II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN BA ĐÌNH
2. Kiến nghị đối với UBND, Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình
2.1. Đối với các nghiệp vụ hành chính
2.1.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
- Với việc xây dựng chương trình công tác, cần có những kế hoạch cụ thể và chi tiết hơn nữa về tình hình thực hiện của đơn vị; xây dựng chương trình phải tính đến những yếu tố phù hợp và bất lợi đối với đối tượng thực hiện, tránh để hiện tượng trùng lắp và chồng chéo công việc do hiện tượng sắp xếp lịch không phù hợp, quá gần thời gian hoặc dồn dập.
- Với việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, Văn phòng quận nên giao công việc cho một bộ phận chuyên trách để tổ chức thực hiện và giám sát mọi diễn tiến thực hiện chương trình, kịp thời kết hợp với các phòng ban trong quận có ý kiến chỉ đạo và xử lý khi có trục trặc, vi phạm.
2.1.2. Tham mưu và tổ chức thông tin
- Công tác tổ chức thông tin đòi hỏi cần phải bồi dưỡng năng lực hiểu biết toàn diện cho cán bộ, công chức Văn phòng để nâng cao khả năng tiếp nhận và xử lý thông tin về mọi mặt cho lãnh đạo. Đồng thời phải đổi mới cơ chế thu thập thông tin bằng các quy định cụ thể, rõ ràng về các loại thông tin mà các cơ quan, đơn vị cần cung cấp cho Văn phòng và các thông tin mà Văn phòng phải chủ động khai thác. Nâng cao chất lượng các loại sản phẩm thông tin như báo cáo cập nhật, báo cáo công việc, báo cáo tuần, tháng giúp cho lãnh đạo UBND quận.
- Song song với công tác tổ chức thông tin, công tác tham mưu cũng cần được củng cố với việc tham mưu về xây dựng văn bản là chủ yếu. Tăng cường hơn nữa tính chủ động của chuyên viên tổng hợp và trình độ đồng đều giữa chuyên viên tham mưu của Văn phòng với cán bộ tham mưu của các phòng ban khác bằng cách giao việc trong khuôn khổ mở, bồi dưỡng khả năng tổng hợp, soạn thảo văn bản.
2.1.3. Công tác văn thư
- Về việc quản lý văn bản đến và sử dụng con dấu: Việc giữ gìn bí mật văn bản cũng cần được quan tâm hơn nữa, quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định một cách hợp lý, chặt chẽ. Việc giải quyết công văn đến cơ quan nhanh chóng kịp thời, chính xác và theo dõi đôn đốc thực hiện tốt.
- Về việc quản lý văn bản đi: Văn bản do Văn phòng HĐND-UBND quận phát hành mỗi ngày càng nhiều, cán bộ văn thư cần phải nâng cao trình độ năng lực để chất lượng văn bản được hoàn chỉnh hơn về nội dung, thể thức. Những sai sót về nội dung và thể thức văn bản trước đây cần được khắc phục từng bước. Có thể áp dụng hình thức thư điện tử đi kèm với hình ảnh và âm thanh để gửi văn bản đi biểu hiện được tiếng nói, thái độ của người gửi.
- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần phải được sắp xếp, hoàn thiện lại. Cán bộ văn thư cần phải chú ý ngay từ bước lập hồ sơ. Các hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã bị
thất lạc nhiều, nhân viên lưu trữ cần có trách nhiệm tìm kiếm thu thập bổ sung thêm vào kho lưu trữ của cơ quan.
2.1.4. Tổ chức hội họp
- Quy định chặt chẽ các nội dung cơ bản của các công đoạn tổ chức một cuộc họp: Xây dựng nội dung, phân công chuẩn bị văn bản, hậu cần, cơ sở vật chất, điều hành, tổ chức cuộc họp; phục vụ các vấn đề trong và sau cuộc họp.
- Tăng cường hơn nữa cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong Văn phòng quận và các phòng, ban liên quan trong việc tổ chức hội họp.
- Giảm thiểu các cuộc họp không cần thiết, một tuần không nên tổ chức quá 4 cuộc họp, có thể lồng ghép những nhiều chương trình có mối liên quan trong một cuộc họp. Tiến hành áp dụng thử nghiệm hình thức họp trực tuyến để nhân viên dần quen với việc ứng dụng CNTT và nâng cao khả năng làm việc hiệu quả, tiết kiệm được kinh phí, thời gian.
2.1.5. Công tác hậu cần
- Quản lý biên chế, quỹ lương của đơn vị một cách công khai, minh bạch với hình thức phát lương qua thẻ ATM, thực hiện một cách nghiêm túc hình thức phân phối lương theo hiệu quả làm việc.
- Quy định chặt chẽ, cụ thể về quản lý, sử dụng các loại tài sản nhưng phải tạo sự linh hoạt để nâng cao trách nhiệm và tính chủ động, tự giác của cán bộ, công chức. Nâng cao ý thức của cán bộ, công chức trong việc sử dụng và bảo quản tài sản của cơ quan, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Tăng cường các thiết bị giám sát cho nhân viên bảo vệ như camera, điện thoại, máy tính…
- Tăng cường đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị làm việc nhằm nâng cao điệu kiện làm việc cho cán bộ, công chức cả về vật chất và tinh thần. Đồng thời phải xây dựng cơ chế thi đua, khen thưởng để kích thích tính năng động tích cực trong công việc cũng như áp dụng cơ chế kỷ luật đối với những hành vi vi phạm quy định nhà nước về pháp luật lao động, đạo đức công vụ của cán bộ, công chức.
2.1.6. Tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính và thực hiện CCHC
- Tăng cường công tác giáo dục chính trị, tư tưởng đối với toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức đặc biệt là bộ phận tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính để nâng cao hơn nữa ý thức phục vụ nhân dân. Bên cạnh đó tạo những điều kiện vật chất cũng như thái độ thuận lợi tiếp thu ý kiến, phản ánh của công dân về giải quyết TTHC và công tác CCHC.
- Tiếp tục thực hiện đồng bộ công tác CCHC trong toàn đơn vị. Xây dựng, cải tiến, bổ sung, hoàn thiện quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền của cấp quận, cấp phường theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và tổ chức, đảm bảo chi tiêu năm 2010 với tỷ lệ số hồ sơ đã giải quyết là 100% trong đó hồ sơ giải quyết đúng hẹn đạt 99%.
- Đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của thường trực của Quận ủy, HĐND-UBND quận, đưa một số TTHC được tiếp nhận trực tuyến thông qua trang thông tin điện tử, công khai tình trạng giải quyết hồ sơ hành chính của tổ chức, công dân.
2.2. Đối với việc hiện đại hóa công tác văn phòng
2.2.1. Tin học hóa hoạt động của văn phòng
- Văn phòng quận là cơ quan thường trực cần chủ động phối hợp với các phòng, ban chức năng để xây dựng đề án phát triển CNTT phục vụ CCHC giai đoạn III. Phòng Nội vụ, Phòng Văn hóa - Thông tin phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu cho UBND quận kiện toàn và nâng cao chất lượng Tổ Biên tập trang thông tin điện tử của quận.
- Tiếp tục bổ sung trang thiết bị, phần mềm diệt virus, hệ thống bảo mật, trang bị máy quét, rà soát trang bị máy tính, xây dựng mạng nội bộ (LAN) đảm bảo hệ thống mạng hoạt động ổn định, an toàn, an ninh mạng. Cung cấp thêm cho Bộ phận Chuyên viên tổng hợp máy vi tính và photo.
- Mở rộng các phạm vi ứng dụng phần mềm trong giai đoạn II, chính thức truyền nhận văn bản theo hai chiều từ quận tới các đơn vị trong hệ thống mạng và ngược lại, ứng dụng rộng rãi hệ thống webmail. Tăng số phần mềm sử dụng từ 4 lên 10 phần mềm Xây dựng phần mềm quản lý đơn thư, khiếu nại, tố cáo; trang thông tin điện tử cho 14 phường.
- Tổ chức tập huấn, thăm quan, học hỏi kinh nghiệm để nâng cao nhận thức trình độ tin học của lãnh đạo và cán bộ về ứng dụng CNTT trong mọi hoạt động.
2.2.2 Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000
- Tiếp tục xem xét tính hợp lý của hệ thống văn bản hiện hành do tiêu chuẩn ISO 9001:2000 có đề cập và nhấn mạnh tới việc hình thành một hệ thống quản lý chất lượng được lập thành văn bản với các quy trình, thủ tục để kiểm soát các quá trình công việc. Bên cạnh đó, cũng cần xem xét tính hiệu lực của hệ thống qua các kỳ đánh giá chất lượng nội bộ của UBND quận.
- Cần có lộ trình rõ ràng, những phòng, ban đủ điều kiện nhận thức, năng lực và có động lực thật sự được áp dụng trước, sau đó rút kinh nghiệm cho giai đoạn tiếp theo, tránh sự triển khai ồ ạt, chạy đua mang tính phong trào. Cần có chính sách khen thưởng những điểm sáng của tiến trình này, không dựa trên số lượng đơn vị được chứng nhận, thời gian về đích sớm hay số lượng quy trình, thủ tục đã ban hành mà dựa trên sự chuyển biến, sự hoà nhập của cách thức quản lý theo ISO và sự minh bạch, nhanh chóng, thuận tiện mang lại.
- Phải thực hiện đồng bộ với các giải pháp khác về đổi mới tổ chức các cơ quan có thẩm quyền; quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức; chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức và đẩy mạnh tiến trình ứng dụng CNTT quản lý cán bộ, công chức.
KẾT LUẬN
Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố quan trọng để giúp UBND đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lãnh đạo. Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và đổi mới hoạt động của Văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước cũng cần được quan tâm đặc biệt.
Tuy nhiên, ở một số nơi còn tồn tại những nhận thức chưa đúng đắn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, chưa thật quan tâm đúng mực tới việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Văn phòng, nâng cao chất lượng và hoạt động của Văn phòng về mọi mặt hoặc có khi việc tiến hành đổi mới chỉ mang tính hình thức.
Vì vậy, trong báo cáo này, em xin nêu một vài kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình sau khi được thực tập và tìm hiểu thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình. Đó là những đóng góp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng quận nói riêng cũng như Văn phòng trong cơ quan nhà nước nói chung nhằm nâng cao và kiện toàn bộ máy tổ chức của Nhà nước cả về hình thức và nội dung hoạt động.