C ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Bảng 2.5 Nội dung khoỏ học đào tạo và chuyển giao cụng nghệ.
3.2.2.2. Bổ sung cơ cấu tổ chức quản lý dự ỏn.
Trong thực tế từ trước tới nay, khi tiến hành cỏc dự ỏn, EVN.IT thường thành lập cỏc Tổ cụng tỏc, đại đa số đều cú sự tham gia của cỏc phũng chức năng như: Phũng Quản lý dự ỏn, Phũng Tổng hợp, Phũng Tài chớnh kế toỏn. Tuy nhiờn cỏc phũng này tham gia vào dự ỏn thường chỉ thực hiện cỏc chức năng nhiệm vụ thường xuyờn và nhiều khi đúng vai trũ thụ động. Trong khi đú cú rất nhiều cụng việc của dự ỏn thuộc lĩnh vực chuyờn mụn của cỏc phũng chức năng này như: làm cỏc thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, thực hiện thu chi của dự ỏn… thỡ lại vẫn đang do cỏc quản trị dự ỏn (Tổ trưởng, Tổ phú tổ cụng tỏc) đảm nhiệm. Thực tế này làm
cho cỏc quản trị dự ỏn rơi vào tỡnh trạng quỏ tải và nhiều khi gặp khú khăn dẫn đến làm chậm cỏc thủ tục cũng như tiến độ dự ỏn. Do đú, để khắc phục và nhằm tăng cường hơn nữa vai trũ của cỏc phũng chức năng trong Trung tõm tham gia vào dự ỏn, tỏc giả xin đề nghị đưa vào biờn chế của Dự ỏn hai chức danh là: Thư ký dự ỏn và Kế toỏn dự ỏn với cỏc nhiệm vụ như sau:
Thư ký dự ỏn: Là chuyờn viờn của phũng Quản lý dự ỏn, tham gia vào dự ỏn với những nhiệm vụ chớnh bao gồm:
- Đầu mối thực hiện trỏch nhiệm của phũng Quản lý dự ỏn trong Dự ỏn.
- Tham mưu cho Quản trị dự ỏn trong việc tuõn thủ cỏc thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, phối hợp và tổ chức thực hiện dự ỏn.
- Lập Nhật ký dự ỏn và cung cấp, bỏo cỏo cỏc thụng tin liờn quan đến dự ỏn. Tổ chức cỏc Hội thảo trong dự ỏn.
- Cỏc cụng việc khỏc theo sự phõn cụng của Quản trị dự ỏn.
Kế toỏn dự ỏn: Là chuyờn viờn của phũng Tài chớnh kế toỏn, tham gia vào dự ỏn với cỏc nhiệm vụ chớnh bao gồm:
- Đầu mối thực hiện cỏc trỏch nhiệm của phũng Tài chớnh kế toỏn trong dự ỏn.
- Tham mưu cho Quản trị dự ỏn trong việc tuõn thủ cỏc quy định về quản lý tài chớnh, lập kế hoạch tạm ứng vốn và thanh toỏn vốn.
- Thực hiện cỏc nghiệp vụ thu chi của dự ỏn.
- Cỏc cụng việc khỏc theo sự phõn cụng của Quản trị dự ỏn.
Tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của cỏc chuyờn viờn này sẽ được Quản trị dự ỏn đỏnh giỏ và làm căn cứ cho lónh đạo Phũng chức năng đỏnh giỏ, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo cỏc kỳ đỏnh giỏ.
3.2.2.2. Xõy dựng cỏc thủ tục dự ỏn.
Cú cỏc thủ tục dự ỏn chớnh thức tại chỗ cho dự ỏn là quan trọng. Nếu cỏc thủ tục này khụng được làm tài liệu thỡ sẽ khụng ai tuõn theo chỳng bởi họ khụng biết về
cỏc thủ tục này. Do đú cần phải phỏt triển và ỏp đặt cỏc thủ tục tốt, bao quỏt nhiều chủ đề. Ít nhất cú 2 lớ do để viết ra thủ tục :
- Chỳng cải thiện sự trao đổi. Mọi người cú thể tham khảo tới cỏc tài liệu này để thu được thụng tin quan trọng cải thiện hiệu năng của họ.
- Chỳng làm tăng năng suất. Bằng việc truy nhập vào cỏc thủ tục được viết rừ ra, cỏc thành viờn Tổ cụng tỏc cú thể tham khảo tới cỏc thủ tục thớch hợp để biết thụng tin hơn là phớ thời gian tỡm nú hay làm giỏn đoạn người khỏc. Tất nhiờn ta sẽ trỏnh việc phỏt triển cỏc thủ tục cho mọi hành động riờng lẻ của dự ỏn. Cỏc thủ tục cho mọi hành động sẽ là phản tỏc dụng và dẫn tới việc kiểm soỏt quỏ đỏng và kiềm chế tớnh sỏng tạo của tổ. Cỏc thủ tục chỉ nờn bao quỏt cỏc những chủ điểm bản chất, khụng phải mọi chủ đề. Người Quản lý dự ỏn phải xỏc định chủ đề nào là bản chất và mức độ chi tiết.
Mỗi thủ tục đều nờn trả lời cỏc cõu hỏi liờn quan tới ai, cỏi gỡ, khi nào, ở đõu, thế nào, và tại sao cho từng chủ đề đặc biệt. Bờn cạnh đú, mỗi thủ tục nờn cú cỏc mục sau :
- Mục đớch. - Phạm vi. - Nội dung.
- Chấp thuận. ( Chữ ký của người QLDA). - Phụ lục.