Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. Từ việc nhận thức rõ vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng quận đối với hoạt động của HĐND, UBND; lãnh đạo Văn phòng đã coi hiện đại hóa công tác văn phòng là một việc làm cần thiết và thường xuyên tiến hành với nhiều nội dung khác nhau, trong đó thể hiện chủ yếu qua hai nội dung sau đây:
2.1. Tin học hóa hoạt động của Văn phòng
- Các máy móc, thiết bị:
+ Mở rộng, nâng cấp, lắp đặt thiết bị, đường truyền, cài đặt các phần mềm ứng dụng cho các đơn vị và khai thác mạng máy tính của quận từ 33 lên 58 đơn vị thành viên (xem phần Phụ lục). Tiến hành số hóa văn bản điện tử, đảm bảo gần 100% số cán bộ, công chức có máy tính làm việc với tỷ lệ sử dụng email là 100%.
+ Nâng cấp, hoàn chỉnh trang thiết bị cho phòng quản lý trung tâm. Tại Bộ phận “một cửa” tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính đã lắp đặt hệ thống máy chủ, máy tính, xếp hàng tự động, camera quan sát, màn hình cảm ứng tra cứu, máy quét mã vạch.
- Các phần mềm ứng dụng:
+ Phần mềm quản lý hồ sợ một cửa cấp quận và phường: Đưa việc giải quyết TTHC lên mạng cho phép liên kết để thống nhất giải quyết từ bộ phận “một cửa” đến các phòng, ban, lãnh đạo UBND. Ngoài ra còn có phần mềm có tính năng tra cứu TTHC bằng màn hình cảm ứng, máy quét mã vạch, tin nhắn điện thoại.
+ Phần mềm truyền nhận văn bản: Hiện nay, toàn bộ 58/58 đơn vị đã tham gia vào hệ thống mạng nội bộ của UBND quận chính thức hoạt động để truyền nhận các văn bản, cập nhật thông tin, báo cáo công việc. Trong năm đã có 33.821 lượt văn bản được lưu chuyển.
+ Phần mềm quản lý văn bản đến, đi cấp quận: Đã có 6.440 văn bản đến và 5.765 văn bản đi được số hóa giúp giải quyết công việc nhanh chóng, lưu trữ phục vụ tra cứu, khai thác thông tin. Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng xử lý, giao việc, lập hồ sơ công việc trực tiếp trên máy.
- Trang thông tin điện tử của quận: Từ ngày 27/5/2009, trang thông tin điện tử của quận Ba Đình chính thức hoạt động, thực hiện tổ chức định kỳ công khai kết quả cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện VSATTP, hành nghề y dược tư nhân, cấp giấy phép xây dựng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà của cá nhân. Đến nay, trang thông tin quận đã cập nhật được 489 tin bài và một số thông tin, dữ liệu chung với tổng cộng 564.109 lượt người truy cập.
- Phát triển nhân lực CNTT: UBND quận đã thành lập Ban Chỉ đạo CNTT của quận do Chủ tịch UBND quận làm trưởng ban và Tổ CNTT gồm 05 đồng chí (2 cán bộ chuyên trách và 3 cán bộ kiêm nhiệm). Với dự án phát triển ứng dụng CNTT, quận đã tổ chức được 19 lớp bồi dưỡng kiến thức tin học với gần 500 lượt học viên là các cán bộ, công chức của quận.
Việc ứng dụng CNTT đã bước đầu nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động của nội bộ UBND quận. Tuy nhiên vẫn còn một số lãnh đạo đơn vị chưa thực sự quan tâm chỉ đạo công tác CNTT, bố trí cán bộ vận hành khai thác ứng dụng các phần mềm được cài đặt trong giai đoạn 2 hiệu quả chưa cao. Tiến độ triển khai thực hiện hệ thống mã vạch, áp dụng phân đoạn thời gian trong tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính còn chậm. Nội dung, chuyên mục của trang thông tin điện tử còn chưa phong phú, kinh nghiệm viết bài, biên tập còn yếu, chưa có đội ngũ cán bộ chuyên trách cho hoạt động này.
2.2. Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000
ISO là một tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa, ra đời và hoạt động từ ngày 23/7/1947; tên đầy đủ là “The International Organization for Standardization”. Đây là một tổ chức phi Chính phủ, các thành viên của nó là các Tổ chức tiêu chuẩn quốc gia của hơn một trăm nước trên thế giới. ISO 9001 là bộ tiêu chuẩn về “HTQLCL - Các yêu cầu” do Tổ chức ISO ban hành có thể áp dụng cho mọi đối tượng.
Theo Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 thì trong các cơ quan hành chính nhà nước, công việc này bao gồm “các nội dung liên quan đến việc xây dựng HTQLCL, thực hiện và đánh giá, cấp giấy chứng nhận đối với cơ quan hành chính nhà nước”. Bắt đầu thực hiện từ năm 2006, cho đến nay, UBND quận Ba Đình đã thể chế hóa việc áp dụng hệ thống quản lý này với Quyết định số 2281/QĐ-UBND ngày 23/10/2006 ban hành tài liệu HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000; Quyết định số 2681/QĐ-UBND ngày 28/11/2007 và Quyết định số 820/QĐ-UBND ngày 28/10/2008 về sửa đổi, bổ sung tài liệu HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. UBND quận đã phối hợp với Văn phòng quận thực hiện các biện pháp sau:
- Thực hiện HTQLCL tại bộ phận “một cửa” trong quá trình giải quyết các loại TTHC: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hành nghề kinh doanh, giầy phép xây dựng; giải quyết các hồ sơ về tư pháp (chứng thực, hộ tịch), hồ sơ về linh vực lao động - thương binh - xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo; cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở, quyền sở hữu nhà ở và đăng ký biến động nhà đất.
- Thiết lập tài liệu về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 bao gồm: sổ tay chất lượng, chính sách, mục tiêu chất lượng; các quá trình, quy định hướng dẫn; các tài liệu từ bên ngoài có liên quan đến thực hiện TTHC; các biểu mẫu, phụ lục và hồ sơ chứng tỏ việc thực hiện HTQLCL theo yêu cầu của tổ chức ISO và yêu cầu pháp định.
- Về kiểm soát tài liệu: Thành lập và duy trì thông tin bằng văn bản quy định cụ thể các phương pháp và trách nhiệm kiểm soát mọi tài liệu nội bộ và bên ngoài có ảnh hưởng đến chất lượng thực hiện TTHC (ký hiệu: QT-42-01/UB)
- Về kiểm soát hồ sơ: Thành lập và duy trì thông tin bằng văn bản quy định cụ thể các phương pháp nhận biết, bảo quản, lưu trữ sử dụng mọi hồ sơ có liên quan đến HTQLCL (Ký hiệu: QT-42-02/UB).
Nhìn chung, việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2000 tại UBND quận đã cơ bản đạt được những kết quả tốt. Hợp tác với Ban Chỉ đạo CNTT của quận, hình thức ISO điện tử với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý quy trình công việc và hỗ trợ xử lý nghiệp vụ chính đã bước đầu thể hiện được tính ưu việt của hình thức ISO mới này. Năm 2009, UBND quận đã chỉ đạo, hướng dẫn 4 phường xây dựng (Quán Thánh, Kim Mã, Ngọc Khánh, Nguyễn Trung Trực) cho đến nay có 02 phường đã cơ bản hoàn thành và đang trong thời gian chờ cấp có thẩm quyền xem xét cấp chứng nhận, còn 02 phường đang trong thời gian xây dựng và hoàn thiện. Bên cạnh đó, việc áp dụng HTQLCL của quận vẫn còn hạn chế ở một số mặt:
- Không thống nhất trong quy định về quy trình, thủ tục và thời gian giải quyết hồ sơ cấp quyền sở hữu nhà ở trong QT-75-10/UB (Phòng Tài nguyên Môi trường).
- Chưa xác định được những hồ sơ cần lưu tại các phường, cụ thể chưa lập BMT-42-02-01/UB trong quá trình kiểm soát hồ sơ (Phòng Kinh tế, Phòng Lao động - Thương binh - Xã hội, Phòng Tư pháp, Phòng Quản lý đô thị).
- Một số quy trình thủ tục được công khai theo hình thức treo cả quy trình làm người dân khó nắm bắt thông tin cơ bản về: Hồ sơ cần nộp, thời gian, lệ phí (Bộ phận tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính).
- Sổ theo dõi người và trả hồ sơ giải quyết TTHC phải ghi chép đầy đủ người nhận, người trả kết quả xử lý hồ sơ về bộ phận “một cửa” (Phòng Lao động - Thương binh - Xã hội, Phòng Quản lý đô thị).
chức sau mỗi khóa, đợt điều tra còn chưa đầy đủ (Phòng Nội vụ).