Bu điện trung tâm
3.2.1 áp dụng mô hình quản lý ngân quỹ thích hợp
Việc lựa chọn kỳ quản lý phù hợp đóng vai trò hết sức quan trọng, phải phù hợp với đặc điểm thu chi của mỗi doanh nghiệp. Với đặc điểm sản phẩm của ngành bu điện, các nguồn chi chủ yếu là chi trả lơng công nhân viên, chi phí bán hàng, trong khi chi mua nguyên vật liệu không đáng kể. Các nghiệp vụ bu điện phát sinh hàng ngày, tác động đến dòng tiền vào và ra của Bu điện trung tâm 1. Do vậy, kỳ quản lý ngân quỹ phù hợp với Bu điện trung tâm 1 là theo tháng.
Dự báo thu nhập và chi phí
Để có thể dự báo đợc thu nhập và chi phí trong tháng tới, trung tâm cần xác định đợc nhu cầu của thị trờng về sản phẩm của doanh nghiệp trong tháng sau là bao nhiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tháng sau nh thế nào, từ đó doanh nghiệp có thể dự đoán lợng tiêu thụ trong từng tháng.
Trung tâm phải phân tích môi trờng kinh doanh một cách có hệ thống, phân tích sự biến động của giá cả thị trờng, khối lợng sản phẩm dịch vụ trong tháng tới để dự tính đợc các chi phí mà trung tâm sẽ phải bỏ ra. Hàng tháng, Bu điện trung tâm 1 phải trả nhiều cho các loại chi phí và các khoản chi khác. Việc dự báo trớc giúp cho công ty chủ động hơn và chuẩn bị kế hoạch chi trả. Vì vậy, công tác kế toán thống kê có vai trò rất quan trọng, qua đó giúp cho nhà quản lý có thể biết đợc có đợc bao nhiêu loại chi, bao gồm những loại chi nào nh chi mua nguyên vật liệu, chi trả lơng cho cán bộ công nhân viên...Ngời quản lý
doanh nghiệp sẽ biết đợc lịch trình và chu kỳ của từng loại chi, từ đó sẽ giúp cho nhà quản lý dự báo chu kỳ phát sinh các khoản thanh toán trong tháng tới.
Tơng tự nh phân tích các khoản chi ngân quỹ, ta sẽ lập dự báo các khoản thu ngân quỹ trên cơ sở xác định nguồn thu chủ yếu của Bu điện trung tâm 1. Nguồn thu chủ yếu của Bu điện trung tâm là thu từ kinh doanh dịch vụ bu chính, viễn thông, phát hành báo chí. Đây là nguồn thu khá lớn và tơng đối ổn định. Việc dự báo thu nhập của đơn vị mình chủ yếu là dựa vào việc dự đoán nhu cầu của khách hàng, tiếp đó là việc cân đối tiềm năng sẵn có và khả năng phát triển của trung tâm. Để làm tốt công tác dự báo, trung tâm cần phân tích tốc độ phát triển của từng loại dịch vụ trong thời gian tới, đánh giá khả năng mạng lới hiện có và xu hớng phát triển trong tơng lai.
Dự tính nhu cầu tiền
Sau khi đã dự báo đợc các thu nhập và chi phí trong kỳ sau, dựa trên các dự báo đó, nhà quản lý cần dự tính nhu cầu tiền của doanh nghiệp. Việc dự tính nhu cầu tiền giúp cho Bu điện trung tâm 1 nắm đợc nhu cầu tiền trong tơng lai và cho biết khả năng thu đợc tiền để đáp ứng nhu cầu chi tiêu trong tháng tới.
Nguồn tiền của doanh nghiệp là những khoản doanh nghiệp thực thu đ- ợc trong kỳ và mức tồn quỹ của kỳ trớc. Việc sử dụng nguồn tiền chính là việc chi trả trong kỳ. Nh đã đề cập ở chơng hai, Bu điện trung tâm 1 cha tiến hành đánh giá và phân tích diễn biến nguồn tiền và sử dụng nguồn tiền. Vì vậy, nhiệm vụ của các nhà quản lý tài chính trong doanh nghiệp là phải dự đoán đ- ợc nguồn tiền và việc sử dụng nguồn tiền.
*Dự báo nhu cầu chi tiền
Việc dự báo đợc chi ngân quỹ sẽ giúp Bu điện trung tâm 1 chủ động trong việc lập kế hoạch quản lý ngân quỹ. Các khoản chi chủ yếu của trung tâm: Các khoản phải trả nội bộ (trả cho các đơn vị trực thuộc Bu điện Hà Nội cùng kinh doanh dịch vụ bu chính viễn thông), chi trả ngân vụ và tiết kiệm bu điện, chi trả lơng công nhân viên, chi dịch vụ mua ngoài, chi mua nguyên vật
liêu..Vì vậy, nhà quản lý cần phải thống kê đầy đủ và chi tiết các loại chi trong tháng. Với đặc thù của ngành bu điện, dự trữ nguyên vật liệu chủ yếu phục vụ cho khai thác các nghiệp vụ bu chính viễn thông, không phải nguyên vật liệu chính tạo ra thực thể sản phẩm nên đối với Bu điện trung tâm 1 chi mua nguyên vật liệu không đợc vợt quá định mức tiêu hao đã đợc tính trớc, đây chính là căn cứ để nhà quản lý dự trù khối lợng cho khoản chi này. Khoản chi cho hoa hồng đại lý của Bu điện trung tâm 1 (bao gồm đại lý tem, đại lý điện thoại công cộng, đại lý thẻ..) chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng khoản chi của công ty trong tháng. Hàng tháng, Bu điện trung tâm 1 sẽ phải trích khoảng xấp xỉ 7% doanh thu thực hiện của các đại lý này. Khi dự báo đợc số lợng chi, nhà quản lý còn phải độ dài chu kỳ trả tiền trung bình và cách thức chi trả các khoản chi phát sinh. Các khoản nào trung tâm phải chi trả ngay, khoản nào đợc trả chậm, chi phí cho việc trả chậm là bao nhiêu, thời gian trả chậm có thể là bao lâu..Từ đó nhà quản lý sẽ xác định chu kỳ chi trả và số l- ợng chi trả trong tháng.
*Dự báo tiền thu vào ngân quỹ
Cũng nh xác định nhu cầu chi tiền, nhà quản lý cần phải nắm rõ các khoản thu và tỷ lệ từng loại thu, đâu là nguồn thu chủ yếu của trung tâm. Các khoản thu của Bu điện trung tâm 1 phát sinh hàng ngày, hàng giờ. Nguồn thu chủ yếu của công ty là thu từ các dịch vụ nh tiền bán tem, tiền bán phong bì, th chuyển tiền, điện chuyển tiền..; thu từ các đại lý bu điện; thu từ phát hành báo chí dài hạn, thu từ dịch vụ tiết kiệm bu điện. Song quan trọng hơn trung tâm phải dự báo đợc con số thực thu trong tháng của đơn vị mình. Để dự báo đợc số tiền thực tế trong tháng đòi hỏi Bu điện trung tâm phải dựa vào các khoản phải thu có khả năng thu đợc và mối quan hệ với khách hàng của mình- vốn là khách hàng có quan hệ lâu dài với công ty. Dựa vào số liệu thực thu trong các tháng trớc từ đó dự báo bao nhiêu phần trăm các khoản phải thu sẽ thu đợc bằng tiền và bao nhiêu phần trăm tạm thời cha thu đợc. Đồng thời qua số liệu có đợc trong tháng trớc sẽ giúp cho trung tâm có thể dự báo đợc đúng
số tiền thu đợc từ doanh thu kinh doanh dịch vụ bu chính viễn thông trong tháng là nhiều hay ít.
Từ những dự báo về thực thu, thực chi ngân quỹ mà nhà quản lý sẽ dự báo đợc nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp trong tháng tới. Để đảm bảo quản lý ngân quỹ có hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định mức tồn quỹ tối u mà dựa vào đó nhà quản lý sẽ điều chỉnh khoản thực thu thực chi của mình sao cho trong mọi trờng hợp trung tâm vẫn đảm bảo đợc khả năng thanh toán với khách hàng song không để ngân quỹ nhàn rỗi quá nhiều.
Xác định mức tồn quỹ tối u hoặc khoảng dao động của mức tồn quỹ
Tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy định về tài chính, quan hệ với bạn hàng mà từng doanh nghiệp sẽ xác định mức tồn quỹ tối u hay khoảng dao động của mức tồn quỹ. Nếu quản lý theo mức tồn quỹ tối u thì sẽ đảm bảo đợc khả năng thanh toán nhng hạn chế về mặt lợi nhuận, ngợc lại quản lý theo khoảng dao động của mức tồn quỹ sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt trong việc tìm các biện pháp tối u để xử lý các tình trạng bất lợi của ngân quỹ. Với tình hình thu chi ngân quỹ nh hiện nay, Bu điện trung tâm 1 nên quản lý ngân quỹ theo khoảng dao động vì thế tạo nên sự linh hoạt trong quản lý, phù hợp với đặc điểm thu chi của doanh nghiệp. Để xác định đợc mức tiền dự trữ thì phải:
• Căn cứ vào mức tiền mặt bình quân trong một số kỳ gần đây bằng cách dựa vào số d tài khoản tiền gửi và tiền gửi ngân hàng, từ đó tính số d bình quân. Ngoài ra, nhà quản lý cần phải tính toán các chỉ tiêu tài chính nh khả năng thanh toán, khả năng hoạt động của các kỳ đó. Từ đó, có thể xem xét đợc mức cân đối tiền trong các kỳ trớc đó đã hợp lý hay cha, nếu cha thì cần phải điều chỉnh nh thế nào. Sau khi xem xét mức tồn quỹ tối u của các kỳ trớc, nhà quản lý sẽ lấy mức tồn quỹ đó làm tham khảo để xác định mức tồn quỹ tối u cho kỳ sau.
• Nhà quản lý phải nắm đợc tình hình hoạt động sản xuất trong tháng tới có gì thay đổi lớn hay không (cần phải chú ý đến những thời điểm có lợng khách
Dơng Thu Hơng - TCDN 43E 71
Khoảng cách của giớ i hạn trên và giới hạn dới của mức cân đối tiền
= 3
4 3
hàng đến sử dụng các dịch vụ bu điện nhiều nh các ngày lễ, tết,..) những thay đổi trong sản xuất kinh doanh tác động nh thế nào đến ngân quỹ của trung tâm, nhu cầu chi trả tiền có khả năng tăng hay giảm. Kết hợp với mức tồn quỹ tối u đã xác định ở tháng trớc, nhà quản lý sẽ đa ra mức cân đối tiền hợp lý cho tháng sau.
Đồng thời , nhà quản lý cũng xem xét mối quan hệ của đơn vị mình với ngân hàng, mối quan hệ với khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán, công việc này giúp nhà quản lý tìm ra giới hạn dới của khoảng cách dao động mức tồn quỹ.
Theo mô hình Miller – Orr, nhà quản lý tính toán mức tồn quỹ tối u và khoảng dao động tiền nh sau:
Phơng sai của thu chi ngân quỹ đợc tính toán nh sau:
- Lấy số liệu thu chi của ngân quỹ một vài tháng trớc, đảm bảo số liệu đó phản ánh tình hình thu chi thờng xuyên của doanh nghiệp.
- Phơng sai đợc tính theo công thức:
Với
Trong đó: xi : là khoản thu (chi )thứ i ; xi <0 nếu đó là khoản chi; xi > 0 nếu đó là khoản thu.
Khi đó mức tiền tối u nằm giữa giới hạn trên và giới hạn dới. Ngời ta thờng thiết kế mức cân đối tiền ở khoảng 1/3 khoảng dao động tính từ mức tồn quỹ tối thiểu. Trung tâm cũng không nên cứng nhắc trong việc xác định mức tồn quỹ tối u này mà có thể chọn một mức nào đó miễn là nó nằm trong khoảng dao động.
Chi phí giao dịch x phơng sai củathu chingânquỹ
31 1 ∑( xi – x)2 n δ2 =∑xi xi n x =
Trên cơ sở dự báo nhu cầu tiền mặt, tính toán đợc mức cân đối tiền và khoảng dao động tiền tối u, doanh nghiệp sẽ quản lý ngân quỹ theo nguyên tắc: Khi nào dự trữ tiền nằm ngoài khoảng dao động tiền, trung tâm phải có biện pháp đa mức dự trữ về đúng mức cân đối tiền tối u. Khi lợng tiền dự trữ ở dới giới hạn dới thì nhà quản lý cần phải nhanh chóng tìm kiếm các nguồn tài trợ để đa lợng tiền dự trữ về mức tiền tối u. Vì vậy, trung tâm phải lập bảng dự báo để theo dõi tình hình biến động ngân quỹ trong kỳ.
Phơng pháp theo dõi và xử lý ngân quỹ cho cả thời kỳ giúp cho nhà quản lý dự tính đợc tổng số tiền cần huy động hay cần đầu t trong kỳ để đảm bảo tồn quỹ của công ty ở mức thiết kế, để từ đó nhà quản lý lên kế hoạch huy động hay đầu t khoản tiền đó.
Bảng 3.1: Bảng theo dõi tình hình thu chi ngân quỹ tháng...
Đơn vị:
Ngân quỹ Số tiền Biện pháp
Đầu kỳ Tồn quỹ Trong kỳ Tổng thu:
+Thu từ dịch vụ bu chính +Thu từ dịch vụ viễn thông +Thu từ phát hành báo chí +Thu tiền nợ kỳ trớc +Lãi ngân hàng ...
Tổng chi
+Chi nguyên vật liệu +Chi trả lơng
+Chi hoa hồng đại lý ... Chênh lệch thu chi
Cuối kỳ Tồn quỹ Nếu sai lệch với mức
cân đối tối u,tìm biện pháp đa về mức tối u. Mức cân đối tối u
Bu điện trung tâm 1 còn có thể theo dõi và xử lý ngân quỹ theo từng thời điểm phát sinh các khoản thực thu, thực chi trong kỳ.
Bảng 3.2 : Bảng theo dõi tình hình thu chi ngân quỹ tháng...
Đơn vị : Ngày(tháng) Ngân quỹ Số tiền Biện pháp
1 Tồn quỹ
3 +Thu tiền bu điện phí
+ Chi tiền ngân vụ + Chi mua nguyên vật liệu
+ Chi vận chuyển ... +Cân đối ngân quỹ
5 +Thu tiền ngân vụ
+Chi trả lơng
... ..
+Cân đối ngân quỹ
Nếu mức tồn quỹ bị rơi ra khỏi khoảng dao động thì công ty phải có biện pháp đa về mức tối u.
30 Tồn quỹ
Phơng pháp theo dõi này phức tạp hơn nhng trung tâm có thể đánh giá và điều chỉnh ngân quỹ ngay sau mỗi lần phát sinh thu, chi ngân quỹ. Nếu mức tồn quỹ không còn tối u thì nhà quản lý sẽ tìm biện pháp xử lý để đa ngân quỹ về mức tối u. Trong trờng hợp trung tâm dự đoán sẽ thu đợc một khoản thu lớn thì nhà quản lý sẽ không huy động ngay các nguồn khác mà chờ khoản tiền chuyển về vào ngày hôm sau để đáp ứng nhu cầu tiền mặt. Khi mức tồn quỹ vợt giới hạn trên của khoảng dao động ngân quỹ, trong thời điểm đó công ty không phải chi một khoản chi lớn nào, trung tâm sẽ phải tìm các hình thức đầu t phù hợp với độ lớn của khoản tiền.
Phơng pháp này đòi hỏi tỉ mỉ hơn nhng lại rất phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Bu điện trung tâm 1. Hoạt động thu, chi tiền mặt ở đây diễn ra hàng ngày, hàng giờ. Với cách làm này, trung tâm có thể nắm đợc tình
hình ngân quỹ tại các thời điểm trong kỳ, đặc biệt vào thời điểm lợng khách đến giao dịch nhiều, từ đó giúp Bu điện trung tâm 1 có kế hoạch điều chỉnh ngân quỹ về mức tồn quỹ theo thiết kế cho từng thời điểm để ngân quỹ không rơi vào trạng thái bất lợi.
Lập kế hoạch quản lý ngân quỹ
Sau khi dự tính đợc mức tồn quỹ cuối tháng, nếu mức tồn quỹ vợt ra ngoài khoảng dao động, trung tâm phải tìm nguồn tài trợ hay sử dụng nguồn để tồn quỹ về mức tối u.
Khi lợng tiền nhàn rỗi, công ty có thể gửi vào tài khoản tiền gửi có kỳ hạn ở ngân hàng để kiếm mức sinh lợi cao hơn. Tiền nhàn rỗi với thời kỳ dài sẽ đợc gửi kỳ hạn dài, đợc hởng mức lãi suất cao hơn, nhờ đó Bu điện trung tâm 1 có thể khai thác tối đa khả năng sinh lợi của vốn bằng tiền mà vẫn đảm bảo đợc khả năng thanh toán hàng ngày.
3.2.2 Hoàn thiện những quy chế về quản lý ngân quỹ trong cơ chế quản lý tài chính của Bu điện trung tâm 1