Xử lý thụng tin Quản lý
2.2.1.1. Tiếp nhận dự ỏ n Xỏc định nhu cầu.
Yờu cầu xuất phỏt từ phớa cỏc phũng hoặc nhúm hoặc xuất phỏt từ lónh đạo EVN.IT về nhu cầu cú cỏc dự ỏn CNTT phục vụ cho mục đớch sản xuất kinh doanh của TCT hoặc với đơn vị bờn ngoài. Cỏc nhúm viết bản yờu cầu và kế hoạch thực hiện, sau khi được lónh đạo EVN.IT phờ duyệt, dự ỏn gửi lờn TCT. TCT trờn cơ sở đú xem xột và phờ duyệt. Trong một số trường hợp dự ỏn thực hiện theo yờu cầu của TCT thỡ căn cứ thực hiện dự ỏn là quyết định giao nhiệm vụ.
2.2.1.2. Lập Bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi (hoặc tiền khả thi).
Theo quy định về quản lý đầu tư xõy dựng của Nhà nước và của TCT về phõn cấp hạng mục dự ỏn thỡ tuỳ theo giỏ trị, dự ỏn cú thể phải lập BCNCTKT và BCNCKT. Với những dự ỏn nhỏ thỡ khụng nhất thiết phải lập 2 loại bỏo cỏo trờn mà chỉ cần cú Bỏo cỏo đầu tư. Trong một số trường hợp phải thuờ khoỏn một số chuyờn gia thỡ sơ đồ thực hiện cũng được ỏp dụng cho chớnh dự ỏn thuờ chuyờn gia tư vấn lập BCNCTKT hoặc BCNCKT tuy nhiờn khụng ỏp dụng bước lập BCNCTKT và BCNCKT.
2.2.1.3. Phờ duyệt.
Tổng cụng ty cú thể uỷ quyền cho EVN.IT làm Ban quản lý hoặc thay TCT thực hiện cỏc dự ỏn đầu tư như ký kết hợp đồng thực hiện dự ỏn. Tuy nhiờn, sau khi kết thỳc dự ỏn phải cú bỏo cỏo lờn TCT về kết quả thực hiện.
Với BCNCTKT và BCNCKT tuỳ thuộc vào quy mụ dự ỏn mà cú cỏc cấp phờ duyệt khỏc nhau. Cú thể Tổng giỏm đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị phờ duyệt.
Cỏc BCNCTKT và BCNCKT cũn phải trỡnh cho cơ quan cho vay tài chớnh phờ duyệt sau khi Tổng cụng ty đó phờ duyệt.
Hoàn toàn tương tự về cấp phờ duyệt cỏc hạng mục như: dự toỏn, Hồ sơ mời thầu, Tiờu chuẩn xột thầu, Kế hoạch đấu thầu, Kết quả chấm thầu và Hợp đồng sau khi đó thương thảo thành cụng.
2.2.1.4. Cỏc cụng việc chuẩn bị gọi thầu.
Tuỳ theo quy mụ và cỏch thức thực hiện mà cú thể chọn qua cỏc bước sơ tuyển, danh sỏch ngắn hay là hỡnh thức chỉ định thầu. Cỏc nội dung này được quy định rừ ràng trong Nghị định 88 của Chớnh phủ và cú hướng dẫn chi tiết. TCT cũng cú một số quy định về hỡnh thức thực hiện này.
Những điều kiện chuẩn bị gúi thầu là cỏc quyết định giao nhiệm vụ để cú thể thực hiện việc gọi thầu.
2.2.1.5. Thủ tục xột thầu.
Cụng tỏc chuẩn bị cỏc thủ tục xột thầu bao gồm cỏc hạng mục sau: - Căn cứ phỏp lý để thực hiện: quyết định giao nhiệm vụ, uỷ quyền. - Cỏc thủ tục về tổ chuyờn gia xột thầu.
- Chuẩn bị Hồ sơ mời thầu. - Tiờu chuẩn xột thầu. 2.2.1.6. Xột thầu.
Tổ chuyờn gia tiến hành xột thầu theo tiờu chuẩn đó được phờ duyệt. 2.2.1.7. Thương thảo hợp đồng.
Tổ chuyờn gia dựa vào bản chào kỹ thuật và bản chào tài chớnh và cỏc quy định hiện hành của TCT và cỏc đơn vị cho vay tài chớnh để thương thảo.
Khi dự ỏn bắt đầu cú hiệu lực, sau khi khởi động dự ỏn và căn cứ theo khối lượng cụng việc và kế hoạch thực hiện cú trong hợp đồng, tiến hành theo dừi cỏc hoạt động của dự ỏn và làm cỏc thủ tục điều phối, chi trả...
2.2.1.9. Tổng kết nghiệm thu dự ỏn.
Thủ tục để kết thỳc dự ỏn là cỏc bỏo cỏo cuối cựng được phờ duyệt, bỏo cỏo nghiệm thu.
Trờn đõy là quy trỡnh tổng quỏt của việc thực hiện và quản lý cỏc dự ỏn cụng nghệ thụng tin tại EVN.IT. Đối với cỏc dự ỏn khỏc nhau cú lẽ sẽ cú một số thay đổi trong quy trỡnh cho phự hợp với yờu cầu đặc thự của dự ỏn đú.
Như vậy, qua xem xột quy trỡnh thực tế đang được ỏp dụng cho cụng tỏc chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự ỏn tại EVN.IT, tỏc giả thấy rằng quy trỡnh này chưa cú được sự phối hợp hoạt động một cỏch chặt chẽ giữa cỏc phũng, cỏc bộ phận chức năng trong trung tõm; chưa trỡnh bày rừ được nhiệm vụ của từng phũng chức năng trong từng bước của quy trỡnh. Do đú, cú thể thấy ngay rằng sự phối hợp giữa cỏc phũng, bộ phận chức năng sẽ cú nhiều lỳng tỳng. Từ đú mà ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ của dự ỏn.
Như vậy, một số cõu hỏi đặt ra là: Một quy trỡnh tốt phải đảm bảo cỏc tiờu chuẩn gỡ? Quy trỡnh thực hiện và quản lý dự ỏn hiện đang được ỏp dụng tại EVN.IT cú đảm bảo cỏc tiờu chuẩn đú hay khụng? Nếu khụng thỡ quy trỡnh cần hoàn thiện ở khõu nào, nội dung nào? Tất cả cỏc cõu hỏi này sẽ từng bước được làm sỏng tỏ thụng qua việc nghiờn cứu và phõn tớch một dự ỏn cụ thể đó và đang được thực hiện tại EVN.IT.
2.2.1.10. Cỏc tiờu chuẩn của một quy trỡnh chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự ỏn đầu tư.
Cú thể cú nhiều cỏch định nghĩa khỏc nhau về quy trỡnh. Theo ý kiến của cỏ nhõn tỏc giả thỡ “Quy trỡnh”, hiểu một cỏch đơn giản và hỡnh tượng nhất, là một sơ đồ trong đú nờu lờn cỏc bước cụng việc cần thực hiện theo một trỡnh tự lụ gic nhất định nào đú, cỏc chủ thể sẽ chịu trỏch nhiệm thực hiện cỏc cụng việc đú và cơ chế phối kết hợp hoạt động giữa cỏc chủ thể; để từ đú mà tạo nờn một kết quả nhất định thoả món mục tiờu đề ra.
2.2.1.10.2.Cỏc tiờu chuẩn của một quy trỡnh chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự ỏn đầu tư tốt.
Cũng theo ý kiến của cỏ nhõn tỏc giả một Quy trỡnh tốt phải đỏp ứng ớt nhất 3 tiờu chuẩn sau đõy:
- Tớnh chớnh xỏc. - Tớnh gọn nhẹ. - Tớnh hiệu quả.
Một quy trỡnh đảm bảo tớnh chớnh xỏc tức là một quy trỡnh tuõn thủ đỳng và đầy đủ cỏc quy định của phỏp luật cú liờn quan đến hoạt động đầu tư.
Một quy trỡnh đảm bảo tớnh gọn nhẹ là một quy trỡnh cú sự phõn cụng cụng tỏc một cỏch rừ ràng, một sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa cỏc bộ phận chức năng; trỏnh được sự chồng chộo và tỡnh trạng “cha chung khụng ai khúc”.
Và một quy trỡnh đảm bảo tớnh hiệu quả tức là khi ỏp dụng quy trỡnh đú thỡ nú sẽ mang lại hiệu quả khụng chỉ cho chớnh đơn vị thực hiện mà cũn đem lại hiệu quả cho chớnh bản thõn dự ỏn đú.
Hiện nay EVN.IT đang thực hiện và quản lý rất nhiều cỏc dự ỏn CNTT khỏc nhau. Vỡ vậy để cú thể nờu bật được thực trạng tỡnh hỡnh chuẩn bị, thực hiện và
cụng tỏc quản lý dự ỏn đang diễn ra tại EVN.IT là một việc làm đũi hỏi nhiều thời gian và cụng sức. Bờn cạnh đú, do hạn chế về trỡnh độ và thời gian cho nờn tỏc giả xin phộp được lựa chọn dự ỏn “Áp dụng giải phỏp tự động hoỏ thiết kế nhà mỏy điện phục vụ nõng cao năng lực tư vấn” làm vớ dụ để phõn tớch xuyờn suốt trong bản Luận văn này.
2.2.2. Thực trạng cụng tỏc chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự ỏn tại EVN.IT.