C ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Bảng 2.5 Nội dung khoỏ học đào tạo và chuyển giao cụng nghệ.
3.2.2.7. Xõy dựng sổ tay dự ỏn.
Sổ tay dự ỏn là tài liệu sưu tập cỏc thụng tin hữu dụng mà cỏc thành viờn cú thể tham khảo bất kỡ khi nào họ cú cõu hỏi. Sổ tay dự ỏn cung cấp nhiều ưu điểm. Nú cải tiến sự trao đổi. Nếu nhõn viờn cú sổ tay tham khảo thỡ khi cần họ cú thể tỡm ra thụng tin họ cần. Nếu họ cần phải biết tiếp xỳc với ai để xin phờ duyệt chẳng hạn, họ cú thể tham khảo sổ tay này. Họ khụng phải mất thời gian quý giỏ để tỡm thụng tin hay thu được thụng tin khụng đỳng từ ai đú.
Cuốn sổ tay này làm giảm sự xuất hiện của cỏc hoạt động khụng sản xuất. Rất thường là mọi người dành thời gian của mỡnh vào những hoạt động mà lại khụng đúng gúp cho năng suất lớn hơn. Hoạt động phớ hoài thụng thường là tỡm thụng tin mà đỏng ra đó cú sẵn. Sổ tay dự ỏn cú thể giỳp khử bỏ hoạt động phớ hoài như vậy bằng việc làm cho thụng tin thành sẵn cú.
Sổ tay làm giảm phạm vi tỏc động của việc ngắt quóng với nhõn viờn nờn cú năng suất. Ai đú cần một số điện thoại hay một cỏi tờn nào đú thỡ khụng phải ngắt quóng một cỏ nhõn cú năng suất, như thường vẫn xảy ra đối với một nhõn viờn mới làm giỏn đoạn một thành viờn tổ dự ỏn dạn dày.
Sổ tay dự ỏn cung cấp việc chuẩn hoỏ bằng việc chứa thụng tin chung sẵn cú cho mọi người. Tất cả mọi người đều cú thể tham khảo tới cựng thủ tục và dựng biểu mẫu thay vỡ thực hiện cỏc thủ tục khỏc nhau.
Cựng với việc chuẩn hoỏ thỡ việc kiểm soỏt và trao đổi của người QLDA cũng tốt hơn. Cuốn sổ tay này cho phộp đảm bảo rằng mọi thành viờn đều cú thụng tin để thực hiện một cỏch hiệu lực và hiệu quả.
Cuối cựng, sổ tay dự ỏn là cụng cụ tuyệt hảo để huấn luyện nhõn viờn mới bằng việc cung cấp thụng tin cần thiết để giỳp họ trở thành quen thuộc với dự ỏn. Để hữu dụng, sổ tay dự ỏn nờn chứa thụng tin về nhiều chủ điểm, bao gồm:
- Tài nguyờn sẵn cú. - Cỏc sơ đồ thanh.
- Lập kế hoạch dự phũng.
- Giải quyết với cấp trờn và khỏch hàng. - Việc ước lượng.
- Cỏc biểu mẫu.
- Cỏc cuộc họp (định kỡ và bất thường ). - Lịch biểu mạng.
- Sơ đồ tổ chức.
- Danh sỏch số điện thoại.
- Cỏc phỏt biểu thủ tục và chớnh sỏch. - Cụng bố dự ỏn.
- Cỏc bỏo cỏo.
- Cỏc chức năng hỗ trợ dịch vụ. - Phỏt biểu về cụng việc.
- Cỏc trỏch nhiệm của thành viờn tổ. - Cấu trỳc phõn việc.
- Luồng cụng việc.
Tổ chức của sổ tay cũng quan trọng như nội dung. Nú khụng nờn là việc sắp xếp tài liệu mà khụng cú trỡnh tự logic. Nếu sổ tay là một tệp linh tinh lớn, thỡ mọi người sẽ gạt nú sang bờn và tỡm thụng tin ở đõu đú khỏc.
Sổ tay nờn cú mục giới thiệu; với một bảng mục lục và trỡnh bày thụng tin về cỏch dựng sổ tay này. Bảng mục lục chứa tài liệu tham khảo và nờn được tổ chức theo chủ đề.
Cuốn sổ tay cũng nờn cú mục chứa thụng tin phụ, như cỏc phụ lục, bảng từ và chỉ mục.
Xỏc định nội dung và kết cấu logic là 2 khớa cạnh quan trọng của việc xõy dựng sổ tay dự ỏn. Bờn cạnh đú, ta phải đề cập tới một số xem xột hành chớnh quan trọng.
Người quản lý dự ỏn nờn xỏc định ai sẽ lập kế hoạch và tổ chức sổ tay. Việc xõy dựng sổ tay dự ỏn khụng dễ, nú đũi hỏi sự làm việc cần mẫn, thời gian và tiền bạc; cần người cú kĩ năng tổ chức, biết nghiờn cứu và viết tốt.
Người QLDA cũng cần xỏc định ai sẽ cập nhật sổ tay dự ỏn. Cuốn sổ tay được làm ra mà khụng được cập nhật thỡ cũng như khụng, cuối cựng bạn sẽ cú cuốn sổ tay vụ dụng. Cỏch tốt nhất là lựa ra ai đú khụng làm việc tại những nhiệm vụ găng. Cuốn sổ tay nờn được cập nhật trờn cơ sở đều đặn. (hàng thỏng hoặc hàng quý). Mọi người trong tổ dự ỏn nờn cú bản sao cuốn sổ tay này để làm tăng tớnh sẵn cú của thụng tin. Nếu điều đú là khụng thể được thỡ bạn cú thể đưa bản sao cho ai đú như trưởng nhúm hay người làm việc trong cỏc hoạt động đường găng. Cỏch thức này sẽ giỳp làm giảm nhẹ chi phớ hành chớnh trong khi vẫn đảm bảo rằng người dựng cú thể truy nhập vào thụng tin đỳng.
Nhiều người quản lý dự ỏn rựng mỡnh khi nghĩ tới việc xõy dựng một cuốn sổ tay dự ỏn, cảm thấy rằng nú đũi hỏi quỏ nhiều cụng sức và thời gian và họ cũng phải. Võng, thời gian và cụng sức dành cho việc xõy dựng cuốn sổ tay về sau cú thể tiết kiệm được nhiều thời gian và cụng sức hơn. Cỏc nhõn viờn sẽ khụng phớ hoài thời gian quý bỏu của mỡnh trong việc tỡm thụng tin. Bằng việc tham khảo tới cuốn sổ tay này, họ sẽ khụng làm giỏn đoạn những nhõn viờn cú năng suất cao để hỏi những thụng tin cú thể dễ dàng được trả lời.