II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TẠO ĐỘNG LỰC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI VIỆN
Các nhiệm vụ
PHIẾU ĐÁNH GIÁ THỰC KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Ngày đánh giá:…………... Tên nhân viên:……….. Tên người đánh giá:……… Chức danh công việc:…………
Ghi chú:
Loại A: Giỏi Loại C: Trung bình Loại B: Khá Loại D: Kém
Hà Nội, ngày….tháng….năm…. Trưởng phòng
Sau khi đánh giá thực hiện công việc, Viện cần phải áp dụng triệt để kết quả đánh giá vào việc trả lương, thưởng, kỷ luật…Như vậy cán bộ nghiên cứu mới yên tâm thực hiện công việc và thấy được khả năng thực hiện công việc của mình đang ở mức nào. Thực hiện đánh giá công bằng tạo động lực làm việc cho cán bộ nghiên cứu của Viện.
II.2. Nâng cao hiệu quả các khuyến khích tài chính và phi tài chính II.2.1.Nâng cao hiệu quả của khuyến khích tài chính
1) Chính sách tiền lương
Kinh phí do ngân sách nhà nước cấp bao gồm:
STT Nội dung đánh giá Xếp loại
A B C D
I. Tinh thần, thái độ
1.1 Thực hiện đúng nội quy Viện 1.2 Tinh thần hợp tác
1.3 Tích cực trong công việc
II Khả năng thực hiện công việc
2.1 Sáng tạo trong công việc 2.2 Năng động trong công việc
2.3 Tinh thần học hỏi nâng cao trình độ III Kết quả thực hiện công việc
3.1 Đạt được tiến độ hoàn thành công việc 3.2 Khả năng áp dụng vào thực tiễn
- Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ của Nhà nước do các cơ quan nhà nước giao, đặt hàng trực tiếp hoặc thông qua tuyển chọn, đấu thầu và được cấp theo phương thức khoán trên cơ sở hợp đồng thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ giữa cơ quan nhà nước và tổ chức khoa học và công nghệ.
- Kinh phí hoạt động thường xuyên hàng năm được cấp theo phương thức khoán tương ứng với chức năng, nhiệm vụ được giao.
Chí phí lương cơ bản cho cán bộ nghiên cứu nằm trong kinh phí hoạt động thường xuyên và được trả theo chế độ thang bảng lương nhà nước nên ta sẽ không thay đổi gì từ hệ thống lương cơ bản.
Để sử dụng có hiệu quả kinh phí của Nhà nước và đảm bảo mức thù lao trả cho cán bộ nghiên cứu đúng với đóng góp, trình độ, năng lực của họ Viện cần thực hiện một số giải pháp sau:
Còn kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học công nghệ hàng năm Nhà nước giao khoán cho Viện để thực hiện các đề tài dự án Viện sẽ giao cho các phòng, các bộ môn nghiên cứu, các nhóm nghiên cứu tự quản lý, để họ được chủ động được nguồn kinh phí thực hiện đề tài, dự án. Trưởng phòng, bộ môn và các chủ đề tài dựa trên kết quả đánh giá quá trình thực hiện công việc của cán bộ nghiên cứu tứ đó trả thù lao cho họ phù hợp với đóng góp, năng lực, trình độ chuyên môn của từng cán bộ nghiên cứu.
Hàng năm, sau khi trang trải tất cả các khoản chi phí hợp lý, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định, trong phần chênh lệch thu lớn hơn chi còn lại (nếu có), tổ chức khoa học và công nghệ được trích lập các quỹ thẹo quy định của pháp luật. Số còn lại nhóm nghiên để chi tăng thêm thu nhập cho cán bộ nghiên cứu. Việc chi thêm đó cũng phải dựa vào những đóng góp của cán bộ nghiên cứu trong quá trình thực hiện công việc và được trích theo tỷ lệ tương ứng với số thu nhập ngoài lương mà cán cán bộ nghiên cứu được nhận từ việc thực hiện đề tài.
Thực hiện tốt chính sách tiền lương, nâng cao thu nhập và cải thiện đời sống cho cán bộ nghiên cứu là yếu tố quan trọng nhất trong công tác tạo động lực cho người lao động. Thỏa mãn nhu cầu vật chất họ sẽ yên tâm thực hiện công việc tốt hơn.
2) Chính sách khen thưởng
Như đã phân tích ở trên công tác tạo động lực cho cán bộ nghiên cứu thông qua chính sách khen thưởng không được tốt. Điều này được thể hiện là có 76,7% cán bộ nghiên cứu không hài lòng với phần thưởng. Để làm tốt hơn công tác thưởng Viện cần thực hiện một số giải pháp sau:
Theo học thuyết tăng cường tích cực của Skinner. Học thuyết cho rằng hành vi người lao động sẽ lặp lại với các hoạt động đó cho tổ chức nếu họ nhận được các giá trị tích cực ( hoặc thưởng) và ngược lại các hành vi đó sẽ giảm đi nếu họ không nhận được các giá trị tích cực ( hoặc phạt).
Vì vậy thời gian xét thưởng của Viện tiến hành thường xuyên, có thể tiến hành tổng kết khen thưởng hàng tháng để khích lệ tinh thần của cá nhân, tập thể có thành tích tốt chứ không nên để đến cuối năm, điều đó sẽ giảm đi sự khuyến khích về mặt tinh thần đối với người lao động.
Khi xét thưởng Viện cần dựa vào kết quả thực hiện công việc của cán bộ nghiên cứu để đưa ra quyết định khen thưởng có tính công bằng.
Nhà quản lý cần dựa vào một số tiêu chí để đánh giá xét thưởng như: tính hiệu quả, tính kinh tế, tính sáng tạo, khả năng ứng dụng thực tế của các đề tài, tinh thần trách nhiệm của cán bộ nghiên cứu….
Tăng quỹ khen thưởng để đảm bảo mỗi mức thưởng phải tương đối có giá trị. Vì thưởng có thể coi như một sự thúc đẩy, tăng cường hành vi hoặc các hành động hay ý tưởng đặc biệt của các cán bộ nghiên cứu.
Ngoài những phần thưởng như Viện đã thực hiện như: bằng khen, giấy khen Viện cũng cần thay đổi hình thức phần thưởng như: các chuyến tham quan du lịch, quà tặng….Khi phần thưởng là bằng khen, giấy khen mà không kèm tiền thưởng hay tiền thưởng quá ít thì nó cũng không phát huy tác dụng của phần
thưởng. Vì vậy cùng với bằng khen, giấy khen cho các danh hiệu thi đua Viện cũng cần chú ý kèm theo phần thưởng đó là một số tiền thưởng đủ lớn để tăng tác dụng của phần thưởng.
Ngoài ra, Viện cần có chế thưởng cho các cấp lãnh đạo khác nhau, mức chênh lệch tiền thưởng giữa các cấp cũng là động lực thúc đẩy họ có tinh thần, trách nhiệm trong công việc.
Phải có quy chế khen thưởng rõ ràng và được công bố rộng rãi cho toàn thể cán bộ trong Viện để họ nắm được và lấy đó là mục tiêu phấn đấu.
Khen thưởng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, ngoài ý nghĩa về mặt vật chất nó còn có ý nghĩa về mặt tinh thần. Những người được khen thưởng cần công bố rộng rãi trong Viện để người được thưởng tự hào, hãnh diện với những kết quả mà mình đạt được và phấn đấu hơn nữa đồng thời kích thích những người khác trong Viện cũng nỗ lực làm việc. Là một nhà quản lý, cần phải nắm được ý nghĩa này của khen thưởng để có thể sử dụng chính sách khen thưởng một cách có hiệu quả trong công tác tạo động lực cho người lao động.
3) Chính sách phúc lợi
Công tác phúc lợi Viện thực hiện khá tốt vì vậy Viện cần duy trì và phát huy hơn nữa công tác này .Tuy nhiên các chế độ phúc lợi ở Viện vẫn chưa được các cán bộ nghiên cứu quan tâm nhiều vì vậy khi xây dựng chương trình phúc lợi Viện cần tham khảo ý kiến của cán bộ trong Viện để các chính sách phúc lợi đạt được hiệu quả.
Hiện nay, Viện mới có kế hoạch xây dựng nhà công vụ cho cán bộ trong Viện chứ chưa bắt tay vào thực hiện. Số lượng cán bộ trẻ của Viện khá đông, hầu như họ là những người ngoại tỉnh, họ phải thuê nhà ở nên nhu cầu về ổn định chỗ ở là bức thiết. Để cán bộ trẻ yên tâm làm việc và giữa chân được cán bộ trẻ có năng lực tiềm năng thì Viện cần triển khai nhanh chóng xây dựng nhà công vụ ổn định chỗ ở cho họ.
II.2.2.Nâng cao hiệu quả của khuyến khích phi tài
1) Công tác đào tạo và phát triển
Trong giai đoạn phát triển ngày nay, chúng ta cần phải thay đổi mình cho phù hợp với những cái mới. Việc trang bị những kiến thức mới về khoa học công nghệ, về chuyên môn nghiệp vụ là cách tốt nhất để mỗi cá nhân cũng như tổ chức có thể khẳng định được mình.
Để nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác đào tạo và phát triển cho cán bộ nghiên cứu, trong thời gian tới Viện cần có điều chỉnh hợp lý về công tác đào tạo cho phù hơp:
Viện đưa ra kế hoạch đào tạo hợp lý dựa vào nhu cầu của Viện và nhu cầu cá nhân người nghiên cứu. Viện ưu tiên quan tâm tới nhu cầu đào tạo của các cán bộ trẻ nhất vì họ có sức trẻ, có nhiệt huyết, có khả năng tiếp thu nhanh nhậy và ứng dụng thực tế những kiến thức được đào tạo và họ cũng là những cán bộ chủ chốt của Viện trong tương lai. Bên cạnh đó Viện đào tạo cả những cán bộ có thâm niên vì họ đã có kinh nghiệm sau này họ vẫn có thể làm cố vấn cho những cán bộ trẻ.
Hình thức đào tạo cũng cần dựa vào nhu cầu thực tế của Viện. Viện có thể mời các chuyên gia giỏi về hướng dẫn các buổi hội thảo. Một số vị trí quản lý cấp cao, Viện nên cử họ đi học tập ở nước ngoài để nâng cao trình độ, tiếp cận với khoa học hiện đại.
Trình độ ngoại ngữ của cán bộ nghiên cứu vẫn ở trình độ thấp, số lượng cán bộ nghiên cứu có trình độ ngoại ngữ để nghiên cứu các đề tài, dự án nước ngoài còn ít. Hiện nay, cán bộ nghiên cứu phải đọc và tham khảo nhiều tài liệu nghiên cứu của nước vì vậy đào tạo ngoại ngữ cho cán bộ nghiên cứu vô cùng cần thiết trong giai đoạn này.
Cùng với công tác đào tạo và phát triển Viện cũng cần phải có kế hoạch sử dụng lao động sau đào tạo một cách nhanh chóng và hiệu quả. Người lao động sau đào tạo sẽ có kiến thức, kỹ năng thực hiện công việc đạt năng suất hiệu quả cao vậy Viện phải khai thác nguồn nhân lực sau đào tạo tối đa, hợp
lý tránh những lãng phí về chi phí đào tạo. Kế hoạch sử dụng lao động sau đào tạo phải thực hiện ngay từ khi xây dựng chương trình đào tạo.
2) Bố trí nhân lực
Viện sắp xếp, bố trí nhân lực phù hợp với trình độ, năng lực của cán bộ nghiên cứu tạo điều kiện cho họ phát huy năng lực, sở trường thực hiện tốt các công việc.
Để sắp xếp, bố trí nhân lực hợp lý trước tiên Viện cần phải có kế hoạch tuyển dụng hợp lý đáp ứng nhu cầu nhân lực của Viện. Cán bộ tuyển dụng dựa vào bản mô tả công việc cho từng vị trí để tuyển dụng nhân lực hợp lý và bố trí nhân lực phù hợp với từng công việc cụ thể.
Đối với cán bộ nghiên cứu có thâm niên cần duy trì hứng thú làm việc của họ qua luân chuyển công việc, làm mới công việc, tránh tình trạng công việc nhàm chán làm giảm động lực.
Bố trí nhân lực hợp lý tạo điều kiện cho người lao động phát huy năng lực của bản thân, họ tự tin hơn với khả năng của mình khi thực hiện công việc, kích thích tinh thần làm việc của họ. Bố trí nhân lực hợp lý sẽ giảm bớt chi phí phải đào tạo lại. Tránh tình trạng bố trí công việc quá cao hay quá thấp so với khả năng người lao động. Nếu bố trí công việc quá cao với khả năng của người lao động thì họ sẽ không có đủ khả năng thực hiện tốt công việc đồng thời Viện còn tốn thêm chi phí đào tạo mà không hiệu quả. Nếu bố trí công việc quá thấp với khả năng của người lao động thì sẽ gây lãng phí chất xám họ và sẽ bất mãn với chính sách nhân sự của Viện.
4) Cơ hội thăng tiến
Theo học thuyết nhu cầu của Maslow, khi người lao động đã thỏa mãn các nhu cầu cơ bản “ cơm, áo, gạo, tiền” khi đó nhà quản lý không thể tạo động lực làm việc cho họ qua những yếu tố này. Khi đó họ có ước muốn lớn hơn, muốn được thể hiện mình, cơ hội thăng tiến mang lại cho họ điều đó. Được thăng tiến họ có vị trí cao hơn trong xã hội, được xã hội tôn trọng, được điều
Hiện nay, các cơ quan nhà nước đang xảy ra hiện tượng “chảy máu chất xám” một phần là do cơ hội thăng tiến ở đây thấp. Để tránh hiện tượng đó Viện cần phải xây dựng một môi trường làm việc năng động tạo điều kiện cho các cán bộ phát triển sự nghiệp.
Để tạo động lực làm việc cho cán bộ nghiên cứu đặc biệt những người có tài thì Viện phải để họ thấy cơ hội thăng tiến.
Viện cần xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc một cách rõ ràng để người lao động thấy được họ cần làm gì, với mức độ như thế nào để đạt được mục tiêu thăng tiến mà họ mong muốn. Viện đưa ra quy định rõ ràng thời gian tăng cấp, tăng bậc.
Chính sách thăng tiến phải công bằng, minh bạch mới tạo được niềm tin cho người lao động và kích thích họ làm việc.
5) Môi trường làm việc
Môi trường làm việc tốt hơn với các điều kiện làm việc thuận tiện sẽ là một trong những động lực làm việc cho người lao động trong tổ chức.
Trang thiết bị hiện nay của Viện mới ở mức trung bình. Các thiết bị như máy tính, máy in….là những công cụ làm việc cần thiết với cán bộ nghiên cứu được Viện trang bị đủ nhưng không phải là tốt, một số máy đã quá cũ mà chưa được thay đổi chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết sử dụng trong quá trình nghiên cứu. Cùng với sự phát triển của Viện, số lượng cán bộ trong Viện ngày càng tăng. Nơi làm việc của của cán bộ nghiên cứu không được rộng rãi chưa đáp ứng đủ không gian làm việc. Do đó, trước mắt cán bộ nhân sự nên có dự tính về nhân sự và chỗ ngồi, nếu cần thiết thì thuê thêm không gian làm việc, đồng thời đầu tư, nâng cấp thêm các thiết bị, công cụ làm việc. Tạo khung cảnh làm việc có bố cục hài hòa, thoáng mát, có đủ ánh sáng, tiến hành sắp xếp nơi làm việc, sử dụng màu sắc trang nhã nhẹ nhàng phù hợp với công việc nghiên cứu.
Về lâu dài, Viện nhanh chóng hoàn thiện trụ sở làm việc mới của Viện tại số 16 Thụy Khê – Hà Nội để đáp ứng nhu cầu không gian làm việc của cán bộ nghiên cứu.
Để tạo môi trường làm việc bớt căng thẳng, quan hệ đồng nghiệp thân thiện giúp đỡ nhau trong quá trình thực hiện các đề tài, dự án. Viện nên tổ chức các hội diễn văn nghệ giữa các phòng, các bộ môn trong Viện vào các dịp lễ.
II.3. Củng cố và phát triển phòng tổ chức hành chính
Ngày nay, cán bộ nguồn nhân lực được coi là những nhân viên quan trọng bởi vì họ cùng với những người quản lý khác quản lý một nguồn lực quan trọng của tổ chức. Với chức năng là những người trợ giúp cho các cán bộ lãnh đạo và quản lý ở các cấp, các bộ phận, các nhân viên nguồn nhân lực đóng góp rất lớn trong việc đề ra và tổ chức thực hiện mọi chủ trương, chính sách của tổ chức. Do đó, họ phải là những người được chuẩn bị và đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ.
Tại Viện, Phòng tổ chức hành chính là một phòng chức năng giúp Viện trưởng về công tác tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, hành chính, quản trị. Trên thực tế Phòng tổ chức hành chính của Viện vẫn chưa được quan tâm và đầu tư tương xứng với nhiệm vụ và trách nhiệm của nó. Để thực tốt những giải pháp để nâng cao hiệu quả khuyến khích tài chính và khuyến khích phi tài chính như đã nêu ở trên thì không thể không nói đến trách nhiệm của Phòng tổ chức hành chính.
Vì vậy, trong thời gian tới Viện cần: