Kế toán căn cứ vào các loại giấy tờ sau để tiến hành ghi sổ kế toán: Hợp đồng mua bán, Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSC, phiếu chi…
Ví dụ:
Ngày 18/02/2008, Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà mua một máy nghiền siêu tốc của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hoa Mai với giá 95 triệu đồng (giá chưa có VAT). TS này được đầu tư bằng NVĐTXDCB 45 tr và quỹ phúc lợi 50 tr.
Căn cứ vào hoá đơn VAT, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ, phiếu chi và các chứng từ khác có liên quan, kế toán tiến hành định khoản: BT1: Nợ TK211: 95.000.000 Nợ TK 1332: 9.500.000 Có TK 112: 82.500.000 Có TK 331: 22.000.000 BT2: Nợ TK 4312: 50.000.000 Có TK 4313: 50.000.000 Nợ TK 441: 45.000.000 Có TK 411: 45.000.000
Quy trình nhập dữ liệu tăng TSCĐ: Từ màn hình nền của VC 2001, chọn “giao dịch”, chọn “TSCĐ”, sau đó trong các thực đơn của “TSCĐ” chọn “TSCĐ thêm” rồi tiến hành nhập các mục sau:
TSCĐ thêm (F10 ghi, ESC thoát)
Lý do tăng Tăng do mua mới TSCĐ Thuộc nhóm Bộ phận sử dụng XN Bánh THHCC
Tên tài sản Máy nghiền siêu tốc Số lượng 01
Năng suất Nước sản xuất Nhật Bản
A VNĐ B NT
Ngân sách Tự bổ sung Tín dụng Nguồn khác
Nguyên giá 95 000 000
Khấu hao luỹ kế
Tiếp theo, từ màn hình VCC 2001, vào cửa sổ “giao dịch”, chọn TSCĐ” sau đó chọn loại chứng từ “chứng từ tăng TSCĐ” rồi tiến hành nhập các mục sau:
Người nhận: CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
TK Nợ Tiền NT Tiền VN Tỷ giá Số CT
TK211 95 000 000 Ngày CT TK Có Tiếp
TK111 Mới
TK331 Sửa Mã vụ việc Xoá Diến giải: mua máy nghiền siêu tốc Lọc Mã TSCĐ Số lượng Đơn giá Số tiền In
GF300A 01 95 000 000 95 000 000 Thoát Tên người bán: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Hoa Mai
Căn cứ vào các hoá đơn, phiếu chi, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ liên quan khác, kế toán xác định tổng số phát sinh Có TK112, đối ứng Nợ các TK211, TK133. Tất cả các số liệu được cập nhật vào máy tính, máy tính tự động chạy và cho ra kế quả trên Nhật ký chứng từ số 2. Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, các chưng từ gốc có liên quan, kế toán phản ánh số phát sinh có TK331 (chi tiết theo nhà cung cấp) số còn nợ người bán, đối ứng Nợ với các TK211… kế toán cập nhật số liệu vào máy, máy tính tự động chạy và cho ra kế quả trên NKCT số 5.
Bộ phận kế toán nguồn vốn căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan cập nhật vào máy. Máy tính tự động chạy và cho ra kết quả trên Nhật ký chứng từ số 10.