- Gửi thư mời chỉ định thầu tới nhà thầu là Cty TNHH Cụng nghệ Đồ hoạ. - Tiếp nhận và quản lý Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Cụng nghệ Đồ hoạ. - Mở thầu.
- Chấm thầu.
- Trỡnh duyệt kết quả đấu thầu lờn Tổng cụng ty.
- Cụng bố trỳng thầu, thương thảo hoàn thiện hợp đồng.
- Trỡnh duyệt nội dung hợp đồng lờn Tổng cụng ty và ký kết hợp đồng với nhà thầu Cty TNHH Cụng nghệ Đồ hoạ - INTERGRAPH Việt Nam.
Gúi thầu “Mua phần mềm giải phỏp thiết kế nhà mỏy điện PDS của Intergraph và dịch vụ tư vấn đào tạo chuyển giao cụng nghệ” thuộc loại hỡnh đấu thầu Mua sắm hàng hoỏ, được thực hiện theo hỡnh thức chỉ định thầu (là hỡnh thức chọn trực tiếp nhà thầu đỏp ứng yờu cầu gúi thầu để thương thảo hợp đồng) và phương thức đấu thầu 1 tỳi Hồ sơ (là phương thức mà nhà thầu nộp Hồ sơ dự thầu trong 1 tỳi hồ sơ).
2.2.2.3.3.1. Cụng tỏc lập Hồ sơ mời thầu.
Căn cứ vào Mẫu Hồ sơ mời thầu Mua sắm hàng hoỏ của Tổng cụng ty Điện lực Việt Nam theo Quy chế đấu thầu của Việt Nam, phũng Quản lý dự ỏn đó tiến hành lập Hồ sơ mời thầu. Nội dung túm tắt của Hồ sơ mời thầu gồm cú cỏc mục chớnh sau đõy:
Phần I: Thụng bỏo mời thầu. Phần II: Hướng dẫn cỏc nhà thầu. II.1. Hướng dẫn chung cỏc nhà thầu.
A. Tổng quỏt. B. Hồ sơ mời thầu.
C. Chuẩn bị Hồ sơ dự thầu. D. Nộp Hồ sơ dự thầu. E. Mở và đỏnh giỏ thầu. F. Trao thầu.
II.2. Bảng dữ liệu đấu thầu. Phần III: Hợp đồng.
A. Thoả thuận hợp đồng.
B. Cỏc điều kiện chung của hợp đồng. C. Cỏc điều kiện cụ thể của hợp đồng. Phần IV: Phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện. Phần V: Yờu cầu kỹ thuật.
Phần VI: Cỏc biểu mẫu. A. Mẫu đơn dự thầu. B. Biểu giỏ.
1. Mẫu biểu giỏ chào hàng xuất xứ từ nước ngoài. 2. Mẫu biểu giỏ chào hàng xuất xứ trong nước. C. Mẫu bảo lónh dự thầu.
D. Mẫu bảo lónh thực hiện hợp đồng. E. Mẫu bảo lónh tạm ứng.
F. Mẫu bỏo cỏo tài chớnh. G. Mẫu bỏo cỏo kinh nghiệm.
H. Mẫu giấy uỷ quyền của Nhà sản xuất.
Qua nghiờn cứu, tỡm hiểu nội dung Hồ sơ mời thầu, tỏc giả cú một số nhận xột sau : Về kết cấu : Ta cú thể thấy Hồ sơ mời thầu cú kết cấu chặt chẽ, đầy đủ cỏc thụng tin chỉ dẫn rừ ràng, hợp lý, đảm bảo tớnh phỏp lý bao gồm :
- Thụng bỏo mời thầu. - Hướng dẫn nhà thầu. - Mẫu hợp đồng.
- Phạm vi cung cấp và tiến độ. - Yờu cầu kỹ thuật.
- Cỏc bảng biểu mẫu.
Đặc biệt nội dung mục “Bảng dữ liệu đấu thầu” của phần “Hướng dẫn nhà thầu” cung cấp rất đầy đủ thụng tin cho phộp nhà thầu tiếp cận nhanh chúng dự ỏn.
Phần “Phạm vi cung cấp và tiến độ” và “Yờu cầu kỹ thuật” được trỡnh bày cụ thể, mạch lạc cho phộp nhà thầu cú thể nhanh chúng đưa ra đề xuất.
Về nội dung: Ngoài nội dung cỏc phần hướng dẫn, cỏc bảng biểu mẫu được trỡnh bày dễ hiểu, cỏc quy định chung như cỏc Hồ sơ mời thầu đó đảm bảo tớnh hợp lệ của Hồ sơ mời thầu.
Phần nội dung kỹ thuật và nội dung thương mại của Hồ sơ mời thầu được thể hiện ở cỏc phần chớnh gồm:
- Phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện. - Yờu cầu kỹ thuật.
Phần phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện.
• Phạm vi cung cấp chỉ rừ từng phần mềm số lượng và phiờn bản (version) đảm bảo giỳp nhà thầu nắm được quy mụ sử dụng.
• Việc chỉ rừ phiờn bản của phần mềm là cần thiết nhưng cú thể kốm theo yờu cầu cỏc phiờn bản cú thể là mới hơn theo sự phỏt triển cụng nghệ.
• Phạm vi cung cấp dịch vụ chỉ rừ số lượng cho từng khoỏ học là cần thiết vỡ với cỏc module phần mềm bao giờ cũng cú cỏc kế hoạch cơ sở.
• Việc yờu cầu nhà thầu chịu trỏch nhiệm tổ chức lớp học theo đỳng tiờu chuẩn là cần thiết vỡ bộ giải phỏp này cú tớnh tớch hợp cao, số lượng bản quyền (licence) cho phần mềm dự định trang bị cú thể ớt hơn nhiều so với số lượng học viờn dự định tham gia khoỏ học.
• Với phạm vi cung cấp gồm phần mềm và dịch vụ, yờu cầu về tiến độ được nờu ra trong Hồ sơ mời thầu là phự hợp.
Phần yờu cầu kỹ thuật.
• Việc chỉ rừ cỏc module phần mềm là cần thiết.
• Việc yờu cầu cỏc tài liệu phần mềm ở dạng CD là cần thiết và đỳng tiờu chuẩn hiện nay cho phộp dễ dàng sử dụng cho nhiều người và in ra khi cần. • Cỏc yờu cầu về hỗ trợ kỹ thuật trong 12 thỏng là phự hợp, việc yờu cầu
chớnh sỏch bảo hành, bảo trỡ là cần thiết cho một dự ỏn cú mức độ phức tạp cao về mặt cụng nghệ, mang tớnh đặc thự chuyờn ngành và cú nhu cầu sử dụng lõu dài.
• Yờu cầu cú khuyến nghị phần cứng là hợp lý trong trường hợp chủ đầu tư tự trang bị phần cứng và người cung cấp phần mềm chịu trỏch nhiệm cài đặt phần mềm. Ngoài ra, với hệ thống này cũng cần sử dụng cỏc thiết bị ngoại vi khỏc như mỏy in, vẽ ...
Như vậy, cụng tỏc lập Hồ sơ mời thầu do phũng Quản lý dự ỏn thực hiện, dựa trờn mẫu Hồ sơ mời thầu cú sẵn của EVN. Do đú, về cơ bản cụng tỏc lập hồ sơ mời thầu đó được thực hiện khỏ tốt.
2.2.2.3.3.2. G ửi thụng bỏo mời thầu – Nhận, quản lý Hồ sơ dự thầu – Mở thầu. Thụng bỏo mời thầu đó được EVN.IT gửi tới nhà thầu Cty TNHH Cụng nghệ Đồ hoạ kốm theo Hồ sơ mời thầu vào ngày 24/12/2003. Cũng trong ngày 24/12/2003, Cty TNHH Cụng nghệ Đồ hoạ đó gửi đơn xỏc nhận sẽ tham gia dự thầu và sẽ nộp hồ sơ dự thầu đỳng hạn quy định.
Ngày 25/12/2003, EVN.IT đó tiếp nhận Hồ sơ dự thầu gúi thầu Cung cấp phần mềm thiết kế nhà mỏy PDS của INTERGRAPH và cỏc dịch vụ đào tạo chuyển giao cụng nghệ. Sau đú 1 h đồng hồ, tại EVN.IT đó diễn ra buổi mở thầu. Trỡnh tự và nội dung buổi mở thầu đó diễn ra theo đỳng quy định của Quy chế đấu thầu của Việt Nam.
2.2.2.3.3.3. Đỏnh giỏ hồ sơ dự thầu.
Để tiến hành đỏnh giỏ Hồ sơ dự thầu của của nhà thầu, EVN.IT đó xỳc tiến thành lập Tổ chuyờn gia xột thầu. Sau quỏ trỡnh chấm thầu, Tổ chuyờn gia đó cú những nhận xột, đỏnh giỏ như sau:
Về kết cấu Hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu cung cấp đầy đủ thụng tin theo yờu cầu Hồ sơ mời thầu gồm: - Đơn dự thầu kốm theo Bảo lónh dự thầu cú tớnh phỏp lý về tổng giỏ trị tiền
và thời gian hợp lệ của bảo lónh.
- Cỏc tài liệu thể hiện năng lực của nhà thầu. - Chào thầu về kỹ thuật.
Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Cụng nghệ Đồ hoạ cú kết cấu rừ ràng, cỏc chương mục bố trớ mạch lạc, dễ hiểu tạo điều kiện dễ dàng cho chủ đầu tư cú thể đỏnh giỏ kết quả nhanh chúng, chớnh xỏc.
Về nội dung HSDT.
Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Cụng nghệ Đồ hoạ cú nội dung đi sỏt vào cỏc yờu cầu của Hồ sơ mời thầu.
- Về thể hiện năng lực nhà thầu.
Hồ sơ dự thầu thể hiện rừ năng lực của nhà thầu đảm bảo thực hiện cỏc nội dung của bản dự thầu thể hiện qua cỏc tài liệu sau:
Cỏc giấy tờ phỏp lý của nhà thầu:
• Đăng ký thành lập.
• Đăng ký kinh doanh cho lĩnh vực phự hợp với yờu cầu của dự ỏn là cụng nghệ thụng tin.
• Bỏo cỏo tài chớnh 3 năm.
• Xỏc nhận là đại lý độc quyền của nhà sản xuất tại Việt Nam.
Phần giới thiệu về năng lực thể hiện cỏc kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực cụng nghệ thụng tin, đặc biệt là CNTT chuyờn ngành. Túm tắt cỏc dự ỏn nờu lờn được cỏc dự ỏn ở lĩnh vực tương tự, cỏc
dự ỏn đang thực hiện với quy mụ từ vừa đến lớn phự hợp với quy mụ dự ỏn mà chủ đầu tư dự định thực hiện. Đặc biệt nhà thầu cú chứng nhận của khỏch hàng đó ỏp dụng giải phỏp tương tự là Tổng cụng ty Lắp mỏy Việt Nam – LILAMA.
- Phần chào về thương mại.
Nhà thầu đó cung cấp giỏ theo đỳng số lượng phần mềm và dịch vụ yờu cầu.
Nhà thầu cũng đưa ra cỏc điều khoản về thanh toỏn phự hợp với yờu cầu của Hồ sơ mời thầu.
Việc giao hàng khi nhà thầu thụng bỏo tỡnh trạng sẵn sàng của hệ thống là phự hợp vỡ chủ đầu tư là người chịu trỏch nhiệm cung cấp phần cứng.
Nhà thầu chấp nhận bị phạt nếu giao hàng chậm khụng vỡ lớ do bất khả khỏng là cần thiết.
Ngoài việc cung cấp bảo lónh dự thầu, nhà thầu tuõn theo cỏc điều kiện về bảo lónh khỏc gồm: Bảo lónh thực hiện hợp đồng, bảo lónh tạm ứng và bảo lónh bảo hành.
- Phần chào về kỹ thuật.
Trong tuyờn bố phự hợp của mỡnh, Nhà thầu đảm bảo:
Cung cấp toàn bộ cỏc phần mềm là cỏc phiờn bản cập nhật theo đỳng sự phỏt triển cụng nghệ của nhà sản xuất INTERGRAPH, tuõn thủ theo cỏc điều kiện của yờu cầu kỹ thuật.
Phần mềm được cung cấp sẽ được cài đặt và được đảm bảo bảo hành trong thời gian 1 năm kể từ ngày bàn giao đưa vào sử dụng, trong đú bao gồm hỗ trợ kỹ thuật và nõng cấp miễn phớ, phự hợp với cỏc điều kiện và chớnh sỏch chuẩn về bảo hành, bảo trỡ của hóng cung cấp giải phỏp CNTT.
Thời gian đào tạo, chuyển giao cụng nghệ và tư vấn là phự hợp trờn cơ sở cỏc chuyờn gia của chủ đầu tư nắm vững cỏc chuyờn ngành kỹ thuật tương ứng.
Trong phần đề xuất kỹ thuật của nhà thầu:
Số lượng và đặc tớnh của cỏc phần mềm trong bộ giải phỏp tự động hoỏ thiết kế nhà mỏy đỏp ứng cỏc yờu cầu của Hồ sơ mời thầu với cỏc phiờn bản theo yờu cầu hoặc mới hơn so với phiờn bản trong Hồ sơ mời thầu.
Nhà thầu đưa ra được nội dung chi tiết cụng tỏc đào tạo, số lượng ngày học và tiến độ thực hiện cũng như yờu cầu đối với cỏc học viờn cho từng khoỏ học đỏp ứng hoàn toàn cỏc yờu cầu trong hồ sơ mời thầu.
Nhà thầu đưa ra đầy đủ cỏc khuyến nghị về phần cứng cho cỏc việc cài đặt triển khai phần mềm. Việc này là cần thiết.
Nhà thầu cũng cam kết cung cấp dịch vụ bảo trỡ sau bảo hành khi được yờu cầu theo như chớnh sỏch bảo hành mà nhà thầu đó cung cấp.
Chớnh sỏch bảo hành, bảo trỡ là chặt chẽ thớch hợp với hệ thống chuyờn ngành lớn cú tớnh đặc thự kỹ thuật cao.
Hồ sơ của nhà thầu cũn cung cấp tiến độ, kế hoạch thực hiện rất chi tiết cho dự ỏn đảm bảo hoàn thành cỏc nội dung kỹ thuật và cỏc dịch vụ được cung cấp.
Đặc biệt, nhà thầu cũng cung cấp thụng tin về khả năng đỏp ứng của giải phỏp kỹ thuật đề xuất và một số khỏch hàng/ dự ỏn đối với cụng tỏc thiết kế cụng trỡnh trong ngành năng lượng cũng như đầy đủ cỏc catalogue của cỏc phần mềm cũng hàng INTERGRAPH cú trong bộ giải phỏp.
Túm lại Hồ sơ dự thầu về kỹ thuật đỏp ứng được cỏc yờu cầu trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu cú đủ năng lực và kinh nghiệm hoàn thành cỏc nội dung của dự ỏn. 2.2.2.3.3.4. Trỡnh duyệt - Cụng bố kết quả đấu thầu.
Kết thỳc quỏ trỡnh chấm thầu, Nhà thầu Cty TNHH Cụng nghệ Đồ hoạ được đỏnh giỏ là đỏp ứng được cỏc yờu cầu của Hồ sơ mời thầu và đó trỳng thầu gúi thầu trờn. EVN.IT đó cú cụng văn trỡnh lờn EVN xin phờ duyệt kết quả chỉ định thầu. Trong cụng văn đó trỡnh bày đầy đủ cỏc nội dung sau:
- Nội dung gúi thầu. - Đỏnh giỏ Hồ sơ dự thầu. - Cơ sở, lý do chỉ định thầu. - Nhận xột nhà thầu.
- Đề xuất và kiến nghị.
Phỳc đỏp tờ trỡnh của EVN.IT, EVN đó cú quyết định phờ duyệt kết quả chỉ định thầu và chớnh thức cụng bố Cty TNHH Cụng nghệ Đồ hoạ trỳng thầu.
2.2.2.3.4. Thương thảo- Trỡnh duyệt và Phờ duyệt hợp đồng.
Ngày 26 thỏng 12 năm 2003, tại Trung tõm Cụng nghệ thụng tin đó diễn ra buổi thương thảo hợp đồng giữa EVN.IT và Cty TNHH Cụng nghệ Đồ hoạ về việc mua bộ phần mềm Thiết kế nhà mỏy PDS của INTERGRAPH. Sau khi thương thảo, cả hai bờn đó đi đến thống nhất cỏc nội dung trong dự thảo hợp đồng.
Qua nghiờn cứu, tỡm hiểu nội dung của bản Dự thảo hợp đồng, tỏc giả cú một số ý kiến sau:
Dự thảo hợp đồng được quy định chặt chẽ gồm phần chớnh của hợp đồng và 7 phụ lục là phần khụng thể tỏch rời của hợp đồng gồm:
- Bảng giỏ và danh sỏch hàng hoỏ và dịch vụ cài đặt chạy thử phần mềm. - Bảng giỏ và danh sỏch dịch vụ đào tạo và chuyển giao cụng nghệ. - Mụ tả nội dung cỏc khoỏ học.
- Lịch trỡnh thực hiện dự ỏn.
- Chớnh sỏch bảo hành và bảo trỡ của INTERGRAPH. - Khuyến nghị cấu hỡnh phần cứng.
- Mụ tả cỏc phần mềm ứng dụng trong bộ giải phỏp. Cỏc khỏi niệm được định nghĩa rừ ràng;
Phạm vi cụng việc của một dự ỏn về phần mềm được mụ tả trong “Phạm vi của hợp đồng” là đầy đủ và chặt chẽ.
Cỏc điều khoản về bảo lónh thực hiện hợp đồng và bảo lónh tạm ứng là phự hợp.
Phần điều kiện thanh toỏn được chia làm 2 phần cho hàng hoỏ riờng và dịch vụ riờng là hợp lý vỡ cụng tỏc đào tạo cú thể thực hiện trước cụng tỏc bàn giao lắp đặt hàng húa.
Thời gian lắp đặt và quy chế phạt là phự hợp.
Phần dịch vụ được mụ tả là rất chi tiết nhưng cũng là cần thiết cho dự ỏn cụng nghệ thụng tin.
Điều khoản cho cụng tỏc bảo hành mụ tả cả dịch vụ bảo hành và cam kết cung cấp bảo trỡ là cần thiết với một dự ỏn cụng nghệ thụng tin lớn, mới, cú độ phức tạp cao và cỏc sản phẩm luụn cú sự cập nhật.
2.2.2.3.5. Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy quản lý triển khai dự ỏn.
Đõy là dự ỏn CNTT quan trọng, mang tớnh chất nõng cao năng lực tư vấn, cú ý