11 MỘ TS KHÁI NI M
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức
Hình 2: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Cơ ấu bộ máy tổ chức của công ty có sự phân chia rõ ràng về nhi m vụ và quyền hạn cho mỗi ph ng b n, đảm bảo mỗi bộ phận đảm nhi m cho mình một trách nhi m riêng bi t, đảm bảo không bị chồng chéo trong cách xử lý và ra quyết định gi a ph ng b n, tr nh gây xung đột, mâu thuẫn nội bộ, tạo nên một môi trƣờng làm vi c thân thi n vui vẻ v hơn hết, mỗi bộ phận s đảm nhi m cho mình nh ng trách nhi m riêng, phát triển thị trƣờng khách hàng hi n tại của công ty, góp phần làm cho công ty ngày càng lớn mạnh.
32
iám đốc
Gi m đốc là ng ơi hịu trách nhi m về mọi mặt của công ty, là ng ơi đƣ r nh ng quyết định, m nh l nh và chịu trách nhi m chính về hoạt động kinh doanh của ông ty trƣớc pháp luật, l ngƣời toàn quyền quyết định mọi hoạt động của công ty, trực tiếp điều hành các phó gi m đố v trƣởng phòng, thực hi n uỷ quyền cho phó gi m đố v trƣởng phòng khi cần thiết. Chịu trách nhi m về ông t đối ngoại và là ngƣời chịu trách nhi m chính.
Phó giám đốc
L ngƣời chịu trách nhi m trực tiếp trƣớ gi m đốc về lĩnh vực mà mình phụ trách. Trực tiếp điều hành và lập kế hoạch hoạt động. Bên cạnh đó, phó gi m đốc còn có trách nhi m th m mƣu ho gi m đốc các vấn đề về nhân sự, tài chính và các chiến lƣợc kinh doanh của công ty.
Phòng nghiệp vụ
Thiết kế sản ph m, hƣơng trình u lịch, điều giá dịch vụ, đ o tạo nghi p vụ và hăm só kh h h ng
Phòng kinh doanh
Gồm có: kinh doanh du lị h trong nƣớc, kinh doanh du lị h nƣớc ngoài, kinh doanh vé máy bay, dịch vụ khách sạn, dịch vụ visa, dịch vụ ho thuê xe,…
- Kinh doanh du lịch nội địa: kh i th đo n kh h Vi t N m đi u lịch trong nƣớc, các tour về nghỉ ƣỡng biển, lễ hội, du lịch MICE
- Kinh doanh du lị h outboun : huyên kh i th đo n kh h Vi t N m đi tour du lị h nƣớc ngoài, thị trƣờng chủ yếu hi n n y ông ty đ ng kh i th là các tour đi Trung Quốc, Thái Lan, Malaysia, Singapore, Mỹ, Ấn Độ, Đ i Lo n, H n Quốc, Nhật Bản,…
- Kinh doanh du lịch inbound: Tổ chứ ho kh h đo n ủ h ng nƣớc ngoài gửi về du lịch tại Vi t N m,… hủ yếu các thị trƣờng khách trong khu vực Mỹ, Châu Á.
33
- Kinh doanh vé máy bay: công ty Du lịch Hoàng Gia là một đại lý cấp 1 chuyên cung cấp vé máy bay cho khách hàng với mức giá tốt nhất và thuận ti n nhất cho khách hàng bằng các dịch vụ: booking online, giá vé tận nơi v không mất phí, nhân viên tƣ vấn nhi t tình, đƣ r nh ng lựa chọn phù hợp nhất đối với mỗi khách hàng.
- Dịch vụ Visa, xuất nhập cảnh: Hoàng Gia là một công ty có tỷ l đậu visa cao, công ty chuyên cung cấp dịch vụ l m vis theo tiêu h “đơn giản hoá tất cả các thủ tụ ” l m ho kh h không cảm thấy rắc rối, thủ tục giấy tờ rƣờm rà khi làm thủ tục xin cấp visa vào các quốc gia có thủ tục xin visa khó: Hàn Quốc, Nhật Bản,… Nhân viên tƣ vấn có kinh nghi m, hỗ trợ khách hàng lần đầu xin visa.
Phòng marketing
Đây l bộ phận có tính quyết định tới khả năng thu hút kh h h ng ủa công ty. Bộ phận này thực hi n các hoạt động m rketing nhƣ nghiên ứu thị trƣờng, tuyên truyền quảng cáo, tham gia hội chợ du lị h, đặt quan h với các công ty l hành gửi khách. Nhi m vụ chính của bộ phận này bao gồm:
- Tổ chức và tiến hành các hoạt động ngiên cứu thị trƣờng du lị h trong nƣớc và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, thu hút các nguồn khách du lịch.
- Phối hợp với ph ng điều hành, tiến hành xây dựng hƣơng trình u lịch t nội dung tới mức giá phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong vi đƣ r nh ng ý tƣởng mới về sản ph m của công ty.
- Ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty du lị h nƣớc ngoài, các tổ chức cá nhân trong v ngo i nƣớ đẻ khai thác các nguồn khách quốc tế đến Vi t Nam, khách nƣớc ngoài tại Vi t Nam và khách du lịch Vi t Nam.
- Duy trì các mối quan h của công ty với các nguồn kh h, đề xuất và xây dựng phƣơng n mở hi nh nh, đại di n của công ty ở trong nƣớc và thế giới.
- Đảm bảo hoạt động thông tin gi a công ty với các nguồn khách. Thông báo cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kế hoạ h đo n kh h, nội dung hợp đồng cần thiết cho vi c phục vụ khách. Phối hợp với các bộ phận có liên quan theo dõi vi c thanh toán và quá trình thực hi n hợp đồng phục vụ khách.
34
- Phòng marketing phải thực sự là chiếc cầu nối gi a thị trƣờng với doanh nghi p Trong điều ki n nhất định, phòng marketing có trách nhi m thực hi n nghi n cứu và phát triển, là bộ phận chủ yếu trong vi c xây dựng các chiến lƣợ , s h lƣợc hoạt động hƣớng tới thị trƣờng của công ty.
Phòng đi u hành
Trong công ty Du lịch Hoàng Gia thì bộ phận điều hành chính là bộ phận lớn nhất và quan trọng nhất, bao gồm nhiều nhân vi n phụ trách nhiều công vi c khác nh u nhƣ: ký kết hợp đồng, điều phối,… Chứ năng chính của bộ phận này là tổ chức thực hi n hƣơng trình u lịch của công ty.
Ph ng điều h nh đƣợ xem nhƣ l bộ phận tổ chức sản xuất của công ty, là chiếc cầu nối gi a công ty với thị trƣờng cung cấp dịch vụ du lị h Ph ng điều hành có nh ng nhi m vụ sau:
- L đầu mối triển khai toàn bộ vi điều h nh hƣơng trình, ung ấp các dịch vụ du lị h trên ơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng marketing gửi tới.
- Lập kế hoạch và triển khai các công vi liên qu n đến vi c thực hi n các hƣơng trình du lị h nhƣ đăng ký hỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển,… đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lƣợng.
- Thiết lập và duy trì mối quan h mật thiết vơi ơ qu n h u quan (ngoại giao, nội vụ, hải qu n,…) Ký hợp đồng với các nhà cung cấp có nh ng sản ph m đảm bảo uy tín chất lƣợng.
- Theo dõi quá trình thực hi n hƣơng trình u lịch. Phối hợp với bộ phận kế toán thực hi n các hoạt động thanh toán với các công ty gửi khách và các nhà cung cấp dịch vụ. Nhanh chóng xử lý trƣờng hợp bất thƣờng xảy ra trong quá trình thực hi n các hƣơng trình u lịch.
Phòng kế toán
Bộ phận này thực hi n các chứ năng nhƣ tại tất cả ông ty kh theo đúng tên gọi của nó. Nhi m vụ chính của bộ phận này gồm nh ng vi c cụ thể sau:
35
- Tổ chức thực hi n các công vi c tài chính kế toán củ ông ty nhƣ theo õi ghi chép chi tiêu của doanh nghi p theo đúng h thống tài khoản và chế độ kế toán của nhà nƣớc, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh nghi p.
- Thực hi n chế độ b o o định kỳ, kịp thời phản ánh nh ng th y đổi để lãnh đạo có bi n pháp xử lý kịp thời.
- Theo dõi thị trƣờng, thu thập thông tin, b o o v đề xuất kịp thời với lãnh đạo của doanh nghi p.
Phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật bao gồm nh ng nhân viên kỹ thuật đảm nhi m vai trò quản trị website, bảo trì máy tính, các loại máy móc ở công ty, bảo trì h thống.
2.1.3. Đặc điểm hoạt động của công ty
2.1.3.1. Các yếu tố nguồn lực Cơ ở vật chất, máy móc, thiết bị Cơ ở vật chất, máy móc, thiết bị
Hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Du lị h Ho ng Gi đƣợc triển khai thực hi n với điều ki n về ơ sở vật chất, nhƣ s u: ông ty đặt tại số 800 Lạc Long Quân, phƣờng 9, quận Tân Bình, có di n tích sử dụng 80m2
gồm 1 tr t và 1 lầu. Chi ph đầu tƣ sửa ch a (trang trí di n mạo, bảng hi u, khu vực tiếp khách): 55 triệu đồng.
Để phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh và hỗ trợ cho nhân viên thực hi n tốt công vi Công ty đã cho trang bị các thiết bị, m y mó đầy đủ phục vụ cho công vi văn ph ng ủ nhân viên nhƣ: b n ghế, m y t nh để bàn, máy in, máy fax, đi n thoại, máy lạnh, bình nƣớc nóng lạnh,… Cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị trong văn ph ng sử dụng đều đƣợc mua mới t nh ng nƣớc sản xuất uy tín, nổi tiếng vì vậy tuổi thọ sử dụng thiết bị máy móc s lâu dài góp phần giảm hi ph đầu v o, tăng năng suất hi u quả công vi Đảm bảo cho nhân viên làm vi trong môi trƣờng hi n đại, tạo sự thoải mái và thông suốt.
36
Nhân sự
Nguồn nhân lự đóng v i tr rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Du lịch Hoàng Gia nói riêng và của tất cả các doanh nghi p nói chung, là yếu tố để quyết định sự thành công của công ty. Hi n công ty có khoảng 30 nhân viên trong độ tuổi t 22 – 40 Đây l một đội ngũ ó sự chênh l h độ tuổi gi ngƣời lớn nhất v ngƣời nhỏ nhất kh x Đôi khi xảy ra các mối sung đột nhỏ, đồng thời có nhiều ơ hội để học hỏi kinh nghi m cho các bạn nhân viên trẻ tuổi. Với sự nhi t huyết của tuổi trẻ, kinh nghi m và sự điềm tĩnh ủ nhân viên lâu năm đã giúp ho hoạt động kinh doanh tại công ty luôn có một sự cân bằng riêng.
Tại Du lị h Ho ng Gi , th i độ làm vi v h ƣ xử với mọi ngƣời xung quanh là một điều rất đƣợc xem trọng B n lãnh đạo luôn hƣớng các nhân viên tới nh ng chu n mự đạo đức củ on ngƣời, giúp cho nhân viên có thể hiểu rõ và thông cảm cho nhau trong quá trình làm vi c.
Cơ ấu nhân sự nhƣ s u:
Gi m đốc - 1; Phó Gi m đốc – 1; Phòng kế toán – 3; Phòng nghi p vụ - 3; Phòng kinh doanh – 6; Phòng marketing – 3; Ph ng điều hành – 5; Phòng kỹ thuật – 3; Hƣớng dẫn viên – 4.
Tài chính
Vốn điều l của Công ty Cổ phần Du lị h Ho ng Gi đƣợc hình thành t nguồn góp vốn của bốn thành viên là 4.500.000.000 (bốn tỷ năm trăm tri u đồng) Đƣợc chia theo tỷ l :
1. Đinh Thị L n nh: 450 000 000 đồng – 10% tổng số vốn 2. M i Th nh Tr : 450 000 000 đồng – 10% tổng số vốn 3. Nguyễn Thanh Quang: 450.000.000 – 10% tổng số vốn 4. Nguyễn Thị Thanh Dung: 3.150.000.000 – 70% tổng số vốn
2.1.3.2. Lĩnh vực kinh doanh của công ty Hoạt động kinh doanh lữ hành Hoạt động kinh doanh lữ hành
37
- Kinh doanh l hành quốc tế nhận khách: Công ty nhận nh ng khách là nh ng ngƣời nƣớ ngo i h y l ngƣời Vi t N m định ƣ ở nƣớ ngo i đi u lịch vào Vi t Nam.
- Kinh doanh l hành quốc tế gửi khách: Công ty s tổ chứ đƣ u kh h t Vi t N m đi u lị h s ng nƣớc khác. Nh ng khách này có thể l ngƣời Vi t Nam hoặc ngƣời nƣớ ngo i đ ng sống và làm vi c tại Vi t Nam.
- Kinh doanh l hành nội địa: Công ty tổ chức các hƣơng trình u lịch cho ngƣời Vi t Nam tham quan nh ng điểm du lịch trên mọi miền đất nƣớc trong lãnh thổ Vi t Nam.
- Cung cấp dịch vụ riêng lẻ cho các khách công vụ: Đặt chỗ trong khách sạn, mua vé máy bay, các dịch vụ vận chuyển, hƣớng dẫn du lị h,…
Hoạt động kinh doanh vé máy bay
Đây l hoạt động đem lại lợi nhuận khá cao, góp vào thành công không nhỏ cho công ty bởi công ty ngay t khi mới thành lập thì đã l một doanh nghi p chuyên về vé máy bay và là một đại lý cấp một chuyên cung cấp vé máy bay: bán các loại vé của các hãng h ng không nhƣ Vietn m irlines, Vietjet ir, Jetst r,…
Các hoạt động kinh doanh khác
Bên cạnh các hoạt động kinh o nh h nh đã nêu ở trên thì các hoạt động kinh – p ssport, ho thuê xe,… nh ng hoạt động này ngoài vi c mang tính chất hỗ trợ còn mang lại cho công ty một nguồn thu lớn, đ p ứng nhu cầu của khách du lịch.
2.1.3.3. Thị trường
Thị trƣờng khách tại công ty rất đ ạng. Bao gồm đầy đủ các thành phần, độ tuổi Nhƣng nguồn khách chủ yếu là khách nội đị , đ ng trong độ tuổi l o động.
Đối tƣợng kh h h ng ông ty hƣớng tới l kh h đo n đến t o nh nghi p, ông ty, tổ hứ , trƣờng họ
H ng năm tổ hứ n y đều tổ hứ hƣơng trình nh ho nhân viên ủ mình, với uy t n đã tạo ựng t nh ng ng y đầu th nh lập ông ty nên các khách hàng vẫn luôn tin tƣởng và lựa chọn du lịch Hoàng Gia mỗi khi họ có nhu cầu.
38
Bên cạnh đó ông ty ũng hú trọng tới thị trƣờng khách lẻ đến t các kiều bào. Họ thƣờng về nƣớc cho các kì nghỉ và mong muốn tổ chức một chuyến du lịch cùng ngƣời thân, bạn bè Ngo i r , lƣợng kh h đƣợ đối tƣợng này giới thi u đến công ty để làm các thị thự thăm thân, thị thực du lịch, thị thự đi ông t kết hợp du lịch ũng ực kì nhiều, đây l một dấu hi u đ ng m ng cho sự phát triển và mở rộng thị trƣờng cho công ty.
2.1.3.4. Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh trực tiếp Đối thủ cạnh tranh trực tiếp
Nh ng công ty, tổ chứ n y ó quy mô hoặ hình thứ kinh o nh tƣơng tự với công ty trong nhiều khía cạnh của sản ph m hay dịch vụ cung cấp C ông ty ó thể kể đến nhƣ Vietin Tr vel, Fi i Tour, Gol en St rtour,… Họ có thể hoặc không thể cạnh tranh với tất cả các dịch vụ tƣơng tự, vi c phân phối có thể khác nhau hoặc họ có l đ ng sử dụng chiến lƣợc tiếp thị kh nhƣng ảnh hƣởng trự tiếp đến kết quả kinh o nh ủ ông ty
Bên cạnh ông ty ó quy mô tƣơng tự, các công ty với phạm vi hoạt động rộng và nổi tiếng trong ng nh hơn nhƣ Vietr vel, S igontourist, Du lịch Vi t,… ũng gây rất nhiều khó khăn ho ông ty trong vấn đề xây dựng giá bán.
Đối thủ cạnh tranh trong tìm thức
Đây l kiểu đối thủ cạnh tr nh khó x định nhất, bởi vì vi n y đ i hỏi đội ngũ tiếp thị của công ty phải ng ng tập trung vào doanh nghi p và tập trung v o qu n điểm củ kh h h ng th y v o đó theo õi l ch duy nhất để x định đƣợc nhóm các công ty n y (C phƣơng ti n truyền thông xã hội nhƣ F ebook v Twitter l tuy t vời cho vi c này và cung cấp nhiều hiểu biết hơn nh ng gì các nhà tiếp thị đã ó, thậm chí t v i năm trƣớc).
Đối thủ cạnh tranh là đối tác
Đối với thị trƣờng kh h lẻ outboun , ông ty thƣờng họn phƣơng n gửi kh h C đối t thƣờng l nh ng nh tổ hứ u lị h ó tiếng trong ng nh, đảm bảo đƣợ hất lƣợng v uy t n đối với kh h h ng Vậy nên s u khi kết thú hƣơng trình