C ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Bảng 2.5 Nội dung khoỏ học đào tạo và chuyển giao cụng nghệ.
3.2.2.4. Xõy dựng Hồ sơ lịch sử dự ỏn.
Hồ sơ lịch sử dự ỏn cung cấp cho cỏc thành viờn Tổ nhiều thụng tin hữu dụng. Đõy là cỏc tệp cú chứa thụng tin về dự ỏn từ lập dự toỏn cho tới trỏch nhiệm. Đặc biệt, một hay nhiều tệp được duy trỡ cho từng chủ đề chớnh, bao gồm:
- Thư từ với cấp quản lý và khỏch hàng. - Cỏc bản nhỏp về mọi tài liệu cú ý nghĩa. - Cỏc biểu mẫu.
- Cỏc biờn bản cỏc cuộc họp. - Cỏc thủ tục. - Cỏc bỏo cỏo. - Cỏc trỏch nhiệm. - Cập nhật cỏc lịch biểu. - Cỏc cấu trỳc phõn việc.
Cỏc hồ sơ lịch sử dự ỏn được duy trỡ tốt đưa ra nhiều ưu điểm:
- Thứ nhất, chỳng tạo ra điều kiện tốt cho việc theo dừi dấu vết. Bất kỡ khi nào cỏc thành viờn Tổ cần phải nắm chắc về nguyờn nhõn của một vấn đề thỡ họ cú thể xột lại cỏc tệp để biết thụng tin. Điều này sẽ giỳp cho họ xỏc định nguyờn nhõn và sửa chữa vấn đề.
- Thứ hai, cỏc hồ sơ lịch sử dự ỏn cũng tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm toỏn. Thỉnh thoảng quản lý cấp cao cú thể tiến hành cỏc cuộc kiểm toỏn và yờu cầu thụng tin đặc biệt. Cỏc Hồ sơ lịch sử dự ỏn phục vụ như một kho chứa tuyệt vời cỏc thụng tin để đỏp ứng cho những việc như vậy.
- Thứ ba, cỏc Hồ sơ lịch sử dự ỏn cũng bảo vệ cho người QLDA. Nếu điều gỡ đú khụng đi như ý muốn thỡ họ cú thể tạo ra giấy tờ làm việc cú liờn quan từ cỏc tệp này để hỗ trợ cho việc bảo vệ của họ.
- Thứ tư, cỏc bỏo cỏo cú thể được làm dễ dàng hơn từ cỏc hồ sơ lịch sử của dự ỏn. Cỏc thành viờn cú thể truy nhập trực tiếp vào cỏc tệp này và trớch ra thụng tin cần thiết để xõy dựng cỏc bỏo cỏo.
- Thứ năm, cỏc hồ sơ lịch sử dự ỏn cũng cú khả năng làm ngắn lại đường cong học tập của cỏc thành viờn mới. Thay vỡ để tài liệu bị giấu kớn trong ngăn tủ của mọi người, giấy tờ làm việc nờn được cất giữ tại vị trớ trung tõm mọi người đều truy cập tới được. Mọi người sẽ khụng phớ thời gian định vị tài liệu.
- Cuối cựng, hồ sơ lịch sử dự ỏn làm cải thiện sự trao đổi. Mọi người đều cú thể tham khảo tới cỏc tệp này để làm sỏng tỏ bất kỡ điều mơ hồ nào hay để tỡm ra cõu trả lời cho cỏc cõu hỏi.
Vấn đề hành chớnh:
Để thu được lợi ớch của việc cú hồ sơ lịch sử dự ỏn, cần đề cập tới 2 vấn đề hành chớnh quan trọng. Thứ nhất là xỏc định ai sẽ thiết lập và duy trỡ cỏc tệp này. Người Quản lý dự ỏn phải bổ nhiệm ai đú trụng coi cỏc tệp. Trỏch nhiệm của người này nờn bao gồm việc thiết lập tệp, bổ sung hay loại bỏ tài liệu và quy định người cú quyền truy nhập.
Việc xõy dựng tệp là dễ dàng. Người trụng coi đơn giản dựng một tủ cỡ lớn và chất vào đú với cỏc cặp tài liệu. Mỗi cặp tài liệu đều cú nhón mụ tả cho nội dung của nú. Thứ hai là lựa ra một vị trớ trung tõm cho cỏc tệp. Hóy chắc chắn để cỏc tệp này cho thành viờn tổ dễ dàng truy nhập. Cỏch tiếp cận khỏc là dựng chung tệp dưới dạng điện tử. Một nguồn phục vụ tệp với danh mục được chỉ định trước cú thể chứa tất cả cỏc hồ sơ lịch sử của dự ỏn. Cỏc thành viờn tổ sẽ được ban cho quyền truy nhập chỉ đọc. Phần khỏc là trang chủ trờn mạng LAN của Trung tõm, với cỏc múc nối tới tài liệu được tham chiếu.