Thanh lý và nhượng bán là hai nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc giảm TSCĐHH của công ty. Thường trong những trường hợp TSCĐ đã cũ, hoặc bị hư hỏng khó có thể khắc phục để đạt được hiệu quả sản xuất cao thì công ty sẽ tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán.
Nếu TSCĐ bị hỏng, cần có biên bản sự cố hoặc giấy đề nghị để đưa ra hướng xử lý, sau đó ban giám đốc có thể đưa ra quyết định thanh lý phụ thuộc vào tình trạng TSCĐ lúc đó. Quy trình có thể mô tả như sau:
Biên bản họp của ban thanh lý và định giá quyết định của ban giám đốc bán đấu giá làm hợp đồng bán lập hoá đơn.
Ví dụ:
Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà chuẩn bị thanh lý một thiết bị sản xuất là máy gói xoắn EA1 sản xuất tại Đức, được đưa vào sử dụng từ năm 1999 do bị hư hỏng nhiều, không thể phục vụ cho sản xuất được nữa. Hồ sơ thanh lý gồm một số giấy tờ chính như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN ĐỀ NGHỊ THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
- Căn cứ nhiệm vụ kế hoạch sản lượng công ty giao - Căn cứ tình trạng tài sản hiện tại
- Căn cứ ý kiến của cán bộ kỹ thuật và xí nghiệp kẹo cứng, mềm Hôm nay, ngày 17 tháng 02 năm 2008, tại văn phòng công ty gồm có:
- Ông Lưu Tuấn Kha - Giám đốc xí nghiệp - Ông Nguyễn Mạnh Tuấn - Trưởng phòng vật tư - Ông Nguyễn Trọng Hùng – Phó phòng kỹ thuật
- Ông Ngô Mạnh Hà - Trưởng phòn kế hoạch thị trường - Ông Phạm Quang Vinh – Phó phòng tài vụ
Cuộc họp tiến hành xem xét, tính toán cụ thể và đi đến thống nhất báo cáo về tình trạng tài sản như sau:
STT Tên tài sản Năm sử dụng Tình trạng
1 Máy gói xoắn Đức EA1 1999 Hỏng nhiều, năng suất kém
Đề nghị Hội đồng thanh lý xem xét và đánh giá cho tài sản.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ NGHỊ THANH LÝ Hôm nay, ngày 22 tháng 02 năm 2008, tại văn phòng công ty, Hội đồng thanh lý tài sản cố định gồm:
1. Ông Trương Xuân Hoà – Phó tổng giám đốc 2. Bà Đỗ Kim Xuân - Kế toán trưởng
3. Ông Trần Tiến Lâm - Trưởng phòng kế hoạch Cùng thống nhất đánh giá tài sản như sau:
STT Tên tài sản Mã tài sản Năm sử dụng Nguyên giá Đã khấu hao Giá trị còn lại 1 Máy gói xoắn Đức EA1 1999 15.000.00 0 12.172.05 8 2.827.942
Tình trạng tài sản hỏng nhiều, sửa chữa tốn kém, sử dụng không đem lại hiệu quả kinh tế, vì vậy Hội đồng nhất trí đề nghị công ty thanh lý bán thu hồi.
Ngày 22 tháng 02 năm 2008 Trưởng ban thanh lý (Đã ký)
Trương Xuân Hoà
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
- Căn cứ vào chức năng và quyền hạn của Tổng giám đốc công ty - Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty
- Căn cứ vào biên bản đánh giá tài sản thanh lý ngày 22/02/2008
- Căn cứ vào biên bản đề nghị thanh lý ngày 17/02/2008của xí nghiệp kẹo
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Thanh lý tài sản
STT Tên tài sản Mã tài sản Năm sử dụng Nguyên giá Đã khấu hao Giá trị còn lại 1 Máy gói xoắn Đức EA1 1999 15.000.00 0 12.172.05 8 2.827.942
Điều 2: Các phòng vật tư, tài vụ, kỹ thuật, kế hoạch thị trường công ty chịu trách nhiệm làm thủ tục thanh lý, bán thu hồi.
Điều 3: Các bên chiểu theo quyết định thi hành.
Tổng giám đốc (Đã ký)
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: giao khách hàng Ngày 28/02/2008 Đơn vị bàn hàng: Công ty CP Bánh kẹo Hải Hà Địa chỉ: 25 – Trương Định – Hai Bà Trưng - Hà Nội MST:
Họ và tên người mua hàng: Dương Hồng Mai Tên đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân Tiến Đạt Địa chỉ: Hà Nội
MST:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy gói xoắn EA1 chiếc 01 5.000.000 5.000.000 Cộng tiền hàng 5.000.000 Thuế suất GTGT 10%
Tiền thuế GTGT 500.000 Tổng số tiền thanh toán 5.500.000
Số tiền viết bằng chữ: năm triệu, năm trăm nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
2.3. Hạch toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình tại công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà: