II- Tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Dệt 19/5 Hà Nộ
II-Một số giải phỏp để nõng cao hiệu quả cụng tỏc ĐGCLNB tại cụng ty Dệt 19/5 Hà Nội :
Căn cứ vào thực trạng cụng tỏc ĐGCLNB – ưu điểm và nhược điểm, định hướng sản xuất kinh doanh, định hướng về chất lượng của cụng ty để
nõng cao hiệu quả của cụng tỏc ĐGCLNB em mạnh dạn đề xuất một số giải phỏp như sau:
Giải phỏp 1: Nõng cao nhận thức của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty về chất lượng và vai trũ , ý nghĩa của cụng tỏc ĐGCLNB .
Đõy là biện phỏp đầu tiờn ,bởi lẽ khi chỳng ta cần thay đổi bất cứ một hoạt động nao thỡ trước hết phải tỏc động đến nhận thức,nhận thức cú sỏng tỏ thỡ hành động mới đỳng hướng và cú hiệu quả.Nhất là trong lĩnh vực chất lượng cũn tồn tại nhiều nhận thức sai lầm về chất lượng khụng chỉ đối với cụng ty Dệt 19/5 mà rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa cú nhận thức đỳng đắn về vấn đề chất lượng cũng như HTQLCL theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000.
Lónh đạo cụng ty cần phải tự nõng cao nhận thức cho mỡnh và cho mọi thành viờn trong cụng ty về vấn đề chất lượng: Cần phải làm cho mọi thành viờn hiểu rằng chất lượng khụng chỉ bao gồm chất lương của sản phẩm mà phải là chất lượng của hệ thống,vỡ nếu một hệ thống hoạt động cú hiểu quả thỡ sản phẩm đầu ra của hệ thống đú cũng cú chất lượng .Hơn nữa nếu đồng nhất chất lượng với chất lượng sản phẩm chỉ quan tõm đến làm sao cho sản phẩm xuất được mà khụng quan tõm đến chất lượng của cỏc hoạt động thỡ dự sản phẩm đến tay khỏch hàng khụng cú lỗi nhưng phải mất nhiều thời gian và chi phớ cho việc làm lại thỡ hiệu quả kinh tế khụng cao.
Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 hệ thống này bước đầu đó đem lại lợi ớch đỏng kể cho cụng ty.Tuy nhiờn, cỏc thành viờn trong cụng ty chưa thực sự thấm nhuần cỏc điều khoản của HTQLCL này ,cũng như vai trũ,tỏc dụng của nú.Vỡ vậy ,lónh đạo cụng ty cần làm cho mọi người thực sự thấm nhuần về HTQLCL mà cụng ty đang ỏp dụng . Đặc biệt là nõng cao nhận thức về đỏnh giỏ chất lượng nội bộ .Lónh đạo cụng ty cần làm
cho mọi người hiểu rằng ĐCLNB khụng đồng nhất với hoạt động kiểm tra giỏm sỏt, khụng phải tỡm ra lỗi để phờ phỏn nhau;khụng làm mất thời gian cho bờn đỏnh giỏ và bờn được đỏnh giỏ,mà là một hoạt động rất cần thiết giỳp cụng ty phỏt hiện ra những khỳc mắc trong cụng việc từ đú hợp tỏc cựng nhau giải quyết.Khi đó hiểu được những điều này thỡ mọi thành viờn trong cụng ty sẽ hợp tỏc với nhau làm cho cụng tỏc ĐCLNB co hiệu quả.
Giải phỏp 2: Cải tiến quy trỡnh ĐGCLNB .
Trước khi tiộn hành hoạt động ĐGCLNB thỡ cần phải xõy dựng quy trỡnh.Bởi quy trỡnh là tài liệu quy định hướng dẫn cỏch thức thực hiện hoạt động ĐGCLNB .
Một quy trỡnh rừ ràng ,dễ hiểu ,cụ thể ,hợp lý sẽ làm cho cỏc chuyờn gia đỏnh giỏ núi riờng và tất cả cỏc thành viờn trong cụng ty từ lónh đạo đến cỏc nhõn viờn núi chung hiểu rừ về trỏch nhiệm của mỡnh trong hoạt động ĐGCLNB trở nờn thống nhất từ đầu đến cuối.Từ đú cú những cải tiến đối với HTQLCL của cụng ty .
Như vậy quy trỡnh ĐGCLNB là nhõn tố hàng đầu quyết định đến sự thành cụng hay thất bại của hoạt động ĐGCLNB .Do vậy việc xõy dựng và cải tiến quy trỡnh ĐGCLNB là điều cần thiết .
Qua tỡm hiểu quy trỡnh ĐGCLNB của cụng ty cú nhược điểm là chưa cú sự kết hợp chặt chẽ giữa Đỏnh giỏ nội bộ - Xem xột của lónh đạo-cải tiến.Vỡ vậy em đề xuất quy trỡnh ĐGCLNB như sau:
Sơ đồ10: Quy trỡnh đỏnh giỏ chất lượng nội bộ trong mối quan hệ với xem xột của lónh đạo và cải tiến.
Với quy trỡnh đỏnh giỏ chất lượng nội bộ như sơ đồ trờn ta thấy:
+ Đó cú sự kết hợp giữa Đỏnh giỏ chất lượng nội bộ -Xem xột của lónh đạo -Cải tiến.
Kế hoạch đỏnh giỏ nội bộ
Tiến trỡnh đỏnh giỏ nội bộ theo nội dung đó định
Khụng phỏt hiện được những điểm khụng phự hợp.
Phỏt hiện những điểm khụng phự hợp (NC)
Xỏc định nguyờn nhõn thành cụng Xỏc định được nguyờn nhõn gõy ra NC
Làm bỏo cỏo Bỏo cỏo về nguyờn nhõn
gõy ra NC
Xem xột của lónh đạo Cỏc giải phỏp về cải tiến
Sơ đồ11 : Mối quan hệ giữa đỏnh giỏ nội bộ -xem xột của lónh đạo - cải tiến.
Theo sơ đồ 11, Quỏ trỡnh đỏnh giỏ sẽ cung cấp cỏc thụng tin để Ban lónh đạo xem xột xỏc định hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng lượng hiện thời cú giỳp cụng ty đạt được cỏc mục tiờu đề ra hay khụng, và đề ra chương trỡnh cải tiến.
+ Trong tiến trỡnh ĐGCLNB khụng chỉ những điểm khụng phự hợp mới được xem xột và lập thành bỏo cỏo mà cả những điểm phự hợp cũng được xem xột, tỡm nguyờn nhõn và lập thành bỏo cỏo.Từ đú Ban lónh đạo, bờn đỏnh giỏ và bờn được đỏnh giỏ cựng nhau đề ra cỏc biện phỏp cải tiến , thực hiện cỏc biện phỏp đú và đỏnh giỏ hiệu quả của việc thực hiện.
Giải phỏp 3: Chỳ trọng cụng tỏc lập kế hoạch đỏnh giỏ nội bộ.
Thành cụng của việc đỏnh giỏ phụ thuộc rất lớn vào những nỗ lực bỏ ra trong giai đoạn lập kế hoạch.Một kế hoạch tốt sẽ giỳp cho việc tiến hành cỏc cuộc đỏnh giỏ được trụi chảy. Để lập được một kế hoạch tốt thỡ cần phải chỳ ý đến cỏc vấn đề sau:
Đỏnh giỏ nội bộ
Cải
tiến Xem xột của ban
+ Phải thu thập ý kiến của mọi người để xỏc định đỳng tầm quan trọng của cỏc khu vực được đỏnh giỏ.
+ Xỏc định phương phỏp đỏnh giỏ: Phương phỏp đỏnh giỏ cú vai trũ rất quan trọng nú cho phộp người đỏnh giỏ cú thể rỳt ra được cỏc kết luận chớnh xỏc và khỏch quan.Cần phải xỏc định phương phỏp đỏnh giỏ phự hợp cho từng hạng mục đỏnh giỏ, vớ dụ khi xem xột đỏnh giỏ tài liệu của cụng ty thỡ cú thể sử dụng phương phỏp so sỏnh hồ sơ với tài liệu, kết hợp với việc quan sỏt, và phỏng vấn cỏ nhõn, nhúm; nhưng khi đỏnh giỏ tớnh ổn định của quy trỡnh thỡ cần phải sử dụng phương phỏp thống kờ… Như vậy khi xỏc định phương phỏp đỏnh giỏ thớch hợp sẽ cho ra được những kết luận khỏch quan và cú tớnh khoa học từ đú cú thể đưa ra những biện phỏp khắc phục phũng ngừa, cải tiến chất lượng sản phẩm và quỏ trỡnh cú ý nghĩa thiết thực.
Giải phỏp 4: Đào tạo đội ngũ chuyờn gia đỏnh giỏ.
Thành cụng của một cuộc đỏnh giỏ nội bộ phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ chuyờn gia đỏnh giỏ, vỡ đõy là đội ngũ những người xem xột và đưa ra nhận xột trong cuộc đỏnh giỏ, những nhận xột cú khỏch quan và thực tế mới tạo điều kiện cho việc đưa ra cỏc giải phỏp.Vỡ vậy cụng ty cần tiến hành đào tạo đội ngũ chuyờn gia đỏnh giỏ cú đủ về số lượng và cao về chất lượng.Cỏc chuyờn gia cần cú những yờu cầu sau:
+ cú năng lực quản lý trong việc tổ chức và thực hiện một cuộc đỏnh giỏ.
+ đảm bảo cỏc kiến thức về cỏc yờu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khụng bị lạc hậu.
+ Cập nhật cỏc kiến thức về cỏc thủ tục và phương phỏp đỏnh giỏ. Ngoài ra cỏc chuyờn gia đỏnh giỏ cần cú cỏc phẩm chất như:
Cú quan hệ xó hội tốt.
Cú khả năng phõn tớch sự kiện.
Vững vàng trước cỏc kết luận của mỡnh nhưng khụng cú nghĩa là bảo thủ.
Việc đào tạo cú thể thực hiện bằng 2 cỏch:
Tự đào tạo do đại diện lónh đạo tổ chức.
Tham gia những khoỏ học về đỏnh giỏ chất lượng nội bộ ở bờn ngoài do cỏc tổ chức đào tạo chuyờn mụn đảm nhiệm.
Giải phỏp 5: Tăng cường sự phối hợp giữa cỏc phũng ban.
Cụng tỏc ĐGCLNB muốn đạt được hiệu quả và mục đớch cuối cựng là cải tiến thỡ cần phải cú sự hợp tỏc chặt chẽ giữa cỏc phũng ban.Hợp tỏc giữa cỏc phũng ban sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc đỏnh giỏ , tạo ra một sự trao đổi cởi mở, từ đú sẽ thấy được những vấn đề khỳc mắc mà mỗi phũng ban gặp phải mà cú những biện phỏp hỗ trợ nhau; hợp tỏc vỡ mục tiờu chất lượng của cụng ty; hợp tỏc sẽ cú được những sang kiến ý tưởng hay của tập thể cho việc cải tiến…
Để đạt được chất lượng sản phẩm cuối cựng thỡ khụng chỉ cú phũng KCS thực hiện kiểm tra mà cỏc phũng ban, phõn xưởng cũng cú vai trũ rất quan trọng.Nhiều người cho rằng chất lượng là vấn đề của phũng kỹ thuật và bộ phận KCS của cụng ty nờn giữa cỏc phũng ban cũn thiếu sự phối hợp chặt chẽ vỡ mục tiờu chất lượng chung của tổ chức. Cụng ty cần phải cú sự điều chỉnh cỏc mối quan hệ này theo cỏc hướng sau:
Cần phỏ vỡ rào cản ngăn cỏch giữa cỏc phũng ban bằng cỏch hướng tất cả mọi thành viờn theo chớnh sỏch và mục tiờu chất lượng chung của tổ chức, từ đú nõng cao ý thức trỏch nhiệm của họ trong cụng việc để họ
thực hiện tốt cỏc mục tiờu cụ thể của phũng mỡnh nhưng đồng thời sẵn sàng hợp tỏc với cỏc phũng khỏc trong việc thực hiện mục tiờu chung của cụng ty.
Cụng ty cần tổ chức những buổi hội thảo về chất lượng nội bộ trong cụng ty để cỏc thành viờn cú thể cú cơ hội trao đổi những khỳc mắc mà mỡnh gặp phải cũng như những kinh nghiệm trong việc thực hiện của mỡnh cho cỏc phũng ban khỏc.
Giải phỏp 6: Áp dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong đỏnh giỏ chất lượng nội bộ.
Hiện tại trong cụng tỏc quản lý chất lượng núi chung và cụng tỏc đỏnh giỏ chất lượng nội bộ núi riờng của cụng ty chưa thực sự ỏp dụng cỏc thống kờ vỡ vậy cụng ty cần ỏp dụng cỏc cụng cụ thống kờ vào trong hoạt động quản lý chất lượng để làm cho hoạt động này cú hiệu quả hơn. Đõy là một phương phỏp rất quan trọng cần phải được đưa vào ỏp dụng trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ chất lượng nội bộ.Sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong kiểm soỏt chất lượng là điều kiện cơ bản của quản lý chất lượng, nú là cơ sở để đưa ra quyết định cú tớnh khoa học.
Sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ giỳp cỏc chuyờn gia đỏnh giỏ nội bộ giải thớch đỳng đắn tỡnh hỡnh chất lượng của cụng ty, bờn cạch đú cũn cú những dự bỏo xảy ra trong tương lai đối với quỏ trỡnh.
Dựng cụng cụ thống kờ trong ĐGCLNB sẽ giỳp chuyờn gia đỏnh giỏ được tớnh ổn định của cỏc quỏ trỡnh.Sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ cho ta biết được sự biến động , ổn định của quỏ trỡnh và xu hướng vận động của nú. Từ đú ta cú thể tỡm được những nguyờn nhõn phổ biến và nguyờn nhõn đặc biệt gõy nờn.
• Nhận diện được bản chất , nguyờn nhõn của những biến động trong quản lý.Chuyờn gia quản lý chất lượng Deming đó núi: “ Nguyờn nhõn đặc biệt là cơ hội cho việc cải tiến. Loại bỏ tất cả cỏc nguyờn nhõn đặc biệt là điều khụng dễ thực hiện.Sự ổn định hay sự tồn tại một quỏ trỡnh, ớt khi là một trạng thỏi tự nhiờn”.Theo Peert: “ Cỏc cụng cụ thống kờ cho phộp đỏp ứng cả hai khỏt vọng đó cú từ lõu là Chất lượng và Năng suất… Nếu khụng cú phương phỏp nghiờm ngặt của cỏc cụng cụ thống kờ chất lượng thỡ cỏch quản lý theo khoa học thực tế khụng thể tạo ra sự kiểm soỏt bờn trong quỏ trỡnh được…”.
• Việc sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ cũn tiết kiệm thời gian trong tỡm kiếm cỏc nguyờn nhõn gõy ra những vấn đề về chất lượng; tiết kiệm được những chi phớ do phế phẩm và những lóng phớ, những hoạt động thừa, tiết kiệm thời gian chuẩn bị và thực hiện cỏc thao tỏc trong hoạt động và nhận biết sự bỏo động về những trục trặc sắp xẩy ra, giỳp cú những biện phỏp ứng phú kịp thời.
Sơ đồ 12: vai trũ của cỏc cụng cụ thống kờ trong ĐGCLNB.
Tỡm sai sút trục trặc
Phõn tớch tỡm nguyờn nhõn Thu thập số liệu , xỏc định
tỷ lệ cỏc nguyờn nhõn. Lựa chọn vấn đề ưu tiờn
giải quyết
Đề xuất biện phỏp khắc phục, cải tiến.
Biểu đồ kiểm soỏt
Sơ đồ nhõn quả
Biểu đồ tần suất
Biểu đồ Pareto
• Biểu đồ kiểm soỏt: Biểu thị dưới dạng đồ thị sự thay đổi của chỉ tiờu chất lượng.
Mục đớch của nú là:
o Đỏnh giỏ tớnh ổn định của quỏ trỡnh.
o Xỏc định khi nào cần duy trỡ, khi nào cần điều chỉnh. o Ra quyết định để khắc phục, phũng ngừa, cải tiến.
• Sơ đồ nhõn quả: là một dạng sơ đồ biểu diễn mối quan hệ giữa kết quả và nguyờn nhõn gõy ra kết quả đú.Mục đớch của nú là tỡm kiếm, xỏc định cỏc nguyờn nhõn gõy ra những điểm khụng phự hợp để từ đú đề ra cỏc biện phỏp khắc hphục.
• Biểu đồ Pareto:Là đồ thị hỡnh cột theo thứ tự độ lớn giảm dần của cỏc sự khụng phự hợp hay nguyờn nhõn gõy ra sợ khụng phự hợp.Việc dung cụng cụ này sẽ giỳp cỏc chuyờn gia đỏnh giỏ lựa chọn thứ tự ưu tiờn khắc phục cỏc điểm khụng phự hợp.
• Lưu đồ: Mụ tả thứ tự cụng việc trong quỏ trỡnh cần tuõn thủ để tạo ra sự nhất quỏn khi thực hiện.Khi đó phỏt hiện được vấn đề cần tập trung cải tiến thỡ lưu đồ sẽ giỳp cho bờn đỏnh giỏ và bờn được đỏnh giỏ cựng nhau lập một trỡnh tự cho hành động khắc phục điểm khụng phự hợp, tạo ra một sự nhất quỏn khi thực hiện .
• Để ỏp dụng cỏc cụng cụ thống kờ cần nõn cao nhận thức của cỏn bộ quản lý trong cụng ty về ỏp dụng cụng cụ thống kờ.
Cần tổ chức cỏc khoỏ học đào tạo về cỏc cụng cụ thống kờ cho cỏc cỏn bộ thống kờ để họ cú thể sử dụng chỳng vào việc đỏnh giỏ chất lượng nội bộ , giỳp ớch cho việc đỏnh giỏ chất lượng sản phẩm và tớnh ổn định của quỏ trỡnh.
Giải phỏp 7: Thỳc đẩy việc phỏt huy cỏc sang kiến cải tiến.
Muốn cải tiến chất lượng sản phẩm và cải tiến cỏc hoạt động thỡ phải biết huy động sự nỗ lực của tập thể, phải biết cỏch phỏt huy sỏng kiến của mọi thành viờn trong tổ chức cả sỏng kiến của cỏc phũng ban, cỏc cỏn bộ kỹ thuật và cụng nhõn trực tiếp sản xuất. Để cú thể phỏt huy được những sỏng kiến cụng ty cần phải chỳ ý đến cỏc vấn đề sau:
Cú chế độ khen thưởng rừ ràng và thớch đỏng để khuyến khớch động viờn cỏc sỏng kiến đúng gúp cho cụng ty trong việc cải tiến chất lượng ;Tạo khụng khớ cởi mở vui vẻ và tớch cực , làm cho mọi thành viờn trong tổ chức để họ đem hết tõm huyết, trỡnh độ của mỡnh tỡm tũi và phỏt huy những sỏng kiến mới mẻ nhằm cải tiến chất lượng sản phẩm của cụng ty.
Giải phỏp 8: Thực hiện triệt để cỏc hành động khắc phục đưa ra, cũng như cỏc biện phỏp cải tiến.
Cõu hỏi luụn luụn cần trả lời là : tại sao lại cú sự khụng phự hợp như vậy, do hệ thống tài liệu, quy trỡnh xa vời thực tế hay do nhận thức nguồn nhõn lực, do sự sao nhóng của ban lónh đạo cụng ty… Trả lời được những cõu hỏi đú thỡ hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện.Nếu tiến hành ĐGCLNB song hành động khắc phục đưa ra thỡ khụng được thực hiện , khụng cú người theo dừi thực hiện, khụng cú bằng chứng chứng minh cỏc điểm khụng phự hợp đó được khắc phục và phũng ngừa, những thúi quen, nề nếp làm việc khụng được thay đổi thỡ hệ thống sẽ khụng hoàn thiện được và cụng tỏc đỏnh giỏ chất lượng nội bộ sẽ trở nờn cụ nghĩa.Ban lónh đạo cụng