Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng, là tổng hợp các hoạt động nhằm đảm bảo các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất làm việc cho cơ quan. Đảm bảo thực hiện tốt công tác này trong cơ quan nhà nước, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, Nhà nước đã ban hành một hệ thống pháp luật như: Pháp lệnh Thực hành tiết kiệm chống lãng phí (1998); Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006; Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007; Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005; Nghị định số 154/2004/NĐ-CP… hướng dẫn, quy định cụ thể về công tác này.
Chuẩn bị tiến hành cuộc họp
Công việc sau cuộc họp Tiến hành cuộc họp Tiến hành nội dung Bế mạc Ghi biên bản Khai mạc
Đối với Văn phòng quận, công tác này do một Phó Chánh Văn phòng phụ trách riêng, Chánh Văn phòng chỉ đạo chung và trực tiếp điều hành trong trường hợp cần thiết. Đây là công việc được Văn phòng quận thực hiện khá tốt, biểu hiện qua những nội dung:
- Quản lý biên chế quỹ lương; chi tiêu, kinh phí: Là công việc được giao cho cán bộ kế toán và thủ quỹ Văn phòng quận quản lý. Chánh Văn phòng và chủ tài khoản Văn phòng HĐND-UBND quận chịu trách nhiệm pháp lý về chi tiêu tài chính trước cơ quan và pháp luật. Công việc này được thực hiện cẩn thận, chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt Pháp lệnh Kế toán thống kê, các quy định về quyền lợi lao động đối với cán bộ, công chức nhà nước.
- Quản lý trang thiết bị tài sản: Văn phòng quận đã lập danh mục các tài sản kiểm kê, thống kê hàng năm thể hiện trên sổ kế toán. Đồng thời cũng thường xuyên kiểm tra trang thiết bị, tài sản để kịp thời phát hiện hư hỏng, báo cáo lãnh đạo Văn phòng lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa; mua sắm thiết bị, văn phòng phẩm; phục vụ loa đài, ánh sáng cho các hội nghị hoặc phục vụ các yêu cầu khác khi cần thiết.
- Về đảm bảo điều kiện làm việc: Trụ sở UBND quận Ba Đình được bố trí ở một vị trí thuận lợi, địa điểm thông thoáng, khang trang tại số 25 phố Liễu Giai - phường Liễu Giai với 7 tầng, diện tích 2.241,81 m2 bao gồm cả khuôn viên rộng, có chỗ để xe. Các phòng của cơ quan đều được trang bị máy điều hòa, toàn bộ cán bộ công chức đều được trang bị máy tính (có nối mạng), máy in, máy fax, điện thoại, ghế xoay, các vật dụng văn phòng như bút, ghim, giấy A4, thước, hồ dán, băng dính, bìa màu…Đặc biệt, Phòng Văn thư còn được trang bị 3 máy photo trong đó có máy photo siêu tốc, máy photo vi tính và máy photo thông thường được đặt ở một phòng riêng cạnh phòng Văn thư.
- Các loại công vụ khác như việc quản lý, sử dụng xe ô tô công luôn được đảm bảo an toàn, kịp thời, tiết kiệm nhiên liệu; an ninh, trật tự, vệ sinh chung của cơ quan được duy trì sạch sẽ, văn minh, thanh lịch. Văn phòng cũng phối
hợp với Công đoàn quận chủ động tổ chức các điều kiện, phương tiện thực hiện việc hiếu hỷ; trao tặng, đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nước, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của cán bộ, công chức thuộc UBND quận. Ngoài ra, thực hiện Luật Khiếu nại, tố cáo năm 1998 (sửa đổi, bổ sung một số điều năm 2005), Văn phòng còn bố trí lịch và cử cán bộ có thẩm quyền tiếp các tổ chức, công dân đến trụ sở khi có công việc cần giải quyết.
Nhìn chung, công tác hậu cần được Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình thực hiện tuy vẫn còn một số hạn chế như: chậm trễ trong sửa chữa trang thiết bị làm việc, thái độ tiếp tân của bộ phận bảo vệ còn chưa đúng mực, diện tích nhà để xe còn hẹp… nhưng về cơ bản, công tác này đã được tiến hành khá tốt, đảm bảo điều kiện làm việc chung cho UBND quận.