1. Những kết quả đạt được
- Trên cơ sở những chức năng, nhiệm vụ được giao, đồng thời được sự quan tâm, chỉ đạo của UBND Thành phố, Quận ủy, HĐND - UBND quận, Văn phòng quận đã thực hiện tốt các nghiệp vụ về hành chính. Ở bất cứ nghiệp vụ nào, sự phân công và phối hợp giữa các bộ phận cũng được thực hiện thường xuyên, chặt chẽ, nhanh chóng. Từ đó, có thể thấy Văn phòng quận đã trở thành bộ phận giúp việc đắc lực cho UBND và lãnh đạo quận Ba Đình, tiểu biểu ở một số mặt:
+ Tổ chức hội họp: Nâng cao được chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của cơ quan. Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp góp phần tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo quận. Việc lên lịch họp thường xuyên và kịp thời của Bộ phận chuyên viên tổng hợp đã sắp xếp, điều chỉnh được tốt hoạt động của toàn bộ cơ quan, đảm bảo tính khoa học, hợp lý.
+ Công tác văn thư: Với việc ứng dụng CNTT mà cụ thể là việc áp dụng phần mềm truyền nhận và quản lý văn bản đến, đi; công tác văn thư của Văn phòng quận đã có nhiều nét đổi mới, phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị của quận, bảo đảm tốt chuyên môn nghiệp vụ, không để xảy ra sai sót lớn.
- Văn phòng cùng với UBND quận thực hiện tốt công cuộc CCHC với Chuyên đề số 08-CĐ/QU của Quận ủy đã tạo sự chuyển biến cơ bản về tư tưởng, nhận thức và hành động trong quá trình thực thi công vụ, góp phần nâng cao về trình độ quản lý nhà nước, tinh thần thái độ phục vụ nhân dân. Đặc biệt là việc hoàn thành tốt công tác giải quyết TTHC của Bộ phận Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” đã góp phần quan trọng vào thực hiện thắng lợi công cuộc CCHC và nhiệm vụ kinh tế - xã hội đặt ra hàng năm của quận. - Việc ứng dụng CNTT bước đầu nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ UBND quận, tạo không khí làm việc trang trọng, văn mình, lịch sự.
Số hóa thành văn bản điện tử chính thức thay thế cho văn bản giấy trước kia thực hiện nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu chi phí hành chính, tiết kiệm.
- Việc bố trí cán bộ, công chức phụ trách từng mảng công việc là hợp lý. Văn phòng đã chú trọng đào tạo, bồi dưỡng những kiến thức về chuyên môn và nghiệp vụ hành chính cho cán bộ, công chức. Đặc biệt đã mở các lớp bồi dưỡng kiến thức tin học ngay tại cơ quan trong dự án phát triển ứng dụng CNTT.
2. Một số hạn chế, tồn tại
- Công tác tham mưu tổng hợp tuy đã cố gắng nhưng vẫn hạn chế về nội dung. Nguyên nhân do chất lượng chuyên môn chưa đồng đều, một số đồng chí chuyên viên chưa phát huy tính chủ động sáng tạo trong công việc.
- Đặc thù của hoạt động văn phòng đòi hỏi cán bộ phải có khả năng tổng hợp toàn diện nhưng phần lớn cán bộ lại được điều chuyển từ nhiều ngành nghề khác sang, chưa có chuyên môn vững vàng về quản lý nhà nước nên khả năng tổng hợp thông tin còn hạn chế. Cơ chế thu thập thông tin còn chậm và yếu, chưa cập nhật những thông tin cần thiết lên trang thông tin điện tử của quận.
- Tại bộ phận trực tiếp nhận và trả hồ sơ hồ sơ, do khối lượng công việc rất lớn, các cán bộ, công chức làm việc với một áp lực công việc cao. Do đó khó tránh khỏi việc ảnh hưởng đến tâm sinh lý của các nhân viên làm việc tại bộ phận này. Dẫn tới tình trạng là mối quan hệ giữa nhân viên với các cá nhân tổ chức khi đến liên hệ công việc chưa được tốt.
- Năng lực viết văn bản còn yếu, việc soạn thảo văn bản chưa thống nhất. Tình trạng văn bản được ban hành chưa tuân thủ các quy định của nhà nước về nội dung cũng như thể thức của văn bản vẫn còn tồn tại. Điều này gây khó khăn rất lớn cho cán bộ văn thư thực hiện việc đăng ký văn bản.
3. Nguyên nhân
- Nguyên nhân khách quan: Do đặc thù của quận với sự hoạt động mạnh của các ngành kinh tế công nghiệp, thương mại, du lịch, dịch vụ làm cho khối
lượng công việc hàng ngày của UBND quận là rất lớn. Trong khi đó, trụ sở giao dịch để giải quyết công việc của UBND quận lại chưa được đầu tư mở rộng về cơ sở hạ tầng, số lượng cán bộ, viên chức Văn phòng còn thiếu và còn yếu.
- Nguyên nhân chủ quan:
+ Hiện nay một số cán bộ nhân viên trong Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình còn chưa nắm rõ được chức năng của mình, họ có kinh nghiệm lâu năm nhưng có những người hoàn toàn chưa được đào tạo, bồi dưỡng qua chuyên môn nghiệp vụ mà nếu có đào tạo lại không đúng về chuyên ngành, nghiệp vụ do đó cán bộ thực thi và điều hành còn yếu kém, chưa ngang tầm với yêu cầu thực tế.
+ Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách bố trí phòng chưa được hợp lý, cách quản lý công việc chưa được chặt chẽ, nếu có thì chưa được đầu tư một cách thỏa đáng. Máy tính ở các phòng được trang bị đầy đủ nhưng việc ứng dụng CNTT đôi khi chưa khai thác những khả năng mà tin học đem lại cho hoạt động văn phòng.
CHƯƠNG 3