ thi công.
- Chủ động khai thác tối đa năng lực thi công của Công ty.
Lĩnh vực đầu t
- Tuyển chọn cán bộ có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, tiếp tục đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ .
- Tập trung đầu t vào các dự án nhà ở và văn phòng cho thuê, đầu t thứ cấp lĩnh vực Giáo dục, vui chơi giải trí, dịch vụ tại các dự án của Tổng công ty; tăng cờng huy động vốn phục vụ các hoạt động đầu t vừa và nhỏ.
(Phụ lục11: Báo cáo tổng kết thực hiện nhiệm vụ SXKD năm 2008 và thông qua biện pháp thực hiện kế hoạch năm 2009)
* Một số định hớng trong công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty HUDS.
- Từng bớc hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc, đôn đốc ra quyết định về việc xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho mỗi chức danh.
- Quy định rõ ràng về tác phong làm việc của nhân viên trong thời đại mới, mô hình hoạt động mới. Khắc phục triệt để thói quen thời bao cấp: đi muộn về sớm, nói chuyện, uống nớc chè… trong khi làm việc tại khối văn phòng Công ty.
- Tổ chức đào tạo ngắn hạn và dài hạn các khóa học về đánh giá thực hiện công việc cho toàn thể CBCNV trong Công ty.
nhằm hoàn thiện quá trình thực thi công tác ĐGTHCV.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện
công việc tại khối VP Công ty HUDS
Từ sự phân tích thực trạng phát hiện ra những mặt hạn chế và nguyên nhân trên, do vậy em xin nêu ra một số biện pháp cơ bản sau:
3.2.1 Hoàn thiện công tác phân tích công việc.
Phân tích công việc sẽ giúp nhà quản lý biết đợc tính chất của công việc, các kỹ năng, năng lực cần thiết để đảm bảo thực hiện công việc ở mức đạt yêu cầu. Đồng thời PTCV cũng sẽ tạo kích thích nhiều hơn cho ngời LĐ bằng cách loại bỏ bất bình đẳng, phân chia lơng thởng hợp lý.
Thực tế hoạt động PTCV tại Công ty HUDS cha đợc thực hiện, nên các giai đoạn cơ bản để thực hiện PTCV sau cần phải đợc tiến hành:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị phân tích
- Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc - Xem xét các thông tin cơ bản có liên quan tới công việc - Lựa chọn các công việc tiêu biểu để phân tích
Giai đoạn 2: Tiến hành phân tích
- Thu thập thông tin phân tích công việc - Thẩm định thông tin
Giai đoạn 3: Triển khai các tài liệu về PTCV (Bản mô tả công việc và bản
tiêu chuẩn công việc).
Xây dựng bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc cần có đầy đủ nội dung về công việc, có thể tham khảo mẫu bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc ở phụ lục 13, 14.
3.2.2 Hoàn thiện mục tiêu công tác đánh giá thực hiện công việc.
Cần xác định lại tất cả các mục tiêu mỗi khi bắt đầu chu kỳ công tác đánh giá, đó chính là việc rất cần thiết để định hớng ban đầu cho từng bớc thực hiện sau này của công tác ĐGTHCV. Sau đó phổ biến chính thức tới toàn thể ngời tham gia vào quá trình đánh giá để mọi ngời biết đợc và tích cực phối hợp nhằm hớng tới mục tiêu đó.
Đồng thời cần chỉ rõ mục tiêu quan trọng nhất mà công tác ĐGTHCV h- ớng tới đó là tạo động lực, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của mọi nhân viên. Hiện nay, Công ty cũng đã đặt mục tiêu thực hiện ĐGTHCV để tạo động lực cho nhân viên, nhng nhân viên lại chỉ thấy đợc mục tiêu là để trả lơng cho họ nh vậy vấn đề chính là ở cách thực hiện công tác ĐGTHCV. Ngoài ra Công ty nên gắn kết các hoạt động quản trị nhân sự lại với nhau bằng cách sử dụng kết quả ĐGTHCV vào hoạt động kế hoạch hóa và bố trí nhân sự, hay vào lĩnh vực tuyển dụng... Thực tế hiện nay, theo số liệu tự thu thập thống kê dựa trên nguồn từ Phòng Tổ chức - Hành chính thì có tới trên 60% số nhân viên trong Công ty vào làm việc là do ngời quen giới thiệu, mà đa số là không có chuyên ngành phù hợp. Nh vậy nếu Công ty kết hợp kết quả ĐGTHCV vào để xác định nhu cầu tuyển dụng và sắp xếp vị trí nhân viên cho hợp lý hơn thì hoạt động nhân sự sẽ có hiệu quả hơn.
3.2.3 Hoàn thiện chu kỳ ĐGTHCV
Chu kỳ ĐGTHCV để phục vụ mục tiêu trả lơng, thởng và tạo động lực làm việc nên chu kỳ áp dụng nh hiện nay là hợp lý.
3.2.4 Hoàn thiện ph ơng pháp ĐGTHCV
Công ty cần phải thiết kế một phơng pháp ĐGTHCV hoàn thiện và đầy đủ hơn, sao cho áp dụng đợc với cả cán bộ quản lý và nhân viên của khối VP Công ty. Theo em Công ty nên sử dụng phơng pháp thang đo đánh giá đồ họa để có thể có đợc kết quả ĐGTHCV hiệu quả hơn, nội dung cụ thể nh sau:
3.2.4.1 Lựa chọn các tiêu chí ĐGTHCV
Tùy vào từng đặc điểm của công việc mà các đặc trng đợc lựa chọn là khác nhau, chúng có thể liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới công việc nhng tóm lại chúng phải phán ánh đợc hiệu quả công việc và thờng việc lựa chọn các đặc trng phải dựa vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (kết quả của công tác PTCV). Bản mô tả công việc sẽ cung cấp những thông tin về chức danh, trách nhiệm, nhiệm vụ chủ yếu, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc; còn bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ cung cấp thông tin về một hệ thống các đặc trng phản ánh số lợng và chất lợng về sự hoàn thành các nhiệm vụ đợc quy định trong bản mô tả công việc.
* Đối với cán bộ quản lý là Giám đốc, các Phó giám đốc, các Trởng phòng là ngời chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của nhân viên do mình trực tiếp quản lý, theo em cần lựa chọn những đặc trng sau để tiến hành đo lờng đánh giá:
1. Khối lợng và chất lợng công việc đợc giao
Vì đặc tính là công việc quản lý nên không thể định lợng mà chỉ có thể định tính kết quả thực hiện công việc - đây là tiêu chí quan trọng nhất phản ánh kết quả làm việc của cán bộ quản lý cũng nh của tập thể ngời LĐ.
2. Khả năng phân tích và giải quyết vấn đề
bình thờng, tuy nhiên đo lờng tiêu chí này không dễ thực hiện và thờng đợc phản ánh thông qua tiến độ thực hiện công việc.
3. Tinh thần trách nhiệm và uy tín trong công việc
Tiêu chí này cũng nêu lên sự khác biệt của ngời quản lý với nhân viên, họ không những có trách nhiệm với kết quả công việc của bản thân mà còn phải có trách nhiệm với công việc của những nhân viên thuộc sự quản lý. Yếu tố tinh thần trách nhiệm tốt ngời quản lý sẽ xây dựng đợc uy tín trong công việc, đợc nhân viên tin tởng và sẽ xây dựng đợc bầu không khí làm việc tích cực nâng cao hiệu quả làm việc của bộ phận cũng nh của tổ chức.
4. Khả năng lãnh đạo và làm việc độc lập
Tiêu chí này phản ánh tiềm năng phát triển, đây cũng là một tiêu chí định tính rất cần thiết đối với mỗi cán bộ quản lý.
5. ý thức chấp hành nội quy, quy chế
Là một nhà lãnh đạo thì không thể thiếu ý thức trong việc thực hiện những quy định chung của Công ty, thái độ gơng mẫu thực hiện cũng là một tiêu chí phản ánh phẩm chất cá nhân của họ.
* Đối với nhân viên hành chính khối VP
Là tất cả các nhân viên thuộc 6 phòng trong Công ty giữ chức vụ từ phó phòng trở xuống. Theo em có thể xác định những tiêu chí cần thiết sau để phục vụ cho việc ĐGTHCV làm việc của nhân viên :
1. Số lợng công việc hoàn thành 2. Chất lợng công việc hoàn thành 3. Kiến thức và kỹ năng chuyên môn
4. Số ngày công làm việc
5.Tinh thần trách nhiệm, ý thức chấp hành kỷ luật và tiềm năng phát triển 6. Tinh thần hợp tác và khả năng phối hợp với đồng nghiệp trong công việc
3.2.4.2 Thang đo đánh giá thực hiện công việc
Với những đặc trng lựa chọn khác nhau cho hai nhóm LĐ là quản lý và nhân viên nh trên chúng ta cần tiến hành xây dựng hai thớc đo khác nhau.
Hai mẫu ĐGTHCV của cán bộ quản lý và nhân viên có thể đợc cụ thể bằng cách mô tả chi tiết các đặc trng trong từng tiêu chuẩn và gắn trọng số để thể hiện mức độ quan trọng của từng tiêu chuẩn và từng đặc trng nhỏ. Thang điểm áp dụng thang đo 100 (cụ thể tham khảo Phụ lục 12 )
3.2.5 Hoàn thiện quy trình ĐGTHCV
Các bớc để tiến hành công tác ĐGTHCV đợc xác định là đã hợp lý, tuy nhiên cần xác định cụ thể hơn nữa thời gian hoàn thành trong mỗi chu kỳ.
Đánh giá tháng:
STT Ngày thực hiện Nội dung Ngời thực hiện
1 Ngày cuối tháng Tổ chức ĐGTHCV Theo sự ủy quyền của cấp trên
2 Ngày 17 - 18 Tổng hợp kết quả
ĐGTHCV Trởng các Phòng
3 Ngày 19 Tổng hợp KQ
ĐGTHCV các Phòng P. TCHC 4 Từ ngày 20-21 Tính lơng hàng tháng P.Kế toán
Đánh giá Quý:
STT Ngày thực hiện Nội dung Ngời thực hiện
1 Ngày cuối tháng của quý Tổng hợp kết quả ĐGTHCV hàng tháng Trởng các Phòng 2 Ngày 7-8 Tổng hợp kết quả ĐGTHCV của các Phòng P.TCLĐ 3 Ngày 9 Trình Ban GĐ P.TCLĐ
4 Ngày 12 Tính lơng quý P.Kế toán
Đánh giá năm:
STT Ngày thực hiện Nội dung Ngời thực hiện
1 Ngày cuối năm Tổng hợp kết quả
ĐGTHCV hàng tháng Trởng các Phòng 2 Ngày 2 - 3 đầu năm Tổng hợp kết quả