III) Giải pháp cung cấp thông tin điện tử khoa học và công nghệ phục vụ phát triển nông
3.3.2)Quy trình xử lý thông tin
Thông tin thu thập được dưới các dạng rất khác nhau (sách, bài tạp chí, tiêu chuẩn, báo cáo nghiên cứu, phim KHKT, …) đều cần phải được xử lý qua các công đoạn cơ bản như sau:
- Nghiên cứu nội dung, xác định từ khoá và các điểm truy cập tài liệu (xác định các siêu dữ liệu đối với từng tài liệu phục vụ cho việc tìm kiếm trong CSDL, trong thư viện điện tử).
- Phân loại tài liệu theo Hệ thống phân loại thập phân (DC) phục vụ việc hệ thống hoá và tìm tin theo các mảng tài liệu.
- Biên soạn biểu ghi và cập nhật CSDL đối với từng tài liệu. - Số hoá từng tài liệu để cập nhật CSDL toàn văn.
- Bao gói trong CSDL, trong thư viện điện tử để lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến thông tin.
b) Tổ chức truy cập và phổ biến thông tin
Tại mỗi huyện thụ hưởng, để đảm bảo thu được hiệu quả cao, việc tổ chức truy cập và phổ biến thông tin cần được triển khai một cách tổng hợp và đồng bộ theo các phương thức sau:
Thứ nhất :Truy cập và phổ biến thông tin tại chỗ, ngoại tuyến (off-line):
Trên cơ sở nguồn tin số hoá đã được cung cấp dưới dạng các cơ sở dữ liệu, thư viện điện tử, một yêu cầu tin cụ thể có thể được đáp ứng thông qua việc truy cập, tìm kiếm và nhận tại chỗ các thông tin đã được lưu trữ sẵn trong thư viện điện tử hoặc cơ sở dữ liệu tương ứng.
Trường hợp yêu cầu cần được cung cấp các tài liệu về một vấn đề (cây trồng, vật nuôi cụ thể hay về xử lý ô nhiễm làng nghề, một loại máy móc nông nghiệp nhất định, ..), nội dung cơ bản của yêu cầu tin được soạn thảo thành một lệnh tìm tương ứng và được tìm kiếm trên máy tính trong CSDL hoặc thư viện điện tử cụ thể. Trong vòng vài phút, máy tính có thể tìm kiếm và trả lời ngay có bao nhiêu tài liệu phù hợp với yêu cầu, nội dung chủ yếu của từng tài liệu là gì,
nếu cần thông tin chi tiết, có thể cho hiển thị trên màn hình máy tính hoặc in ra máy in Laze toàn văn tài liệu để tham khảo. Hiện nay với 48.471 tài liệu đã được Trung Tâm số hoá toàn văn, Thư viện điện tử Công nghệ nông thôn hoàn toàn có thể đáp ứng được phần lớn những yêu cầu tin ở cấp huyện hiện nay.
Trường hợp yêu cầu được xem hoặc cung cấp các phim khoa học và kỹ thuật, cũng tương tự như trường hợp trên, danh mục các phim cần tìm được hiển thị trên màn hình và người yêu cầu có thể được xem trực tiếp toàn bộ bộ phim cần thiết trên màn hình máy tính, trên màn hình TV kèm theo hoặc được sao ra trên đĩa VCD để xem tại nhà nếu có nhu cầu. Thư viện điện tử phim KH&CN với 277 phim khoa học và công nghệ đã được số hoá có thể đáp ứng được phần lớn yêu cầu về phim KH&CN hiện có.
Trường hợp cần tra cứu các chuyên gia, các tổ chức tư vấn về khoa học và công nghệ, CSDL với trên 4.000 hồ sơ chuyên gia và tổ chức tư vấn sẽ giúp tìm kiếm tại chỗ thông tin cơ bản về các chuyên gia cần tìm để liên hệ, tiếp xúc khi cần thiết.
Lãnh đạo huyện và cán bộ của các ban ngành có thể đến tra cứu trực tiếp tại Trung tâm Thông tin KH&CN huyện hoặc có thể nêu yêu cầu bằng văn bản để cán bộ của Trung tâm thông tin có thể giúp đỡ tìm kiếm và cung cấp thông tin theo yêu cầu.
Lãnh đạo các xã, vào dịp giao ban định kỳ tại huyện, có thể trực tiếp đến tra cứu thông tin tại Trung tâm thông tin KH&CN huyện hoặc gửi yêu cầu bằng văn bản tới Trung tâm để được đáp ứng theo yêu cầu cụ thể.
Các doanh nghiệp, bà con trong huyện cũng có thể đến tận nơi hoặc yêu cầu bằng văn bản để được Trung tâm đáp ứng yêu cầu tin cụ thể của mình.
Trong các dịp tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc giao ban ở huyện, ở các xã, Trung tâm Thông tin KH&CN huyện có thể kết hợp giới thiệu các phim KH&CN hay, phù hợp với chủ đề các hội nghị, hội thảo để phổ biến các thành tựu KH&CN.
Thứ hai :Truy cập và phổ biến thông tin trực tuyến (on-line):
Trong trường hợp các yêu cầu tin không được đáp ứng một cách chính xác, đầy đủ hoặc cần những thông tin cập nhật hơn, Trung tâm thông tin KH&CN huyện có thể đáp ứng yêu cầu tin một cách trực tuyến, thông qua việc sử dụng việc kết nối, tìm kiếm thông tin trên và qua Internet. Với việc kết nối Internet qua ADSL, khả năng truy cập và tìm kiếm thông tin trong các CSDL, các trang tin điện tử trong và ngoài nước là rất lớn.
Trên Cổng thông tin KH&CN – VISTA, cũng có thể truy cập, tìm kiếm và tải về hàng loạt thông tin được cập nhật hàng ngày, hàng tuần trong các CSDL và qua các bản tin điện tử, các ấn phẩm khoa học và công nghệ. Tương tự như vậy, cũng có thể truy cập và tìm kiếm thông tin tại nhiều trang tin điện tử của của các tổ chức Trung ương và địa phương trong cả nước.
Thứ ba :Xuất bản Bản tin khoa học và công nghệ huyện:
Trên cơ sở các nguồn tin từ Thư viện điện tử Công nghệ nông thôn, các bản tin điện tử của Trung ương (Như Bản tin Nông thôn đổi mới, các bản tin khuyến nông, …) cũng như các nguồn tin của tỉnh, huyện nhà, Trung tâm Thông tin KH&CN huyện tiến hành biên soạn Bản tin KH&CN huyện và phát hành tới các ban ngành ở huyện và xuống các xã, các doanh nghiệp trong huyện. Công nghệ biên soạn và xuất bản Bản tin KH&CN huyện sẽ được hướng dẫn trong quá trình triển khai nhiệm vụ tại huyện.
Thứ tư :Tổ chức giới thiệu, phổ biến các phim KH&CN
Trung tâm Thông tin KH&CN huyện cần kết hợp tổ chức giới thiệu các phim KH&CN tại các buổi giao ban, các hội nghị, hội thảo hoặc các buổi sinh hoạt của các tổ chức, đoàn thể. Các phim KH&CN cũng có thể được sao ra đĩa và cung cấp theo yêu cầu của các xã, các trang trại, các doanh nghiệp hoặc của bà con trong huyện.
Tuỳ theo nhu cầu chỉ đạo sản xuất, kinh doanh của lãnh đạo huyện hoặc nhu cầu của nhân dân trong huyện, Trung tâm Thông tin KH&CN huyện có thể kết hợp với đài truyền thanh của huyện để phổ biến những thông tin phù hợp, được nhiều người quan tâm. Bản tin KH&CN huyện, Bản tin Nông thôn đổi mới cũng là nội dung có thể được truyền tải tới nhân dân trong huyện thông qua đài truyền thanh.
Thứ sáu :Xây dựng và cập nhật Trang thông tin điện tử của huyện
Theo thiết kế định hình cùng với sự hướng dẫn, hỗ trợ trực tiếp của cán bộ từ Sở KH&CN tỉnh, mỗi huyện thụ hưởng sẽ được xây dựng và cập nhật Trang thông tin điện tử của huyện nhằm giới thiệu khái quát về địa phương, quảng bá các sản phẩm, hàng hoá chủ lực, các đặc sản cũng như những cơ hội thu hút đầu tư phát triển của huyện. Trang thông tin điện tử huyện là kênh thông tin quan trọng từ dưới lên, phản ánh thông tin, tri thức, kinh nghiệm tiên tiến của địa phương và chia sẻ tri thức bản địa với cộng đồng bên ngoài huyện.