năm 2008)
- ĐGTHCV năm của CBCNV đợc hớng dẫn bằng văn bản tới các Phòng ban (Chi tiết xem Phụ lục 8: Văn bản hớng dẫn bình xét các danh hiệu thi đua
và phân loại LĐ năm 2008)
Nhng vì chỉ là tập hợp lại kết quả ĐGTHCV hàng tháng nên kết quả ĐGTHCV năm cũng mang nhợc điểm nh đánh giá tháng. Hơn nữa, cơ sở để xét thởng cũng vẫn cha đợc cụ thể. Nh việc quy định: hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao, đạt năng suất và chất lợng cao. Tiêu chí này nếu chỉ dựa vào kết quả ĐGTHCV tháng thì không thể xác định đợc mức độ hoàn thành năng suất chất l- ợng cao vì mức xếp loại T chỉ cần công việc thực hiện đạt mức yêu cầu; hơn nữa cũng không quy định rõ ràng nh thế nào thì đợc xếp là “hoàn thành tốt” công việc đợc giao theo năm.
2.2.4 Chu trình đánh giá thực hiện công việc tại khối văn phòng Công ty. ty.
Chu trình đánh giá thực hiện công việc tại Công ty vẫn cha đợc xây dựng một cách chính thức bằng văn bản, mà tự đối tợng đánh giá tiến hành dới sự t
vấn của các chuyên viên nhân sự phòng Tổ chức - Hành chính.
Quan sát từ thực trạng Công ty, có thể tóm tắt chu trình thực hiện ĐGTHCV nh sau:
Bớc 1: Xác định mục tiêu đánh giá
Bớc 2: Xem lại nội dung công việc của từng chức danh Bớc 3: Xem lại KQ ĐGTHCV của nhân viên kỳ trớc
Bớc 4: Xác định kế hoạch công việc cần thực hiện trong ký tới Bớc 5: Xác định nhu cầu ĐT & PT
Bớc 6: Thu thập thông tin và tiến hành đánh giá Bớc 7: Cung cấp thông tin phản hồi
- Bớc 1: Mục tiêu đợc chuyên viên nhân sự phổ biến tới trởng, phó các Phòng bằng văn bản trong lần đầu tiên triển khai thực hiện công tác này. Sau đó, những lần kế tiếp sẽ làm theo lịch trình nh trong văn bản hớng dẫn đã đợc quy định rằng kết quả đánh giá phải tập hợp về phòng tổ chức hành chính Công ty tr- ớc ngày thanh toán tiền lơng ít nhất 02 ngày (Phụ lục 3: Văn bản hớng dẫn về
việc xây dựng tiêu chuẩn ĐGTHCV và cách thức lập Bảng thanh toán lơng hàng tháng theo Quy chế tiền lơng mới).
- Bớc 2: Ngời đánh giá xem xét lại nhiệm vụ công việc của từng nhân viên của mình thông qua bản phân chia nhiệm vụ của mỗi phòng. (Chi tiết xem Phụ
lục 4: Bản phân công nhiệm vụ của P.TCHC)
- Bớc 3: Ngời đánh giá là cấp quản lý trực tiếp sẽ xem xét lại kết quả ĐGTHCV của kỳ trớc đó, hệ thống lại những gì đã thực hiện tốt và những gì còn thiếu sót cha thực hiện đợc kỳ trớc.
- Bớc 4: Xác định những công việc cần thực hiện trong kỳ đánh giá dựa vào kế hoạch thực hiện công việc của Phòng trong kỳ thực hiện đánh giá đó. Do đặc thù kinh doanh dịch vụ của Công ty phát sinh theo thời kỳ nên tùy vào từng thời kỳ khi có dự án phát sinh, tùy vào tính chất vụ việc phát sinh mà lập kế hoạch dài hạn hay ngắn hạn để giải quyết. Nhng mỗi công việc đều chia ra thành các giai đoạn để thực hiện và cụ thể hóa thành kế hoạch công việc từng tuần, sau đó báo cáo lên Giám đốc Công ty (Cụ thể xem Phụ lục5: Báo cáo công tác tuần từ
ngày 9 đến 14/2/2009)
- Bớc 5 : Tiếp đến là xác định nhu cầu ĐT & PT của nhân viên, sau khi đã xác định công việc mà nhân viên của mình cần làm nh kế hoạch. Vì có những công việc mới phát sinh mà không thuộc chuyên môn nhân viên đã đợc đào tạo, hay do nhân viên phải đảm nhiệm thêm công việc của nhân viên khác trong phòng vì lý do nào đó, nên cần đào tạo thêm cho nhân viên đó. Hình thức đào tạo có thể là cử đi học, hay đào tạo ngay tại Công ty, hoặc đào tạo dần trong quá trình làm việc. Đối với nhân viên VP thờng sử dụng hình thức đào tạo ngay trong khi làm việc.
Ví dụ: Chuyên viên LĐ, tiền lơng Nguyễn thị tân Lập thuộc P.TCHC sau khi nghỉ chế độ thai sản thì nhiệm vụ thẩm định, quyết toán lơng hàng tháng của các đơn vị trực thuộc sẽ do Chuyên viên thi đua, khen thởng, đoàn thể Trần Thu Hà đảm nhận. Trởng phòng TCHC đã xác định và tiến hành kế hoạch đào tạo thêm cho chị Hà trong quá trình làm việc để chị có thể thực hiện đợc nhiệm vụ trên. Khoảng 2 tuần trớc khi chị Lập nghỉ chế độ thai sản, chị Hà sẽ tiến hành thực hành làm công việc thẩm định, quyết toán lơng dới sự giúp đỡ của chị Lập.
- Bớc 6: Nhà quản trị tiến hành thu thập thông tin bao gồm những thông tin liên quan đến quá trình thực hiện công việc của nhân viên: thời gian bắt đầu, kết thúc công việc dựa vào các bản báo cáo thực hiện công việc cụ thể; ngày công
thông qua bảng chấm công; thái độ làm việc và sự chấp hành nội quy, kỷ luật bằng sự “hồi tởng”; kết quả thực hiện công việc, so sánh với kế hoạch đặt ra; sau đó sẽ đa ra kết quả đánh giá thực hiện công việc cho từng nhân viên.
- Bớc 7: Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên. Việc cung cấp thông tin phản hồi không chính thức thờng xuyên đợc thực hiện tại khối VP Công ty. Đó là việc cấp trên trực tiếp sẽ góp ý trực tiếp ngay trong khi làm việc của nhân viên nếu có vấn đề gì thực hiện cha tốt. Còn việc cung cấp thông tin phản hồi một cách chính thức chỉ tiến hành với những nhân viên có kết quả ĐGTHCV vợt trội hay quá kém, khi đó trởng phòng hay phó phòng sẽ có một cuộc gặp trực tiếp trao đổi với nhân viên đó về kết quả ĐGTHCV của họ.
Nhận xét:
- Có thể thấy tiến trình ĐGTHCV nhân viên khối VP Công ty thực hiện theo từng bớc khá hợp lý và rõ ràng.
- Tuy nhiên, Công ty cha xây dựng một quy trình chính thức phổ biến cho tất cả phòng ban, nếu trong quá trình thực hiện gặp khúc mắc gì sẽ nhờ chuyên viên nhân sự t vấn.
- Cơ sở để thực hiện ĐGTHCV ở từng bớc cha đảm bảo phản ánh đúng thực tế nội dung công việc.
- Nội dung của từng bớc thực hiện trong chu trình đánh giá cũng cha đảm bảo thực hiện đầy đủ và chính xác. Nh việc “hồi tởng” của ngời đánh giá không thể đảm bảo tất cả quá trình thực hiện công việc của nhân viên đợc phản ánh đầy đủ và rõ ràng; hay việc thực hiện thông tin phản hồi chính thức chỉ tiến hành đối với một số đối tợng,…
Nhìn chung, tiến trình ĐGTHCV của Công ty xét về tổng thể thì đã có những bớc thực hiện hợp lý, nhng đi vào chi tiết quá trình thực hiện thì chu trình
này cha đảm bảo thu đợc kết quả chính xác và đầy đủ. 2.2.5 Lựa chọn và đào tạo ng ời đánh giá
Là ngời phải chịu mọi trách nhiệm cá nhân trớc Giám đốc Công ty về đánh giá của mình, tại khối VP Công ty ngời đánh giá đợc chọn là ngời quản lý cấp trên trực tiếp và có quy định cụ thể nh sau:
- Giám đốc trực tiếp đánh giá sự thực hiện công việc của: Phó gđ Công ty, trởng các phòng Công ty, kế toán trởng.
- Trởng các phòng trực tiếp đánh giá nhân viên trong phòng. Riêng phòng Tổ chức hành chính kiêm đánh giá cả nhân viên nhà ăn.
Nhận xét:
- Ngời đánh giá là cấp trên trực tiếp nên có những thuận lợi trong thực hiện công tác ĐGTHCV:
Thứ nhất, họ trực tiếp phân giao nhiệm vụ cho nhân viên của mình, tiếp xúc với nhân viên nhiều nên họ là ngời hiểu rõ hiệu quả làm việc của nhân viên và có thể đa ra những đánh giá chính xác về hiệu quả làm việc của cấp dới.
Thứ hai, ngời đánh giá từ vị trí trởng phòng trở lên nên ít nhiều họ cũng đã từng có kinh nghiệm trong việc thực hiện đánh giá, nhanh chóng biết cách thực hiện đánh giá sao cho đạt hiệu quả.
- Tuy nhiên, việc đánh giá từ một phía nh vậy sẽ dẫn tới một số vấn đề: Thứ nhất, sự thực hiện đánh giá chỉ từ một phía cấp trên trực tiếp dễ mắc lỗi ý kiến chủ quan.
Thứ hai, việc “hồi tởng” của ngời đánh giá không đảm bảo rằng mọi chi tiết trong quá trình làm việc của tất cả các nhân viên đều đầy đủ.
Thứ ba là không phải tất cả các trởng phòng đều có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực ĐGTHCV này, họ chỉ có kiến thức chuyên môn về chức năng của phòng ban họ. Nh vậy, nếu không đợc sự cộng tác, chỉ dẫn cụ thể của P.TCHC thì các bớc tiến hành ĐGTHCV sẽ mắc phải những sai sót và dẫn đến kết quả đánh giá không đúng.
- Hiện tại không có hình thức nào đào tạo ngời đánh giá, chỉ có văn bản h- ớng dẫn lịch trình đánh giá tới các Phòng. Nếu có gặp khó khăn hay khúc mắc gì có thể hỏi trực tiếp chuyên viên nhân sự của P.TCHC.
2.2.6 Phỏng vấn đánh giá
Hiện nay việc phỏng vấn đánh giá hay còn đợc hiểu là cung cấp thông tin phản hồi một cách chính thức cho ngời LĐ đợc thực hiện cha đầy đủ. Nói nh vậy vì việc tổ chức gặp và trao đổi thông tin về công việc một cách trực tiếp với nhân viên vào cuối chu kỳ đánh giá chỉ tiến hành với những nhân viên có thành tích đặc biệt nổi trội, hoặc nhân viên mắc lỗi nghiêm trọng trong quá trình làm việc. Phỏng vấn đánh giá tại Công ty cha đợc thực hiện nghiêm chỉnh, nên cha đem lại những hữu ích nh lý thuyết đã phân tích ở Chơng I.